Come salvare o esportare ogni foglio come file CSV/PDF in Excel?

Il modo più semplice per esportare un singolo foglio di lavoro come file CSV o PDF è utilizzare la funzione integrata Salva con nome di Excel. Questo metodo è particolarmente utile se devi esportare solo pochi fogli o se desideri avere pieno controllo e revisionare ogni file prima di salvarlo. Tuttavia, se la tua cartella di lavoro contiene molti fogli, eseguire manualmente questi passaggi per ciascuno può diventare tedioso.

Vantaggi: Semplice, non sono necessari strumenti aggiuntivi o programmazione, permette di rivedere o modificare il foglio prima dell'esportazione.
Limitazioni: Manuale e ripetitivo per più fogli; non può operare su tutti i fogli contemporaneamente.

1. Fai clic sulla scheda del foglio di lavoro in basso per attivare il foglio che desideri esportare come file CSV o PDF individuale. Quindi, vai su File (o pulsante Office) > Salva con nome.

2. Nella finestra di dialogo Salva con nome che appare, seleziona la cartella di destinazione in cui desideri memorizzare il tuo file. Fai clic sul menu a discesa Tipo file e scegli tra CSV (delimitato da virgole) (*.csv) o PDF (*.pdf), a seconda delle tue esigenze di formato di esportazione. Quando sei pronto, fai clic sul pulsante Salva.

3. Se stai salvando in formato CSV, Excel ti avviserà con due finestre di dialogo di avviso. Il primo avvisa che verrà salvato solo il foglio attivo, il secondo riguardo alla possibile perdita di funzionalità non supportate da CSV. Fai clic su OK sul primo messaggio, quindi su Sì sul successivo per procedere.

Nota: Se scegli di salvare come PDF, questi messaggi di avviso non appariranno; procederai semplicemente al salvataggio.

4. Per esportare ulteriori fogli, ripeti i passaggi da 1 a 3 per ogni foglio di lavoro che desideri salvare.

Suggerimenti e promemoria aggiuntivi:

• Prima di salvare come CSV, assicurati che il tuo foglio non contenga formule o formattazioni che desideri preservare, poiché CSV memorizza solo dati grezzi.
• Quando salvi come PDF, considera di impostare l'area di stampa e di regolare il layout della pagina per ottenere i migliori risultati.
• Fai attenzione a non sovrascrivere file con lo stesso nome nella cartella di destinazione, soprattutto se i nomi dei fogli sono simili.

Risoluzione dei problemi: Se Excel segnala che "Alcune funzionalità nella tua cartella di lavoro potrebbero andare perse se la salvi come CSV," questo è normale per il formato, che non supporta formule, formattazioni o più fogli. Solo il foglio attivo verrà esportato per file.

L'esportazione manuale di ogni foglio utilizzando la funzione Salva con nome diventa complicata se la tua cartella di lavoro contiene numerosi fogli. In questi casi, add-in specializzati per Excel come Kutools per Excel possono fornire un'alternativa efficiente. L'utilità Dividi Cartella di Lavoro consente di esportare rapidamente ogni foglio di lavoro come file CSV, PDF o altri formati in batch, risparmiando tempo e sforzo significativi.

Vantaggi: Può elaborare un gran numero di fogli simultaneamente, supporta più formati, flessibile con opzioni per saltare fogli nascosti o vuoti, facile da usare.
Limitazioni: Richiede l'installazione di Kutools per Excel; non adatto se non puoi utilizzare add-in a causa di politiche IT.

1. Nella barra multifunzione di Excel, fai clic su Kutools Plus > Cartella di Lavoro > Dividi Cartella di Lavoro.

2. Nella finestra di dialogo Dividi Cartella di Lavoro, imposta le tue preferenze come segue:

(1) Assicurati che tutti i fogli siano selezionati per la suddivisione. Se in precedenza ne hai deselezionati alcuni, usa la casella di controllo prima del Nome Foglio per riselecttare tutti i fogli.

(2) Controlla la casella Specifica formato di salvataggio.

(3) Fai clic sulla casella sotto Specifica formato di salvataggio e scegli CSV (Macintosh) (*.csv) o PDF (*.pdf) come tipo di file di esportazione.

(4) Fai clic sul pulsante Dividi per procedere.

Nota: Scegli le opzioni Ignora fogli nascosti e/o Ignora fogli vuoti se desideri escludere qualsiasi foglio non visibile o vuoto dall'esportazione. Questo aiuta a mantenere i file di output pertinenti ed evita esportazioni non necessarie.

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3. Nella finestra di dialogo Sfoglia cartella che appare, seleziona la cartella di destinazione in cui desideri che tutti i file di output (CSV o PDF) vengano salvati e conferma facendo clic su OK.

L'utilità elaborerà la tua cartella di lavoro e creerà file separati nel formato scelto per ogni foglio di lavoro selezionato, salvandoli nella cartella specificata.

Quando devi esportare decine o addirittura centinaia di fogli come file CSV separati, le procedure manuali possono richiedere troppo tempo. Per automatizzare questo processo, puoi sfruttare l'editor Visual Basic for Applications (VBA) integrato in Excel ed eseguire uno script per esportare ogni foglio con pochi clic. Questo metodo è ideale per gli utenti a proprio agio con l'esecuzione di codice di base e che hanno bisogno di una soluzione flessibile e ripetibile, soprattutto quando lavorano con compiti simili in futuro.

Vantaggi: Completamente automatizzato, non sono richiesti add-in di terze parti, personalizzabile e ripetibile per diverse cartelle di lavoro.
Limitazioni: Richiede una configurazione iniziale, una conoscenza di base di VBA e il permesso di eseguire macro nell'ambiente Excel.

Precauzioni:

• Esegui sempre il backup della tua cartella di lavoro prima di eseguire macro.
• Disabilita o rivedi eventuali macro esistenti che potrebbero influenzare il salvataggio dei file.

Segui questi passaggi per applicare la soluzione VBA:

1. Premi Alt + F11 per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Fai clic su Inserisci > Modulo e incolla il codice VBA fornito nella nuova finestra del modulo.

VBA: Salva ogni foglio come file CSV individuale

Public Sub SaveWorksheetsAsCsv()
Dim xWs As Worksheet
Dim xDir As String
Dim folder As FileDialog
Set folder = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
If folder.Show <> -1 Then Exit Sub
xDir = folder.SelectedItems(1)
For Each xWs In Application.ActiveWorkbook.Worksheets
xWs.SaveAs xDir & "\" & xWs.Name, xlCSV
Next
End Sub

3. Per eseguire il codice, fai clic sul pulsante Esegui (l'icona del triangolo “play”) nell'editor VBA, oppure premi semplicemente F5. Excel ti chiederà di scegliere una cartella di destinazione.

4. Nella finestra di dialogo di selezione della cartella, naviga e specifica dove tutti i file CSV devono essere salvati, quindi fai clic su OK.

Quando la macro sarà completata, troverai ogni foglio di lavoro esportato come file CSV individuale, con nomi di file corrispondenti ai nomi dei fogli corrispondenti, nella cartella designata.

Suggerimenti utili:

• Se un foglio è vuoto, il file CSV corrispondente potrebbe ancora essere creato (ma vuoto).
• Se la tua cartella di lavoro contiene fogli molto grandi, il processo di esportazione potrebbe richiedere del tempo: attendi fino a quando appare un messaggio di completamento (se codificato) o fino a quando i file appaiono.

Risoluzione dei problemi:

• Se la macro non riesce ad accedere alla destinazione (protetta da scrittura/errore di autorizzazione), scegli una cartella a cui hai accesso completo, come Documenti o Desktop.
• Se un file non appare, verifica che il foglio non fosse nascosto o protetto – modifica il codice se necessario per includere questi scenari.

Per scenari in cui non puoi o non desideri utilizzare macro o add-in, ma hai comunque bisogno di un modo rapido per preparare il contenuto del foglio come file CSV per l'esportazione, le formule di Excel possono aiutarti a organizzare i tuoi dati in un formato compatibile con CSV. Sebbene le formule non possano esportare direttamente i file, puoi usarle per concatenare i valori delle celle in testo correttamente formattato, che può poi essere copiato e salvato come file .csv utilizzando Blocco note o un altro editor di testo.

Vantaggi: Nessuna macro o add-in coinvolto, semplice per set di dati più piccoli ed esportazioni occasionali.
Limitazioni: Processo manuale richiesto per completare l'esportazione, migliore per tabelle semplici e coerenti piuttosto che per strutture di dati grandi o complesse. Potrebbe essere necessario un adeguamento se le colonne o le righe variano in lunghezza tra i fogli.

Istruzioni:

1. Supponiamo che i tuoi dati siano nelle colonne A a D e righe 1 a 100. Nella cella E1, inserisci la seguente formula per combinare le colonne A a D in una riga in formato CSV (modifica l'intervallo secondo necessità per i tuoi dati):

=A1 & "," & B1 & "," & C1 & "," & D1

2. Copia la formula in E1 verso il basso per tutte le righe con dati (ad esempio, E1:E100). Seleziona la colonna E (le righe generate), premi Ctrl+C per copiare, quindi incolla in Blocco note o un altro editor di testo.

3. Salva il file di testo con estensione .csv, ad esempio Sheet1.csv. Ora i tuoi dati possono essere riaperti in Excel o utilizzati in altri sistemi.

Note sui parametri: Regola la formula se hai più o meno colonne – aggiungi o rimuovi riferimenti alle celle e virgole secondo necessità.
Suggerimenti: Per gestire valori contenenti virgole (che potrebbero interferire con l'analisi CSV), circonda ogni valore con virgolette nella formula:

="""" & A1 & """,""" & B1 & """,""" & C1 & """,""" & D1 & """"

Dopo aver salvato, verifica i tuoi dati riaprendo il file in Excel per assicurarti che la struttura e la formattazione siano corrette.

Risoluzione dei problemi: Se le colonne appaiono unite o separate in modo errato quando apri il tuo CSV, controlla i separatori di elenco regionali nelle impostazioni del sistema (virgola vs punto e virgola) o regola di conseguenza il delimitatore nella formula.