Come convertire una lista di distribuzione in contatti individuali in Outlook?
Convertire una lista di distribuzione in contatti individuali in Outlook può sembrare complicato, soprattutto perché Outlook non offre una funzione integrata per questa operazione. Che tu stia organizzando i tuoi contatti o abbia bisogno di gestirli singolarmente, questa guida esplora tre metodi efficaci. Tra questi, uno si distingue come soluzione altamente consigliata, rapida e semplice, che rende il processo estremamente facile.
3 metodi per convertire una lista di distribuzione in contatti individuali in Outlook:
- Espansione manuale e salvataggio uno per uno (Manuale; Tedioso)
Adatto solo per piccoli gruppi di contatti con pochi membri. - Funzione Separare di Kutools per Outlook 👍 (Veloce; Semplice)
Una soluzione automatizzata altamente consigliata che fa risparmiare tempo e fatica. - Importazione tramite file CSV (Lungo; Complicato)
Prevede diversi passaggi ed è poco pratico per la maggior parte degli utenti.
Convertire una lista di distribuzione in contatti individuali tramite espansione manuale e salvataggio uno per uno
Questo metodo è adatto solo per liste di distribuzione di piccole dimensioni, poiché richiede di salvare manualmente ogni contatto uno alla volta.
Passaggio1: Crea una Nuova Email
Apri Outlook e clicca su Nuova Email nella scheda Home per creare un nuovo messaggio.
Passaggio2: Espandi la lista di distribuzione
- Clicca sul pulsante A, seleziona la lista di distribuzione e aggiungila nel campo destinatario.
- Clicca sul + pulsante accanto alla lista di distribuzione per espanderla.
Passaggio3: Conferma l'espansione
Nella finestra di dialogo Espandi elenco che si apre, clicca su OK.
Passaggio4: Salva i contatti singolarmente
- Fai clic con il tasto destro su ciascun contatto e seleziona Aggiungi a Kutools per Outlook Contatti.
- Compila i dettagli necessari e clicca su Salva e chiudi.
Passaggio5: Ripeti il passaggio4 per ogni contatto
Ripeti il passaggio4 per ogni contatto finché non sono stati salvati tutti.
Passaggio6: Chiudi senza inviare
Dopo aver salvato tutti i contatti della lista di distribuzione, chiudi la finestra del messaggio senza inviare.
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✨ Come Funziona:
- Passa alla vista Contatti e seleziona il gruppo da dividere.
- Clicca su "Kutools Plus" > "Contatti" > "Dividi in un nuovo gruppo di contatti".
- Seleziona i contatti da spostare in un nuovo gruppo e assegna un nome al gruppo.
- Clicca su "OK" e lascia che Kutools si occupi del resto!
Convertire una lista di distribuzione in contatti individuali tramite la funzione Separare di Kutools per Outlook 👍
Per chi gestisce liste di distribuzione più grandi o cerca efficienza, Kutools per Outlook offre l'utilità Separare. Questo strumento automatizza il processo, convertendo tutti o solo i membri selezionati di una lista di distribuzione in contatti individuali con pochi clic.
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1. Passa alla visualizzazione Contatti (Individui) e seleziona il gruppo di contatti che desideri dividere. Poi clicca su Kutools Plus > Gruppo di Contatti > Separare.
2. Nella finestra di dialogo Separare, seleziona i membri che vuoi separare oppure usa il pulsante Seleziona tutto per selezionare tutti i contatti in una volta. Poi clicca su OK. Conferma l'operazione cliccando su Sì nella finestra successiva.
Risultato:
- Se selezioni tutti i membri, il gruppo di contatti originale viene eliminato e tutti i membri vengono aggiunti come contatti individuali.
- Se selezioni membri specifici, solo quelli selezionati vengono convertiti in contatti individuali, mentre gli altri restano nel gruppo originale.
Perché scegliere il metodo Kutools per Outlook?
- Risparmio di tempo: converte interi gruppi di contatti in pochi secondi.
- Facile da usare: non sono richieste competenze tecniche—perfetto per i principianti.
- Senza errori: garantisce il trasferimento accurato di dettagli come nome e indirizzo email.
- Flessibile: offre la possibilità di dividere interi gruppi o solo membri selezionati.
Convertire una lista di distribuzione in contatti individuali tramite importazione con file CSV
Questo metodo prevede di salvare la lista di distribuzione come file di testo, convertirla in un file CSV con Excel e importarla in Outlook.
Passaggio1: Salva la lista di distribuzione come file TXT
- Vai alla visualizzazione Contatti o Individui. Seleziona e apri la lista di distribuzione nella cartella Contatti.
- Clicca su File > Salva con nome.
- Nella finestra Salva con nome di dialogo, devi:
- 3.1 Imposta il tipo di file su Solo testo (.txt) nel menu a tendina Salva come.
- 3.2 Scegli una posizione dove salvare il file (ad esempio, il desktop).
- 3.3 Dai un nome al file e clicca su Salva.
Passaggio2: Converti il file TXT in un file CSV con Excel
- Apri una nuova cartella di lavoro in Excel.
- Nella cella A1, digita Nome; nella cella B1, digita Indirizzo email. Questi saranno le intestazioni delle colonne.
- Apri il file TXT salvato in Blocco note e seleziona solo le righe che contengono nomi e indirizzi email. Copia la selezione usando Ctrl + C.
- Torna su Excel e incolla il contenuto copiato a partire dalla cella A2.
- Clicca su File > Salva con nome.
- Nella finestra Salva con nome di dialogo, devi:
- 6.1 Scegli una posizione, dai un nome al file e seleziona CSV (delimitato da virgola) (*.csv) dal menu a tendina Salva come tipo come tipo di file.
- 6.2 Clicca su Salva.
Passaggio3: Verifica la formattazione corretta
1. Apri il file CSV in Blocco note facendo clic destro su di esso, poi seleziona Apri con > Blocco note.
2. Assicurati che i Nomi e gli Indirizzi email siano separati da virgole.
Note:
- Se sono separati da virgole, chiudi semplicemente la finestra di Blocco note.
- Se sono separati da altri caratteri (ad esempio, punto e virgola), sostituiscili con virgole:
- Premi Ctrl + H per aprire la finestra Sostituisci.
- Nel campo Trova, digita il separatore errato (ad esempio, ;).
- Nel campo Sostituisci con, digita una virgola ,.
- Clicca su Sostituisci tutto, poi salva e chiudi il file.
Passaggio4: Importa il file CSV nella cartella Contatti di Outlook
1. Clicca su File > Apri ed esporta > Importa/Esporta per avviare la procedura guidata di importazione/esportazione.
2. Nella finestra di dialogo Procedura guidata importazione ed esportazione, clicca su Importa da un altro programma o file, poi clicca su Avanti.
3. Nella finestra di dialogo Importa un file, clicca su Valori separati da virgola (DOS), quindi clicca su Avanti.
4. Nella finestra successiva Importa un file, clicca sul pulsante Seleziona per trovare e aprire il file CSV che hai creato; poi clicca su Avanti.
Nota: Le tre Opzioni sono facoltative in base alle tue esigenze.
5. Nella finestra successiva, seleziona una cartella Contatti in cui desideri salvare i contatti nella casella Seleziona cartella di destinazione. Poi clicca su Avanti.
6. Nell'ultima finestra di dialogo, clicca su Fine per avviare l'importazione.
7. Verrà visualizzata una finestra di dialogo Avanzamento importazione ed esportazione; al termine dell'importazione, si chiuderà automaticamente.
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