Come categorizzare i dati in base al valore in Excel?
In molte attività quotidiane di elaborazione dati in Excel, può essere utile raggruppare o classificare i valori per semplificare l’analisi e la creazione di report. Ad esempio, nella gestione di punteggi d’esame, cifre di vendita o risultati di sondaggi, potresti voler assegnare rapidamente categorie come *High*, *Medium* e *Low* in base a soglie predefinite. Immagina di avere un set di dati in cui tutti i valori superiori a 90 devono essere etichettati come *High*, quelli compresi tra 60 e 90 come *Medium* e quelli inferiori a 60 come *Low*, come mostrato nello screenshot seguente. Questo tipo di categorizzazione rende immediata l’interpretazione di grandi volumi di dati e permette di comunicare tendenze o performance a colpo d’occhio. In che modo è possibile ottenere questa categorizzazione in modo rapido ed efficiente in Excel?
Categorizzare i dati In base al valore con la funzione SE
Per una classificazione semplice basata su un numero ridotto di regole, puoi utilizzare la funzione SE per assegnare categorie in base agli intervalli di valori specificati.
Questo metodo è ideale quando le regole di categorizzazione sono semplici e le soglie fisse. Il suo principale vantaggio è la semplicità, ma può rivelarsi ingombrante in presenza di troppe categorie o di una logica più complessa.
Per categorizzare i propri dati, seguire questi passaggi:
Passaggio 1:Inserire la seguente formula in una cella vuota (ad esempio, B2, ipotizzando che i valori inizino da A2):
=IF(A2>90,"High",IF(A2>60,"Medium","Low"))Passaggio 2: Premere Invio per confermare, quindi trascinare il quadratino di riempimento verso il basso per applicare la formula al resto dei dati. I valori verranno ora categorizzati come mostrato di seguito:
Spiegazione dei parametri e suggerimenti:
- La formula verifica il valore in A2: se è maggiore di 90, restituisce «High»; altrimenti, controlla se è superiore a 60 e, in tal caso, restituisce «Medium»; in tutti gli altri casi, assegna «Low».
- È possibile personalizzare le soglie e le etichette di categoria (ad esempio, 90, 60) in base alle proprie esigenze.
- Se i dati iniziano da una riga diversa, aggiorna «A2» di conseguenza.
- Controlla attentamente i simboli di maggiore e minore per assicurarti una categorizzazione corretta.
Problemi comuni e risoluzione:
- Se la formula restituisce un errore, verifica la presenza di spazi superflui o di riferimenti di cella errati.
- Se l'output non corrisponde alle aspettative, assicurati che l’ordine della logica degli IF annidati sia corretto.
Categorizzare i dati In base al valore con la funzione CERCA.VERT
Quando devi gestire regole di classificazione più complesse con numerose categorie o cerchi un modo più semplice per modificarle, la funzione CERCA.VERT offre un’alternativa flessibile. È particolarmente utile se le categorie o gli intervalli cambiano spesso oppure sono gestiti in una tabella di riferimento separata.
In questo metodo, una tabella di ricerca definisce i punti di interruzione dei valori e i relativi nomi delle categorie, consentendo di aggiungere, rimuovere o aggiornare facilmente la logica delle categorie senza dover modificare singole formule.
Passaggio 1: Crea una tabella di riferimento (ad esempio, nelle celle F1:G6), inserendo nella colonna di sinistra i valori minimi per ogni categoria e, nella colonna di destra, i relativi nomi delle categorie.
Passaggio 2:Inserire la seguente formula in una cella vuota, ad esempio B2:
=VLOOKUP(A2,$F$1:$G$6,2,1)Passaggio 3: Premere Invio, quindi trascinare il quadratino di riempimento per applicare la formula al resto dei dati. I valori verranno categorizzati di conseguenza:
Nota:Nella formula:
- A2 è la cella del valore.
- $F$1:$G$6 è l’intervallo della tabella di ricerca.
- 2 si riferisce alla colonna con le etichette di categoria.
- 1 indica una corrispondenza approssimativa. Assicurati che la colonna F sia ordinata in ordine crescente.
Spiegazione dei parametri e suggerimenti:
- È possibile aggiornare la tabella di ricerca per riflettere eventuali modifiche alla logica di classificazione, senza dover intervenire sulla formula principale.
- Assicurati che la tabella di ricerca sia ordinata in ordine crescente in base al valore minimo della soglia.
- Ideale per gestire numerose categorie o scenari di segmentazione complessi.
Problemi comuni e risoluzione:
- Se la formula restituisce
#N/D, assicurati che il valore rientri nell’intervallo della tabella di ricerca e che quest’ultima sia ordinata correttamente. - Se le categorie sembrano errate, assicurati che i punti di interruzione nella colonna più a sinistra siano disposti in modo logico e appropriato rispetto ai dati.
Categorizzare i dati visivamente utilizzando la Utilizza la formattazione condizionale
La formattazione condizionale in Excel ti permette di distinguere visivamente le categorie di dati senza dover ricorrere a etichette testuali esplicite. Applicando scale di colore, barre dati o set di icone, puoi evidenziare in modo immediato i valori High, Medium e Low per un’interpretazione istantanea. Questo approccio è perfetto per dashboard, report e analisi a colpo d’occhio, dove gli indizi visivi risultano più efficaci del testo.
Casi d’uso tipici:
- Presentare sintesi informative efficaci durante riunioni o nei report.
- Evidenzia valori anomali o individua tendenze all’interno di un intervallo di dati.
- Riduci il disordine visivo evitando colonne aggiuntive o etichette testuali.
Per applicare la Utilizza la formattazione condizionale per categorizzare i propri dati:
- Seleziona l’intervallo dati (ad esempio, A2:A20).
- Fai clic su Home > Utilizza la formattazione condizionale.
- Per le scale di colore:
1）Scegli Scale di colore e seleziona una scala a tre colori che rappresenti Basso, Medio e Alto.
2）Per regolare le soglie, vai su Utilizza la formattazione condizionale > Gestisci regole > Modifica Regola. - Per i set di icone:
1）Scegli Set di icone (ad esempio, semafori, frecce).
2）Poi usa Gestisci regole > Modifica regola per definire le soglie, ad esempio:
«Verde» per valori > 90, «Giallo» per valori > 60 e «Rosso» per ≤ 60.
Suggerimenti e precauzioni:
- La formattazione condizionale non modifica i dati né la struttura sottostante, mantenendo il foglio pulito.
- Per rimuovere o modificare la formattazione, utilizza Formattazione condizionale > Cancella regole.
- Puoi riutilizzare la stessa formattazione con lo Strumento formato.
- Personalizza liberamente temi di colore o set di icone in base alle tue esigenze di reporting.
Possibili problemi e risoluzione:
- Se compaiono icone o colori errati, ricontrolla le soglie definite nelle regole.
- Se la formattazione viene applicata all’intervallo errato, elimina le regole e riapplicale alla selezione corretta.
Vantaggi: Categorizzazione visiva rapida senza bisogno di colonne aggiuntive.
Svantaggi: Nessun output testuale effettivo delle categorie—potrebbe non essere ideale quando servono ulteriori filtri, esportazioni o calcoli.
Automatizzare la categorizzazione con codice VBA
Per set di dati di grandi dimensioni o requisiti di classificazione altamente personalizzati, il codice VBA (Visual Basic for Applications) permette di automatizzare l’assegnazione delle categorie o l’applicazione della formattazione in base agli intervalli di valori. Questa soluzione si rivela particolarmente efficace per gestire attività ripetitive, standardizzare l’elaborazione dei dati o aggiornare rapidamente la categorizzazione applicando regole diverse.
Casi d’uso tipici:
- Classifica automaticamente elenchi lunghi senza dover inserire manualmente formule.
- Applica logiche personalizzate o combina l’assegnazione delle categorie con altre operazioni, come evidenziazione o esportazione.
- Riapplica rapidamente la classificazione dopo aver aggiornato i dati.
Nota: Salva la cartella di lavoro prima di eseguire il codice VBA, poiché le macro non possono essere annullate. Abilita le macro se richiesto.
Per utilizzare VBA per la categorizzazione automatica:
1. Fare clic su Sviluppatore > Visual Basic per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications. Quindi fare clic su Inserisci > Modulo e incollare il seguente codice nella finestra del modulo:
Sub CategorizeValues()
Dim rng As Range
Dim cell As Range
Dim categoryCol As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set rng = Application.InputBox("Select data range (single column):", xTitleId, "", Type:=8)
If rng Is Nothing Then Exit Sub
Set categoryCol = rng.Offset(0, 1)
For Each cell In rng
If IsNumeric(cell.Value) Then
Select Case cell.Value
Case Is > 90
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "High"
Case Is > 60
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "Medium"
Case Else
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "Low"
End Select
Else
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = ""
End If
Next cell
End Sub2. Fai clic sul pulsante 
Esegui per avviare l'esecuzione. Quando richiesto, seleziona la colonna contenente i valori (ad esempio, i punteggi). La macro inserirà il risultato della categoria (Alto / Medio / Basso) nella colonna immediatamente a destra.
Spiegazione e punti chiave:
- Le soglie sono definite nel codice: valori superiori a 90 → High, superiori a 60 → Medium, altrimenti Low. Puoi personalizzare questi valori in base alle tue esigenze.
- I valori non numerici vengono ignorati e lasciati vuoti.
- Per restituire il risultato in una colonna diversa, modifica
rng.Offset(0, 1)di conseguenza.
Promemoria errori e risoluzione:
- Se non accade nulla, controlla le impostazioni di sicurezza delle macro e assicurati che siano abilitate.
- Se è stato selezionato l’intervallo errato, riesegui semplicemente la macro.
- Lavora sempre su una copia del file quando esegui un test per la prima volta.
Vantaggi: Ideale per set di dati di grandi dimensioni, con regole personalizzabili che riducono drasticamente il lavoro manuale.
Svantaggi: Richiede l’abilitazione delle macro e una conoscenza di base di VBA.
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