Come rispondere automaticamente solo all'esterno dell'organizzazione in Outlook?
Quando lavori con Outlook, potresti aver bisogno di impostare una risposta automatica che risponda solo alle email provenienti da mittenti esterni ignorando i messaggi interni. Questo può essere utile per configurare risposte fuori sede, risposte di supporto o notifiche importanti senza inviare risposte non necessarie ai tuoi colleghi. Questa guida ti mostrerà come creare una regola che risponde automaticamente solo alle email esterne in Outlook.
Rispondi automaticamente solo all'esterno delle organizzazioni in Outlook
Rispondi automaticamente solo all'esterno delle organizzazioni in Outlook
Segui questi passaggi per creare un modello di risposta automatica e impostare una regola per assicurarti che le risposte vengano inviate solo ai mittenti esterni:
Passo 1: Crea un Modello di Risposta Automatica
1. Apri Outlook, vai alla scheda Home e clicca su Nuova Email per creare un nuovo messaggio. Poi inserisci un oggetto e compila il tuo messaggio di risposta automatica secondo necessità.
2. Clicca File > Salva con nome.
3. Nella finestra di dialogo Salva con nome, 1). Inserisci un nome per il modello nel campo Nome file. 2). Seleziona Modello di Outlook (*.oft) dall'elenco a discesa Tipo di file. 3). Clicca Salva e poi chiudi l'email senza salvare.
Passo 2: Imposta una Regola di Outlook per Risposte Automatiche Esterne
1. Seleziona la cartella di posta dove vuoi applicare la regola e clicca Home > Regole > Gestione Regole e Avvisi.
2. Nella finestra di dialogo Regole e Avvisi, clicca Nuova Regola.
3. Nell'Assistente Regole, seleziona Applica regola ai messaggi che ricevo, poi clicca Avanti.
4. Nella successiva finestra dell'Assistente Regole, clicca Avanti senza selezionare alcuna condizione.
5. Verrà visualizzata una finestra di avviso—clicca Sì per continuare.
6. Nella successiva finestra dell'Assistente Regole, seleziona Rispondi utilizzando un modello specifico, poi clicca modello specifico.
7. Nella finestra di dialogo Seleziona un Modello di Risposta, scegli Modelli Utente nel File System dall'elenco a discesa Cerca in. Poi seleziona il modello che hai creato in precedenza e clicca Apri.
8. Clicca Avanti per procedere.
Passo 3: Escludi Email Interne dalle Risposte Automatiche
1. Nella successiva finestra dell'Assistente Regole, seleziona Eccetto con parole specifiche nell'indirizzo del mittente, poi clicca parole specifiche.
2. Nella finestra di dialogo Cerca Testo, inserisci il dominio della tua azienda (ad esempio, @azienda.com) nel campo di testo. Clicca Aggiungi, poi OK.
3. Clicca Avanti per continuare.
Passo 4: Finalizza e Attiva la Regola
1. Inserisci un nome per la regola nella casella Passo 1.
2. Seleziona eventuali opzioni aggiuntive se necessario nel Passo 2.
3. Clicca Fine, poi OK per salvare e attivare la regola.
Risultato Finale
Una volta configurato, Outlook risponderà automaticamente a tutte le email in arrivo dai mittenti esterni ignorando i messaggi dei colleghi interni. Questo garantisce una comunicazione efficiente senza risposte non necessarie all'interno della tua organizzazione.
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