Padroneggiare gli elenchi a discesa in Excel: una guida completa
L'elenco a discesa è una potente funzionalità di Excel che consente agli utenti di selezionare i valori dalle opzioni predefinite invece della digitazione manuale, fornendo una migliore precisione ed efficienza di immissione dei dati. Che tu sia un principiante o un utente esperto di Excel, la comprensione e l'utilizzo degli elenchi a discesa può migliorare notevolmente la produttività e le capacità di gestione dei dati. In questo articolo, introdurremo passo dopo passo diversi modi per creare un elenco a discesa in Excel.
Video: crea un elenco a discesa
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Crea un elenco a discesa
Iniziamo a imparare come creare un elenco a discesa in Excel.
Crea un elenco a discesa inserendo manualmente
Passaggio 1: selezionare le celle in cui si desidera posizionare l'elenco a discesa
Passaggio 2: vai alla scheda Dati e fai clic su Convalida dati
Passaggio 3: specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Sotto Impostazioni profilo scheda, si prega di specificare le seguenti impostazioni:
- Scegli Lista da Consentire menu `A tendina;
- Digitare gli elementi che si desidera visualizzare nell'elenco a discesa in Fonte sezione, separali con una virgola;
- Clicchi OK.
Risultato:
Ora l'elenco a discesa è stato creato.
Vantaggi di questo metodo: non è necessario un foglio di lavoro o un intervallo per posizionare l'elenco di origine.
Svantaggi di questo metodo: Se si desidera aggiungere, rimuovere o modificare gli elementi dell'elenco a discesa, è necessario andare a Convalida dati finestra di dialogo per modificare nuovamente gli elementi in Fonte casella manualmente.
Prima di procedere con i metodi seguenti per creare un elenco a discesa, è necessario determinare o creare gli elementi che si desidera includere nell'elenco a discesa. Questo è indicato come "elenco di origine", che dovrebbe essere organizzato all'interno di un intervallo specifico.
Assicurati che ogni elemento dell'elenco di origine sia in una cella separata. Questo elenco può trovarsi nello stesso foglio dell'elenco a discesa appena creato, in un altro foglio o in un'altra cartella di lavoro.
Crea un elenco a discesa da un intervallo
Per creare un elenco a discesa basato su un intervallo di valori di celle, seguire i passaggi seguenti:
Passaggio 1: selezionare le celle in cui si desidera posizionare l'elenco a discesa
Passaggio 2: vai alla scheda Dati e fai clic su Convalida dati
Passaggio 3: specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Sotto Impostazioni profilo scheda, si prega di specificare le seguenti impostazioni:
- Scegli Lista da Consentire menu `A tendina;
- Fare clic sull'icona di selezione
per selezionare l'elenco delle sorgenti nel file Fonte sezione; - Clicchi OK.
Risultato:
Ora l'elenco a discesa è stato creato.
Vantaggi di questo metodo: è possibile modificare l'elenco a discesa apportando modifiche nell'intervallo di riferimento (elenco di origine) senza dover modificare gli elementi uno per uno nel Fonte sezione del Convalida dati dialogo.
Svantaggi di questo metodo: se si desidera aggiungere elementi di seguito o rimuovere elementi dall'elenco a discesa, è necessario aggiornare l'intervallo di riferimento nel Fonte sezione del Convalida dati dialogo. Per aggiornare automaticamente gli elementi in base all'elenco di origine, dovresti convertire l'elenco di origine in una tabella.
Suggerimenti::
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Se si preferisce non convertire l'elenco di origine in una tabella o aggiornare manualmente l'intervallo di riferimento nel file Convalida dati finestra di dialogo quando si aggiungono nuovi elementi, ecco due suggerimenti che possono aggiornare automaticamente l'elenco a discesa durante l'aggiunta di nuovi elementi nell'elenco di origine.
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Quando si seleziona l'elenco delle fonti nel file Convalida dati, includi alcune celle vuote nella parte inferiore dei dati di origine, puoi aggiungere nuovi elementi all'elenco di origine digitando le celle vuote.
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Inserisci nuove righe all'interno dell'elenco di origine, quindi digita i nuovi elementi nell'elenco di origine, quindi l'elenco a discesa verrà aggiornato.
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Crea un elenco a discesa con Kutools
Ecco una funzione utile: Crea un semplice elenco a discesa of Kutools for Excel può consentirti di creare rapidamente e facilmente un elenco a discesa con meno clic. Ecco come fare:
- Selezionare le celle per posizionare l'elenco a discesa;
- Clicchi Kutools scheda e fare clic Menu `A tendina > Crea un semplice elenco a discesa;
- Selezionare l'intervallo di celle (o digitare direttamente gli elementi separati da una virgola) che si desidera mostrare nell'elenco a discesa, fare clic OK.
Note:
- Prima di utilizzare questa funzione, installare prima Kutools per Excel. Fare clic per scaricare e avere una prova gratuita di 30 giorni.
- Oltre a questa funzione, ci sono altre funzioni utili per creare facilmente elenchi a discesa avanzati, come creare un file elenco a discesa dipendente, creare un elenco a discesa con selezioni multiple, creare un elenco a discesa con caselle di controllo, e così via.
Crea un elenco a discesa da una tabella (dinamico)
Se desideri creare un elenco a discesa dinamico espandibile che si aggiorni automaticamente man mano che aggiungi o rimuovi elementi dall'elenco di origine, devi inserire i dati di origine in una tabella di Excel.
Passaggio 1: convertire l'elenco di origine in una tabella
Selezionare l'elenco delle fonti e fare clic inserire > Table, E nel Crea tabella finestra di dialogo, se la selezione include un'intestazione di colonna, spuntare La mia tabella ha intestazioni, quindi fare clic OK.
Passaggio 2: selezionare le celle in cui si desidera posizionare l'elenco a discesa
Passaggio 3: vai alla scheda Dati e fai clic su Convalida dati
Passaggio 4: specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Sotto Impostazioni profilo scheda, si prega di specificare le seguenti impostazioni:
- Scegli Lista da Consentire menu `A tendina;
- Fare clic sull'icona di selezione per selezionare l'intervallo di tabelle (intestazione esclusa) nel file Fonte sezione;
- Clicchi OK.
Risultato:
L'elenco a discesa è stato creato.
E quando aggiungi o rimuovi elementi dalla tabella di origine, l'elenco a discesa verrà aggiornato contemporaneamente.
Vantaggi di questo metodo: puoi modificare l'elenco a discesa apportando modifiche nella tabella di origine, inclusa la modifica di elementi esistenti, l'aggiunta di nuovi elementi o la rimozione di elementi.
Svantaggi di questo metodo: Nessuno.
- Per abilitare l'aggiornamento automatico dell'elenco a discesa quando vengono aggiunti nuovi elementi a una tabella, attenersi alla seguente procedura:
- Fare clic sull'ultimo elemento della tabella.
- Premere il tasto Invio per passare alla cella successiva.
- Inserisci il nuovo elemento nella cella e verrà automaticamente incluso nell'elenco a discesa.
- Se la tabella non espande automaticamente l'intervallo, vai a Compila il > Opzioni > proofing cliccare Opzioni di correzione automaticae controlla Includi automaticamente nuove righe e colonne nella tabella mentre lavori opzione sotto Formattazione automatica durante la digitazione scheda.
Crea un elenco a discesa da un nome di intervallo
Se creerai elenchi a discesa in più fogli basati su uno stesso elenco di origine, ti consiglio di creare un nome di intervallo per l'elenco di origine per un facile riferimento.
Passaggio 1: crea un nome di intervallo per l'elenco di origine
Seleziona l'elenco di origine e vai alla casella del nome (accanto alla barra della formula) e digita un nome per esso (il nome non può contenere spazi o altri caratteri speciali), quindi premi entrare chiave per finire.
Passaggio 2: selezionare le celle in cui si desidera posizionare l'elenco a discesa
Passaggio 3: vai alla scheda Dati e fai clic su Convalida dati
Passaggio 4: specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Sotto Impostazioni profilo scheda, si prega di specificare le seguenti impostazioni:
- Scegli Lista da Consentire menu `A tendina;
- Digitare un segno di uguale seguito dal nome impostato nel passaggio 1 in Fonte sezione come
Puoi anche fare clic sul file Fonte texbox e premere F3 chiave per aprire Incolla nome finestra di dialogo, quindi scegliere il nome dell'intervallo desiderato dall'elenco, fare clic su OK per inserirlo nella casella di testo.=SourceList - Clicchi OK.
Risultato:
L'elenco a discesa è stato creato.
Vantaggi di questo metodo: puoi creare facilmente e rapidamente elenchi a discesa su più fogli digitando il nome nel file Fonte sezione in Convalida dati dialogo.
Svantaggi di questo metodo: Se si desidera aggiungere elementi di seguito o rimuovere elementi dall'elenco a discesa, è necessario aggiornare l'intervallo denominato nel file Nome Manager.
Crea un elenco a discesa da un'altra cartella di lavoro
Se l'elenco di origine e l'elenco a discesa da creare si trovano in cartelle di lavoro diverse, quando si seleziona l'elenco di origine nel Fonte sezione di Convalida dati finestra di dialogo, verrà visualizzato un avviso per impedire la creazione.
Qui questa parte ti spiegherà come creare un elenco a discesa da un'altra cartella di lavoro.
Passaggio 1: creare un nome di intervallo per l'elenco di origine nella cartella di lavoro di origine
Nella cartella di lavoro di origine selezionare gli elementi di origine che si desidera vengano visualizzati nell'elenco a discesa. Quindi vai al Nome casella che è accanto al Barra della formula, digitare un nome, ad esempio "SourceList".
Passaggio 2: definire un nome che faccia riferimento all'elenco di origine nella cartella di lavoro dell'elenco a discesa
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Abilitare la cartella di lavoro in cui si desidera creare un elenco a discesa, fare clic su Formula > Definisci nome.
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Nel popping Nuovo nome finestra di dialogo, impostata come di seguito:
- Digita un nome nel file Nome scatola, come articoli;
- Digitare un segno di uguale seguito dal nome della cartella di lavoro di origine e dal nome definito per l'elenco di origine nel passaggio 1 in Si riferisce to scatola, come
=SourceFile.xlsx!SourceList - Clicchi OK.
- Di solito, SourceFile è il nome della cartella di lavoro di origine con l'estensione del file. Se non è presente alcuna estensione di file, è sufficiente seguirla con un punto esclamativo (!) e il nome dell'intervallo. Se il nome della cartella di lavoro contiene spazi o caratteri non alfabetici, è necessario racchiudere il nome della cartella di lavoro con virgoletta singola come questo:
='Source File.xlsx'!SourceList - Non dimenticare di utilizzare il punto esclamativo tra il nome della cartella di lavoro e il nome dell'intervallo.
Passaggio 3: selezionare le celle in cui si desidera posizionare l'elenco a discesa
Passaggio 4: vai alla scheda Dati e fai clic su Convalida dati
Passaggio 5: specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Sotto Impostazioni profilo scheda, si prega di specificare le seguenti impostazioni:
- Scegli Lista da Consentire menu `A tendina;
- Digitare un segno di uguale seguito dal nome definito nel passaggio 3 del file Fonte sezione, come
=Items - Clicchi OK.
Risultato:
L'elenco a discesa è stato creato.
Svantaggi di questo metodo: Se la cartella di lavoro di origine è chiusa, l'elenco a discesa non può funzionare. E l'elenco a discesa non può essere aggiornato quando i nuovi elementi vengono aggiunti all'elenco di origine.
Avviso di errore (consenti altre voci)
Per impostazione predefinita, l'elenco a discesa consente di inserire in una cella solo i valori contenuti nell'elenco. Quando si immette un valore che non esiste nell'elenco a discesa e si preme il tasto Invio, viene visualizzato un avviso di errore, come mostrato nella schermata seguente. Quando fai clic sul Riprova pulsante, il valore immesso viene selezionato per la modifica. Facendo clic sul Annulla pulsante cancellerà il valore immesso.
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Se desideri consentire agli utenti di digitare altri valori e interrompere la visualizzazione dell'avviso di errore, puoi procedere come segue:
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Selezionare le celle dell'elenco a discesa in cui si desidera interrompere l'avviso di errore, fare clic su Dati > Convalida dati.
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Nel Convalida dati dialogo, sotto Avviso di errore scheda, deseleziona il Mostra avviso di errore dopo aver immesso dati non validi casella di controllo. Clic OK.
Ora, quando gli utenti digitano altri valori, non viene visualizzato alcun avviso di errore.
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Se desideri consentire agli utenti di digitare altri valori ma mostrare anche un avviso per ricordarglielo, fai come segue:
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Selezionare le celle dell'elenco a discesa in cui si desidera inserire altri valori, fare clic su Dati > Convalida dati.
- Nel Convalida dati dialogo, sotto Avviso di errore scheda:
- Tenere il Mostra avviso di errore dopo aver immesso dati non validi casella spuntata;
- Seleziona Informazioni da Style menu `A tendina;
- specificare la Titolo ed Messaggio di errore, fare clic su OK.
D'ora in poi, quando gli utenti digitano altri valori, viene visualizzata una finestra di dialogo per ricordare, fare clic OK per mantenere il valore digitato, fare clic su Annulla per cancellare il valore immesso.
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- Puoi anche selezionare "avvertimento" dal Style elencare e fornire a Titolo ed Messaggio di errore. Questa opzione funziona in modo simile a "Informazioni", ma visualizza invece un'icona di avviso gialla con un punto esclamativo.
- Se non sei sicuro del titolo o del testo del messaggio da digitare, puoi lasciare i campi vuoti. Excel visualizzerà l'avviso predefinito.
Ingresso Messaggio
Quando si crea un elenco a discesa, è possibile aggiungere un messaggio di input per ricordare agli utenti di selezionare gli elementi dall'elenco a discesa quando si seleziona una cella o altre informazioni che si desidera visualizzare.
1. Selezionare le celle dell'elenco a discesa in cui si desidera aggiungere un messaggio di input, fare clic Dati > Convalida dati.
2. Nel Convalida dati dialogo, sotto Ingresso Messaggio linguetta
- Tenere il Mostra messaggio di input quando cell è selezionato casella spuntata;
- specificare la Titolo ed Ingresso messaggio, fare clic su OK.
Ora, quando gli utenti selezionano la cella dell'elenco a discesa, viene visualizzata una casella di testo gialla con le informazioni fornite.
Altre note
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Per impostazione predefinita, quando viene creato un elenco a discesa, il "Ignora vuoto" la casella di controllo è selezionato. Ciò significa che gli utenti possono lasciare le celle vuote senza che venga visualizzato un avviso.
Se la casella di controllo "Ignora vuoto" è deselezionato, le celle vuote nell'intervallo verranno considerate voci non valide, verrà visualizzato l'avviso.
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Se desideri modificare l'ordine degli elementi nell'elenco a discesa, puoi riorganizzare l'elenco di origine.
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Se l' Convalida dati funzione è disabilitata, è possibile che tu stia lavorando in un foglio di lavoro protetto. Per abilitare la convalida dei dati, rimuovere semplicemente la protezione del foglio di lavoro e quindi applicare le impostazioni di convalida dei dati desiderate.
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Sommario
- Video: crea un elenco a discesa
- Crea un elenco a discesa
- Con inserimento manuale
- Da una gamma
- Da Kutools con meno clic
- Da una tabella (dinamica)
- Da un nome di intervallo
- Da un'altra cartella di lavoro
- Avviso di errore (consenti altre voci)
- Ingresso Messaggio
- Altre note
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