Come filtrare in Outlook gli inviti, gli aggiornamenti e le risposte alle riunioni dalle altre email?

Immagina di dover individuare, tra centinaia di messaggi, tutti gli inviti, le risposte e gli aggiornamenti relativi alle riunioni: come farlo in modo rapido? Di seguito ti presento tre metodi efficaci per filtrare inviti, risposte e aggiornamenti alle riunioni direttamente dalla tua casella di posta in Microsoft Outlook.

Filtra inviti, risposte e aggiornamenti alle riunioni con una cartella di ricerca personalizzata

Filtra inviti e aggiornamenti alle riunioni con una regola

Filtra inviti, risposte e aggiornamenti alle riunioni con la funzione Filtro

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Filtra inviti, risposte e aggiornamenti alle riunioni con una cartella di ricerca personalizzata

La funzione Cartelle di ricerca in Microsoft Outlook è estremamente utile, poiché ti permette di filtrare automaticamente tutti gli inviti, le risposte e gli aggiornamenti relativi alle riunioni provenienti da una cartella di posta specifica.

Passo 1: passa alla visualizzazione Posta e apri la cartella da cui vuoi filtrare inviti, risposte e aggiornamenti alle riunioni.

Passo 2: fai clic su «Nuova cartella di ricerca» nella scheda «Cartella» (oppure su «File» > «Nuovo») > «Cartella di ricerca» in Outlook 2007).

Passo 3: nella finestra di dialogo Nuova cartella di ricerca che si apre, seleziona «Crea una cartella di ricerca personalizzata» e fai clic sul pulsante «Scegli».

Passo 4: nella finestra di dialogo Cartella di ricerca personalizzata che compare, inserisci un nome per la cartella di ricerca personalizzata nel campo «Nome» e fai clic sul pulsante «Criteri».

Passo 5: ora ti trovi nella finestra di dialogo Criteri cartella di ricerca. Passa alla scheda «Avanzate» e:

(1) Fai clic su «Campo» > «Tutti i campi appuntamento» > «Durata»;

(2) Fai clic sulla casella «Condizion» (o «Condizione») e seleziona «esiste» dall’elenco a discesa;

(3) Fai clic sul pulsante «Aggiungi all'elenco»;

(4) Fai clic sul pulsante «OK» per chiudere questa finestra di dialogo.

Passo 6: fai clic sugli altri due pulsanti «OK» per chiudere entrambe le finestre di dialogo.

Viene così creata una nuova cartella di ricerca che filtra automaticamente tutti gli inviti, gli aggiornamenti e le risposte relativi alle riunioni. Inoltre, ogni nuovo invito, aggiornamento o risposta ricevuto in futuro apparirà automaticamente in questa cartella di ricerca.

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Filtra inviti e aggiornamenti alle riunioni con una regola

Una regola può anche filtrare automaticamente tutti gli inviti e gli aggiornamenti alle riunioni da una cartella di posta specificata e spostarli in un’altra cartella in Microsoft Outlook.

Passo 1: passa alla visualizzazione Posta e apri la cartella di posta da cui desideri filtrare inviti e aggiornamenti alle riunioni.

Passo 2: fai clic su «Regole» > «Gestisci regole e avvisi» nella scheda «Home» (o su «Strumenti» > «Regole e avvisi» in Outlook 2007).

Passo 3: nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fai clic sul pulsante «Nuova regola» nella scheda «Regole email».

Passo 4: nella nuova finestra di dialogo Guida per le regole, seleziona «Applica regola ai messaggi ricevuti» (oppure «Controlla i messaggi all'arrivo» in Outlook 2007) e fai clic sul pulsante «Avanti».

Passo 5: nella seconda finestra di dialogo della Guida per le regole, seleziona l’opzione «che è un invito o un aggiornamento di riunione» e fai clic su «Avanti».

Passo 6: nella terza finestra della Procedura guidata regole, vedi lo screenshot seguente:

(1) Seleziona l’opzione «spostalo nella cartella specificata»;

(2) Fai clic sul testo «specificata»;

(3) Nella finestra di dialogo Regole e avvisi che si apre, seleziona la cartella di posta in cui vuoi spostare inviti e aggiornamenti alle riunioni, quindi fai clic su «OK».

(4) Fai clic sul pulsante «Avanti».

Passo 7: fai clic su «Avanti» nella finestra successiva della Guida per le regole; quindi, nell’ultima finestra della Procedura guidata regole, seleziona l’opzione «Esegui subito questa regola sui messaggi già presenti in “Nome cartella”» e fai clic su «Fine».

Passo 8: chiudi la finestra di dialogo Regole e avvisi facendo clic su «OK».

Dopo aver applicato questa regola personalizzata, tutti gli inviti e gli aggiornamenti alle riunioni presenti nella cartella di posta aperta vengono filtrati e spostati automaticamente nella cartella specificata.

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Filtra inviti, risposte e aggiornamenti alle riunioni con la funzione Filtro

In realtà, puoi usare direttamente la funzione Filtro per separare inviti, risposte e aggiornamenti alle riunioni dai tuoi messaggi email.

Passo 1: passa alla visualizzazione Posta e apri la cartella da cui vuoi filtrare inviti e aggiornamenti alle riunioni.

Passo 2: fai clic su «Impostazioni visualizzazione» nella scheda «Visualizza» (oppure su «Visualizza» > «Visualizzazione corrente» > «Personalizza visualizzazione corrente» in Outlook 2007).

Passo 3: nella finestra di dialogo Impostazioni visualizzazione avanzate, fai clic sul pulsante «Filtro».

Passo 4: nella finestra di dialogo Filtro che si apre, vai alla scheda «Avanzate» e:

(1) Fai clic su «Campo» > «Tutti i campi appuntamento» > «Durata»;

(2) Fai clic sulla casella «Condizion» (o «Condizione») e seleziona «esiste» dall’elenco a discesa;

(3) Fai clic sul pulsante «Aggiungi all'elenco»;

(4) Fai clic sul pulsante «OK» per chiudere questa finestra di dialogo.

Passo 5: chiudi la finestra di dialogo Impostazioni visualizzazione avanzate facendo clic sul pulsante OK.

Vengono così filtrate e visualizzate automaticamente nella cartella email corrente tutte le email contenenti inviti, risposte e aggiornamenti alle riunioni.

Nota: puoi salvare questa visualizzazione personalizzata con filtro facendo clic su «Modifica visualizzazione» > «Salva l'allegato corrente Salva visualizzazione come nuova visualizzazione» nella scheda «Visualizza» in Outlook 2010 e 2013.