Come rispondere automaticamente a un mittente specifico (indirizzo email) in Outlook?

A volte potresti aver bisogno di impostare una risposta automatica per un mittente specifico, ad esempio per informare clienti, colleghi o membri del team sulla tua disponibilità o per fornire un feedback immediato. Outlook offre una soluzione integrata, ma la procedura può risultare complessa. In alternativa, Kutools per Outlook semplifica notevolmente l’operazione grazie alla sua funzione **Regola avanzata**. Di seguito ti mostriamo come utilizzare entrambi i metodi per inviare risposte automatiche a indirizzi email specifici.

Rispondi automaticamente a un mittente specifico tramite regola in Outlook

Rispondi automaticamente a un mittente specifico con la Regola Avanzata di Kutools per Outlook

---

Rispondi automaticamente a un mittente specifico tramite regola in Outlook

Questo metodo ti guiderà passo dopo passo nella creazione di una regola per rispondere automaticamente a un mittente specifico o a un indirizzo email in Outlook.

1. Crea una nuova email, inserisci l’oggetto e componi il messaggio in base alle tue esigenze, quindi fai clic su «File» > «Salva con nome».

2. Nella finestra di dialogo «Salva con nome» visualizzata, digita un nome per la nuova email nel campo «Nome file», seleziona «Modello di Outlook (*.oft)» dal menu a discesa «Specifica formato di salvataggio» e fai clic sul pulsante «Salva». Vedi screenshot:

3. Chiudi l’email senza salvarla.

4. Fai clic su «Home» > «Regole» > «Gestisci regole e avvisi». Vedi screenshot:

5. Nella finestra di dialogo «Regole e avvisi» visualizzata, fai clic sul pulsante «Nuova regola». Vedi screenshot:

6. Si aprirà ora la finestra «Guida per le regole». Seleziona «Applica regola ai messaggi ricevuti» e clicca su «Avanti». Vedi screenshot:

7. Nella seconda finestra «Guida per le regole», seleziona l’opzione «da persone o gruppi pubblici» e fai clic sul testo «persone o gruppi pubblici». Vedi screenshot:

8. Nella finestra di dialogo «Indirizzo delle regole» visualizzata, inserisci l’indirizzo email del mittente specifico nel campo «Da» e fai clic su «OK» (vedi screenshot sottostante). Clicca quindi su «Avanti» nella finestra «Guida per le regole».

9. Ora ti trovi nella terza finestra della «Guida per le regole». Seleziona l’opzione «Rispondi utilizzando un modello specifico» e fai clic sul testo «un modello specifico». Vedi screenshot:

10. Nella finestra di dialogo «Seleziona un modello di risposta», scegli «Modelli utente nel file system» dal menu a discesa «Cerca in», seleziona il modello di messaggio creato al Passo 2 e fai clic su «Apri». Vedi screenshot:

11. Fai clic due volte su «Avanti» per arrivare all’ultima finestra «Guida per le regole». Digita un nome per la nuova regola nel campo «Passo 1», seleziona un’opzione nella sezione «Passo 2» in base alle tue esigenze e fai clic su «Fine». Vedi screenshot:

12. Fai clic su «OK» nella finestra di dialogo «Regole e avvisi».

A questo punto hai creato una regola per rispondere automaticamente a tutte le email provenienti dal mittente specificato. D’ora in poi, non appena arriveranno nuovi messaggi da quel mittente, riceverà immediatamente una risposta automatica.

Demo: Rispondi automaticamente a un mittente specifico tramite regola in Outlook

---

Rispondi automaticamente a un mittente specifico con la Regola Avanzata di Kutools per Outlook

Kutools per Outlook semplifica la procedura grazie alla sua funzione «Regola avanzata», offrendo maggiore flessibilità e funzionalità aggiuntive.

Passo 1. Scarica e installa Kutools per Outlook, avvia Outlook e fai clic su «Kutools» > «Regola avanzata».

Passo 2. Fai clic sul pulsante «Nuovo» per creare una nuova regola nella finestra di dialogo «Regola avanzata» che viene visualizzata.

Passo 3. Configura le impostazioni come indicato di seguito:

1. Seleziona «Il mittente contiene parole specifiche».
2. Nella finestra di dialogo «Testo contiene» visualizzata, fai clic sul pulsante «Nuovo» per aggiungere il mittente.
3. Nella finestra di dialogo «Testo di ricerca», digita l’indirizzo del mittente o una parola chiave e fai clic su «Aggiungi» per inserirla nell’«Elenco di ricerca». Clicca quindi su «OK» > «OK» per tornare alla finestra di dialogo «Nuova Regola».

Passo 4. Fai clic su «Avanti» per procedere al passo successivo della finestra di dialogo «Nuova Regola», seleziona l’opzione «Rispondi utilizzando un modello specifico», componi la tua risposta e conferma con «OK» per tornare alla finestra di dialogo «Nuova Regola».

Passo 5. Fai clic su «Avanti» per continuare. In questo passo puoi specificare le «eccezioni». Se non ci sono eccezioni, clicca direttamente su «Avanti» per passare all’ultimo passo.

Passo 6. Nell’ultimo passo, assegna un «nome» alla regola e seleziona l’«Ambito della regola». Clicca su «OK» > «OK» per attivare la regola.

D’ora in poi, tutte le email provenienti dal mittente (contenenti «aaaa») riceveranno automaticamente una risposta basata su un modello predefinito.

---

Articoli correlati: