Come inviare e-mail personalizzate in massa con Outlook?

A volte è necessario creare messaggi personalizzati per più destinatari e inviarli tutti in massa per risparmiare tempo. Come si fa a inviare e-mail in massa con Outlook? Le istruzioni seguenti ti mostreranno come inviare e-mail personalizzate in massa direttamente da Outlook.

Invia e-mail personalizzate in massa utilizzando la funzione di unione e-mail in Outlook

Invia e-mail personalizzate in massa con Kutools per Outlook

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Invia e-mail personalizzate in massa utilizzando la funzione di unione e-mail in Outlook

1. In Outlook, passa alla visualizzazione «Contatti», quindi fai clic su «Visualizza» > «Cambia visualizzazione» > «Telefono», come mostrato nello screenshot seguente.

2. Tieni premuto il tasto «Ctrl» per selezionare più contatti a cui inviare le e-mail.

3. Vai alla scheda «Home», fai clic su «Mail Merge» nel gruppo «Actions». Vedi lo screenshot:

4. Nella finestra di dialogo «Unione corrispondenza contatti», procedi come indicato di seguito:

• 4,1) Nella sezione «Contacts», mantieni selezionata l'opzione «Only selected contacts»;
• 4,2) Nella sezione «Fields to merge», mantieni selezionata l'opzione «Tutti i campi contatto»;
• 4,3) Nella sezione «Document file», seleziona l'opzione «New document»;
• 4,4) Nella sezione «Merge option»:

• 4,5) Fai clic sul pulsante «OK».

5. Si aprirà quindi un nuovo documento Microsoft Word. Fai clic su «Corrispondenza» > «Riga di saluto» nel documento.

6. Nella finestra di dialogo «Insert Greeting Line», puoi personalizzare il formato della riga di saluto e visualizzarne un'anteprima direttamente dalla tua lista di destinatari. Clicca quindi su «OK».

7. Il campo della riga di saluto viene quindi inserito nel documento. Ora componi il corpo dell’e-mail: tutti i destinatari riceveranno lo stesso contenuto. Vedi lo screenshot:

Suggerimenti: Puoi inserire contenuti nell’e-mail facendo clic su «Mailings» > «Insert Merge Field», quindi selezionando il campo appropriato dall’elenco.
Assicurati che il «Merge Field» inserito corrisponda a informazioni presenti nel profilo dei tuoi contatti in Outlook. In caso contrario, componi manualmente il contenuto dell’e-mail, come descritto nel metodo 7 riportato sopra.

8. Dopo aver composto l’e-mail, fai clic su «Finish & Merge» > «Send E-mail Message».

9. Quando appare la finestra di dialogo «Merge to E-mail», fai clic su «OK» per inviare le e-mail in massa.

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Invia e-mail personalizzate in massa con Kutools per Outlook

Con Kutools per Outlook installato, questa operazione non è mai stata così semplice.

Aggiungi un saluto a tutte le e-mail destinate all'invio ogni volta che crei, rispondi o inoltri

Fai clic sulla scheda «Kutools», quindi seleziona «Options». Nella finestra di dialogo che si apre, vai alla scheda «Reply» e attiva l’opzione «Add greeting when create, reply to and forward an email». Puoi personalizzare il saluto in base alle tue esigenze. Concludi facendo clic su «OK» per salvare le impostazioni.

Ora, ogni volta che crei, rispondi o inoltri un’e-mail, un saluto personalizzato verrà inserito automaticamente all’inizio del messaggio.

Invia singolarmente e-mail a destinatari multipli

Nella scheda «Kutools», seleziona «Invia separatamente»: si aprirà una finestra per comporre il messaggio.

Fai quindi clic sul pulsante «SP To»: si aprirà la finestra «Select Names». Tieni premuto il tasto «Ctrl» per selezionare i contatti a cui desideri inviare l’e-mail, quindi clicca nuovamente su «SP To» per aggiungerli al campo corrispondente. Infine, fai clic su «OK».

Componi il corpo dell’e-mail, quindi clicca su «Invia».

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