Cerca ed evidenzia dati specifici in Excel
Quando si lavora con grandi set di dati in Excel, spesso non è sufficiente cercare valori specifici, ma è anche necessario distinguerli visivamente per scopi di analisi dei dati, validazione o revisione. La funzione Trova e Sostituisci integrata di Excel può aiutarti a individuare i valori; tuttavia, non offre un modo automatico per evidenziare le celle contenenti i risultati della ricerca. Se hai bisogno che i dati corrispondenti si distinguano rapidamente – rendendo più efficiente la successiva modifica, evidenziazione o verifica dei dati – potresti aver bisogno di metodi aggiuntivi per ottenere questo effetto.
Questa guida introduce tre modi pratici per cercare ed evidenziare simultaneamente i risultati in Excel. Ogni metodo presenta diversi vantaggi, scenari adatti e alcune limitazioni di cui essere consapevoli prima di decidere quale utilizzare. Comprendendo e applicando questi approcci, puoi migliorare sia l'efficienza che l'accuratezza delle tue attività di elaborazione dei dati.
➤ Evidenzia i risultati della ricerca utilizzando il codice VBA
➤ Evidenzia i risultati della ricerca utilizzando la Formattazione Condizionale
➤ Evidenzia i risultati della ricerca utilizzando uno strumento pratico
➤ Evidenzia i risultati della ricerca utilizzando Filtro e colorazione manuale
➤ Evidenzia i risultati della ricerca utilizzando una formula in una colonna di supporto
Se desideri evidenziare tutte le celle contenenti un determinato valore in un intero foglio di lavoro o in un'area specifica, utilizzare una macro VBA offre una soluzione altamente flessibile in Excel. VBA può automatizzare il processo di ricerca ed evidenziazione, risparmiandoti tempo, soprattutto quando gestisci set di dati grandi o dinamici.
Tuttavia, questo approccio richiede l'abilitazione delle macro e una conoscenza di base dell'editor Visual Basic for Applications (VBA). È particolarmente utile per attività ripetitive o per gestire set di dati dove la formattazione condizionale potrebbe non essere sufficiente, come evidenziare corrispondenze non contigue in diverse sezioni di un foglio di lavoro.
Segui questi passaggi dettagliati per implementare questa soluzione:
1. Apri il foglio di lavoro in cui desideri cercare ed evidenziare dati specifici. Premi contemporaneamente i tasti Alt + F11 per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Nella finestra VBA, clicca su Inserisci > Modulo. Questa azione creerà un nuovo modulo in cui potrai incollare il codice VBA fornito di seguito.
VBA: Evidenzia i risultati della ricerca
Sub FindRange()
'Updated by ExtendOffice
Dim xRg As Range
Dim xFRg As Range
Dim xStrAddress As String
Dim xVrt As Variant
Dim xRsp As VbMsgBoxResult
xVrt = Application.InputBox(prompt:="Search:", Title:="www.extendoffice.com", Type:=2)
If xVrt = False Or xVrt = "" Then
MsgBox "Search canceled.", vbInformation
Exit Sub
End If
Set xFRg = ActiveSheet.Cells.Find(what:=xVrt, LookIn:=xlValues, LookAt:=xlPart)
If xFRg Is Nothing Then
MsgBox prompt:="Cannot find this value", Title:="www.extendoffice.com"
Exit Sub
End If
xStrAddress = xFRg.Address
Set xRg = xFRg
Do
Set xFRg = ActiveSheet.Cells.FindNext(After:=xFRg)
If xFRg Is Nothing Then Exit Do
If xFRg.Address = xStrAddress Then Exit Do
Set xRg = Application.Union(xRg, xFRg)
Loop
If Not xRg Is Nothing Then
xRg.Interior.ColorIndex = 8 ' Light blue
xRsp = MsgBox(prompt:="Do you want to cancel highlighting?", Title:="www.extendoffice.com", Buttons:=vbQuestion + vbOKCancel)
If xRsp = vbOK Then xRg.Interior.ColorIndex = xlColorIndexNone
End If
End Sub
3. Premi il tasto F5 per eseguire il codice. Quando richiesto, apparirà una finestra di dialogo in cui potrai inserire il valore che desideri cercare.
4. Dopo aver cliccato OK, tutte le celle corrispondenti contenenti il valore specificato saranno evidenziate con il tuo colore di evidenziazione predefinito. Inoltre, una finestra di dialogo ti chiederà se desideri rimuovere l'evidenziazione. Cliccando OK rimuovi l'evidenziazione da tutte le corrispondenze; cliccando Annulla mantieni l'evidenziazione.
Note e suggerimenti:
• Se non vengono trovate celle corrispondenti alla tua ricerca, la macro ti notificherà con un messaggio pop-up.
• Questo codice cerca nell'intero foglio di lavoro attivo e non fa distinzione tra maiuscole e minuscole; abbinerà il tuo testo indipendentemente dalla capitalizzazione.
• Tieni presente che il colore di evidenziazione è un colore standard della palette. Se desideri utilizzare un colore diverso, puoi modificare il valore “ColorIndex” nel codice (ad esempio, usa ColorIndex =6 per giallo).
• Salva sempre il tuo lavoro prima di eseguire macro, specialmente se il tuo foglio di lavoro contiene dati critici, poiché le macro non possono essere annullate utilizzando la funzione “Annulla” standard di Excel.
• Se vuoi applicare il codice a un intervallo piuttosto che all'intero foglio di lavoro, modifica ActiveSheet.Cells al tuo intervallo desiderato (ad es., Range("A1:D20")).
• Alcuni utenti potrebbero incontrare avvisi di sicurezza durante l'esecuzione di VBA. Assicurati di abilitare le macro per la tua cartella di lavoro.
Se il tuo valore di ricerca appare più volte nel foglio, questa macro evidenzierà tutte le istanze, il che è particolarmente utile per l'auditing o la revisione di voci dati ripetute.
La Formattazione Condizionale in Excel è uno strumento dinamico che può evidenziare automaticamente le celle che soddisfano determinati criteri, rendendola ideale per cercare e contrassegnare visivamente i dati corrispondenti all'interno di un intervallo selezionato. Questo approccio è particolarmente adatto quando desideri che l'evidenziazione si aggiorni automaticamente al cambiare del riferimento di ricerca, o quando hai bisogno di un metodo basato su formule e non distruttivo per formattare i dati. È preferito anche in ambienti condivisi o collaborativi dove le macro potrebbero essere limitate o indesiderabili.
Supponiamo di avere un set di dati e una cella dedicata per l'input di ricerca (come illustrato nella seguente schermata). Ecco come configurare la formattazione condizionale per evidenziare le corrispondenze in modo dinamico:
1. Seleziona l'intero intervallo di celle in cui desideri cercare il valore target. Vai alla scheda Home, clicca su Formattazione Condizionale, quindi seleziona Nuova Regola.
2. Nella finestra Nuova Regola di Formattazione, scegli Usa una formula per determinare quali celle formattare. Inserisci la seguente formula nella casella “Formatta i valori in cui questa formula è vera” (modificando i riferimenti alle celle come necessario):
=AND($E$2<>"",$E$2=A4)
3. Clicca sul pulsante Formato per aprire la finestra di dialogo Formato Celle, quindi seleziona un colore di riempimento di tua scelta nella scheda Riempimento. Conferma con OK e chiudi tutte le finestre di dialogo.
Ora, ogni volta che digiti una parola chiave nella cella E2, le voci corrispondenti all'interno dell'intervallo scelto verranno evidenziate automaticamente. Questo processo si aggiorna istantaneamente quando il valore di ricerca cambia, offrendo un modo fluido per rivedere i dati o cercare termini ripetutamente senza aggiustamenti manuali.
Alcune note utili:
• Le formule di formattazione condizionale possono gestire sia corrispondenze esatte che parziali (utilizzando le funzioni RICERCA o TROVA in regole più complesse).
• Questo metodo è non distruttivo – i dati sottostanti rimangono invariati.
• Quando copi la formattazione condizionale in altre aree, verifica attentamente i riferimenti alle celle per assicurarne l'accuratezza (usa riferimenti assoluti o relativi come necessario).
• Se la formattazione condizionale sembra non funzionare, verifica la tua formula e assicurati che la cella target per l'input sia referenziata correttamente; gli errori sono generalmente legati a un posizionamento errato della formula o a sovrapposizioni nelle selezioni di intervalli.
Una limitazione è che la Formattazione Condizionale è limitata alla formattazione e non può, ad esempio, filtrare, selezionare o manipolare altrimenti i risultati trovati oltre gli indizi visivi. Per una codifica interattiva o persistente dei colori (come tra più fogli o cartelle di lavoro), la soluzione VBA o Kutools potrebbe essere più adatta.
Se cerchi spesso più valori contemporaneamente, o hai bisogno di una soluzione pronta per evidenziamenti complessi, la funzione "Contrassegna parole chiave" presente in Kutools per Excel offre una flessibilità unica. A differenza delle funzionalità standard di Excel, Kutools ti permette di inserire diverse parole chiave, specificare una varietà di opzioni di evidenziazione, scegliere di abbinare stringhe parziali e persino rendere le ricerche sensibili alle maiuscole. Questo è particolarmente utile per il controllo qualità, l'auditing o per contrassegnare rapidamente più elementi in liste come ID prodotto, nomi clienti o altri identificatori all'interno di grandi set di dati.
Per utilizzare questa funzione, procedi come segue:
1. Seleziona l'intervallo in cui desideri cercare le parole chiave. Quindi naviga alla scheda Kutools, clicca su Testo e scegli Contrassegna parole chiave.
2. Nella finestra di dialogo pop-up, inserisci le parole che desideri cercare nella casella “Parola chiave”, separando ciascun valore con una virgola. Seleziona le tue opzioni di contrassegno preferite – come colore di evidenziazione e colore del carattere – e specifica come deve avvenire l'abbinamento (intera o parte della stringa, e sensibilità alle maiuscole). Clicca OK per applicare.
Ad esempio, spunta la casella “Maiuscole/minuscole” se vuoi trovare solo quelle voci che corrispondono alla capitalizzazione che hai inserito. Questo è particolarmente utile quando è importante essere precisi sulla capitalizzazione, come nella ricerca di codici specifici o ID prodotto.
Molto rapidamente, i risultati corrispondenti all'interno dell'intervallo selezionato verranno contrassegnati come specificato, attirando immediatamente la tua attenzione sulle voci chiave. Se inserisci più parole chiave, ogni occorrenza verrà evidenziata in tutto il tuo dato.
Inoltre, la funzione "Contrassegna parole chiave" permette l'abbinamento di stringhe parziali. Ad esempio, se vuoi evidenziare tutte le celle contenenti "palla" o "salto", basta digitare palla, salto nella casella Parole chiave, scegliere le impostazioni e cliccare OK.
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Questo approccio è semplice e ideale per attività ripetitive di ricerca ed evidenziazione – risparmiando notevole tempo rispetto alla formattazione manuale o alla creazione di regole di formattazione condizionale complesse. Le operazioni di Kutools sono facilmente accessibili e reversibili, e le opzioni di contrassegno sono altamente personalizzabili, rendendolo adatto per lavori su larga scala.
Nota che Kutools per Excel è un componente aggiuntivo e potrebbe richiedere un'installazione separata. Dopo l'installazione, si integra direttamente nella barra multifunzione di Excel. Per gli utenti che cercano ancora più personalizzazione o semplicità per scenari complessi con più parole chiave, questa funzione è particolarmente vantaggiosa.
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In situazioni in cui preferisci non usare formule, VBA o componenti aggiuntivi di terze parti, puoi utilizzare la funzione Filtro integrata di Excel per restringere i tuoi dati ai risultati corrispondenti, e poi applicare una colorazione manuale. Questo approccio è semplice e non richiede alcuna configurazione o rischio di alterare le strutture dei dati.
Adatto per attività occasionali o quando condividi file con utenti che potrebbero non avere autorizzazioni per macro o componenti aggiuntivi, i passaggi sono i seguenti:
- Seleziona l'intervallo dei tuoi dati (inclusi gli intestazioni, se disponibili).
- Vai su Dati > Filtro. Appariranno frecce a discesa nella riga delle intestazioni.
- Clicca la freccia a discesa del filtro per la colonna che desideri cercare, e usa la casella di ricerca o seleziona il tuo valore dall'elenco. Clicca OK per filtrare i dati.
- Una volta visibili solo le righe corrispondenti, seleziona queste righe, vai alla scheda Home e usa lo strumento Colore di Riempimento per evidenziarle come necessario.
- Cancella il filtro per vedere tutti i dati, con le celle evidenziate ora facilmente identificabili.
Tieni presente che questo metodo è manuale – se il tuo set di dati cambia, dovrai ripetere i passaggi di filtraggio ed evidenziazione. Tuttavia, funziona in tutte le versioni di Excel ed è particolarmente pratico per necessità di evidenziazione rapide e una tantum o quando le macro non sono consentite.
Per gli utenti che vogliono una soluzione riutilizzabile e facilmente auditabile senza usare VBA o componenti aggiuntivi, utilizzare una semplice formula in una colonna di supporto può identificare rapidamente le corrispondenze, che puoi poi evidenziare manualmente o con la formattazione condizionale.
Ad esempio, supponiamo di voler cercare un valore nella cella E2 all'interno dell'intervallo A4:A20. Procedi come segue:
1. Nella colonna accanto ai tuoi dati (ad esempio, cella B4), inserisci la seguente formula:
=IF(A4=$E$2,"Match","")2. Premi Invio. Copia la formula fino a tutte le righe pertinenti (ad es., B4:B20). Questa formula verifica se il valore nella colonna A corrisponde al termine di ricerca e restituisce "Corrispondenza" se sono uguali.
3. Ora puoi filtrare la colonna di supporto per mostrare solo le righe con "Corrispondenza," o utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare automaticamente quelle righe in base al valore della colonna di supporto.
💡 Suggerimento: Per supportare corrispondenze parziali, sostituisci il controllo di uguaglianza con questa formula:
=IF(ISNUMBER(SEARCH($E$2,A4)),"Match","")Questo evidenzia le righe se il valore di ricerca viene trovato ovunque all'interno della cella. Ricorda di regolare i riferimenti assoluti e relativi come necessario.
L'utilizzo di una colonna di supporto mantiene i tuoi dati organizzati e facilita l'audit o la modifica della logica di ricerca in seguito.
Quando scegli un metodo per cercare ed evidenziare in Excel, considera la dimensione dei tuoi dati, i requisiti di condivisione e la necessità di automazione. Le macro sono efficienti ma richiedono permessi; la formattazione condizionale è dinamica ma potrebbe essere limitata a regole semplici. I componenti aggiuntivi come Kutools offrono un avanzato elaborazione batch. Mantieni sempre una copia di backup dei tuoi dati originali prima di applicare formattazioni di massa o eseguire codice non familiare. Se incontri problemi, verifica i riferimenti delle celle, la sintassi delle formule e, se utilizzi macro, assicurati che siano abilitate e che la cartella di lavoro sia salvata prima di procedere.
File di esempio
Clicca per scaricare il file di esempio
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