Come configurare Outlook per rispondere automaticamente solo ai mittenti esterni?

Quando utilizzi Outlook, potresti aver bisogno di impostare una risposta automatica che venga inviata esclusivamente alle email provenienti da mittenti esterni, ignorando i messaggi interni. Questa funzionalità è ideale per configurare risposte fuori sede, messaggi di supporto o notifiche importanti, evitando di inviare risposte superflue ai colleghi. Questa guida ti illustrerà passo dopo passo come creare una regola in Outlook per rispondere automaticamente solo alle email esterne.

Rispondi automaticamente solo agli esterni in Outlook

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Rispondi automaticamente solo agli esterni in Outlook

Segui questi passaggi per creare un Modello di risposta automatico e impostare una regola che garantisca l’invio delle risposte esclusivamente ai mittenti esterni:

Passo 1: Crea un Modello di risposta automatico

1. Apri Outlook, vai alla scheda Home e fai clic su Nuova Email per creare un nuovo messaggio. Inserisci quindi l’oggetto e componi il testo della risposta automatica in base alle tue esigenze.

2. Fai clic su File > Salva con nome.

3. Nella finestra di dialogo **Salva con nome**: 1). Inserisci un nome per il modello nel campo **Nome file**. 2). Seleziona **Modello di Outlook (*.oft)** dall’elenco a discesa **Specifica formato di salvataggio**. 3). Fai clic su **Salva**, quindi chiudi l’email senza salvare.

Passo 2: Imposta una regola di Outlook per le risposte automatiche esterne

1. Seleziona la cartella di posta a cui vuoi applicare la regola e fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fai clic su Nuova regola.

3. Nella Guida per le regole, seleziona Applica regola ai messaggi ricevuti, quindi fai clic su Avanti.

4. Nella finestra successiva, “Guida per le regole”, fai clic su Avanti senza selezionare alcuna condizione.

5. Apparirà una finestra di avviso: clicca su Sì per procedere.

6. Nella finestra successiva, “Guida per le regole”, seleziona “Rispondi utilizzando un modello specifico”, quindi clicca su un modello a tua scelta.

7. Nella finestra di dialogo Seleziona un Modello di risposta, scegli Modelli utente nel file system dall’elenco a discesa Cerca in. Seleziona quindi il modello creato in precedenza e fai clic su Apri.

8. Fai clic su Avanti per continuare.

Passo 3: Escludi le email interne dalle risposte automatiche

1. Nella finestra successiva della Guida per le regole, seleziona **Tranne che con parole specifiche nell’indirizzo del mittente**, quindi fai clic su **parole specifiche**.

2. Nella finestra di dialogo Testo di ricerca, inserisci il dominio aziendale (ad esempio, @yourcompany.com) nel campo dedicato, fai clic su Aggiungi e poi su OK.

3. Fai clic su Avanti per procedere.

Passo 4: Finalizza e attiva la regola

1. Inserisci un nome per la regola nella casella del Passo 1.

2. Se necessario, seleziona ulteriori opzioni nel Passo 2.

3. Fai clic su Fine, quindi su OK per salvare e attivare la regola.

Risultato finale

Una volta configurato, Outlook risponderà automaticamente a tutte le email in arrivo da mittenti esterni, escludendo i messaggi dei colleghi interni. In questo modo, si garantisce una comunicazione efficiente, evitando risposte superflue all’interno dell’organizzazione.

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Demo: Rispondi automaticamente solo agli esterni in Outlook

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