Come ottenere e inserire il Data di modifica Nome utente in Excel?
Negli ambienti collaborativi o quando si gestiscono file aggiornati frequentemente, è spesso fondamentale identificare quale utente ha modificato un determinato file Excel e quando. Tracciare il nome utente insieme alla data di modifica aiuta a gestire il controllo delle versioni, semplifica le verifiche di audit e consente di comprendere meglio i flussi di lavoro del team. Questo articolo presenta diversi metodi efficaci per visualizzare e inserire automaticamente il nome dell’utente e la data di modifica in Excel, sia per una semplice consultazione che per integrare direttamente queste informazioni in celle, intestazioni o piè di pagina del foglio di lavoro.
Ottenere il Data di modifica Nome utente di Foglio di lavoro corrente in Excel
Inserire il Data di modifica Nome utente di Foglio di lavoro corrente con una funzione definita dall'utente
Inserire facilmente il Nome utente in una cella, nell'intestazione o nel piè di pagina con Kutools per Excel
Ottenere il Data di modifica Nome utente di Foglio di lavoro corrente in Excel
Excel memorizza automaticamente alcune proprietà del documento, tra cui il nome utente dell’ultima persona che ha salvato il foglio di lavoro corrente. È possibile accedere e visualizzare queste informazioni direttamente dall’interfaccia di Excel, sebbene i passaggi da seguire varino a seconda della versione in uso.
Questo metodo permette di confermare la data di modifica dell’utente senza alterare il contenuto del documento, risultando ideale per audit rapidi o per tracciare l’utilizzo del file, soprattutto quando più persone lavorano sullo stesso documento. Si noti che il nome utente visualizzato dipende dal profilo utente del computer e dalle impostazioni di Office: una configurazione errata del sistema potrebbe restituire valori imprevisti.
Se si utilizza Excel 2007
Per scoprire chi ha Data di modifica la cartella di lavoro in Excel 2007, seguire questi passaggi:
Fare clic sul Pulsante Office > Prepara > Proprietà.
Questa azione apre un riquadro delle informazioni sul documento sopra il foglio di lavoro. Nel nuovo riquadro, fai clic su Proprietà documento (in genere a destra), quindi seleziona Proprietà avanzate.
Nella finestra di dialogo Proprietà avanzate visualizzata, passare alla scheda Statistiche. Qui, il campo Ultimo salvataggio effettuato da: mostra il nome utente della persona che ha salvato per ultima il file. Questo fornisce un punto di verifica per la proprietà o le modifiche apportate al documento.
Se si utilizza Excel 2010, 2013 o una versione successiva
In Excel 2010 e versioni successive, la finestra di dialogo delle proprietà del documento è stata spostata. Per visualizzare la data di modifica dell'utente:
Fai clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage, quindi seleziona Info. Nella sezione Persone correlate, situata a destra, viene visualizzata la voce Data di modifica da seguita dal nome utente.
Questo approccio è semplice e non richiede strumenti aggiuntivi né modifiche. Tuttavia, non consente di inserire direttamente il risultato in una cella e la sua accuratezza dipende dalla configurazione del profilo Office di ciascun utente al momento del salvataggio del file. Per i documenti collaborativi archiviati su unità condivise o nel cloud, prestare attenzione a possibili discrepanze qualora le copie vengano spostate o modificate al di fuori dei normali flussi di lavoro di Office.
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Inserire l'Nome utente che ha modificato Foglio di lavoro corrente l'ultima volta con una funzione definita dall'utente
Se si desidera inserire programmaticamente il nome dell’utente e la data di modifica in una cella del foglio di lavoro per reportistica o documentazione — oppure se tali informazioni devono essere aggiornate automaticamente o referenziate da formule — è possibile creare una funzione definita dall’utente tramite VBA. Questo approccio risulta particolarmente utile quando si generano report o registri che tracciano direttamente nei dati la proprietà del file o l’attività di modifica. Si noti che la soluzione si basa sulle proprietà sottostanti del file e visualizzerà l’utente “ultimo a salvare” in base alle impostazioni del sistema operativo e dell’applicazione Office.
Prima di iniziare, assicurati che le impostazioni delle macro consentano l'esecuzione del codice VBA e ricorda di salvare la cartella di lavoro come file abilitato alle macro (*.xlsm) per preservarne tutte le funzionalità. Fai attenzione quando condividi file contenenti macro: alcuni ambienti aziendali ne limitano l’uso per motivi di sicurezza.
1: Tieni premuti i tasti ALT + F11 per aprire la finestra dell'editor Microsoft Visual Basic, Applications Edition.
2: Nell'editor VBA, fai clic su Inserisci > Modulo. Incolla quindi il seguente codice macro nella finestra del modulo:
Codice VBA: Inserire Data di modifica Nome utente in Excel
Function LastAuthor()
LastAuthor = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Last Author")
End Function
3: Dopo aver aggiunto il codice, premere Alt+Q per chiudere l'editor VBA e tornare a Excel.
4: Selezionare la cella in cui si desidera visualizzare il Data di modifica Nome utente e inserire la seguente formula:
=LastAuthor()
Quindi premere Invio. Il nome utente dell’ultima persona che ha salvato la cartella di lavoro apparirà immediatamente nella cella selezionata. A titolo dimostrativo, fare riferimento a questa schermata:
Per utilizzare la funzione su altri fogli o in altre celle, basta digitare =LastAuthor() dove serve. Se si desidera aggiornare automaticamente questo campo dopo ogni modifica, è possibile combinarlo con gli eventi di modifica del foglio di lavoro, tenendo presente che le proprietà del file vengono aggiornate soltanto al salvataggio.
Suggerimento: Se la funzione non restituisce un valore, assicurati che il progetto VBA sia stato salvato correttamente e che l'esecuzione delle macro sia consentita nelle impostazioni di sicurezza di Excel. In rari casi, la corruzione del documento o criteri di sicurezza personalizzati potrebbero impedire l'accesso alle proprietà del file.
Inserire facilmente il Nome utente in una cella, nell'intestazione o nel piè di pagina con Kutools per Excel
Per gli utenti che cercano un approccio più intuitivo e flessibile—senza dover scrivere codice—Kutools per Excel offre un modo pratico per inserire il nome utente direttamente in qualsiasi cella o come parte di un'intestazione o di un piè di pagina personalizzati. Questa funzione è particolarmente utile per standardizzare i modelli di documento, applicare automaticamente il branding ai report o garantire che ogni stampa indichi chi ha preparato o revisionato il file.
Ecco come utilizzare la funzione Inserisci informazioni del foglio di lavoroin Kutools per Excel:
1. Passa a KUTOOLS PLUS > Cartella di lavoro > Inserisci informazioni del foglio di lavoro.
2. Nella finestra di dialogo Inserisci informazioni del foglio di lavoro, procedi come segue:
1). Scegliere Nome utente nella sezione Informazioni.
2). Se desideri visualizzare il nome utente all'interno di una cella specifica del foglio di lavoro, indica la cella desiderata nella casella Intervallo. Per inserirlo nelle intestazioni o nei piè di pagina, seleziona rispettivamente l'opzione Intestazione o Piè di pagina.
3). Fare clic su OK per confermare e applicare le impostazioni.
Il nome utente verrà quindi inserito esattamente come specificato. Includendolo nell’intestazione o nel piè di pagina, ogni versione stampata o in PDF del report mostrerà automaticamente le informazioni sull’utente, garantendo maggiore tracciabilità e responsabilità.
Questo metodo è semplice e riduce drasticamente gli errori legati alla modifica manuale. Kutools per Excel è perfettamente compatibile con le versioni più recenti di Excel e offre una scorciatoia efficiente per gestire al meglio le attività quotidiane relative alle cartelle di lavoro.
Se desidera provare gratuitamente (30 giorni) questa utility, faccia clic qui per scaricarla, quindi segua la procedura illustrata nei passaggi sopra.
In caso di incongruenze con i metodi sopra descritti, verificare le impostazioni utente del sistema, le politiche di salvataggio dei documenti e le autorizzazioni della cartella di lavoro. Durante la risoluzione dei problemi, assicurarsi che tutti gli utenti utilizzino profili Office univoci e che i file abilitati alle macro siano considerati attendibili. Nell’ambito del lavoro collaborativo su piattaforme come SharePoint o OneDrive, la sincronizzazione delle proprietà potrebbe occasionalmente subire lievi ritardi.
In sintesi, che tu abbia bisogno di una semplice visualizzazione di “Data di modifica – Nome utente” per scopi di audit o richieda un’inserzione automatica e senza interruzioni nei report, Excel offre molteplici soluzioni per raggiungere questo obiettivo: dalle proprietà integrate al VBA, fino ad aggiunte di terze parti come Kutools per Excel e soluzioni parziali basate su formule. Scegli sempre il metodo più adatto alle tue esigenze operative e alla policy aziendale.
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