Tre metodi per trovare gli allegati in base alle dimensioni in Outlook

Gestire gli allegati in Microsoft Outlook può diventare complicato, soprattutto quando si devono identificare quelli di grandi dimensioni per liberare spazio di archiviazione o migliorare l’organizzazione delle email. Fortunatamente, Outlook offre funzionalità che permettono di cercare i messaggi in base alle dimensioni. Filtrando le email per dimensione, puoi individuare rapidamente quelle con allegati voluminosi. Ecco come procedere passo dopo passo:

Trova allegati per dimensione utilizzando:

• La nuova funzione Cartella di ricerca: effettua ricerche all'interno di un singolo account, anche se potrebbe mancare di precisione
• Gestore allegati di Kutools per Outlook: una soluzione flessibile per cercare tra più account.
• La cartella di ricerca personalizzata: adatta per ricerche su un singolo account, ma leggermente più complessa da configurare

Trova allegati per dimensione utilizzando la nuova funzione Cartella di ricerca

Questo metodo ti permette di creare una cartella di ricerca che raggruppa tutti i messaggi con allegati nella cartella Con allegato. Puoi quindi filtrare gli allegati per Dimensione email all'interno di questa cartella.

Passo 1. Fai clic su «Cartella» > «Nuova cartella di ricerca».

Passo 2. Nella finestra di dialogo «Nuova cartella di ricerca»,

1. Seleziona e evidenzia “Posta con allegati” nella sezione “Seleziona una cartella di ricerca”.

2. Seleziona un account email dall’elenco a discesa “Cerca posta in:”.

3. Fai clic sul pulsante «OK».

Viene quindi visualizzata una cartella denominata «Con allegato» nell'elenco delle cartelle di Navigazione.

Passo 3. Nella barra di ricerca in alto in Outlook, digita la query di ricerca, ad esempio «dimensione:>2MB», quindi premi Invio.

Outlook filtra e visualizza tutte le email nella cartella selezionata che superano la dimensione specificata.

Passo 4. Apri le email nei risultati della ricerca per visualizzare e gestire gli allegati.

Trova allegati per dimensione utilizzando Kutools per Outlook’s Gestore allegati

Se cerchi un modo efficiente, flessibile e semplice per trovare allegati in base alle dimensioni su più account in Outlook, il «Gestore allegati» di «Kutools per Outlook» è la soluzione perfetta per te.

Passo 1. Dopo aver installato Kutools per Outlook, fai clic su «KUTOOLS PLUS» > «Gestione».

Passo 2. Nella finestra di dialogo «Gestore allegati», seleziona le cartelle in cui desideri cercare gli allegati e fai clic su «OK».

Nella finestra vengono quindi visualizzati tutti i messaggi che contengono allegati.

Passo 3. Seleziona «Dimensione (KB)» dal primo elenco a discesa della sezione Ambito di ricerca, quindi imposta le condizioni di filtro e premi il tasto «Invio».

Kutools mostra quindi tutte le email con allegati che rispondono ai tuoi criteri.

Passo 4. Fai clic con il tasto destro su un messaggio nei risultati filtrati per aprirlo, oppure fai clic con il tasto destro su un allegato per scegliere l’azione da applicare all’allegato selezionato.

Oltre al filtro per dimensione, puoi filtrare gli allegati anche in base al nome, all’oggetto o all’ora di ricezione.

Inoltre, puoi salvare, eliminare o comprimere gli allegati in blocco direttamente dall’elenco, in modo semplice e veloce.

Trova allegati per dimensione utilizzando la cartella di ricerca personalizzata

In Outlook puoi creare anche una cartella di ricerca personalizzata per raggruppare i messaggi con allegati di dimensioni specifiche.

Passo 1. Fai clic su «Cartella» > «Nuova cartella di ricerca».

Passo 2. Nella finestra di dialogo «Nuova cartella di ricerca»,

1. Dal menu a discesa «Cerca posta in», scegli l’account in cui desideri cercare gli allegati.

2. Nella casella «Seleziona una cartella di ricerca», scegli l'opzione «Crea una cartella di ricerca personalizzata».

3. Quindi, fai clic sul pulsante «Scegli».

Passo 3. Nella finestra di dialogo «Cartella di ricerca personalizzata», assegna un nome alla nuova cartella e fai clic sul pulsante «Criteri».

Passo 4. Vai alla scheda «Altre opzioni», seleziona la casella «Solo elementi con» e scegli «uno o più allegati» dal menu a discesa. Imposta quindi le condizioni di filtro relative alle dimensioni in base alle tue esigenze.

Passaggio 5. Fare clic su «OK» per chiudere tutte le finestre di dialogo. Verrà visualizzata una nuova cartella contenente tutti i messaggi con allegati di dimensioni comprese tra 2000 e 3000 KB nell'account specificato.

Seguendo questi metodi, puoi individuare in modo efficiente le email con allegati di grandi dimensioni in Outlook, risparmiando tempo, ottimizzando la tua casella di posta e mantenendo un’organizzazione delle email sempre sotto controllo.