Come creare e utilizzare modelli in Outlook?

Author: Siluvia Last Modified: 2025-08-06

Se componi frequentemente email simili, riscrivere manualmente lo stesso contenuto può essere dispendioso in termini di tempo e inefficiente. I modelli di email integrati di Outlook ti consentono di salvare e riutilizzare messaggi comunemente usati, aiutandoti a ottimizzare il tuo flusso di lavoro, ridurre i compiti ripetitivi e mantenere la coerenza nelle tue comunicazioni. Tuttavia, per un'esperienza più rapida e fluida, Kutools per Outlook offre una funzionalità avanzata di AutoTesto che semplifica la gestione dei modelli, permettendo inserimenti rapidi, una migliore organizzazione e un accesso senza sforzo ai contenuti salvati.

Creare e utilizzare modelli nell'invio di email in Outlook (Manuale e Dispendioso in termini di tempo)

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Creare e utilizzare modelli nell'invio di email in Outlook

Se invii frequentemente email simili, Outlook ti consente di creare modelli di email per risparmiare tempo e mantenere la coerenza. Tuttavia, l'utilizzo di questi modelli richiede diversi passaggi, rendendo il processo meno efficiente per gli utenti frequenti. Di seguito viene spiegato come creare e utilizzare manualmente i modelli in Outlook.

Passo 1: Creare un modello di email di Outlook

1. Apri Outlook e clicca su Home > Nuova Email per comporre una nuova email.

the screenshot of composing a new email

2. Inserisci il contenuto dell'email che desideri salvare come modello.

3. Una volta finito, clicca su File > Salva con nome.

the screenshot of the Save As option

4. Nella finestra di dialogo Salva con nome, scegli una cartella (per impostazione predefinita, i modelli vengono salvati in: C:\Users\IlTuoNomeUtente\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\), assegna un nome al file e seleziona Modello di Outlook (*.oft) dal menu a discesa Tipo file.

the screenshot of the Save As dialog box

5. Clicca su Salva per memorizzare il modello.

Passo 2: Utilizzare il modello di email di Outlook

1. Nella scheda Home, clicca su Nuovi Elementi > Altri Elementi > Scegli Formulario.

the screenshot of the Choose Form option

2. Nella finestra di dialogo Scegli Formulario, procedi come segue:

1). Nel menu a discesa Cerca in, seleziona Modelli Utente nel File System.
2). Individua e seleziona il modello che hai creato in precedenza.
3). Clicca su Apri.

the screenshot of the Choose Form dialog

3. Effettua le modifiche necessarie, aggiungi i destinatari e invia l'email.

💡 Suggerimento: I modelli di Outlook funzionano solo per le nuove email. Per inserire un modello in una risposta o inoltrare, devi copiare e incollare manualmente il contenuto.

Limitazioni del metodo dei modelli integrati di Outlook:

❌ Inefficiente per uso frequente: Troppi passaggi per gli utenti che si affidano quotidianamente ai modelli.
❌ Nessun inserimento con un clic: I modelli non possono essere inseriti con un solo clic.
❌ Non utilizzabile in risposte/inoltro: I modelli di Outlook funzionano solo per le nuove email, richiedendo copia e incolla manuale per le risposte.
❌ Aggiornamenti dispendiosi in termini di tempo: L'aggiornamento di un modello richiede la modifica separata del file salvato.
❌ Scarsa organizzazione: Nessun modo strutturato per categorizzare o gestire i modelli.

Se vuoi un modo più veloce e user-friendly per creare e inserire modelli, Kutools per Outlook offre una soluzione più efficiente.

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Mentre la funzione di modello integrata di Outlook è utile, richiede diversi passaggi ogni volta che devi inserire un modello. Kutools per Outlook semplifica il processo con la sua funzionalità AutoTesto, permettendoti di salvare, organizzare e inserire modelli di email con un solo clic. Questo lo rende la soluzione ideale per gli utenti che inviano frequentemente email ripetitive e hanno bisogno di un approccio più veloce e intuitivo.

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1. Apri Outlook, quindi clicca su Kutools > Biblioteca di risorse per aprire il Riquadro AutoTesto di Kutools sul lato destro della finestra di Outlook.

the screenshot of the Kutools Pane

2. Seleziona il contenuto nel corpo del messaggio che desideri salvare come modello. Poi, clicca sul pulsante Aggiungi.

the screenshot of the Add button

3. Nella finestra di dialogo Nuovo AutoTesto:

1). Inserisci un nome per il tuo modello nel campo Nome.
2). Scegli una categoria dal menu a discesa Categoria per una migliore organizzazione. (Puoi anche creare una nuova categoria cliccando "Nuova Categoria.")
3). Clicca su Aggiungi per salvare il modello.

the screenshot of the New AutoText dialog box

4. Il modello è ora memorizzato nel riquadro AutoTesto. Ogni volta che devi inserirlo in un'email, basta cliccare sulla voce salvata e verrà aggiunto istantaneamente alla tua email.

the screenshot of showing the template is now stored in the AutoText pane

Perché usare la funzionalità AutoTesto di Kutools per Outlook?

✅ Inserimento con un clic: Inserisci istantaneamente modelli in nuove email, risposte o inoltri con un solo clic.
✅ Funziona ovunque: A differenza del metodo predefinito di Outlook, puoi utilizzare i modelli in risposte e inoltri senza passaggi extra.
✅ Migliore organizzazione: Categorizza i modelli per un recupero rapido invece di scorrere una lunga lista.
✅ Pannello di accesso rapido: Visualizza e inserisci modelli direttamente dal Riquadro Kutools—non è necessario sfogliare i file.

Nota: Per applicare la funzionalità AutoTesto di Kutools per Outlook, prima di tutto, dovresti scaricare e installare Kutools per Outlook.

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