Come archiviare le email per anno, mese o data in Outlook?

Ad esempio, se devi archiviare le ricevute di maggio, ti mostrerò i passaggi dettagliati per archiviarle in base al mese, alla data o all’anno specificati in Outlook.

1. Nella visualizzazione «Posta», digita i criteri di ricerca ricevuti: inserisci «maggio» nella casella «Ricerca immediata», quindi specifica l’ambito di ricerca nel gruppo «Ambito» della scheda «Ricerca». Vedi lo screenshot:

Nota: (1) received: maggio significa cercare le email ricevute nel mese di maggio; è possibile sostituire «maggio» con l’abbreviazione di un altro mese, ad esempio gen, feb, ecc.
(2) received: maggio ricerca le email ricevute nel mese di maggio di qualsiasi anno. Per restringere l’ambito di ricerca e trovare solo quelle del maggio di un anno specifico, ad esempio il 2016, modifichi i criteri di ricerca in received: 2016/5/1..2016/5/31.
(3) Per cercare email ricevute in un intero anno, ad esempio il 2015, modifichi i criteri di ricerca in received: 2015/1/1..2015/12/31.
(4) Per cercare email ricevute in una data specifica, ad esempio il 1° maggio 2016, modifichi i criteri di ricerca in received: 2016/5/1.

2. Ora tutte le ricevute del mese specificato sono state trovate nell’elenco email. Per selezionare tutti i risultati della ricerca, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli «Sposta» > «Altra cartella». Vedi lo screenshot:
Nota: puoi selezionare tutte le email nell’elenco email cliccando su un messaggio qualsiasi e premendo contemporaneamente i tasti «Ctrl» + «A».

3. Nella finestra di dialogo Sposta elementi, fai clic sul pulsante «Nuovo». Vedi lo screenshot seguente:

4. Nella finestra di dialogo Crea nuova cartella, digita un nome («Maggio» nel mio caso) nella casella «Nome», seleziona un account di posta elettronica dall’elenco «Seleziona dove posizionare la cartella» e fai clic su «OK» per chiudere entrambe le finestre di dialogo.

5. Ora tutti i risultati della ricerca sono stati spostati nella cartella «Maggio». Proceda facendo clic su «File» > «Info» > «Strumenti» > «Pulisci elementi più vecchi» (oppure «File» > «Info» > «Strumenti pulizia» > «Archiviazione»). Vedere lo screenshot:

6. Nella finestra di dialogo Archiviazione, proceda come illustrato nello screenshot seguente:
(1) Selezioni l’opzione «Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle»;
(2) Faccia clic per selezionare la cartella «Maggio» nell’elenco sottostante;
(3) Digiti «Domani» nella casella «Archivia elementi più vecchi del»;
(4) Faccia clic sul pulsante «Sfoglia» per specificare il nome del file e la cartella di salvataggio per il file di archivio;
(5) Faccia clic sul pulsante «OK».

7. Nella finestra di dialogo di Microsoft Outlook che appare, fai clic sul pulsante «Sì».

A questo punto, le email sono già state archiviate in base al mese (o all’anno, alla data) specificato.

Un clic per salvare/esportare più email in blocco come file di testo/PDF/HTML/CSV in Outlook

Di norma, è possibile esportare o salvare un messaggio email come file di testo utilizzando la funzione «Salva con nome» in Outlook. Tuttavia, per salvare o esportare più email contemporaneamente come singoli file di testo, occorre elaborare manualmente ogni messaggio uno per volta — un’operazione lunga, noiosa e dispendiosa in termini di tempo! Ora, grazie alla funzione «Salva come file» di Kutools per Outlook, puoi salvare rapidamente più messaggi email come singoli file di testo, PDF, HTML e altro ancora con un solo clic!

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