Come cercare parole parziali utilizzando caratteri jolly in Outlook?

Molti utenti di Outlook hanno scoperto che la funzione Ricerca immediata, pur essendo veloce, non supporta l'uso di caratteri jolly per trovare parole parziali all'interno delle email. Ad esempio, cercando *berry in Ricerca immediata—nella speranza di trovare email contenenti parole come fragola, mirtillo o lampone—non si ottengono risultati. Questa limitazione può rivelarsi particolarmente frustrante quando serve individuare tutte le email che contengono un certo schema o frammento di parola, soprattutto se non si conosce la parola completa in anticipo.

Questo articolo presenta diversi metodi pratici per effettuare ricerche con parole parziali in stile carattere jolly in Outlook. Che si tratti di cercare all’interno di una singola email, analizzare intere cartelle o automatizzare le ricerche con VBA, troverete soluzioni dettagliate passo dopo passo, adattate a diverse esigenze e preferenze. Ogni approccio è accompagnato da scenari d’uso pertinenti, possibili limitazioni e suggerimenti per la risoluzione dei problemi, per aiutarvi a individuare con successo le informazioni necessarie in Outlook.

Di seguito sono riportate tre soluzioni efficaci da provare, con ulteriori dettagli per ciascun approccio:

Cercare parole parziali utilizzando caratteri jolly all'interno di una singola email

Cercare parole parziali in tutte le email all'interno di una cartella di posta

Codice VBA: Cercare programmaticamente email utilizzando caratteri jolly o parole parziali

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Cercare parole parziali utilizzando caratteri jolly all'interno di una singola email

Se devi individuare parole parziali o schemi usando caratteri jolly all’interno del corpo di un’email, Outlook mette a disposizione una funzione di ricerca avanzata direttamente nella finestra del messaggio. Questa opzione si rivela particolarmente utile quando rivedi email lunghe o complesse, in cui trovare visivamente ogni occorrenza di un frammento o di una variante di una parola specifica può risultare difficoltoso.

Per eseguire una ricerca con caratteri jolly nel contenuto di una singola email, seguire questi passaggi:

1. Passa alla visualizzazione Posta, quindi fai doppio clic per aprire l'email in cui desideri effettuare la ricerca con caratteri jolly. La funzionalità non è disponibile nel riquadro di lettura: assicurati che l'email sia aperta nella propria finestra.

2. Nel menu della Barra multifunzione, seleziona Messaggio > Trova. A seconda della versione di Outlook e delle dimensioni della finestra, potrebbe apparire come una lente di ingrandimento o semplicemente come «Trova».

3. Nella finestra di dialogo «Trova e sostituisci» che si apre, fai clic sul pulsante «Altro» per espandere le opzioni aggiuntive di ricerca, se non sono già visibili. Espandere queste opzioni è essenziale per accedere alla funzionalità dei caratteri jolly.

4. Seleziona la casella Usa caratteri jolly. Inserisci quindi la parola parziale o lo schema con caratteri jolly nella casella «Trova» (ad esempio, utilizza)*berry per trovare tutte le parole che terminano con «berry»). Per ottenere i migliori risultati, usa l'asterisco * per rappresentare una qualsiasi sequenza di caratteri oppure il punto interrogativo ? per un singolo carattere. Infine, fai clic su Evidenziazione durante la lettura > Evidenzia tutto per evidenziare visivamente ogni corrispondenza nel corpo dell'email.

📌Risultato: Outlook evidenzierà immediatamente tutte le occorrenze nell'email corrispondenti al termine di ricerca con caratteri jolly, facilitando la scansione visiva e la revisione di ogni istanza.

Scenario applicabile: Questo metodo è ideale quando si desidera un controllo dettagliato e preciso sulla ricerca all'interno del testo di una singola email, soprattutto per verificare informazioni o individuare schemi specifici in una conversazione prolungata. Tuttavia, è limitato a una sola email alla volta e non permette di cercare contemporaneamente in più email o cartelle.

Suggerimenti aggiuntivi: Assicurati che l’opzione «Usa caratteri jolly» sia selezionata; in caso contrario, la ricerca standard interpreterà l’asterisco o il punto interrogativo come caratteri letterali anziché come caratteri jolly. Alcuni schemi complessi — come caratteri jolly annidati o espressioni regolari avanzate — potrebbero non essere supportati in questa finestra di dialogo. Verifica sempre che i risultati evidenziati corrispondano all’ambito di ricerca desiderato.

Consigli per la risoluzione dei problemi: Se i risultati evidenziati attesi non vengono visualizzati, ricontrolla la sintassi dei caratteri jolly. Se non viene evidenziato nulla, prova con uno schema più generico o verifica la presenza di spazi accidentali o errori di battitura nella query di ricerca. Ricorda che questa funzione di ricerca analizza esclusivamente il corpo dell'email aperta, non gli allegati né i campi dell'intestazione.

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Cercare parole parziali in tutte le email all'interno di una cartella di posta

Quando devi individuare tutte le email contenenti parole chiave parziali o frammenti di parole in un’intera cartella, la Ricerca immediata di Outlook non supporta l’uso di caratteri jolly nelle query. Tuttavia, la «Ricerca avanzata» ti offre un metodo efficace per eseguire ricerche basate su corrispondenze parziali, permettendoti di filtrare in modo pratico i messaggi che includono i frammenti desiderati, anche quando la parola completa varia da un’email all’altra.

Ecco come utilizzare Ricerca avanzata per analizzare una cartella di posta alla ricerca di corrispondenze con parole parziali:

1. Inizia aprendo la visualizzazione Posta, quindi fai clic per selezionare la cartella specifica (ad esempio Posta in arrivo, Elementi inviati o una cartella personalizzata) in cui desideri cercare parole parziali. Per ricerche più approfondite, ripeti la procedura in ogni cartella, se necessario.

2. Per aprire la finestra «Ricerca avanzata», posiziona innanzitutto il cursore all'interno della casella Ricerca immediata. Poi, dalla Barra multifunzione, vai su Ricerca > Strumenti ricerca > Ricerca avanzata.

Per chi preferisce le scorciatoie da tastiera, premere Ctrl+Maiusc+F per aprire rapidamente Ricerca avanzata da qualsiasi punto di Outlook.

3. Nella finestra di dialogo «Ricerca avanzata», passa alla scheda Avanzate. Per impostare il filtro di ricerca:

1. 1). Fai clic su Campo, posiziona il puntatore su Tutti i campi di posta e scegli il campo specifico da cercare, ad esempio Oggetto, Messaggio (il corpo dell'email) o altri campi disponibili come Da o A. Per cercare il contenuto dell'email, ti consigliamo di selezionare «Messaggio».
2. 2). Seleziona contiene dal menu «Condizione» nell’elenco a discesa. In questo modo, la ricerca troverà le email che includono il frammento di testo in qualsiasi punto del campo selezionato.
3. 3). Inserisci la parola chiave parziale (ad esempio «berry» per trovare «strawberry», «blueberry», ecc.) nella casella «Valore». Non servono caratteri jolly: Ricerca avanzata troverà la stringa ovunque compaia nel campo selezionato.
4. 4). Fai clic su Aggiungi all'elenco per confermare e applicare questo criterio di ricerca.
   

4. Ora fai clic sul pulsante Trova ora per avviare la ricerca. I risultati verranno visualizzati nella parte inferiore della finestra di dialogo: un elenco di tutte le email nella cartella che contengono la parola o la stringa di testo specificata.

📌Risultato: Tutte le email corrispondenti alla parola chiave parziale (indipendentemente dalla posizione all'interno del campo selezionato) vengono visualizzate nel riquadro dei risultati di «Ricerca avanzata». Puoi scorrere i risultati o fare doppio clic su qualsiasi email per aprirla e verificarla ulteriormente.

Scenario applicabile: Questo approccio è ideale per ricerche in un’intera cartella quando devi individuare ogni email contenente un determinato segmento di testo — nell’oggetto, nel corpo del messaggio, nel mittente o in altri campi. È più completo rispetto al metodo basato su singole email, ma non utilizza caratteri jolly veri e propri: si limita a trovare ogni occorrenza della stringa parziale.

Vantaggi e limitazioni: Il filtro è semplice da configurare e funziona bene per la maggior parte delle ricerche testuali, ma non supporta sintassi avanzate con caratteri jolly o espressioni regolari come * o ?. Inoltre, se i criteri di ricerca sono troppo generici, i risultati potrebbero essere numerosi, rendendo più lunga la revisione manuale.

Precauzioni: Tieni presente che la ricerca in cartelle di grandi dimensioni, contenenti centinaia o migliaia di messaggi, potrebbe richiedere del tempo per essere elaborata e che ricerche su più campi potrebbero restituire risultati duplicati se la stessa parola compare in campi diversi.

Consigli per la risoluzione dei problemi: Se non vengono visualizzati risultati, ricontrolla che il campo selezionato sia corretto (ad esempio «Message» per il corpo del messaggio). Anche errori di battitura o termini di ricerca con spaziatura insolita possono restituire risultati vuoti. La ricerca non distingue tra maiuscole e minuscole per impostazione predefinita, ma se ti aspetti corrispondenze e non ne vedi nessuna, verifica la presenza di formattazione nascosta o caratteri non standard.

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Codice VBA: Cercare programmaticamente email utilizzando caratteri jolly o parole parziali

In alcuni casi, soprattutto per utenti che cercano spesso schemi specifici, eseguono ricerche ripetitive su più cartelle o richiedono una corrispondenza più flessibile di quella offerta dalle finestre di dialogo integrate di Outlook, l’utilizzo di VBA (Visual Basic for Applications) in Outlook rappresenta una soluzione automatizzata ideale. Una macro VBA permette di individuare messaggi di posta elettronica contenenti parole parziali—simulando una ricerca con caratteri jolly—su una o più cartelle, offrendo maggiore flessibilità e velocità agli utenti avanzati e agli amministratori.

Scenario applicabile: VBA è particolarmente utile se devi eseguire regolarmente la stessa ricerca su un gran numero di email o su più cartelle, automatizzare e personalizzare le regole di ricerca, oppure desideri estrarre ed elaborare i risultati in modo programmatico — ad esempio evidenziandoli, elencandoli o generando report sui risultati trovati. Lo svantaggio? La configurazione e l’esecuzione della macro VBA richiedono una conoscenza di base dell’editor VBA; inoltre, questa soluzione è ideale solo per le versioni desktop di Outlook (non per quelle web o mobile).

Segui questi passaggi per utilizzare una macro VBA che trova messaggi di posta elettronica contenenti una corrispondenza parziale con una parola—simulando efficacemente ricerche con caratteri jolly:

1. Prima di eseguire la macro, scegli la cartella di Outlook in cui desideri effettuare la ricerca. Ti consigliamo di selezionare la cartella direttamente dall’elenco delle cartelle, così la macro elaborerà solo il suo contenuto e non l’intera casella di posta—un’operazione che potrebbe risultare lenta e dispendiosa in termini di risorse.

2. Premi Alt+F11 per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) in Outlook.

3. Nella finestra di VBA, fai clic su Inserisci > Modulo. Copia e incolla il seguente codice VBA nella nuova finestra del modulo.

Codice VBA: Cerca tutti i messaggi di posta elettronica nella Cartella corrente per una parola parziale o uno schema

Sub SearchEmailsWithPartialWord()
    Dim xFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim xMail As Outlook.MailItem
    Dim xItem As Object
    Dim xPattern As String
    Dim xResult As String
    Dim xMatched As Boolean
    Dim i As Integer
    
    On Error Resume Next
    Set xFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
    xPattern = InputBox("Enter the keyword or partial word to search for (e.g., berry):", "KutoolsforOutlook")
    
    If xPattern = "" Then Exit Sub
    
    xResult = ""
    i = 0
    
    For Each xItem In xFolder.Items
        If xItem.Class = olMail Then
            xMatched = (InStr(1, xItem.Subject, xPattern, vbTextCompare) > 0) Or _
                       (InStr(1, xItem.Body, xPattern, vbTextCompare) > 0)
            
            If xMatched Then
                i = i + 1
                xResult = xResult & vbCrLf & i & ". " & xItem.Subject
            End If
        End If
    Next
    
    If xResult <> "" Then
        MsgBox "Found emails containing """ & xPattern & """:" & vbCrLf & xResult, vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    Else
        MsgBox "No emails containing """ & xPattern & """ were found in this folder.", vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    End If
    
    Set xFolder = Nothing
    Set xMail = Nothing
End Sub

4. Premi il tasto F5per eseguire la macro. Quando richiesto, inserisci la parola parziale o il frammento che desideri cercare (ad esempio,)berry). La macro analizzerà tutti i messaggi nella cartella attualmente selezionata e restituirà un elenco degli oggetti contenenti il termine cercato, sia nell’oggetto che nel corpo del messaggio. Se vengono trovate corrispondenze, queste verranno visualizzate in una finestra di dialogo intitolata «KutoolsforOutlook»; in caso contrario, riceverai comunque una notifica.

Suggerimenti per l’uso: Per risultati ottimali, seleziona cartelle più piccole o mirate. Se devi cercare in più cartelle, esegui la macro su ciascuna di esse singolarmente oppure modifica il codice per farlo scorrere automaticamente tra diverse cartelle.
Anche se questa macro rileva ogni occorrenza della parola chiave o di una frase parziale, funzionalità avanzate con caratteri jolly (come asterischi o punti interrogativi per abbinare diversi schemi) possono essere aggiunte espandendo il codice con espressioni regolari (RegExp) o logiche personalizzate, purché tu abbia dimestichezza con lo scripting VBA.

Precauzioni e risoluzione dei problemi: Salva sempre il tuo lavoro in Outlook prima di eseguire o modificare macro. Assicurati che le macro siano abilitate nelle impostazioni di sicurezza di Outlook (File > Opzioni > Centro protezione > Impostazioni del Centro protezione > Impostazioni macro). La macro cerca solo nell’oggetto e nel corpo del messaggio, non negli allegati né nella cronologia delle conversazioni. In caso di errori, verifica di aver selezionato una cartella di posta e che gli elementi al suo interno siano messaggi di posta elettronica, non appuntamenti del calendario o altri tipi di oggetti.

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