Come filtrare inviti/aggiornamenti/risposte alle riunioni dalle email in Outlook?
Supponiamo che tu debba trovare tutti gli inviti alle riunioni, le risposte alle riunioni e gli aggiornamenti delle riunioni tra centinaia di messaggi, come farlo rapidamente? Qui ti presenterò tre metodi per filtrare inviti/risposte/aggiornamenti delle riunioni dai messaggi email in Microsoft Outlook.
Filtra inviti/risposte/aggiornamenti delle riunioni con una cartella di ricerca personalizzata
Filtra inviti/aggiornamenti delle riunioni con una regola
Filtra inviti/risposte/aggiornamenti delle riunioni con la funzione Filtro
Filtra inviti/risposte/aggiornamenti delle riunioni con una cartella di ricerca personalizzata
La funzionalità Cartelle di Ricerca è molto utile in Microsoft Outlook e ti consente di filtrare automaticamente tutti gli inviti, le risposte e gli aggiornamenti delle riunioni da una cartella di posta specificata facilmente.
Passo 1: Passa alla visualizzazione Mail e apri una cartella di posta da cui vuoi filtrare inviti, risposte e aggiornamenti delle riunioni.
Passo 2: Clicca su "Nuova Cartella di Ricerca" nella scheda "Cartella" (o "File" > "Nuovo" > "Cartella di Ricerca" in Outlook 2007).
Passo 3: Nella finestra di dialogo Nuova Cartella di Ricerca che appare, clicca per evidenziare "Crea una cartella di ricerca personalizzata", quindi clicca il pulsante "Scegli".
Passo 4: Nella finestra di dialogo Cartella di Ricerca Personalizzata che appare, inserisci un nome per la cartella di ricerca personalizzata nella casella "Nome", quindi clicca il pulsante "Criteri".
Passo 5: Ora sei entrato nella finestra di dialogo Criteri Cartella di Ricerca, vai alla scheda "Avanzate" e:
(1) Clicca su "Campo" > "Tutti i campi degli appuntamenti" > "Durata";
(2) Clicca sulla casella "Condizione" (o "Condition") e seleziona "esiste" dall'elenco a discesa;
(3) Clicca sul pulsante "Aggiungi alla lista";
(4) Clicca sul pulsante "OK" per chiudere questa finestra di dialogo.
Passo 6: Clicca sugli altri due pulsanti "OK" per chiudere entrambe le finestre di dialogo.
Verrà creata una nuova cartella di ricerca con il filtro di tutti gli inviti, aggiornamenti e risposte alle riunioni. Inoltre, gli inviti/aggiornamenti/risposte alle riunioni verranno visualizzati automaticamente in questa cartella di ricerca se li ricevi in futuro.
Filtra inviti/aggiornamenti delle riunioni con una regola
Una regola può anche aiutarti a filtrare automaticamente tutti gli inviti e gli aggiornamenti delle riunioni da una cartella di posta specificata verso un'altra cartella in Microsoft Outlook.
Passo 1: Passa alla visualizzazione Mail e apri una cartella di posta da cui vuoi filtrare inviti e aggiornamenti delle riunioni.
Passo 2: Clicca su "Regole" > "Gestisci Regole & Avvisi" nella scheda "Home" (o "Strumenti" > "Regole e Avvisi" in Outlook 2007).
Passo 3: Nella finestra di dialogo Regole e Avvisi, clicca sul pulsante "Nuova Regola" nella scheda Regole Email.
Passo 4: Nella nuova finestra di dialogo Guida per le Regole, clicca per evidenziare "Applica regola sui messaggi che ricevo" (o "Controlla i messaggi quando arrivano" in Outlook 2007), quindi clicca il pulsante "Avanti".
Passo 5: Nella seconda finestra di dialogo della Guida per le Regole, seleziona l'opzione "che è un invito o aggiornamento di riunione", quindi clicca il pulsante "Avanti".
Passo 6: Nella terza finestra di dialogo della Guida per le Regole, vedi sotto lo screenshot:
(1) Seleziona l'opzione "spostalo nella cartella specificata";
(2) Clicca sul testo "specificata";
(3) Nella finestra di dialogo Regole e Avvisi che appare, clicca per evidenziare una cartella di posta in cui sposterai gli inviti e gli aggiornamenti delle riunioni, quindi clicca il pulsante "OK".
(4) Clicca il pulsante "Avanti".
Passo 7: Clicca il pulsante "Avanti" nella successiva finestra di dialogo della Guida per le Regole; quindi, nell'ultima finestra di dialogo della Guida per le Regole, seleziona l'opzione "Esegui questa regola ora sui messaggi già presenti nella cartella 'nome della tua cartella'" e clicca il pulsante "Fine".
Passo 8: Chiudi la finestra di dialogo Regole e Avvisi cliccando il pulsante "OK".
Dopo aver eseguito questa regola personalizzata, tutti gli inviti e gli aggiornamenti delle riunioni nella cartella di posta aperta vengono filtrati e spostati nella cartella specificata.
Filtra inviti/risposte/aggiornamenti delle riunioni con la funzione Filtro
In realtà, puoi applicare la funzione Filtro per filtrare direttamente inviti, risposte e aggiornamenti delle riunioni dai messaggi email.
Passo 1: Passa alla visualizzazione Mail e apri una cartella di posta da cui vuoi filtrare inviti e aggiornamenti delle riunioni.
Passo 2: Clicca sul pulsante "Impostazioni Visualizzazione" nella scheda "Visualizza" (o "Visualizza" > "Visualizzazione Corrente" > "Personalizza Visualizzazione Corrente" in Outlook 2007).
Passo 3: Nella finestra di dialogo Impostazioni Visualizzazione Avanzate, clicca il pulsante "Filtro".
Passo 4: Nella finestra di dialogo Filtro che appare, vai alla scheda "Avanzate" e:
(1) Clicca su "Campo" > "Tutti i campi degli appuntamenti" > "Durata";
(2) Clicca sulla casella "Condizione" (o "Condition") e seleziona "esiste" dall'elenco a discesa;
(3) Clicca sul pulsante "Aggiungi alla Lista";
(4) Clicca sul pulsante "OK" per chiudere questa finestra di dialogo.
Passo 5: Chiudi la finestra di dialogo Impostazioni Visualizzazione Avanzate cliccando il pulsante OK.
Quindi, tutte le email con inviti, risposte e aggiornamenti delle riunioni vengono filtrate ed elencate automaticamente nella cartella email corrente.
Nota: Puoi salvare questa visualizzazione personalizzata con filtro cliccando su "Cambia Visualizzazione" > "Salva Visualizzazione Corrente Come Nuova Visualizzazione" nella scheda "Visualizza" in Outlook 2010 e 2013.
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