Come salvare o esportare ogni foglio come file CSV o PDF in Excel?

Il modo più semplice per esportare un singolo foglio di lavoro come CSV o file PDF è utilizzare la funzione integrata di Excel Salva con nome. Questo metodo è ideale quando devi esportare solo alcuni fogli o desideri controllare e revisionare ogni file prima del salvataggio. Tuttavia, se la cartella di lavoro contiene molti fogli, ripetere manualmente questi passaggi per ciascuno potrebbe diventare noioso.

Vantaggi: Semplice, non richiede strumenti aggiuntivi né programmazione; permette di rivedere o modificare il foglio prima dell’esportazione.
Limitazioni: Manuale e ripetitivo per più fogli; non consente di operare su tutti i fogli contemporaneamente.

1. Fare clic sulla scheda del foglio in basso per attivare il foglio da esportare come file CSV o PDF singolo. Quindi, andare su File(oppure)Pulsante Office) > Salva con nome.

2. Nella finestra di dialogo Salva con nome visualizzata, seleziona la cartella di destinazione in cui salvare il file. Fai clic sul menu a discesa Specifica formato di salvataggio e scegli tra CSV (delimitato da virgole) (*.csv) o PDF (*.pdf), in base al formato di esportazione desiderato. Al termine, fai clic sul pulsante Salva.

3. Se si salva in formato CSV, Excel mostrerà due avvisi: il primo indica che verrà salvato solo il foglio di lavoro corrente, mentre il secondo segnala la possibile perdita di funzionalità non supportate dal formato CSV. Fare clic su OK nel primo messaggio, quindi su Sì nel riquadro successivo per procedere.

Nota: Se si sceglie di salvare in formato PDF, tali avvisi non vengono visualizzati; il salvataggio avviene direttamente.

4. Per esportare ulteriori fogli, ripetere i passaggi da 1 a 3 per ciascun foglio da salvare.

Ulteriori suggerimenti e promemoria:

• Prima di salvare in formato CSV, assicurarsi che il foglio non contenga formule o formattazioni da conservare, poiché il formato CSV memorizza solo dati grezzi.
• Quando si salva in formato PDF, è consigliabile impostare il Area di stampa e regolare il layout di pagina per ottenere risultati ottimali.
• Fare attenzione a non sovrascrivere file con lo stesso nome nella cartella di destinazione, soprattutto se i nomi dei fogli sono simili.

Risoluzione problemi:Se Excel segnala che «Alcune funzionalità della cartella di lavoro potrebbero andare perse se la si salva come CSV», non preoccuparti: è normale! Il formato CSV, infatti, non supporta formule, formattazione o fogli multipli. Verrà esportato soltanto il Foglio di lavoro corrente per ogni file.

Esportare manualmente ogni foglio tramite la funzione Salva con nome diventa scomodo se la cartella di lavoro contiene numerosi fogli. In questi casi, componenti aggiuntivi specializzati per Excel come Kutools per Excel offrono un’alternativa efficiente: grazie all’utilità Dividi documento, puoi esportare rapidamente ogni foglio di lavoro come file CSV, PDF o altri tipi di file individuali in batch, risparmiando tempo ed energie.

Vantaggi: Elabora simultaneamente un numero elevato di fogli, supporta formati multipli, offre opzioni flessibili per saltare fogli nascosti o vuoti ed è estremamente facile da usare.
Limitazioni: Richiede l’installazione di Kutools per Excel; non è adatto se l’uso di componenti aggiuntivi è bloccato da vincoli IT.

1. Nella barra multifunzione di Excel, fai clic su KUTOOLS PLUS > Cartella di lavoro > Dividi documento.

2. Nella finestra di dialogo Dividi documento, imposta le preferenze come segue:

(1) Assicurati che tutti i fogli siano selezionati per la suddivisione. Se in precedenza ne hai deselezionati alcuni, utilizza la casella di controllo prima di Nome del foglio di lavoro per selezionare nuovamente tutti i fogli.

(2) Seleziona la casella Specifica formato di salvataggio.

(3) Fare clic sulla casella sotto Specifica formato di salvataggio e scegliere tra CSV (*.csv) o PDF (*.pdf) come formato di esportazione Tipo di File.

(4) Fare clic sul pulsante Suddividi per procedere.

Nota: Seleziona le opzioni Ignora schede nascoste e/o Salta foglio di lavoro vuoto se desideri escludere fogli non visibili o vuoti dall’esportazione. In questo modo mantieni i tuoi file di output rilevanti ed eviti esportazioni superflue.

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3. Nella finestra di dialogo Sfoglia cartelle visualizzata, seleziona la cartella di destinazione in cui salvare tutti i file di output (CSV o PDF) e conferma facendo clic su OK.

L’utilità elaborerà la cartella di lavoro e genererà, per ogni foglio selezionato, un file separato nel formato scelto, salvandolo nella cartella specificata.

Quando devi esportare decine o addirittura centinaia di fogli come file CSV separati, le procedure manuali possono diventare estremamente lunghe e noiose. Per automatizzare il processo, puoi sfruttare l’editor integrato di Visual Basic for Applications (VBA) in Excel ed eseguire uno script che esporti ogni foglio con pochi semplici clic. Questo metodo è perfetto per utenti a proprio agio con l’esecuzione di codice di base e alla ricerca di una soluzione flessibile, efficiente e facilmente ripetibile, soprattutto per attività analoghe in futuro.

Vantaggi: Completamente automatizzato, non richiede componenti aggiuntivi esterni, è personalizzabile e può essere riutilizzato su diverse cartelle di lavoro.
Limitazioni: Richiede una configurazione iniziale, una conoscenza di base di VBA e l’autorizzazione ad eseguire macro nell’ambiente Excel.

Precauzioni:

• Eseguire sempre un backup della cartella di lavoro prima di eseguire macro.
• Disabilitare o verificare eventuali macro esistenti che potrebbero influenzare il salvataggio dei file.

Seguire questi passaggi per applicare la soluzione VBA:

1. Premere Alt+F11 per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Fare clic su Inserisci > Modulo e incollare il codice VBA fornito nella nuova finestra del modulo.

VBA: Salva ogni foglio come file CSV individuale

Public Sub SaveWorksheetsAsCsv()
Dim xWs As Worksheet
Dim xDir As String
Dim folder As FileDialog
Set folder = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
If folder.Show <> -1 Then Exit Sub
xDir = folder.SelectedItems(1)
For Each xWs In Application.ActiveWorkbook.Worksheets
xWs.SaveAs xDir & "\" & xWs.Name, xlCSV
Next
End Sub

3. Per eseguire il codice, fai clic sul pulsante Esegui (icona a forma di triangolo “play”) nell’editor VBA oppure premi semplicemente F5. Excel ti chiederà di scegliere una cartella di destinazione.

4. Nella finestra di dialogo per la selezione della cartella, individua e specifica dove salvare tutti i file CSV, quindi fai clic su OK.

Al termine della macro, ogni foglio di lavoro sarà stato esportato come file CSV separato, con il nome corrispondente al foglio di origine, nella cartella specificata.

Suggerimenti utili:

• Se un foglio è vuoto, il relativo file CSV potrebbe comunque essere creato (ma risulterà vuoto).
• Se la cartella di lavoro contiene fogli molto grandi, il processo di esportazione potrebbe richiedere del tempo: attendere fino alla comparsa di un messaggio di completamento (se previsto) oppure fino alla creazione dei file.

Risoluzione problemi:

• Se la macro non riesce ad accedere alla destinazione a causa di errori di protezione, scrittura o permessi insufficienti, scegli una cartella a cui hai pieno accesso, come Documenti o Desktop.
• Se un file non compare, verificare che il foglio non sia nascosto o protetto; modificare il codice, se necessario, per includere questi casi.

Per scenari in cui non è possibile o non si desidera utilizzare macro o componenti aggiuntivi, ma si ha comunque bisogno di un metodo rapido per preparare il contenuto del foglio in formato CSV per l’esportazione, le formule di Excel possono aiutare a organizzare i dati in un formato compatibile con CSV. Sebbene le formule non possano esportare direttamente file, è possibile usarle per concatenare i valori delle celle in testo opportunamente formattato, che potrà poi essere copiato e salvato come file .csv utilizzando Blocco note o un altro editor di testo.

Vantaggi: Non richiede macro né componenti aggiuntivi; ideale per set di dati più piccoli ed esportazioni occasionali.
Limitazioni: Richiede un intervento manuale per completare l’esportazione; adatto a tabelle semplici e uniformi, piuttosto che a strutture dati ampie o complesse. Potrebbe essere necessario apportare modifiche se il numero di colonne o righe varia tra i diversi fogli.

Istruzioni:

1. Supponiamo che i tuoi dati siano nelle colonne A-D e nelle righe da 1 a 100. Nella cella E1, inserisci la seguente formula per Combinare Colonne le colonne A-D in una riga in formato CSV (modifica l’intervallo in base ai tuoi dati):

=A1 & "," & B1 & "," & C1 & "," & D1

2. Copia la formula in E1 verso il basso per tutte le righe contenenti dati (ad esempio, E1:E100). Seleziona la colonna E (le celle compilate), premi Ctrl+C per copiare, quindi incollala in Blocco Note o in un altro editor di testo.

3. Salva il file di testo con estensione .csv, ad esempio Foglio1.csv. I tuoi dati potranno così essere riaperti in Excel o utilizzati in altri sistemi.

Note sui parametri: Modifica la formula in base al numero di colonne: aggiungi o rimuovi riferimenti di cella e virgole secondo necessità.
Suggerimenti: Per gestire valori che contengono virgole (le quali potrebbero interferire con l’analisi del CSV), racchiudi ogni valore tra virgolette nella formula:

="""" & A1 & """,""" & B1 & """,""" & C1 & """,""" & D1 & """"

Dopo aver salvato, verifica i dati riaprendo il file in Excel per assicurarti che struttura e formattazione siano corrette.

Risoluzione problemi: Se le colonne appaiono unite o separate in modo errato all’apertura del file CSV, controlla il separatore elenco impostato nelle impostazioni regionali del sistema (virgola vs punto e virgola) oppure modifica di conseguenza il delimitatore utilizzato nella formula.