Come creare un modello per appuntamenti o riunioni in Outlook?

È evidente che, a volte, devi creare ripetutamente appuntamenti o riunioni con lo stesso oggetto e corpo nella cartella del calendario di Outlook. Digitare ogni volta le stesse informazioni è un’inutile perdita di tempo. Per evitare questa ripetizione, ti presentiamo due metodi semplici per creare un modello di appuntamento o riunione in Outlook. Grazie a questo modello, potrai generare rapidamente nuovi appuntamenti o riunioni con lo stesso oggetto e corpo, risparmiando tempo e fatica.

Creare un modello di appuntamento o riunione pubblicando un modulo in Outlook

Creare un modello di riunione tramite Passaggi rapidi

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Creare un modello di appuntamento o riunione pubblicando un modulo in Outlook

In Outlook puoi creare e pubblicare un modulo personalizzato con tutte le informazioni dettagliate dell’appuntamento o della riunione, da riutilizzare in seguito come modello. Ecco come fare.

1. Innanzitutto, devi abilitare la scheda Sviluppo in Outlook. Se non vedi la scheda Sviluppo sulla Barra multifunzione, fai clic su Come aggiungere la scheda Sviluppo alla Barra multifunzione in Outlook? per visualizzarla.

2. Passa alla vista Calendario e crea un appuntamento o una riunione.

3. Nella finestra di Appuntamento o Riunione, compila i campi Oggetto, Luogo e il corpo del messaggio che desideri riutilizzare in futuro. Quindi fai clic su Sviluppo > Progetta questo modulo. Vedi screenshot:

4. Poi fai clic su Pubblica > Pubblica modulo nella scheda Sviluppo.

5. Nella finestra di dialogo Pubblica modulo come, seleziona Libreria moduli personali nell’elenco a discesa Cerca in; digita un nome per il modulo nella casella Nome visualizzato e infine fai clic sul pulsante Pubblica. Vedi screenshot:

6. Chiudi quindi la finestra di Appuntamento o Riunione senza salvare.

7. Per utilizzare il modulo creato, nell’interfaccia principale di Outlook 2010 e 2013, fai clic su Sviluppo > Scegli modulo.

In Outlook 2007, fai clic su File > Nuovo > Scegli modulo.

8. Nella finestra di dialogo Scegli modulo, seleziona Libreria moduli personali nell’elenco a discesa Cerca in, scegli il modulo che desideri utilizzare e fai clic sul pulsante Apri. Vedi screenshot:

Il tuo nuovo modello verrà aperto: modifica semplicemente i campi in base alle tue esigenze.

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Creare un modello di riunione tramite Passaggi rapidi

Grazie alla funzione Passaggi rapidi in Outlook, puoi creare facilmente un modello di riunione e usarlo subito.

1. In Outlook 2010 e 2013, fai clic su Crea nuovo nel gruppo Passaggi rapidi nella scheda Home. Vedi screenshot:

Nota: La funzione Passaggi rapidi non è disponibile in Outlook 2007.

2. Nella finestra di dialogo Modifica passaggio rapido, seleziona Incontro nell’elenco a discesa Scegli un'azione, quindi fai clic su Mostra opzioni. Vedi screenshot:

Nota: È possibile modificare il nome del passaggio rapido nella casella Nome, se necessario.

3. Compila le caselle Oggetto, Luogo e Testo, quindi fai clic sul pulsante Fine. Vedi screenshot:

4. Il nuovo passaggio rapido è stato creato correttamente e ora appare nel gruppo Passaggi rapidi nella scheda Home. Quando devi creare una riunione con queste informazioni, ti basta fare clic su questo passaggio rapido nel gruppo Passaggi rapidi per attivarlo.