Come ottenere e inserire il nome dell'ultimo utente che ha modificato un file in Excel?

In ambienti collaborativi o quando si gestiscono file che vengono aggiornati frequentemente, è spesso importante identificare quale utente ha modificato per ultimo un particolare file di Excel. Tenere traccia del nome dell'ultimo utente che ha apportato modifiche può aiutare con il controllo delle versioni, le tracce di revisione e la comprensione dei flussi di lavoro del team. Questo articolo introduce diversi metodi efficaci per visualizzare e inserire il nome dell'ultimo utente che ha modificato un file in Excel, sia per una semplice consultazione che per inserire direttamente queste informazioni nelle celle, intestazioni o piè di pagina del foglio di lavoro.

Ottieni il nome dell'ultimo utente che ha modificato il workbook corrente in Excel
Inserisci il nome dell'ultimo utente che ha modificato il workbook corrente con una funzione definita dall'utente
Inserisci facilmente il nome utente in una cella, intestazione o piè di pagina con Kutools per Excel

Ottieni il nome dell'ultimo utente che ha modificato il workbook corrente in Excel

Excel memorizza automaticamente alcune proprietà del documento, inclusi il nome dell'utente che ha salvato per ultimo il workbook corrente. Puoi accedere e visualizzare queste informazioni dall'interfaccia di Excel, ma i passaggi per farlo variano a seconda della versione di Excel.

Questo metodo ti consente di confermare l'ultimo utente che ha apportato modifiche senza apportare alcuna modifica al contenuto del documento, il che è utile per audit rapidi o per tenere traccia dell'utilizzo del file, specialmente quando più persone gestiscono lo stesso file. Tieni presente che il nome utente visualizzato dipende dal profilo utente del computer e dalle impostazioni di Office — una configurazione di sistema errata può portare a valori inaspettati.

Se stai utilizzando Excel 2007

Per scoprire chi ha modificato per ultimo il workbook in Excel 2007, segui questi passaggi:

Clicca sul pulsante Office > Prepara > Proprietà.

Questa azione apre un pannello di informazioni del documento sopra il tuo foglio di lavoro. Nel nuovo riquadro del documento, clicca su Proprietà Documento (tipicamente a destra), quindi seleziona Proprietà Avanzate.

Nella finestra di dialogo Proprietà Avanzate che appare, passa alla scheda Statistiche. Qui, il campo Ultima modifica da: mostra il nome dell'utente che ha salvato per ultimo il file. Questo fornisce un punto di controllo per la proprietà o le modifiche del documento.

Se stai utilizzando Excel 2010, 2013 o una versione successiva

In Excel 2010 e versioni successive, la finestra di dialogo delle proprietà del documento è stata spostata. Per visualizzare l'ultimo utente che ha modificato il file:

Clicca sulla scheda File per accedere alla vista backstage, quindi seleziona Informazioni. Sul lato destro, nella sezione Persone Correlate, troverai il nome dell'ultimo utente che ha modificato il file modificato da.

Questo approccio è semplice e non richiede strumenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, non è possibile inserire il risultato direttamente in una cella, e l'accuratezza dipende dalla configurazione del profilo Office di ogni utente al momento del salvataggio del file. Per documenti collaborativi archiviati su un'unità condivisa o nel cloud, presta attenzione a possibili discrepanze se le copie vengono spostate o modificate al di fuori dei flussi di lavoro standard di Office.

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Inserisci il nome dell'utente che ha modificato per ultimo il workbook corrente con una funzione definita dall'utente

Se desideri inserire programmaticamente il nome dell'ultimo utente che ha modificato il file in una cella del foglio di lavoro per la creazione di report o documentazione — oppure hai bisogno che queste informazioni vengano aggiornate automaticamente o referenziate da formule — puoi creare una funzione definita dall'utente utilizzando VBA. Questo è utile in scenari in cui produci report o registri che tracciano la proprietà del file o l'attività di modifica direttamente all'interno dei tuoi set di dati. Nota che questo approccio utilizza le proprietà sottostanti del file e mostrerà l'utente "ultimo salvataggio da" in base alle impostazioni del sistema operativo e dell'applicazione Office.

Prima di iniziare, assicurati che le impostazioni macro consentano l'esecuzione del codice VBA e ricorda di salvare il tuo workbook come file abilitato per le macro (*.xlsm) per preservarne la funzionalità. Fai attenzione se condividi file contenenti macro, poiché alcuni ambienti aziendali ne limitano l'uso per ragioni di sicurezza.

1: Tieni premuti i tasti ALT + F11 per aprire la finestra dell'editor di Microsoft Visual Basic for Applications.

2: All'interno dell'editor VBA, clicca su Inserisci > Modulo. Quindi incolla il seguente codice macro nella finestra Modulo:

Codice VBA: Inserisci il nome dell'ultimo utente che ha modificato in Excel

Function LastAuthor()
LastAuthor = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Last Author")
End Function

3: Dopo aver aggiunto il codice, premi Alt + Q per chiudere l'editor VBA e tornare a Excel.

4: Seleziona la cella in cui desideri visualizzare il nome dell'ultimo utente che ha modificato e inserisci la seguente formula:

=LastAuthor()

Quindi premi Invio. Il nome dell'ultimo utente che ha salvato il workbook apparirà istantaneamente nella cella scelta. Per dimostrazione, fai riferimento a questo screenshot:

Se desideri utilizzare la funzione su altri fogli o in ulteriori celle, puoi semplicemente inserire =LastAuthor() dove necessario. Se desideri aggiornare automaticamente questo campo dopo ogni modifica, considera di combinare con gli eventi di modifica del foglio, ma tieni presente che gli aggiornamenti delle proprietà del file avvengono solo dopo il salvataggio.

Suggerimento: Se riscontri problemi con la funzione che non restituisce un valore, assicurati che il progetto VBA sia stato salvato correttamente e che l'esecuzione delle macro sia consentita nelle impostazioni di sicurezza di Excel. In casi rari, la corruzione del documento o politiche di sicurezza personalizzate potrebbero bloccare l'accesso alle proprietà del file.

Inserisci facilmente il nome utente in una cella, intestazione o piè di pagina con Kutools per Excel

Per gli utenti che cercano un approccio più user-friendly e flessibile — senza scrivere codice — Kutools per Excel offre un modo conveniente per inserire direttamente il nome utente in qualsiasi cella, o come parte di un'intestazione o piè di pagina personalizzato. Questo è particolarmente utile per standardizzare i modelli di documento, marchiare automaticamente i report o garantire che ogni stampa mostri chi ha preparato o rivisto il file.

Ecco come puoi utilizzare la funzione Inserisci informazioni del workbook in Kutools per Excel:

1. Vai su Kutools Plus > Workbook > Inserisci informazioni del workbook.

2. Nella finestra di dialogo Inserisci informazioni del workbook, configura come segue:

1). Scegli Nome utente sotto la sezione Informazioni.

2). Se desideri visualizzare il nome utente all'interno di una cella specifica del foglio di lavoro, specifica la cella desiderata nella casella Intervallo. Per intestazioni o piè di pagina, seleziona l'opzione Intestazione o Piè di pagina di conseguenza.

3). Clicca su OK per confermare e applicare le impostazioni.

Il nome utente verrà quindi inserito esattamente come specificato. L'inserimento del nome nell'intestazione o nel piè di pagina garantisce che ogni versione stampata o in PDF del tuo report visualizzi automaticamente le informazioni dell'utente, migliorando la tracciabilità e la responsabilità.

Questo metodo è semplice e riduce considerevolmente gli errori di modifica manuale. Kutools per Excel funziona perfettamente con le versioni recenti di Excel e fornisce una scorciatoia efficiente per le attività quotidiane di gestione del workbook.

Se riscontri incongruenze utilizzando i metodi sopra descritti, controlla le impostazioni utente del sistema, le politiche di salvataggio dei documenti e i permessi del workbook. Durante la risoluzione dei problemi, assicurati che tutti gli utenti utilizzino profili Office unici e che i file abilitati per le macro siano attendibili. Per il lavoro collaborativo in ambienti come SharePoint o OneDrive, la sincronizzazione delle proprietà può occasionalmente subire ritardi.

In sintesi, che tu abbia bisogno di una semplice visualizzazione dei nomi degli ultimi utenti che hanno modificato un file per scopi di audit o di un'inserimento automatico e senza interruzioni nei report, Excel offre diverse strade per raggiungere questo obiettivo — dalle proprietà integrate, al VBA, agli add-in di terze parti come Kutools per Excel, e attraverso soluzioni parziali con formule. Scegli sempre il metodo che meglio si adatta ai requisiti del tuo flusso di lavoro e alle politiche organizzative.