Come visualizzare il dominio dei mittenti nell’Elenco email di Outlook?

Quando si utilizza Outlook, può capitare di ricevere messaggi da mittenti sconosciuti i cui nomi visualizzati non offrono informazioni sufficienti per identificarli, come mostrato nell’immagine seguente. Per molti utenti, conoscere il dominio email del mittente prima di aprire un messaggio è fondamentale, soprattutto per riconoscere tempestivamente email spam, tentativi di phishing o comunicazioni provenienti da organizzazioni esterne. Visualizzare direttamente il dominio nell’elenco delle email permette di prendere decisioni più informate su quali messaggi privilegiare e quali trattare con cautela. Questo articolo presenta diversi metodi pratici per visualizzare il dominio email dei mittenti direttamente nell’elenco delle email in Microsoft Outlook, migliorando così la gestione della posta e la consapevolezza in materia di sicurezza.

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Visualizza il dominio del mittente in Elenco email aggiungendo una nuova colonna

Di seguito trovi i passaggi dettagliati e le soluzioni alternative per visualizzare il dominio email dei mittenti nel tuo elenco email di Outlook.

Per prima cosa, assicurarsi di trovarsi nella cartella di posta in cui si desidera visualizzare o aggiungere la colonna Filtra per dominio dell'indirizzo email del mittente. Questo approccio risulta particolarmente utile in scenari come il filtraggio delle email esterne, l’identificazione di messaggi provenienti da organizzazioni specifiche o semplicemente per aumentare la produttività migliorando l’ordinamento e la visibilità dei messaggi. Si noti tuttavia che questo metodo modifica la visualizzazione solo per la cartella selezionata; le altre cartelle rimangono invariate finché non si applicano impostazioni analoghe.

Nella barra multifunzione di Outlook, vai alla scheda Visualizza e fai clic sul pulsante Aggiungi più colonne. Si apriranno le opzioni per personalizzare ciò che viene visualizzato nel tuo Elenco email. Assicurati sempre di aver selezionato la cartella corretta, soprattutto se utilizzi più account di posta o archivi.

Il passaggio successivo consiste nell’aggiungere una nuova colonna personalizzata per estrarre e visualizzare la parte del dominio dall’indirizzo email del mittente. Individua e fai clic sul pulsante Nuova colonna(talvolta etichettato come)Nuovo campo) nella finestra di dialogo Mostra colonne(o)Mostra campi).

Nella finestra di dialogo Nuova colonna(o)Nuovo campo):

• Immettere un nome descrittivo nella casella «Nome», ad esempio «Filtra per dominio dell'indirizzo email del mittente», per identificarlo facilmente in seguito.
• Nella casella «Tipo», seleziona «Formula» dal menu a discesa. Scegliendo «Formula», potrai calcolare e visualizzare esclusivamente il dominio dell’indirizzo email del mittente completo.
• Fai clic su «Modifica» per inserire la formula che estrae la parte relativa al dominio. Immetti esattamente questo testo nella casella Formula:

right([SearchFromEmail],len([SearchFromEmail])-InStr(1,[SearchFromEmail],«@»))

Questa formula funziona estraendo la parte dell’indirizzo email del mittente che segue il simbolo “@”. È possibile modificarla se l’organizzazione utilizza un nome condizione personalizzato, ma per la maggior parte degli utenti «[SearchFromEmail]» individuerà correttamente l’indirizzo email completo del mittente.

Fare clic su «OK» per salvare la formula, quindi nuovamente su «OK» per chiudere le finestre di dialogo. Se Outlook richiede conferma sull’utilizzo della formula, leggere attentamente il messaggio e verificare che la sintassi sia stata inserita correttamente. Controllare con cura la presenza di spazi o errori di battitura nella formula, poiché potrebbero causare la visualizzazione di informazioni errate o celle vuote.

Ora torna alla finestra di dialogo «Mostra colonne» (o «Mostra campi»). Individua la nuova colonna personalizzata nell’elenco «Mostra queste colonne in quest’ordine». Per facilitarne l’uso, sposta la colonna personalizzata «Filtra per dominio dell'indirizzo email del mittente» immediatamente sotto il campo «Da», in modo che risulti visivamente associata al nome visualizzato del mittente e consenta un’identificazione rapida e immediata del dominio.

Fai clic su «OK» per applicare e confermare le modifiche. Se ti viene chiesto di sovrascrivere le impostazioni precedenti, conferma solo se sei soddisfatto della configurazione.

La propria Elenco email visualizzerà ora il Dominio Email di ciascun mittente sotto il relativo nome visualizzato, consentendo di identificare rapidamente la fonte dei messaggi. Questa funzionalità è particolarmente utile per distinguere tra contatti interni ed esterni, notare subito domini sconosciuti o semplicemente organizzare meglio la propria comunicazione per migliorare il flusso di lavoro. Fare riferimento all’esempio seguente.

Per mantenere visualizzazioni coerenti tra più cartelle o cassette postali, ti consigliamo di salvare il layout personalizzato. Per istruzioni dettagliate, visita Come salvare e copiare le impostazioni di visualizzazione in altre cartelle in Outlook?. Salvare la visualizzazione ti protegge dalla perdita accidentale delle impostazioni causata da ripristini della cartella o aggiornamenti di Outlook.

Suggerimenti pratici e promemoria:
- Se il campo Email mittente visualizza informazioni vuote o errate nella colonna appena aggiunta, verifica la formula e controlla attentamente il Nome condizione. A volte, i pacchetti linguistici o gli aggiornamenti di Outlook possono modificare le etichette dei campi.
- Questo metodo funziona per le cartelle di posta standard, ma alcune cartelle speciali (ad esempio Cartelle di ricerca o Cronologia conversazioni) potrebbero non supportare pienamente la personalizzazione delle colonne o l’uso di formule avanzate.
- Per un’analisi più approfondita dei domini, valuta la possibilità di raggruppare o ordinare il tuo Elenco email in base al dominio del mittente. Per ulteriori informazioni, consulta Come ordinare e raggruppare per Filtra per dominio dell'indirizzo email del mittente in Outlook?.
- In caso di errore «Formula non valida» o se i domini non vengono estratti correttamente, controlla la presenza di indirizzi email non standard o di nomi visualizzati privi del simbolo “@”, che la formula non riesce a elaborare.
- Le modifiche apportate con questo metodo sono locali al client Outlook in uso; se utilizzi più computer o Outlook Web Access, potrebbe essere necessario ripetere la configurazione della visualizzazione.

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Visualizza il dominio del mittente in Elenco email utilizzando codice VBA

In alternativa, se la versione o la configurazione di Outlook non supporta colonne personalizzate con formule, oppure se si desidera un controllo rapido occasionale, è possibile utilizzare del codice VBA per visualizzare direttamente in Outlook il dominio dell’indirizzo email del mittente selezionato. Questo metodo richiede una conoscenza di base dell’editor VBA di Outlook:

• Seleziona il messaggio di posta elettronica del cui mittente vuoi visualizzare il dominio.
• Premere Alt + F11 per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic for Applications.
• Nella finestra dell’editor VBA, fai clic su Inserisci > Modulo. Copia e incolla il seguente codice VBA nel modulo:

Codice VBA: Visualizza il Dominio Email del mittente dell’email selezionata

Sub ShowSenderDomain()
    Dim xMail As Outlook.MailItem
    Dim xItem As Object
    Dim xDomain As String
    Dim xEmail As String
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    Set xItem = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    If xItem.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select a mail item!", vbExclamation, "KutoolsforOutlook"
        Exit Sub
    End If
    Set xMail = xItem
    xEmail = xMail.SenderEmailAddress
    If InStr(xEmail, "@") > 0 Then
        xDomain = Right(xEmail, Len(xEmail) - InStr(1, xEmail, "@"))
        MsgBox "Sender Domain: " & xDomain, vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    Else
        MsgBox "Unable to determine sender domain.", vbExclamation, "KutoolsforOutlook"
    End If
    Set xMail = Nothing
    Set xItem = Nothing
End Sub

• Premere il tasto F5 per eseguire il codice. Verrà visualizzata una finestra di dialogo Kutools for Outlook che mostra il dominio email del mittente del messaggio selezionato.

Ricordati di selezionare sempre l’email prima di eseguire il codice. Questo approccio VBA è rapido per controlli occasionali e non altera le visualizzazioni delle cartelle. Tuttavia, a differenza del metodo basato su formule personalizzate descritto in precedenza, non aggiunge una colonna persistente per il dominio nella visualizzazione dell’elenco email.

In sintesi, visualizzare il dominio email del mittente in Outlook offre vantaggi concreti in termini di sicurezza e organizzazione. Il metodo basato su colonne con formule è ideale per ottimizzare il flusso di lavoro quotidiano, mentre la soluzione VBA si rivela perfetta per controlli occasionali o attività di troubleshooting. In caso di problemi persistenti, assicurarsi che la propria versione di Outlook sia compatibile con le colonne personalizzate e salvare sempre le configurazioni di visualizzazione. Grazie a questi strumenti e opzioni, si acquisisce maggiore controllo e visibilità sulle proprie comunicazioni email in Outlook.

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