Come scaricare o salvare automaticamente gli allegati da Outlook in una cartella specifica?

Sebbene salvare tutti gli allegati da una singola email in Outlook sia semplice grazie all’opzione **“Allegati” > “Salva tutti gli allegati”**, gestire gli allegati provenienti da più messaggi — specialmente in grandi quantità — può diventare complesso. Questo articolo presenta due soluzioni efficaci per scaricare automaticamente gli allegati dalle email di Outlook direttamente in una cartella specifica, semplificando notevolmente il processo e risparmiando tempo prezioso quando si lavora con numerose email e relativi allegati.

• Scarica automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella con VBA e regola (11 passaggi)
• Scarica automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella con Kutools per Outlook (2 passaggi)

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Scarica automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella con VBA e regola

Questo approccio sfrutta uno script VBA che, abbinato a una regola specifica, scarica e salva automaticamente gli allegati dalle email di Outlook in una cartella predefinita. Segui questi passaggi:

1. Premi «Alt + F11» per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic, Applications.
2. Fai clic su «Inserisci» > «Modulo» e incolla lo script VBA seguente nella nuova finestra del modulo appena aperta.

«VBA: Salvataggio automatico allegati di Outlook in una cartella specifica»

Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

Nota: individua la riga `sSaveFolder = «C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\»` e sostituiscila con il percorso della cartella di destinazione desiderata.

3. Salva lo script VBA e chiudi la finestra di Microsoft Visual Basic, Applications.
4. Passa alla visualizzazione Posta e fai clic su «Home» > «Regole» > «Gestisci regole e avvisi».
   
5. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi che si apre, fai clic sul pulsante **Nuova regola** nella scheda **Regole posta elettronica**.
   
6. Nella finestra di dialogo della Guida per le regole visualizzata, seleziona l’opzione “Applica regola ai messaggi ricevuti” e fai clic su “Avanti”.
   
7. Nella finestra di dialogo **Guida per le regole** (*Quali condizioni vuoi verificare?*), fai clic sul pulsante **Avanti** senza selezionare alcuna opzione, quindi conferma con **Sì** nella finestra di dialogo di Microsoft Outlook che compare.
   
8. Nella finestra di dialogo Guida per le regole (Cosa vuoi fare con il messaggio?):
   1. Seleziona l'opzione «esegui uno script». Suggerimento: se non vedi l'opzione, ti invitiamo a consultare questa guida per abilitare l'opzione «esegui uno script» in Outlook.
   2. Fai clic sul testo blu sottolineato «uno script» per aprire la finestra di dialogo **Seleziona script**, scegli lo script aggiunto al Passo 2 e conferma con **OK**.
   3. Fai clic sul pulsante «Avanti» per continuare.
      
9. Nella finestra di dialogo Guida per le regole (Ci sono eccezioni?), fai clic sul pulsante “Avanti”.
10. Nell'ultima finestra di dialogo della Guida per le regole, assegna un nome alla regola al Passo 1, seleziona le opzioni desiderate al Passo 2 e fai clic su «Fine».
    
11. Chiudi la finestra di dialogo “Regole e avvisi”.

Risultato

Ora, se selezioni l’opzione «Esegui immediatamente questa regola sui messaggi già presenti nella Posta in arrivo», tutti gli allegati del tuo account email verranno scaricati e archiviati nella cartella di destinazione specificata. Inoltre, attivando l’opzione «Attiva questa regola», ogni nuovo allegato ricevuto verrà automaticamente salvato nella cartella designata.

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Scarica automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella con Kutools per Outlook

Con «Kutools per Outlook» installato sul tuo computer, la funzione **«Distacca automaticamente»** ti permette di scaricare automaticamente tutti o solo determinati allegati da Outlook, in base alle condizioni che imposti, salvandoli comodamente nella cartella da te scelta. In più, puoi organizzarli creando sottocartelle, con due opzioni per nominarle: scegliere uno dei formati predefiniti — ad esempio **[cartella messaggi]-[oggetto messaggio]** — oppure aggiungere una stringa personalizzata come suffisso al formato selezionato. Questa funzionalità migliora notevolmente l’organizzazione e l’accessibilità dei tuoi allegati.

1. Fai clic su «Kutools» > «Distacca automaticamente» per aprire la finestra della funzione.
   
2. Nella finestra di dialogo «Auto Detach Allegati», seleziona l'opzione «Stacca automaticamente tutti gli allegati ricevuti» e configurala come segue:
   1. Fai clic sul pulsante Sfoglia per specificare la cartella di destinazione in cui salvare automaticamente gli allegati estratti.
   2. (Facoltativo) Seleziona l’opzione «Distacca gli allegati con lo stile seguente» per creare sottocartelle in cui archiviare gli allegati.
      • Crea sottocartelle in base allo stile seguente: assegna loro un nome utilizzando uno dei formati predefiniti, ad esempio [cartella messaggi]-[oggetto messaggio].
      • «Rinomina gli allegati salvati in base allo stile seguente»: assegna un nome alle sottocartelle utilizzando uno dei formati predefiniti e aggiungi una stringa di testo personalizzata come suffisso.
   3. (Facoltativo) Seleziona l'opzione «Dopo il distacco degli allegati, l'email mantiene comunque l'icona dell'allegato» per conservare un indicatore visivo nelle email che contenevano allegati.
   4. Fai clic su «OK».
      

Risultato

Da ora in poi, tutti gli allegati verranno salvati automaticamente nella cartella specificata non appena ricevute le email.

Suggerimento: se desideri impostare lo stacco automatico degli allegati in base a regole specifiche, abilita l'opzione «Stacca automaticamente gli allegati ricevuti in base alle regole» nella finestra di dialogo «Auto Detach Allegati». Successivamente, fai clic sul pulsante «Nuovo» per definire le tue Condizioni di filtro e le Impostazioni di salvataggio desiderate.

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