Come stampare X righe per pagina in Excel?

Quando si lavora con Excel, si possono incontrare spesso situazioni in cui è necessario stampare un numero specifico di righe su ogni pagina. Ad esempio, se si ha un grande set di dati ma si desidera che le stampe mostrino solo 3 righe su ogni pagina stampata per una lettura o elaborazione più facile, le impostazioni di stampa predefinite di Excel non offrono un'opzione diretta per soddisfare questa esigenza. Questo tutorial vi guiderà attraverso diversi metodi pratici — che vanno da passaggi manuali ad approcci automatizzati — per stampare un numero fisso di righe per pagina in Excel. Questi metodi sono adatti a diverse competenze, sia che preferiate azioni semplici, soluzioni basate su script o l'uso di componenti aggiuntivi per semplificare il processo. Evidenzieremo anche gli scenari in cui ogni metodo è più efficace, oltre a fornire suggerimenti chiave e cose da tenere a mente per ottenere i migliori risultati.

Stampare X righe per pagina inserendo interruzioni di pagina manualmente

Stampare X righe per pagina eseguendo VBA

Stampare X righe per pagina con Kutools per Excel

Stampare X righe per pagina usando formule e colonne di supporto

Stampare X righe per pagina inserendo interruzioni di pagina manualmente

Per intervalli di dati di dimensioni piccole o medie, è possibile gestire facilmente quante righe appaiono su ogni pagina stampata inserendo manualmente interruzioni di pagina in Excel. Questo metodo offre un controllo diretto ed è ideale quando è necessario impostare interruzioni di pagina solo poche volte o si ha una lista relativamente breve. Tuttavia, con set di dati più grandi, questo approccio può diventare dispendioso in termini di tempo.

Per dimostrare, consideriamo l'obiettivo di stampare 3 righe per pagina. Il processo di inserimento manuale è il seguente:

1. Seleziona la cella nella prima colonna della riga subito sotto l'ultima riga che desideri sulla pagina. Ad esempio, per stampare le righe da 1 a 3 sulla prima pagina, seleziona la cella nella 4ª riga. Vedi screenshot:

2. Passa alla scheda Layout di Pagina, quindi fai clic su Interruzioni > Inserisci Interruzione di Pagina. Fai riferimento allo screenshot qui sotto:

Dopo questa azione, appare una linea di interruzione di pagina sotto la 3ª riga — il che significa che le righe precedenti verranno stampate su una pagina separata.

Ripeti questi passaggi per ogni gruppo di righe che desideri raggruppare su una pagina separata. Ad esempio, seleziona la 7ª riga per inserire un'interruzione di pagina dopo la 6ª riga, seleziona la 10ª riga per un'interruzione dopo la 9ª riga, e così via.

3. Una volta impostate tutte le interruzioni di pagina necessarie, vai su File > Stampa per visualizzare l'anteprima e stampare i tuoi dati — verificando che solo il numero specificato di righe appaia su ogni pagina.

Questo metodo è particolarmente adatto per set di dati piccoli o quando è necessario controllare occasionalmente le interruzioni di pagina per la stampa. Tuttavia, tieni presente che se aggiungi o rimuovi righe dopo aver impostato le interruzioni di pagina, potrebbe essere necessario riadattarle manualmente. È anche facile saltare accidentalmente una riga, quindi verifica attentamente l'anteprima di stampa prima di stampare un grosso lotto.

Stampare X righe per pagina eseguendo VBA

Per set di dati grandi o che cambiano frequentemente, inserire manualmente interruzioni di pagina può diventare inefficiente e soggetto a errori. Se sei a tuo agio con lo scripting di base, usare VBA (Visual Basic for Applications) è un modo molto più veloce per inserire interruzioni di pagina a intervalli regolari, come ogni 3 righe, su tutto il foglio di lavoro. Questo approccio automatizzato è particolarmente prezioso quando le righe vengono aggiunte o rimosse regolarmente o quando devi ripetere questo compito più volte.

Prima di iniziare, ricorda di salvare la tua cartella di lavoro, specialmente se è la prima volta che usi VBA, poiché l'esecuzione del codice può apportare modifiche che potresti voler annullare. Inoltre, questo metodo modifica il foglio di lavoro attivo, quindi assicurati di lavorare sul foglio corretto.

Segui questi passaggi per inserire interruzioni di pagina a ogni intervallo specificato usando VBA:

1. Apri il foglio di lavoro di destinazione. Quindi premi Alt + F11 per avviare la finestra dell'editor Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nell'editor VBA, fai clic su Inserisci > Modulo per inserire un nuovo modulo di codice. Copia e incolla il seguente codice VBA nella finestra del modulo:

VBA: Inserisci interruzioni di pagina ogni n-esima riga.

Sub formatSheets()
For i = 3 To 11 Step 3
    ActiveSheet.HPageBreaks.Add Before:=Cells(i + 1, 1)
Next
End Sub

3. Con il codice inserito, premi F5 o fai clic sul pulsante Esegui per eseguirlo. La macro inserirà automaticamente interruzioni di pagina dopo ogni 3ª riga nell'intervallo specificato nel codice. Controlla il tuo foglio di lavoro per confermare i risultati.

Questa soluzione VBA eccelle nel gestire set di dati di grandi dimensioni senza sforzo. Tuttavia, assicurati di rivedere attentamente gli intervalli e di fare sempre un'anteprima prima di stampare. Se ci sono interruzioni di pagina manuali esistenti, potrebbe essere necessario cancellarle o regolarle.

Stampare X righe per pagina con Kutools per Excel

Sebbene VBA sia efficiente per coloro che sono familiari con la programmazione, non tutti sono a proprio agio con l'uso di macro. Inoltre, i metodi manuali possono diventare rapidamente tediosi per tabelle di grandi dimensioni. Per un processo più user-friendly, efficiente e privo di errori — particolarmente adatto per gli utenti che devono personalizzare frequentemente le interruzioni di pagina — l'uso di Kutools per Excel è un'eccellente alternativa. Kutools fornisce uno strumento Inserisci Interruzione di Pagina Ogni Riga che ti consente di inserire rapidamente e facilmente interruzioni di pagina a un intervallo scelto su qualsiasi numero di righe, senza scrivere codice o selezionare manualmente le righe.

Ecco come puoi usare Kutools per Excel per soddisfare le tue esigenze di stampa:

1. Apri il foglio di lavoro che desideri stampare, quindi vai su Kutools Plus > Stampa > Inserisci Interruzione di Pagina Ogni Riga.

2. Nella finestra di dialogo Inserisci Interruzione di Pagina Ogni Riga, inserisci semplicemente il numero di righe che desideri per pagina (ad esempio: 3), quindi fai clic su OK. Apparirà un messaggio che mostra quante interruzioni di pagina sono state inserite. Fai clic su OK nella finestra di dialogo per chiuderla.

L'approccio di Kutools è altamente raccomandato per i principianti, per gli utenti frequenti che gestiscono molti fogli di lavoro o per coloro che vogliono semplificare attività ripetitive senza intervento manuale. È anche utile perché riduce al minimo la possibilità di errori umani durante l'impostazione delle interruzioni di pagina e offre promemoria convenienti sulle interruzioni inserite. Ricorda solo: per risultati ottimali, controlla sempre l'anteprima di stampa prima di finalizzare, specialmente se i tuoi dati potrebbero cambiare dopo aver impostato le interruzioni di pagina.

Stampare X righe per pagina usando formule e colonne di supporto

A volte, potresti voler avere più flessibilità su come i tuoi dati sono distribuiti nelle pagine di stampa, specialmente quando vuoi aggiungere titoli personalizzati, numeri di pagina o marcatori di sezione. Anche se Excel non offre un modo diretto per dividere la stampa dinamicamente in base al conteggio delle righe senza inserire interruzioni di pagina, puoi usare colonne di supporto con formule per contrassegnare l'inizio di ciascun gruppo, rendendo più facile regolare manualmente o formattare il foglio prima della stampa. Questo approccio è utile se vuoi separare visivamente i gruppi stampati o aggiungere note aggiuntive per pagina. Ecco un esempio di come usare le formule per raggruppare i dati prima della stampa:

1. Aggiungi una colonna di supporto accanto all'intervallo dei tuoi dati (ad esempio, inserisci una nuova colonna B se i tuoi dati sono nella colonna A). Nella prima cella della colonna di supporto (B1), inserisci la seguente formula per numerare ogni riga in gruppi di 3:

=INT((ROW(A1)-1)/3)+1

2. Trascina questa formula lungo le righe dei tuoi dati per estendere la numerazione. Ogni blocco di 3 righe condividerà lo stesso numero. Questo identifica quali righe dovrebbero appartenere alla stessa pagina stampata.

3. Successivamente, puoi usare filtri, formattazione condizionale o interruzioni di pagina manuali allineate a queste righe raggruppate per ulteriori personalizzazioni durante la stampa.

Questa soluzione è particolarmente utile quando è necessario preparare dispense, creare lotti per la revisione o gestire stampe di dati raggruppati. Tuttavia, non inserisce automaticamente interruzioni di pagina ma aiuta nella pianificazione e verifica delle tue interruzioni manuali o automatizzate per precisione.

Quando si lavora con questi metodi, utilizza sempre la funzione Anteprima di Stampa per verificare se le interruzioni di pagina appaiono come previsto. Se noti che le interruzioni di pagina non sono allineate correttamente, rivedi attentamente il valore dello step o l'intervallo che hai impostato in VBA, Kutools o nelle tue selezioni manuali. L'aggiunta o la rimozione di righe dopo aver impostato le interruzioni di pagina richiederà di riapplicare il metodo scelto per mantenere una corretta impaginazione. Per cartelle di lavoro condivise o modelli, considera di documentare i tuoi intervalli di righe in modo che gli utenti futuri possano mantenere facilmente il layout di stampa.

Demo: Inserisci Interruzione di Pagina Ogni X Riga usando Kutools per Excel