Come convertire i commenti nei contenuti delle celle in Excel?

In molte situazioni, potresti avere un foglio di lavoro pieno di informazioni importanti memorizzate nei commenti delle celle (o "Note" nelle versioni più recenti di Excel). Tuttavia, i commenti non sono sempre direttamente visibili o stampabili in una stampa standard del foglio di lavoro, e gestire o estrarre i dati dei commenti per la condivisione, l'archiviazione o l'elaborazione può essere scomodo. Per risolvere questo problema, potrebbe essere necessario trasferire o convertire tutti i commenti nei contenuti effettivi delle rispettive celle. Questo assicura che le informazioni diventino direttamente accessibili, visualizzabili e stampabili insieme agli altri dati delle celle. Se stai cercando modi efficaci per convertire i commenti nei contenuti delle celle in Excel, ci sono diversi metodi disponibili, ciascuno adatto a diversi livelli di competenza ed esigenze di Excel.

Converti i commenti nei contenuti delle celle con una funzione definita dall'utente

Converti i commenti nei contenuti delle celle con il codice VBA

Converti i commenti nei contenuti delle celle con Kutools per Excel

Converti i commenti nei contenuti delle celle con una funzione definita dall'utente

Un modo pratico per estrarre i commenti nelle celle è utilizzare la Funzione Definita dall'Utente (UDF) di Excel. Questo approccio è ideale per gli utenti con conoscenze di base di VBA che preferiscono non eseguire macro che alterano direttamente il contenuto del foglio di lavoro, poiché offre maggiore controllo e flessibilità. La UDF restituisce il testo del commento in qualsiasi cella tu scelga senza sovrascrivere i dati originali.

Per convertire i commenti nei contenuti delle celle utilizzando questo metodo, dovrai prima creare la UDF, quindi applicarla come formula. Segui questi passaggi:

1. Clicca su Sviluppatore > Visual Basic per accedere alla finestra Microsoft Visual Basic for Applications. Nella finestra VBA, clicca su Inserisci > Modulo, e incolla la seguente funzione nel nuovo Modulo:

Function GetComments(pRng As Range) As String
'Updateby20140509
If Not pRng.Comment Is Nothing Then
    GetComments = pRng.Comment.Text
End If
End Function

2. Salva il tuo progetto VBA usando Ctrl + S o tramite il menu. Se richiesto, salva la cartella di lavoro come Cartella di Lavoro Abilitata per Macro (*.xlsm) per assicurarti che la UDF funzioni correttamente.

3. Ora, in qualsiasi cella vuota dove vuoi visualizzare il testo del commento, inserisci la formula =GetComments(A1) (sostituisci A1 con il riferimento della cella effettivo del commento che vuoi estrarre). Vedi screenshot:

4. Premi Invio. La cella mostrerà il commento dalla cella A1. Per estrarre i commenti da un intervallo completo, trascina la maniglia di riempimento (piccolo quadrato nell'angolo in basso a destra della cella) verso il basso o attraverso per applicare la formula ad altre celle che fanno riferimento alle celle corrispondenti nel tuo set di dati. Tutti i commenti verranno convertiti nei contenuti delle celle di conseguenza. Vedi screenshot:

 Converti i commenti nei contenuti delle celle con il codice VBA

Per gli utenti che devono eseguire la conversione automaticamente o per un grande numero di celle, una breve macro VBA può copiare efficientemente tutti i commenti nelle celle corrispondenti come testo normale. Questo metodo è diretto e completamente automatizzato, ma tieni presente che sovrascriverà qualsiasi contenuto esistente nelle celle di destinazione, quindi fai sempre un backup dei tuoi dati prima.

1. Prima di tutto, seleziona l'intervallo in cui desideri convertire i commenti nei contenuti delle celle. Selezionando un intervallo più piccolo si riduce il rischio di perdita accidentale di dati.

2. Vai alla scheda Sviluppatore e scegli Visual Basic per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications. Poi clicca su Inserisci > Modulo, e copia il seguente codice nella finestra Modulo:

Sub CommentToCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Value = Rng.NoteText
Next
End Sub

3Dopo aver incollato il codice, clicca sul  Esegui pulsante nell'editor VBA (o premi F5) per eseguire la macro. Il codice solitamente ti chiederà di selezionare l'intervallo—assicurati di selezionare le celle corrette. Clicca OK per procedere, e tutti i commenti esistenti nella selezione verranno copiati nelle celle corrispondenti, sostituendo il contenuto delle celle. Lo screenshot seguente illustra il risultato prima e dopo:

Questa soluzione di macro VBA è ottimale per gli utenti a proprio agio con l'esecuzione di macro e che hanno bisogno di automatizzare completamente il processo di trasferimento dei commenti al contenuto. Il principale vantaggio è la velocità e la capacità di elaborare grandi aree in blocco, ma poiché sovrascrive i dati esistenti, usa sempre cautela e fai un backup dei file importanti prima di eseguire la macro.

Converti i commenti nei contenuti delle celle con Kutools per Excel

Lo strumento Converti Commenti e Celle in Kutools per Excel fornisce un modo facile e veloce per spostare rapidamente il testo dei commenti nei contenuti delle celle. Questo strumento non solo fa risparmiare tempo significativo, ma riduce anche al minimo le operazioni manuali, diminuendo il rischio di errori durante il processo.

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Dopo aver installato Kutools per Excel, puoi seguire questi semplici passaggi per convertire i commenti nei valori delle celle:

1. Evidenzia l'intervallo di celle contenente i commenti che desideri convertire nei contenuti effettivi delle celle.

2. Nella barra multifunzione di Excel, clicca su Kutools > Altro > Converti Commenti e Celle.

3. Nella finestra di dialogo Converti Commenti e Celle, scegli Converti commenti nel contenuto delle celle. Questa operazione trasferirà ogni commento/note della cella direttamente nel valore della cella stessa. Vedi lo screenshot qui sotto:

4. Clicca OK. Istantaneamente, tutte le celle scelte avranno i loro commenti inseriti nei rispettivi contenuti delle celle, e il foglio di lavoro sarà aggiornato di conseguenza.

Questo approccio è particolarmente vantaggioso per gli utenti che preferiscono un'interfaccia grafica e uno sforzo manuale minimo. È veloce, affidabile e ideale per gli utenti che non desiderano utilizzare VBA o formule Excel. Per istruzioni più complete sullo strumento Converti Commenti e Celle, visita la pagina di descrizione della funzione Converti Commenti e Celle.

Se incontri problemi in cui il contenuto delle celle viene sovrascritto, è consigliabile fare un backup del foglio di lavoro prima della conversione, oppure lavorare su un foglio duplicato. Kutools offre anche opzioni per convertire i commenti avanti e indietro per una gestione flessibile.

Suggerimenti, risoluzione dei problemi e suggerimenti di sintesi

Quando scegli una soluzione, considera i compromessi: usare VBA è molto flessibile ma richiede alcune competenze tecniche e precauzioni di backup dei dati. Kutools offre una soluzione senza codice ed efficiente, ideale per gli utenti regolari che apprezzano la semplicità. Le Funzioni Definite dall'Utente permettono un'estrazione selettiva senza alterare le celle originali, ma richiedono l'applicazione di formule e potrebbero non gestire i nuovi commenti a thread.

Punti comuni di risoluzione dei problemi includono:

• Se la tua macro o formula non restituisce il contenuto del commento previsto, verifica se stai lavorando con i "Commenti" a thread (non "Note")—molte soluzioni funzionano solo con le note classiche.
• Se utilizzi Office 365 o Excel 2019+, fai clic con il tasto destro su una cella e seleziona "Mostra/Nascondi Note" per confermare di avere il tipo di commento corretto.
• Salva sempre il tuo file prima di applicare macro o conversioni in blocco, per prevenire la perdita accidentale di dati.
• Dopo aver estratto i valori, se desideri mantenere ordinato il foglio di lavoro, puoi rimuovere i commenti selezionando le celle, facendo clic con il tasto destro e scegliendo "Elimina Commento".

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• Cambia tutti i formati dei commenti nelle celle
• Cambia tutti i nomi degli autori dei commenti
• Elenca tutti i commenti in un nuovo foglio di lavoro o cartella di lavoro
• Trova e sostituisci il testo all'interno dei commenti
• Mostra o nascondi tutti i commenti e gli indicatori di commento in Excel
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