Come rispondere in massa a più messaggi o a tutti i messaggi contemporaneamente in Outlook?

È possibile impostare una regola per rispondere in massa a tutti i messaggi presenti contemporaneamente in una cartella specifica.

Parte 1: creare un messaggio Nuova Email e salvarlo come modello di Outlook

1. Innanzitutto, crea una nuova cartella e spostaci tutti i messaggi a cui desideri rispondere in massa con lo stesso contenuto.

2. Crea una nuova email con il contenuto della risposta desiderata. (Nota: inserisci il testo nel campo Oggetto, ma lascia vuoto il campo «A»). Vedi lo screenshot:

3. Dopo aver composto la nuova email, fai clic su «File» > «Salva con nome».

4. Nella finestra di dialogo «Salva con nome», digita il nome del file nel campo «Nome file». Per impostazione predefinita, il nome del file corrisponderà all’oggetto dell’email. Quindi, seleziona «Modello di Outlook» dal menu a discesa «Specifica formato di salvataggio». Infine, fai clic sul pulsante «Salva».

Nota: se scegli «Modello di Outlook» dal menu a discesa «Specifica formato di salvataggio», il file verrà salvato automaticamente nella cartella «Modelli». Non modificare la cartella di destinazione.

5. Al ritorno alla finestra «Messaggio», fai clic sul pulsante «Chiudi» per chiuderla.

6. Quando appare la finestra di avviso di Outlook, fare clic sul pulsante «No». Consultare lo screenshot:

Parte 2: Nuova Regola per il modello

Ora devi creare una nuova regola per questo modello.

7. Apri la finestra di dialogo «Regole e avvisi».
A. In Outlook 2007, fai clic su «Strumenti» > «Regole e avvisi».
B. In Outlook 2010 e 2013, fai clic su «Regole» > «Gestisci regole e avvisi» nella scheda «Home». Vedi lo screenshot:

8. Nella finestra di dialogo «Regole e avvisi», fai clic sul pulsante «Nuova regola» nella scheda «Regole posta elettronica».

9. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo «Guida per le regole», vai alla sezione «Inizia da una regola vuota» e seleziona «Applica regola ai messaggi ricevuti», quindi fai clic sul pulsante «Avanti».

10. Nella finestra di dialogo successiva, «Guida per le regole», fai clic su «Avanti» per procedere al passaggio successivo. Quando appare una finestra di avviso, fai clic sul pulsante «Sì».

11. Nella finestra successiva, seleziona la casella «Rispondi utilizzando un modello specifico» al Passo 1, quindi fai clic sul testo «un modello specifico» al Passo 2. Vedi lo screenshot:

12. Nella finestra di dialogo «Seleziona un modello di risposta», procedere come segue: (1) selezionare «Modelli utente nel file system» dal menu a discesa «Cerca in»; (2) scegliere il modello salvato in precedenza; (3) fare clic sul pulsante «Apri». Vedere lo screenshot:

13. Al ritorno alla finestra di dialogo precedente, fai clic sul pulsante «Avanti».

14. Continuare a fare clic su «Avanti» fino a raggiungere l’ultima finestra di dialogo della «Guida per le regole». In questa finestra, nel Passo 1 digitare un nome per la nuova regola, nel Passo 2 deselezionare la casella «Attiva questa regola» e infine fare clic su «Fine». Vedere lo screenshot:

Nota: è possibile rinominare la regola eliminando il vecchio nome e digitandone uno nuovo nella casella di testo «Specifica un nome per questa regola».

15. Fare clic sul pulsante «OK» nella finestra di avviso successiva.

16. Al ritorno alla finestra di dialogo «Regole e avvisi», fai clic su «OK» per completare l’intera configurazione.

Parte 3: eseguire la regola per la cartella specifica

17. Riavvia l’applicazione Outlook.

18. Riaprite la finestra di dialogo «Regole e avvisi». Selezionate la regola creata in precedenza e fate clic sul pulsante «Esegui regole ora» nella scheda «Regole posta elettronica». Vedere lo screenshot:

19. Nella finestra di dialogo «Esegui regole ora», procedi come segue (vedi screenshot a destra):
(1) Seleziona la casella della regola che desideri eseguire in seguito, sotto «Seleziona le regole da eseguire»;
(2) Fai clic sul pulsante «Sfoglia» per scegliere la cartella contenente i messaggi a cui vuoi applicare l'azione in blocco.
(3) Seleziona «Tutti i messaggi» dal menu a discesa «Applica regole a».
(4) Fai clic sul pulsante «Esegui ora».

Nota: se la cartella selezionata contiene sottocartelle, assicurati di selezionare l’opzione «Includi sottocartelle».

20. Chiudere le finestre di dialogo.

Ora tutti i messaggi nella cartella specificata ricevono la stessa risposta contemporaneamente.

Come si può notare, il metodo descritto sopra richiede numerosi passaggi. Tuttavia, grazie alla funzione «Risposta in massa» di «Kutools per Outlook», è possibile rispondere facilmente e contemporaneamente a più email.

1. Andate nella cartella contenente i messaggi a cui desiderate rispondere in massa, selezionateli e fate clic su «Kutools» > «Elaborazione in Massa» > «Rispondi a una o più email selezionate utilizzando un modello» > «Crea e gestisci modello di risposta». Vedere lo screenshot:

2. Nella finestra di dialogo «Crea e gestisci Modello di risposta» che si apre, (1) fai clic sul pulsante «Aggiungi» per aggiungere un nuovo modello di risposta, (2) mantieni selezionato il nuovo modello, digita il contenuto del modello nella casella di modifica sottostante e infine (3) fai clic sul pulsante «Rispondi». Guarda lo screenshot:

Ora tutti i messaggi selezionati ricevono una risposta basata sul nuovo modello di risposta.

Nota:
(1) Per rispondere a tutte le email ricevute in una cartella specifica, apri la cartella e premi contemporaneamente i tasti «Ctrl» + «A» sulla tastiera per selezionare tutti i messaggi.
(2) Se hai già aggiunto modelli di risposta, dopo aver selezionato i messaggi puoi rispondere a tutti con un solo clic sul modello desiderato nel menu a discesa «Rispondi a più messaggi».