Padroneggiare Elenco a discesa in Excel: una guida completa
L’elenco a discesa è una potente funzionalità di Excel che consente agli utenti di selezionare valori da opzioni predefinite anziché digitarli manualmente, garantendo maggiore accuratezza ed efficienza nell’inserimento dei dati. Che siate principianti o utenti esperti di Excel, comprendere e utilizzare gli elenchi a discesa può migliorare notevolmente la vostra produttività e le vostre capacità di gestione dei dati. In questo articolo illustreremo passo dopo passo diversi modi per creare un elenco a discesa in Excel.
Video: Creare un elenco a discesa
Creare una Elenco a discesa
Cominciamo a scoprire come creare un elenco a discesa in Excel.
Creare una Elenco a discesa inserendo manualmente i dati
Passaggio 1: Selezionare la o le celle in cui si desidera inserire la Elenco a discesa
Passaggio 2: Fare clic sulla scheda Dati e quindi su Convalida dati
Passaggio 3: Specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Nella scheda Impostazioni, specificare le seguenti impostazioni:
- Scegliere Elencoda ConsentiElenco a discesa;
- Digitare gli elementi da visualizzare nel Elenco a discesa nella sezione Origine, separandoli con una virgola;
- Fai clic su OK.
Risultato:
Ora l’elenco a discesa è stato creato.
Vantaggi di questo metodo: non richiede un foglio di lavoro o un intervallo per inserire l'elenco di origine.
Svantaggi di questo metodo: se si desidera aggiungere, rimuovere o modificare gli elementi dell’elenco a discesa, è necessario aprire la finestra di dialogo Convalida dati e modificare manualmente gli elementi nella casella Origine.
Prima di procedere con i metodi seguenti per creare un elenco a discesa, è necessario definire o creare gli elementi da includervi. Tale insieme di elementi, noto come “elenco di origine”, deve essere organizzato all’interno di un intervallo specifico.
Assicurati che ogni elemento dell'elenco di origine si trovi in una cella separata. L’elenco può risiedere nello stesso foglio del nuovo elenco a discesa, in un altro foglio o persino in un’altra cartella di lavoro.
Creare una Elenco a discesa da un intervallo
Per creare una Elenco a discesa basata su un intervallo di valori di celle, seguire i passaggi indicati di seguito:
Passaggio 1: Selezionare la o le celle in cui si desidera inserire la Elenco a discesa
Passaggio 2: Fare clic sulla scheda Dati e quindi su Convalida dati
Passaggio 3: Specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Nella scheda Impostazioni, specificare le seguenti impostazioni:
- Scegliere Elencoda ConsentiElenco a discesa;
- Fare clic sull'icona di selezione
per selezionare l'elenco di origine nella sezione Origine; - Fai clic su OK.
per selezionare l'elenco di origine nella sezione 
Risultato:
Ora l’elenco a discesa è stato creato.
Vantaggi di questo metodo: puoi modificare il tuo Elenco a discesa semplicemente aggiornando l'intervallo di riferimento (l’elenco di origine), senza dover intervenire singolarmente su ogni elemento nella sezione Origine della finestra di dialogo Convalida dati.
Svantaggi di questo metodo: se si desidera aggiungere elementi in fondo all’elenco o rimuoverli dal menu a discesa, è necessario aggiornare manualmente l’intervallo di riferimento nella sezione Origine della finestra di dialogo Convalida dati. Per aggiornare automaticamente gli elementi in base all’elenco di origine, è necessario convertire l'elenco di origine in una tabella.
Suggerimenti:
Se preferisci evitare di convertire l'elenco di origine in una tabella e non vuoi aggiornare manualmente l'intervallo di riferimento nella finestra di dialogo Convalida dati ogni volta che aggiungi nuovi elementi, ecco due suggerimenti per aggiornare automaticamente l’elenco a discesa non appena inserisci nuovi elementi nell'elenco di origine.
Quando si seleziona l'elenco di origine nella Convalida dati, includere alcune celle vuote in fondo ai dati di origine: in questo modo, sarà possibile aggiungere nuovi elementi all'elenco digitandoli direttamente nelle celle vuote.
Inserisci nuove righe nell’elenco di origine e digita i nuovi elementi direttamente al suo interno: in questo modo, l’elenco a discesa si aggiornerà automaticamente.
Creare una Elenco a discesa con Kutools
Ecco una funzionalità pratica: Crea semplice elenco a discesa di Kutools per Excel ti permette di creare rapidamente e facilmente un elenco a discesa con meno clic. Ecco come fare:
- Selezionare la o le celle in cui inserire il Elenco a discesa;
- Fare clic sulla scheda Kutoolse quindi su Elenco a discesa>Crea elenco a discesa semplice;
- Seleziona l'intervallo di celle (oppure digita direttamente gli elementi separati da una virgola) da visualizzare nell'elenco a discesa, quindi fai clic su OK.
Note:
- Prima di utilizzare questa funzionalità, installare Kutools per Excel .Fare clic per scaricare e ottenere una prova gratuita di 30 giorni.
- Oltre a questa funzionalità, sono disponibili altre utili funzioni per creare facilmente Elenco a discesa avanzato, ad esempio creare un Elenco dinamico, creare un Elenco a discesa con selezioni multiple, creare un Elenco a discesa con caselle di controllo, e così via.
Creare una Elenco a discesa da una tabella (dinamica)
Per creare un elenco a discesa dinamico ed espandibile che si aggiorni automaticamente non appena si aggiungono o rimuovono elementi dall’elenco di origine, ti consigliamo di inserire i dati di origine in una tabella Excel.
Passaggio 1: Convertire l’elenco di origine in una tabella
Seleziona l’elenco di origine, fai clic su Inserisci > Tabella, quindi nella finestra di dialogo Crea tabella, se la selezione include le intestazioni di colonna, seleziona La tabella include intestazioni e infine fai clic su OK.
Passaggio 2: Selezionare la o le celle in cui si desidera inserire la Elenco a discesa
Passaggio 3: Fare clic sulla scheda Dati e quindi su Convalida dati
Passaggio 4: Specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Nella scheda Impostazioni, specificare le seguenti impostazioni:
- Scegliere Elencoda ConsentiElenco a discesa;
- Fare clic sull'icona di selezione per selezionare l'intervallo della tabella (escludendo l'intestazione) nella sezione Origine;
- Fai clic su OK.
Risultato:
L’elenco a discesa è stato creato.
Quando si aggiungono o rimuovono elementi dalla tabella di origine, l’elenco a discesa viene aggiornato in tempo reale.
Vantaggi di questo metodo: puoi modificare l'elenco a discesa semplicemente aggiornando la tabella di origine—modificando elementi esistenti, aggiungendone di nuovi o rimuovendoli.
Svantaggi di questo metodo: Nessuno.
- Per abilitare l'aggiornamento automatico del Elenco a discesa quando vengono aggiunti nuovi elementi a una tabella, seguire questa procedura:
- Fai clic sull'ultimo elemento della tabella.
- Premi Invio per passare alla cella successiva.
- Immettere il nuovo elemento nella cella: verrà automaticamente aggiunto all’elenco a discesa.
- Se la tabella non espande automaticamente l’intervallo, vai su File > Opzioni > Revisione e fai clic su Opzioni correzione automatica, quindi seleziona l’opzione Includi automaticamente nuove righe e colonne nella tabella durante il lavoro nella scheda Formattazione automatica durante la digitazione.
Creare una Elenco a discesa da un Nome della cella
Se desideri creare un elenco a discesa su più fogli basati sullo stesso elenco di origine, ti consigliamo di assegnare un nome all’intervallo di celle contenente l’elenco di origine, in modo da potervi fare riferimento facilmente.
Passaggio 1: Creare un Nome della cella per l’elenco di origine
Seleziona l’elenco di origine, vai alla casella nome (accanto alla barra delle formule), digita un nome — ricorda che non deve contenere spazi né caratteri speciali — e premi il tasto Invio per completare l’operazione.
Passaggio 2: Selezionare la o le celle in cui si desidera inserire la Elenco a discesa
Passaggio 3: Fare clic sulla scheda Dati e quindi su Convalida dati
Passaggio 4: Specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Nella scheda Impostazioni, specificare le seguenti impostazioni:
- Scegliere Elencoda ConsentiElenco a discesa;
- Nella sezione Origine, digitare un segno di uguale seguito dal nome impostato nel passaggio 1, ad esempio
. È anche possibile fare clic nella casella di testo Origine e premere il tasto F3 per aprire la finestra di dialogo Incolla nome, selezionare il nome desiderato dall’elenco e fare clic su OK per inserirlo nella casella di testo.=SourceList - Fai clic su OK.
Risultato:
L’elenco a discesa è stato creato.
Vantaggi di questo metodo: puoi creare facilmente e rapidamente un elenco a discesa su più fogli semplicemente digitando il nome nella sezione Origine della finestra di dialogo Convalida dati.
Svantaggi di questo metodo: se si desidera aggiungere elementi in fondo all’elenco a discesa o rimuoverli, è necessario aggiornare l’intervallo denominato in Gestione nomi.
Creare una Elenco a discesa da un'altra cartella di lavoro
Se l’elenco di origine e l’elenco a discesa da creare si trovano in cartelle di lavoro diverse, quando si seleziona l’elenco di origine nella sezione Origine della finestra di dialogo Convalida dati, verrà visualizzato un avviso che impedisce la creazione.
Questa sezione illustra come creare un elenco a discesa utilizzando dati provenienti da un'altra cartella di lavoro.
Passaggio 1: Creare un Nome della cella per l’elenco di origine nella cartella di lavoro di origine
Nella cartella di lavoro di origine, seleziona gli elementi che desideri visualizzare nell’elenco a discesa. Poi vai alla Casella nome, situata accanto alla Barra delle formule, e digita un nome, ad esempio «SourceList».
Passaggio 2: Definire un nome che faccia riferimento all’elenco di origine nella cartella di lavoro Elenco a discesa
Apri la cartella di lavoro in cui vuoi creare un elenco a discesa, quindi fai clic su Formule > Definisci nome.
Definisci nome "/>Nella finestra di dialogo visualizzata Nuovo nome, impostare come segue:
- Digitare un nome nella casella Nome, ad esempio Elementi;
- Digitare un segno di uguale seguito dall'Nome Workbook di origine e dal nome definito per l'elenco di origine al passo 1 nella casella Riferimento, ad esempio
=SourceFile.xlsx!SourceList - Fare clic su OK.
Definisci nome "/>
- Di solito, SourceFile è il nome della cartella di lavoro di origine con l'estensione del file. Se non è presente alcuna estensione, aggiungi semplicemente un punto esclamativo (!) seguito dal nome della cella. Se il nome della cartella di lavoro contiene spazi o caratteri non alfabetici, racchiudilo tra apici singoli in questo modo:
='Source File.xlsx'!SourceList - Non dimenticare di usare il punto esclamativo tra il nome della cartella di lavoro e il nome dell’intervallo.
Passaggio 3: Selezionare la o le celle in cui si desidera inserire la Elenco a discesa
Passaggio 4: Fare clic sulla scheda Dati e quindi su Convalida dati
Passaggio 5: Specificare le impostazioni nella finestra di dialogo Convalida dati
Nella scheda Impostazioni, specificare le seguenti impostazioni:
- Scegliere Elencoda ConsentiElenco a discesa;
- Digitare un segno di uguale seguito dal nome definito nel passaggio 3 nella sezione Origine, ad esempio
=Items - Fare clic su OK.
Risultato:
Il Elenco a discesa è stato creato.
Svantaggi di questo metodo: Se la cartella di lavoro di origine è chiusa, l’elenco a discesa non funziona. Inoltre, l’elenco a discesa non si aggiorna automaticamente quando vengono aggiunti nuovi elementi all’elenco di origine.
Avviso errore (consenti altre voci)
Per impostazione predefinita, l’elenco a discesa consente di inserire nella cella solo valori presenti nell’elenco. Se si digita un valore non incluso nell’elenco a discesa e si preme Invio, viene visualizzato un avviso di errore, come mostrato nello screenshot seguente. Facendo clic sul pulsante Riprova, il valore immesso viene selezionato per la modifica. Facendo clic sul pulsante Annulla, il valore immesso viene cancellato.
Se si desidera consentire agli utenti di digitare altri valori e impedire la visualizzazione dell'avviso di errore, procedere come segue:
Seleziona le celle con l’elenco a discesa per cui vuoi disattivare l’avviso di errore, quindi fai clic su Dati > Convalida dati.
Nella finestra di dialogo Convalida dati, nella scheda Avviso errore, deseleziona la casella Mostra avviso errore dopo l'immissione di dati non validi. Fai clic su OK.
Ora, quando gli utenti digitano altri valori, non viene visualizzato alcun avviso di errore.
Se si desidera consentire agli utenti di digitare altri valori ma mostrare comunque un avviso per ricordare loro di farlo, procedere come segue:
Seleziona le celle con l’elenco a discesa in cui desideri consentire l’inserimento di altri valori, quindi fai clic su Dati > Convalida dati.
- Nella finestra di dialogo Convalida dati, nella scheda Avviso errore:
- Lasciare selezionata la casella di controllo Mostra avviso errore dopo l'immissione di dati non validi;
- Selezionare Informazionida StileElenco a discesa;
- Specificare il Titolo e il Messaggio di errore, quindi fare clic su OK.
D'ora in poi, ogni volta che gli utenti inseriranno altri valori, verrà visualizzata una finestra di dialogo di promemoria: fai clic su OK per mantenere il valore digitato oppure su Annulla per cancellare il valore inserito.
- È anche possibile selezionare "Avviso" dall'elenco Stile e specificare un Titolo e un Messaggio di errore. Questa opzione funziona in modo simile a «Informazioni», ma mostra un'icona gialla di avviso con un punto esclamativo.
- Se non si è sicuri del titolo o del testo del messaggio da digitare, è possibile lasciare i campi vuoti. Excel mostrerà l'avviso predefinito.
Messaggio di input
Quando si crea un Elenco a discesa, è possibile aggiungere un messaggio di input per ricordare agli utenti di selezionare elementi dal Elenco a discesa quando selezionano una cella, oppure altre informazioni che si desidera mostrare.
1. Seleziona le celle con l’elenco a discesa alle quali vuoi aggiungere un messaggio di input, quindi fai clic su Dati > Convalida dati.
2. Nella finestra di dialogo Convalida dati, nella scheda Messaggio di input
- Mantenere selezionata la casella di controllo Mostra messaggio di input quando la cellaè selezionata;
- Specificare il Titolo e il Messaggio di input, quindi fare clic su OK.
Ora, quando gli utenti selezionano il Cella, viene visualizzata una casella gialla contenente le informazioni fornite.
Altre note
Per impostazione predefinita, quando crei un elenco a discesa, la casella di controllo "Ignora celle vuote" è selezionata. Questo significa che gli utenti possono lasciare le celle vuote senza ricevere alcun avviso.
Se la casella di controllo «Ignora celle vuote» è deselezionata, le celle vuote nell'intervallo verranno considerate voci non valide e verrà visualizzato un avviso.
Se si desidera modificare l'ordine degli elementi nell'elenco a discesa, è possibile riorganizzare l'elenco di origine.
Se la funzione Convalida dati è disabilitata, potresti stare lavorando in un foglio protetto. Per abilitare la convalida dati, rimuovi innanzitutto la protezione dal foglio e poi applica le impostazioni di convalida dati desiderate.
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Indice
- Video: Creare un elenco a discesa
- Creare un Elenco a discesa
- Mediante immissione manuale
- Da un intervallo
- Con Kutools in meno clic
- Da una tabella (dinamica)
- Da un Nome della cella
- Da un'altra cartella di lavoro
- Avviso errore (consenti altre voci)
- Messaggio di input
- Altre note
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