Come scaricare/salvare automaticamente gli allegati da Outlook in una cartella specifica?

Mentre salvare tutti gli allegati da una singola email in Outlook è semplice utilizzando l'opzione "Allegati" > "Salva tutti gli allegati", gestire allegati provenienti da più email, specialmente in grandi quantità, può essere più complesso. Questo articolo introduce due soluzioni efficaci per scaricare automaticamente gli allegati dalle email di Outlook in una cartella specifica. Questi metodi sono particolarmente utili quando si ha a che fare con numerose email e allegati, semplificando il processo e risparmiando tempo.

• Scarica automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella con VBA e regole (11 passaggi)
• Scarica automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella con Kutools per Outlook (2 passaggi)

Scarica automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella con VBA e regole

Questo approccio prevede l'utilizzo di uno script VBA, che, quando eseguito con una regola specifica, scaricherà e salverà automaticamente gli allegati dalle email di Outlook in una cartella designata. Procedere con i seguenti passaggi:

1. Premere "Alt + F11" per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Cliccare su "Inserisci" > "Modulo", quindi incollare lo script VBA sottostante nella nuova finestra Modulo aperta.

"VBA: Salva automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella specifica"

Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

Nota: Individuare la riga sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\" e sostituirla con il percorso della cartella di destinazione desiderata.

3. Salvare lo script VBA e chiudere la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.
4. Andare alla vista Mail e cliccare su "Home" > "Regole" > "Gestisci regole e avvisi".
   
5. Nella finestra di dialogo Regole e Avvisi che si apre, cliccare sul pulsante "Nuova regola" nella scheda Regole Email.
   
6. Nella finestra di dialogo Guida per le regole che appare, selezionare l'opzione "Applica regola ai messaggi che ricevo" e cliccare sul pulsante "Avanti".
   
7. Nella finestra di dialogo Guida per le regole (Quali condizioni vuoi controllare?), cliccare sul pulsante "Avanti" senza selezionare alcuna opzione. Quindi cliccare sul pulsante "Sì" nella finestra di dialogo pop-up di Microsoft Outlook.
   
8. Nella finestra di dialogo Guida per le regole (Cosa vuoi fare con il messaggio?):
   1. Selezionare l'opzione "esegui uno script". Suggerimento: Se non vedi l'opzione, vai a questo tutorial per abilitare l'opzione "esegui uno script" in Outlook.
   2. Cliccare sul testo blu sottolineato "uno script" per aprire la finestra di dialogo Seleziona Script. Scegliere lo script aggiunto nel Passaggio 2 e cliccare su "OK".
   3. Cliccare sul pulsante "Avanti" per procedere.
      
9. Nella finestra di dialogo Guida per le regole (Ci sono eccezioni?), cliccare sul pulsante "Avanti".
10. Nella finestra di dialogo finale della Guida per le regole, assegnare un nome alla regola nel Passaggio 1, selezionare le opzioni necessarie nel Passaggio 2 e cliccare sul pulsante "Fine".
    
11. Chiudere la finestra di dialogo Regole e Avvisi.

Risultato

Ora, se si seleziona l'opzione "Esegui questa regola ora sui messaggi già presenti nella posta in arrivo", tutti gli allegati dal tuo account email verranno scaricati e memorizzati nella cartella di destinazione specificata. Inoltre, se hai selezionato l'opzione "Attiva questa regola", tutti gli allegati delle email in arrivo verranno scaricati e salvati automaticamente nella cartella designata.

Scarica automaticamente gli allegati di Outlook in una cartella con Kutools per Outlook

Con "Kutools per Outlook" installato sul tuo computer, la sua funzione "Distacca automaticamente" ti consente di scaricare automaticamente tutti o alcuni allegati di Outlook in base alle condizioni impostate, indirizzandoli comodamente a una cartella scelta. Inoltre, questa funzione offre la flessibilità di creare sottocartelle. Fornisce due alternative per denominare queste sottocartelle: puoi scegliere uno dei formati predefiniti, come [cartella messaggio]-[oggetto messaggio], oppure optare per aggiungere una stringa di testo personalizzata come suffisso al formato scelto. Questa capacità migliora notevolmente l'organizzazione e l'accessibilità dei tuoi allegati.

1. Cliccare su "Kutools" > "Distacca automaticamente" per aprire la finestra della funzione.
   
2. Nella finestra di dialogo "Scollega automaticamente gli allegati", selezionare l'opzione "Stacca automaticamente tutti gli allegati ricevuti" e configurare come segue:
   1. Cliccare sul pulsante Sfoglia per specificare la cartella di destinazione in cui salvare automaticamente gli allegati staccati.
   2. (Facoltativo) Selezionare l'opzione "Stacca gli allegati in base allo stile sottostante" se si desidera creare sottocartelle per archiviare gli allegati.
      • "Crea sottocartelle in base allo stile sottostante": Denominare le sottocartelle in uno dei formati predefiniti, come [cartella messaggio]-[oggetto messaggio].
      • "Rinomina gli allegati salvati in base allo stile sottostante": Denominare le sottocartelle utilizzando uno dei formati predefiniti e aggiungere una stringa di testo personalizzata come suffisso.
   3. (Facoltativo) Selezionare l'opzione "L'icona dell'allegato rimane comunque nell'email" per mantenere un indicatore visivo nelle email che avevano allegati.
   4. Cliccare su "Ok".
      

Risultato

Da ora in poi, tutti gli allegati verranno salvati automaticamente nella cartella specificata al momento della ricezione delle email.

Suggerimento: Se desideri configurare lo stacco automatico degli allegati in base a regole specifiche, abilita l'opzione "Stacca automaticamente gli allegati in base alle regole" nella finestra di dialogo "Scollega automaticamente gli allegati". Successivamente, clicca sul pulsante "Nuovo" per definire le condizioni di filtro e le impostazioni di salvataggio desiderate.

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