Come salvare una cartella di Outlook su disco, hard disk o desktop?
È piuttosto comune trovarsi nella necessità di salvare una cartella di Outlook sul proprio disco, hard disk o desktop. Le motivazioni più frequenti includono il trasferimento di email e relative informazioni a un altro account Outlook, la creazione di backup per sicurezza o l’organizzazione della corrispondenza professionale e personale ai fini di archiviazione o riferimento legale. Conoscere il modo corretto per salvare le proprie cartelle riduce al minimo il rischio di perdita dei dati, garantendo al contempo accessibilità e compatibilità con diverse installazioni o versioni di Outlook. Di seguito trovi una guida dettagliata con soluzioni pratiche, procedure operative e suggerimenti utili per soddisfare queste esigenze in modo efficiente e sicuro.
Salva una cartella di Outlook su disco, hard disk o desktop mediante esportazione
Altro metodo integrato di Outlook – Salva singole email o cartelle come MSG o File TXT
Altro metodo integrato di Outlook – Funzione Archivia
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Salva una cartella di Outlook su disco, hard disk o desktop mediante esportazione
Per salvare una cartella di Outlook su disco, sull’hard disk o sul desktop, devi esportarla tramite la procedura guidata Importa/Esporta integrata in Outlook. Questo metodo è perfetto per eseguire il backup di una cartella specifica, trasferirla a un altro account Outlook o conservarne una copia offline per esigenze di conformità o archiviazione documentale. Di seguito trovi i passaggi dettagliati, accompagnati da note pratiche e suggerimenti utili per risolvere eventuali problemi.
1. Inizia aprendo la finestra di dialogo della Procedura guidata Importa/Esporta:
In Outlook, fai clic su File > Apri ed Esporta > Importa/Esporta. Se non vedi questo menu, assicurati di utilizzare il client desktop standard di Outlook, poiché le app web potrebbero non supportare la funzionalità di esportazione.
2. Nella finestra di dialogo della Procedura guidata Importa/Esporta, seleziona Esporta in un file, quindi fai clic su Avanti per procedere.
3. Successivamente, seleziona File dati di Outlook (.pst) per Outlook 2010 e versioni successive oppure File cartelle personali (.pst) per Outlook 2007, quindi fai clic su Avanti. Il formato PST è la scelta ideale perché conserva la struttura delle cartelle, i metadati, gli allegati e tutti gli attributi delle email, garantendo una fedeltà completa dell’archivio.
4. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Esporta file dati di Outlook o Esporta cartelle personali:
1). Seleziona la cartella specifica da esportare sotto l’account di destinazione nel campo Seleziona la cartella da cui esportare. Se devi eseguire il backup dell’intero account, seleziona la casella di posta principale.
2). Per includere tutte le sottocartelle nell’esportazione, attiva l’opzione Includi Sottocartelle. Questo ti permette di conservare la struttura organizzativa e assicura che nessun dato importante memorizzato nelle sottocartelle vada perso.
3). Fai clic su Avanti. Se la tua cartella contiene filtri o regole, tieni presente che verranno esportati solo gli elementi visibili: quelli nascosti dai filtri o contrassegnati per un follow-up successivo saranno comunque inclusi, a meno che tu non li escluda manualmente.
5. Nella schermata successiva, fai clic su Sfoglia per scegliere dove salvare il file di dati esportato. In questo modo potrai selezionare la cartella di destinazione sul tuo disco, su un’unità esterna o sul desktop. Se esporti frequentemente, valuta la possibilità di creare una cartella dedicata ai backup di Outlook per mantenere le versioni organizzate e facilmente reperibili.
Nota: A questo punto puoi scegliere tra tre opzioni per gestire i duplicati: Sostituisci i duplicati con gli elementi esportati, Consenti la creazione di elementi duplicati e Non esportare elementi duplicati. Scegli l’opzione più adatta alle tue esigenze—è particolarmente importante se stai unendo esportazioni o aggiornando un archivio.
6. Nella finestra di dialogo Apri file dati di Outlook File dati o Apri cartelle personali:
1). Facoltativamente, rinomina il file .pst esportato nel campo Nome file per indicare la data del backup, il tipo di cartella o altri identificatori utili a organizzarlo al meglio.
2). Seleziona la posizione esatta in cui desideri salvare il file:
- Per i backup su disco o hard disk, sfoglia fino alla cartella desiderata sull’unità locale o esterna.
- Per salvare sul desktop, fai clic su Desktop nel riquadro sinistro.
3). Fai clic su OK per confermare le tue scelte.
7. Il processo torna alla finestra di dialogo precedente: rivedi le tue selezioni e fai clic su Fine per avviare il completamento dell’esportazione.
8. Outlook potrebbe visualizzare una finestra di dialogo Crea file dati di Outlook o Crea cartelle personali Microsoft per impostare una password e garantire una maggiore sicurezza:
1). Per saltare la protezione tramite password, fai semplicemente clic su OK. Il file risultante sarà accessibile senza ulteriori credenziali.
2). Per impostare una password, inseriscila nei campi forniti, quindi fai clic su OK. Scegli una password sicura e conservala in un luogo protetto: perderla potrebbe impedirti di ripristinare o importare i dati esportati.
Al termine, la cartella selezionata viene esportata come file .pst e salvata nel percorso scelto.
L’esportazione tramite PST è ideale per backup completi e trasferimenti rapidi ed efficienti. Tuttavia, i file .pst sono compatibili esclusivamente con i client desktop di Outlook e devono essere nuovamente importati per poter essere visualizzati, modificati o utilizzati su altri sistemi. In caso di errori come “accesso negato”, esportazioni incomplete o elementi mancanti, verifica le autorizzazioni della cartella, controlla lo spazio disponibile sul disco e assicurati che Outlook non sia contemporaneamente sincronizzato con Exchange o altri servizi online.
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Altro metodo integrato di Outlook – Salva singole email o cartelle come MSG o File TXT
Questo metodo è particolarmente utile quando si desidera salvare un piccolo conteggio di email o intere cartelle come file separati al di fuori del formato PST. Facendo clic con il pulsante destro del mouse su un'email o una cartella e scegliendo l’opzione Salva con nome, è possibile memorizzare i messaggi nei formati MSG o TXT per un accesso rapido o per condividerli facilmente. Questa soluzione è ideale negli scenari in cui è necessario archiviare, allegare o condividere messaggi specifici con persone che potrebbero non avere Outlook, ad esempio per richieste legali o documentali.
1. Avvia Outlook e seleziona l’email o la cartella che vuoi salvare.
2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull’email o sulla cartella selezionata, quindi scegli Salva con nome.
3. Nella finestra di dialogo Salva con nome, scegli il formato desiderato: MSG (conserva tutti i metadati e gli allegati di ciascuna email), TXT (testo normale, ideale per la lettura rapida o la documentazione) o altri formati disponibili in base alla versione di Outlook e al tipo di cartella.
4. Seleziona la posizione di destinazione in cui salvare il file (disco, hard disk o desktop) e fai clic su Salva.
Rispetto all’esportazione delle cartelle in PST, questa opzione offre un controllo più granulare ed è ideale per gestire singoli elementi, ma risulta meno efficiente per elaborare in blocco grandi volumi di email. Utilizzala quando devi recuperare solo alcuni messaggi specifici o archiviare corrispondenza critica in un formato universalmente accessibile. In caso di errori legati all’estensione del file o problemi di compatibilità durante l’apertura di file MSG, verifica la versione di Outlook e assicurati che l’applicazione destinataria supporti tale formato.
Altro metodo integrato di Outlook – Funzione Archivia
La funzione integrata di Outlook Archivia offre un’alternativa comoda per spostare i messaggi dalle cartelle attive a un file di archivio locale (.pst) memorizzato sul disco, sull’hard disk o sul desktop. Questo approccio è spesso utilizzato per gestire le dimensioni della casella di posta, garantire la conformità normativa o proteggere le email più datate, mantenendo al contempo la posta in arrivo ordinata. Non richiede la procedura guidata Esporta e consente un’archiviazione selettiva per data o per cartella.
1. In Outlook, vai su File > Info > Strumenti > Pulisci elementi obsoleti(in alcune versioni, fai clic su)File > Archivia).
2. Nella finestra di dialogo Archivia, seleziona la cartella che desideri archiviare. Facoltativamente, seleziona Includi sottocartelle per archiviare anche le sottocartelle.
3. Imposta i criteri desiderati per l'archiviazione, ad esempio specificando una data o l’età dei messaggi, in modo da spostare automaticamente gli elementi più vecchi dalla tua casella di posta principale. Questo ti aiuta a gestire meglio la posta, rispettare le normative sulla conservazione e controllare i limiti di dimensione della casella.
4. In corrispondenza di File di archiviazione, fai clic su Sfoglia per specificare dove salvare il file .pst di archiviazione: scegli il disco, il disco rigido o il desktop in base alle tue esigenze.
5. Fai clic su OK per avviare il processo di archiviazione. Outlook sposterà gli elementi selezionati nel file di archiviazione, che apparirà quindi nel tuo profilo di Outlook per un accesso futuro.
L'utilizzo della funzione Archivia è efficace per la pulizia regolare della casella di posta e per l'archiviazione a lungo termine. Tieni presente che gli elementi archiviati vengono spostati dalle cartelle originali e potrebbero risultare più difficili da trovare se non vengono gestiti o documentati con regolarità. Per ottenere i migliori risultati, controlla periodicamente la posizione dell'archivio e imposta promemoria per organizzare i contenuti archiviati.
Se noti elementi mancanti o archiviazioni incomplete, verifica le impostazioni di Archivia, assicurati che la selezione delle cartelle sia corretta e controlla che ci sia spazio sufficiente disponibile sul disco. Gli archivi di grandi dimensioni potrebbero richiedere del tempo per essere elaborati, in base alle dimensioni delle cartelle e al numero di messaggi.