Come esportare email da più cartelle e sottocartelle in Excel da Outlook?

Esportare email da più cartelle o sottocartelle in Excel può rivelarsi un’operazione noiosa se ci si affida a metodi manuali o alle funzionalità limitate di Outlook. Fortunatamente, esistono soluzioni molto più efficienti. In questo articolo esploreremo due approcci: uno basato su VBA e una soluzione più rapida e intuitiva grazie a Kutools per Outlook. Sebbene il metodo VBA offra flessibilità, richiede una configurazione complessa e aggiustamenti precisi. Al contrario, Kutools per Outlook ti permette di esportare le email in Excel in modo semplice ed efficace, con pochi clic, risparmiandoti tempo e fatica. Scopriamone i dettagli.

Esporta email da più cartelle/sottocartelle in Excel utilizzando VBA(Complesso ma flessibile)

Esporta email da una cartella/sottocartella in Excel utilizzando Kutools per Outlook 👍(Efficiente e facile da usare)

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Esporta email da più cartelle/sottocartelle in Excel utilizzando VBA

Se hai dimestichezza con la programmazione e cerchi una soluzione altamente personalizzabile, VBA può rivelarsi uno strumento efficace. Questo approccio ti permette di indicare più cartelle o sottocartelle ed esportare le relative email in fogli Excel distinti. Richiede tuttavia competenze tecniche e un’attenta personalizzazione del codice.

Passo 1: Apri l’editor VBA

Premi Alt + F11 per aprire la finestra «Microsoft Visual Basic for Applications».

Passo 2: Inserisci un nuovo modulo

Fai clic su «Inserisci» > «Modulo» e incolla il seguente codice VBA nella nuova finestra del modulo.

VBA: Esporta email da più cartelle e sottocartelle in Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Passo 3: Personalizza il codice VBA

1. Sostituisci "destination_folder_path« nel codice sopra con il percorso effettivo della cartella di destinazione, ad esempio »C:\Users\DT168\Documents\TEST".
2. Sostituisci "your_email_account\folder\subfolder_1« e »your_email_account\folder\subfolder_2« con il percorso effettivo delle tue cartelle di Outlook, ad esempio »Kelly@extendoffice.com\Posta in arrivo\A« e »Kelly@extendoffice.com\Posta in arrivo\B".
   

Passo 4: Esegui il codice

Premi «F5» o fai clic sul pulsante «Esegui» per avviare il codice. Successivamente, fai clic su «OK» nella finestra di dialogo «Esporta cartelle di Outlook in Excel». A questo punto, le email da tutte le cartelle e sottocartelle specificate sono state esportate nella cartella di lavoro di Excel.

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Esporta email da una cartella/sottocartella in Excel utilizzando Kutools per Outlook 👍

Per un approccio più rapido e senza complicazioni, «Kutools per Outlook» offre la funzione «Salva email selezionate come file in vari formati». Questo metodo è altamente raccomandato per la sua semplicità, velocità e versatilità. Che tu debba gestire poche email o grandi volumi di dati, Kutools ti assicura un’esperienza fluida con il minimo sforzo.

Passo 1: Seleziona la cartella o la sottocartella

Vai alla cartella o sottocartella contenente le email da esportare. Premi Ctrl+A per selezionare tutte le email nell’elenco.

Passo 2: Accedi alla funzione Salva email selezionate come file in vari formati

Fai clic su «Kutools» > «Elaborazione in massa» > «Salva le email selezionate come file in vari formati».

Passo 3: Configura le impostazioni di esportazione

1. Nella finestra di dialogo «Salva email come altri file», seleziona la cartella di destinazione in cui vuoi salvare i file.
2. Seleziona l'opzione «Formato Excel».
3. Seleziona i contenuti specifici delle email da esportare (ad esempio, intestazione o corpo) nella sezione «Contenuto da salvare».
   

Passo 4: Completa l’esportazione

Fai clic su «OK» per avviare il processo di esportazione. Al termine, troverai tutte le email salvate come singoli file Excel nella cartella specificata.