Come creare riunioni, appuntamenti o email ricorrenti in Outlook?

La gestione di riunioni, appuntamenti ed email regolari può essere semplificata utilizzando la funzione «Ricorrenza» in Outlook. Questa funzionalità è particolarmente utile per eventi che si ripetono su base settimanale, mensile o annuale. In questa guida ti mostreremo come configurare appuntamenti, riunioni ed email ricorrenti, evitando di doverli inserire manualmente ogni volta.

Creare riunioni e appuntamenti ricorrenti in Outlook

Creare Invio periodico in Outlook

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Creare riunioni e appuntamenti ricorrenti in Outlook

Per la ricorrenza degli appuntamenti:

1. Assicurati di essere nella sezione «Calendario» di Outlook. Crea il tuo appuntamento facendo clic su «Home» > «Appuntamento». Vedi screenshot:

2. Componi il tuo appuntamento, quindi clicca sul pulsante «Ricorrenza».

3. Si aprirà la finestra di dialogo «Ricorrenza appuntamento». Scegli l’«ora», il «modello» e l’«intervallo» perfetti per la tua ricorrenza, quindi clicca su «OK».

4. Ora clicca su «Salva e chiudi» per salvare l’appuntamento e uscire dalla finestra di dialogo.

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Per la ricorrenza delle riunioni:

1. Assicurati di essere nella sezione «Calendario» di Outlook. Crea il tuo incontro facendo clic su «Home» > «Incontro». Vedi screenshot:

2. Inserisci le informazioni della riunione, quindi fai clic sul pulsante «Ricorrenza». Vedi screenshot:

3. Si aprirà la finestra di dialogo «Ricorrenza appuntamento». Seleziona l’«ora», il «modello» e l’«intervallo» perfetti per la tua ricorrenza, quindi fai clic su «OK».

4. Dopo aver impostato la ricorrenza, completa tutti gli altri dettagli della riunione e fai clic su «Invia» per inviare l’invito a tutti i partecipanti. La tua riunione ricorrente è ora pianificata: i partecipanti riceveranno una notifica per ogni appuntamento.

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Creare Invio periodico in Outlook

Hai spesso la necessità di inviare la stessa email a intervalli regolari? Che si tratti di una relazione settimanale, promemoria mensili o persino aggiornamenti quotidiani, compilare e inviare manualmente questi messaggi può rivelarsi non solo dispendioso in termini di tempo, ma anche soggetto a errori. Con «Kutools per Outlook», automatizzare il processo è semplice grazie alla funzione «Invio periodico».

Passaggio 1. Installa «Kutools per Outlook», quindi fai clic su «Kutools» > «Invio periodico».

Passaggio 2. Nella finestra di dialogo visualizzata, fai clic sul pulsante «Nuovo» per creare un nuovo invio periodico.

Passaggio 3. Si aprirà una nuova finestra. Componi il messaggio email inserendo destinatari, oggetto e corpo del messaggio, quindi fai clic sul pulsante «Ricorrenza».

Passaggio 4. Configura le impostazioni di ricorrenza nella finestra di dialogo «Ricorrenza»:

1. Imposta l’«ora» in cui desideri che l’email venga inviata.
2. Seleziona il «Modello di ricorrenza» (giornaliero, settimanale, mensile o annuale) più adatto al tuo programma.
3. Definisci l'intervallo di ricorrenza specificando la data di inizio e, se necessario, la data di fine.

Passaggio 5. Fai clic su «OK» per chiudere la finestra di dialogo «Ricorrenza», quindi torna alla finestra di composizione dell'email e seleziona «Salva e chiudi».

L’invio periodico verrà ora effettuato automaticamente alla data e all’ora da te impostate.