Come esportare email da più cartelle/sottocartelle in Excel in Outlook?

Esportare email da più cartelle o sottocartelle in Excel può essere un compito tedioso se si utilizzano metodi manuali o funzionalità limitate di Outlook. Fortunatamente, ci sono modi più efficienti per raggiungere questo obiettivo. In questo articolo, esploreremo due metodi: un approccio basato su VBA e una soluzione più veloce e user-friendly con Kutools per Outlook. Mentre il metodo VBA offre flessibilità, richiede una configurazione complessa e aggiustamenti. Al contrario, Kutools per Outlook fornisce un modo semplice e potente per esportare email in Excel con pochi clic, risparmiando tempo ed energia. Entriamo nei dettagli.

Esporta Email da Più Cartelle/Sottocartelle in Excel Utilizzando VBA (Complesso ma Flessibile)

Esporta Email da una Cartella/Sottocartella in Excel Utilizzando Kutools per Outlook 👍 (Efficiente e Facile da Usare)

Esporta Email da Più Cartelle/Sottocartelle in Excel Utilizzando VBA

Se sei a tuo agio con la programmazione e hai bisogno di una soluzione personalizzabile, utilizzare VBA può essere efficace. Questo metodo ti consente di specificare più cartelle o sottocartelle ed esportarne le email in file Excel separati. Tuttavia, richiede conoscenze tecniche e una personalizzazione attenta del codice.

Passo 1: Apri l'Editor VBA

Premi Alt + F11 per aprire la finestra "Microsoft Visual Basic for Applications".

Passo 2: Inserisci un Nuovo Modulo

Clicca su "Inserisci" > "Modulo", quindi incolla il seguente codice VBA nella nuova finestra del Modulo.

VBA: Esporta email da più cartelle e sottocartelle in Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Passo 3: Personalizza il Codice VBA

1. Sostituisci "destination_folder_path" nel codice sopra con il percorso della cartella effettivo, come ad esempio "C:\Users\DT168\Documents\TEST".
2. Sostituisci "your_email_account\cartella\sottocartella_1" e "your_email_account\cartella\sottocartella_2" con i percorsi delle tue cartelle di Outlook, come ad esempio "Kelly@extendoffice.com\Posta in arrivo\A" e "Kelly@extendoffice.com\Posta in arrivo\B".
   

Passo 4: Esegui il Codice

Premi "F5" oppure clicca sul pulsante "Esegui" per avviare il codice. Poi clicca sul pulsante "OK" nella finestra di dialogo "Esporta Cartelle di Outlook in Excel" che appare. Ora le email da tutte le cartelle/sottocartelle specificate sono state esportate in cartelle di lavoro Excel.

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Per un approccio più veloce e privo di complicazioni, "Kutools per Outlook" offre una funzione "Salva Email Selezionate come File in Diversi Formati". Questo metodo è altamente raccomandato per la sua semplicità, velocità e versatilità. Che tu stia gestendo un piccolo lotto di email o grandi dataset, Kutools garantisce un'esperienza fluida con il minimo sforzo.

Passo 1: Seleziona la Cartella o Sottocartella

Naviga verso la cartella o sottocartella contenente le email che desideri esportare. Premi Ctrl + A per selezionare tutte le email nell'elenco.

Passo 2: Accedi alla Funzione Salva Email Selezionate come File in Diversi Formati

Clicca su "Kutools" > "Elaborazione in Massa" > "Salva Email Selezionate come File in Diversi Formati".

Passo 3: Configura le Impostazioni di Esportazione

1. Nella finestra di dialogo "Salva Messaggi come Altri File", scegli la cartella di destinazione dove vuoi salvare i file.
2. Seleziona l'opzione "Formato Excel".
3. Scegli i contenuti specifici delle email da esportare (ad esempio, intestazione, corpo) nella sezione "Contenuto da Salvare".
   

Passo 4: Completa l'Esportazione

Clicca su "OK" per avviare il processo di esportazione. Una volta completato, troverai tutte le email salvate come file Excel separati nella cartella designata.

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