Come si aggiunge e crea una carta intestata in Outlook?

Inviare messaggi email semplici può talvolta portare i destinatari a trascurare o leggere velocemente il contenuto, specialmente in caselle di posta affollate. L’utilizzo di una carta intestata consente di personalizzare l’aspetto e la sensazione dei propri messaggi, facendoli risaltare e aumentando la probabilità che vengano letti attentamente. Che si tratti di un modello professionale per la corrispondenza quotidiana o di un design festivo per un’occasione speciale, Outlook offre diversi metodi flessibili per creare e applicare carte intestate. Di seguito sono riportate istruzioni pratiche passo dopo passo per la creazione di una carta intestata personalizzata e indicazioni su come utilizzarla per tutti i messaggi email o solo per uno specifico, in base alle proprie esigenze comunicative.

Crea una nuova carta intestata per i messaggi email

Aggiungi e applica una carta intestata a tutti i messaggi email

Aggiungi e applica una carta intestata a un singolo messaggio email

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Crea una nuova carta intestata per i messaggi email

Outlook include una libreria integrata di carte intestate, ma a volte nessuna delle opzioni disponibili rispecchia lo stile o il branding desiderato per le proprie email. Creare una carta intestata personalizzata consente di controllare ogni aspetto del design—caratteri, colore di sfondo, immagini e altre formattazioni—in base alle proprie preferenze o ai requisiti aziendali. I passaggi seguenti illustrano come creare e salvare la propria carta intestata in Microsoft Outlook.

1. Iniziare creando un messaggio Nuova Email in Outlook. Qui è possibile progettare il layout regolando caratteri, colori, Inserisci immagine o loghi e impostando altri attributi di formattazione. Questo messaggio servirà da modello per la carta intestata, quindi configurare tutte le proprietà desiderate prima di procedere.

2. Una volta completato il design dell’email, fai clic sul menu «File» nell’angolo in alto a sinistra e seleziona «Salva con nome».

3. Nella finestra di dialogo Salva con nome che compare, specifica la cartella corretta per l’archiviazione delle carte intestate. Per farlo, fai clic sulla barra degli indirizzi, copia e incolla «%appdata%\microsoft\stationery» nella casella e premi «Invio» sulla tastiera. Verrai portato direttamente alla cartella delle carte intestate di Outlook, come illustrato di seguito:

4. Successivamente, inserire un nome univoco e riconoscibile per la nuova carta intestata nel campo «Nome file:». È utile utilizzare un nome descrittivo per poterla identificare e selezionare facilmente in seguito.

5. Nel menu a discesa «Specifica formato di salvataggio:», seleziona HTML (*.htm; *.html). Scegliendo il formato HTML, assicuri che stili e immagini aggiunti vengano visualizzati correttamente ogni volta che utilizzi la carta intestata.

6. Infine, fare clic sul pulsante «Salva». È ora possibile chiudere la finestra del messaggio originale. Il modello di carta intestata appena creato è stato salvato nella libreria di Outlook e sarà disponibile per utilizzi futuri.

Suggerimenti e promemoria aggiuntivi:

• Quando si progetta una carta intestata personalizzata, evita di utilizzare immagini eccessivamente grandi o formattazioni complesse, che potrebbero compromettere le prestazioni dell’email o la sua corretta visualizzazione da parte dei destinatari.
• Se desideri che la tua carta intestata personalizzata sia disponibile su altri dispositivi o per altri profili di Outlook, assicurati di copiare il file .htm nella cartella dedicata alle carte intestate oppure di condividerlo con gli utenti interessati.
• Tenere presente che la carta intestata funziona meglio per le email HTML; le email in formato semplice Formato testo non mostreranno Colore di Sfondo né immagini.

Salva o esporta più email in altri formati di file (PDF/HTML/WORD/EXCEL) in Outlook

Occasionalmente potrebbe essere necessario salvare o esportare email da Outlook in un altro formato, come PDF, Word o Excel, per backup, condivisione o conformità. Le funzioni integrate di Outlook, “Salva con nome” ed “Esporta”, non consentono l’esportazione in batch in più formati. Con la funzione "Save as file"Con Kutools per Outlook, puoi esportare in modo rapido ed efficiente più email contemporaneamente nella cartella desiderata e in diversi formati, semplificando notevolmente un’operazione altrimenti ripetitiva.

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Aggiungi e applica una carta intestata a tutti i messaggi email

Applicare una carta intestata a ogni messaggio in uscita aiuta a mantenere un aspetto coerente, rafforzare il branding aziendale o semplicemente aggiungere un tocco personale. Outlook ti permette di impostare una carta intestata predefinita, così che tutti i nuovi messaggi, le risposte e gli inoltri includano automaticamente il design selezionato.

1. Per iniziare, devi modificare le impostazioni di Outlook accedendo alla finestra di dialogo Opzioni. Il metodo varia a seconda della versione di Outlook:

• Per Outlook 2010 o 2013, fai clic su «File» nella barra degli strumenti, quindi seleziona «Opzioni» dal riquadro sinistro.
• Se utilizzi Outlook 2007, vai su «Strumenti» nella barra dei menu e seleziona «Opzioni».

2. Ora, nella finestra Opzioni di Outlook, individua e fai clic sul pulsante «Carte intestate e caratteri»:

• Outlook 2010 / 2013: fai clic su «Posta» nel menu a sinistra, quindi individua «Carte intestate e caratteri» nella sezione «Componi messaggi».
• Outlook 2007: nella scheda «Formato messaggio», individuare «Carte intestate e caratteri» nella sezione dedicata.

3. Nella finestra di dialogo «Firme e carte intestate», sfogliare i temi disponibili facendo clic su «Tema» e personalizzare i caratteri utilizzando i pulsanti «Carattere». Ciò consente di specificare uno stile sia per i nuovi messaggi che per le risposte e gli inoltri.

Nota: se si seleziona un tema per la nuova email HTML nell’area «Tema o carta intestata per i nuovi messaggi email HTML» e si sceglie «Usa carattere del tema», i pulsanti «Carattere» per i nuovi messaggi e per le sezioni di risposta/inoltro verranno disattivati e non potranno essere personalizzati. In questo caso, verranno applicate esclusivamente le impostazioni di carattere fornite dal tema selezionato.

4. Fare clic su «OK» per confermare le selezioni e chiudere le finestre di dialogo. Tutte le email appena composte, le risposte e i messaggi inoltrati utilizzeranno automaticamente la carta intestata selezionata, assicurando coerenza nel design senza dover formattare manualmente ogni singolo messaggio.

Suggerimenti utili e promemoria:

• Se cambi idea o desideri modificare la carta intestata in un secondo momento, basta ripetere questi passaggi: puoi selezionare un altro tema o tornare a «Nessun tema» in qualsiasi momento.
• La carta intestata viene applicata esclusivamente alle email composte in formato HTML. Se si utilizzano testo normale o RTF, alcune caratteristiche visive non verranno visualizzate.
• Se alcuni elementi della carta intestata, come immagini o colori, non vengono visualizzati dai destinatari, controllate le loro impostazioni email: alcuni client bloccano automaticamente le immagini esterne.

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Aggiungi e applica una carta intestata a un singolo messaggio email

Può capitare che solo un messaggio specifico richieda una formattazione speciale—ad esempio auguri natalizi, inviti a eventi o altre corrispondenze occasionali. Outlook permette di selezionare e utilizzare una carta intestata per una singola email, consentendo di personalizzare la presentazione senza influire sui messaggi predefiniti.

1. Prima di iniziare, assicurati che l’interfaccia principale di Outlook sia impostata sulla vista Posta. Passa rapidamente alla vista Posta facendo clic sull’icona «Posta» nella barra di navigazione inferiore per accedere subito alle tue cartelle e alle opzioni di composizione.

Per Outlook 2010/2013, vai alla scheda «Home», fai clic su «Nuovi elementi», seleziona «Messaggio di posta elettronica usando» e poi scegli «Altre carte intestate». Si aprirà la finestra di selezione delle carte intestate.

Se si utilizza Outlook 2007, selezionare «Azioni» nel menu superiore, quindi scegliere «Nuovo messaggio di posta usando» e infine «Altre carte intestate».

2. Nella finestra di dialogo «Tema o carta intestata», sfoglia le opzioni disponibili nell’elenco «Scegli un tema:», visualizza in anteprima i modelli per individuare quello più adatto al contesto del messaggio e fai clic su «OK» dopo aver selezionato la carta intestata desiderata.

3. Si aprirà una finestra Nuova Email con la carta intestata selezionata già applicata. Componi il messaggio come di consueto e invialo al destinatario.

Se desideri utilizzare qui uno dei modelli di carta intestata personalizzati creati in precedenza, ti basta selezionarlo dall’elenco in questa finestra di dialogo.

Promemoria aggiuntivi:

• È possibile utilizzare carte intestate diverse per messaggi diversi, assicurando che ogni comunicazione abbia un tema perfettamente adeguato.
• Se una scelta di carta intestata non appare come previsto, verificare di aver selezionato il formato corretto e di aver effettuato l’anteprima prima di comporre il messaggio.
• L’opzione di utilizzare una carta intestata per singoli messaggi non è disponibile durante la risposta o l’inoltro; si applica solo ai Nuova Email.