Come sostituire gli allegati con collegamenti ipertestuali in Outlook?

Di solito, la maggior parte degli utenti di Outlook invia allegati facendo clic su Inserisci > File allegato nelle finestre dei messaggi. Tuttavia, gli allegati occupano molto spazio e appesantiscono Outlook. In alternativa, è possibile inviare gli allegati come collegamenti ipertestuali in Microsoft Outlook, a condizione che sia Lei che i destinatari del messaggio possiate accedere a una cartella condivisa.

• Inserisci allegato come collegamenti ipertestuali in un Nuova Email
• Sostituisci gli allegati con collegamenti ipertestuali in più email ricevute
• Sostituisci automaticamente gli allegati con collegamenti ipertestuali in tutte le email in arrivo

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Per inserire e inviare allegati come collegamenti ipertestuali nella finestra del messaggio di Microsoft Outlook, proceda nel modo seguente:

Inserisci allegato come collegamenti ipertestuali in un Nuova Email

1. Nella visualizzazione Posta, crei una nuova email facendo clic su Home > Nuova Email.

2. Fai clic sul pulsante Collegamento ipertestuale nella scheda Inserisci. ()Nota: il pulsante Collegamento ipertestuale non è attivo finché non posizioni il cursore nel corpo del messaggio.)

3. Nella finestra di dialogo Crea collegamento ipertestuale, fai clic sul pulsante Sfoglia accanto alla casella Collegamento a.

4. Nella finestra di dialogo Collegamento a file, (1) apri la cartella condivisa accessibile sia a te che ai destinatari del messaggio; (2) fai clic per selezionare il file che desideri inviare come collegamento ipertestuale all’interno della cartella condivisa aperta; (3) fai clic sul pulsante OK.
Nota: Se il file allegato non è salvato nella cartella condivisa, copialo e incollalo nella cartella condivisa prima di eseguire questo passaggio.

Ora tornerà alla finestra del messaggio, e l'allegato sarà stato aggiunto come collegamento ipertestuale. Vedi lo screenshot qui sotto:

5. Componga il messaggio email, quindi faccia clic sul pulsante Invia per inviare il messaggio.

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Sostituisci gli allegati con collegamenti ipertestuali in più email ricevute

A volte potrebbe aver bisogno di sostituire gli allegati con collegamenti ipertestuali nelle email ricevute per ridurre le dimensioni della casella di Outlook o per altri scopi. In tal caso, può utilizzare la funzione di Kutools per Outlook Stacca tutti (Allegati).

1. Nella visualizzazione Posta, apra la cartella di posta e selezioni più email i cui allegati desidera sostituire con collegamenti ipertestuali. Vedere lo screenshot qui sotto:
Nota: tenendo premuto il tasto Ctrl, è possibile selezionare più email non adiacenti facendo clic su ciascuna di esse.

2. Fai clic su Kutools > Strumenti allegati > Stacca tutti.

3. Nella finestra di dialogo Sfoglia cartelle che si apre, specifica la cartella di destinazione in cui desideri salvare gli allegati e fai clic sul pulsante Ok. Vedi lo screenshot qui sotto:

Ora tutti gli allegati presenti nelle email selezionate sono stati sostituiti con collegamenti ipertestuali, come illustrato nello screenshot seguente. Cliccando sul relativo collegamento, il file allegato verrà aperto immediatamente.

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Sostituisci automaticamente tutti gli allegati con collegamenti ipertestuali per tutte le email in arrivo

Per sostituire automaticamente tutti gli allegati con collegamenti ipertestuali in ogni nuova email in arrivo in Outlook, puoi configurare le Opzioni di Kutools per Outlook per eseguire questa operazione.

1. Fai clic sull'icona di avvio nell'angolo in basso a destra del gruppo Allegati nella scheda Kutools.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni allegato visualizzata, vai alla scheda Stacca e salva, seleziona l’opzione Distacca automaticamente tutti gli allegati in arrivo, specifica la cartella di destinazione nella casella Cartella di salvataggio e fai clic sul pulsante OKVedi lo screenshot:

Da ora in poi, tutti gli allegati nelle email in arrivo saranno sostituiti automaticamente con collegamenti ipertestuali.

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Demo: sostituzione (automatica) degli allegati con collegamenti ipertestuali in Outlook