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Come impostare una regola per copiare automaticamente le email in un'altra cartella in Outlook?

Author Kelly Last modified

Gestire le email in modo efficiente in Microsoft Outlook può essere impegnativo, soprattutto se si riceve un elevato volume di messaggi. Invece di ordinare manualmente le email, è possibile automatizzare il processo impostando una regola che copia automaticamente le email in una cartella specifica in base a criteri definiti. Questa guida ti accompagnerà attraverso due metodi per copiare automaticamente le email in un'altra cartella.

Metodo 1: Imposta una regola in Outlook per copiare automaticamente le email in un'altra cartella (Configurazione manuale & Più passaggi)

Metodo 2: Copia automatica delle email in un'altra cartella con Kutools per Outlook 👍 (Più veloce & Più efficiente)

Metodo 1: Imposta una regola in Outlook per copiare automaticamente le email in un'altra cartella

La Guida per le regole di Outlook consente agli utenti di creare regole personalizzate per copiare automaticamente le email che soddisfano determinate condizioni (ad esempio, email con parole chiave specifiche nell'oggetto) in una cartella designata. Segui questi passaggi per configurare la regola.

1. Seleziona la cartella di posta in cui desideri creare la regola e fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. Nella finestra di dialogo "Regole e avvisi", fai clic sul pulsante Nuova regola.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. Nella "Guida per le regole", seleziona "Applica regola sui messaggi che ricevo", quindi fai clic su Avanti.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. Nella "Guida per le regole (Quali condizioni vuoi controllare?)", imposta i criteri di filtro in base alle tue esigenze. Ad esempio, se desideri copiare le email con una parola chiave specifica nell'oggetto (ad esempio, "commento"), segui questi passaggi:

  1. 1). Seleziona "con parole specifiche nell'oggetto".
  2. 2). Fai clic sul testo collegato "parole specifiche" nella sezione Passaggio 2.
  3. 3). Nella finestra di dialogo "Cerca testo", inserisci la parola chiave (ad esempio, "commento"), fai clic su Aggiungi > OK.
  4. 4). Fai clic su Avanti.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-4

5. Nella Guida per le regole (Cosa vuoi fare con il messaggio?), imposta l'azione:

  1. 1). Seleziona "sposta una copia nella cartella specificata".
  2. 2). Fai clic sul testo collegato "specificata" nella sezione Passaggio 2.
  3. 3). Nella finestra di dialogo "Regole e avvisi", scegli la cartella in cui desideri copiare le email, quindi fai clic su OK.
  4. 4). Fai clic su Avanti.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-5

6. Nella Guida per le regole (Ci sono eccezioni?), fai clic su Avanti se non sono necessarie eccezioni.

7. Nella finestra finale della Guida per le regole, configura le impostazioni della regola:

  1. 1). Inserisci un nome per la regola nella casella Passaggio 1.
  2. 2). Seleziona eventuali opzioni aggiuntive secondo necessità nella sezione Passaggio 2.
  3. 3). Fai clic su Fine.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-6

8. Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Regole e avvisi.

📌 Risultato: Ogni email che soddisfa le condizioni definite (ad esempio, contenente la parola chiave "commento" nell'oggetto) verrà automaticamente copiata nella cartella specificata.

Pro e Contro del Metodo delle Regole Incorporate:

  • ✅ Funzionalità incorporata di Outlook: Nessun software aggiuntivo richiesto.
  • ❌ Flessibilità limitata: La modifica delle regole richiede di navigare attraverso la Guida per le regole.
  • ❌ Maggiore sforzo manuale: Comporta più passaggi rispetto a Kutools per Outlook.

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Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

Metodo 2: Copia automatica delle email in un'altra cartella con Kutools per Outlook 👍

Per gli utenti che devono frequentemente copiare email in base a criteri specifici, la funzione Regole avanzate di Kutools per Outlook offre un'alternativa più rapida e facile da usare. Semplifica la creazione delle regole ed elimina passaggi non necessari, consentendo un'automazione efficiente.

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Passaggio 1: Abilita la funzione Regole avanzate

  1. Vai alla scheda Kutools e fai clic su Regole avanzate.
    shot of the Advanced Rules feature
  2. Nella finestra di dialogo Regole avanzate, fai clic sul shot of the small New button pulsante Nuovo per creare una nuova regola.
    shot of the New button

Passaggio 2: Imposta la condizione

  1. Nel dialogo Passaggio 1 di 4, seleziona "L'oggetto contiene parole specifiche".
  2. Fai clic sul new button pulsante Nuovo per aprire la finestra di dialogo Contiene testo.
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. Nella finestra di dialogo Cerca testo, digita la parola chiave (ad esempio, "commento"), quindi fai clic su Aggiungi > OK.
    shot of the Search Text dialog box
  4. Fai clic su OK > Avanti per procedere.

Passaggio 3: Specifica la cartella di destinazione

  1. Nel Passaggio 2 di 4, seleziona "Sposta una copia nella cartella specificata".
  2. Nella finestra di dialogo Seleziona cartella che appare, scegli la cartella di destinazione in cui devono essere copiate le email.
  3. Fai clic su OK > Avanti > Avanti.
    shot of the Step 2 of 4 dialog box

Passaggio 4: Finalizza la regola

  1. Nel Passaggio 4 di 4, inserisci un nome per la regola nel campo Nome regola.
  2. (Opzionale) Aggiungi note per descrivere la regola.
  3. Fai clic su OK > OK per salvare e attivare la regola.
    shot of the Step 4 of 4 dialog box

📌 Risultato: La regola è stata creata correttamente. Se una qualsiasi email in arrivo contiene la parola chiave "commento" nell'oggetto, verrà automaticamente copiata nella cartella designata.

Vantaggi del Metodo Kutools per Outlook:

  • ✅ Configurazione rapida: Richiede meno passaggi rispetto alle regole incorporate di Outlook.
  • ✅ Interfaccia utente intuitiva: Intuitiva ed efficiente.
  • ✅ Altamente flessibile: Supporta la personalizzazione avanzata delle regole.
Nota: Per utilizzare l'utilità 'Regole avanzate' di Kutools per Outlook, prima di tutto, dovresti scaricare e installare Kutools per Outlook.

Quale metodo dovresti usare?

Ecco un confronto tra i due metodi per aiutarti a decidere quale si adatta meglio alle tue esigenze:

MetodoMigliore perFacilità d'usoFlessibilità
Regola di Outlook Utenti che preferiscono le funzionalità incorporate di Outlook ⭐⭐⭐ ⭐⭐
Regole avanzate di Kutools Utenti che vogliono una soluzione rapida e automatizzata ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

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