Come configurare una regola per copiare automaticamente le email in un’altra cartella in Outlook?

Gestire le email in modo efficiente in Microsoft Outlook può rivelarsi impegnativo, soprattutto quando si riceve un elevato volume di messaggi. Invece di organizzarle manualmente, puoi automatizzare il processo creando una regola che copi automaticamente i messaggi in una cartella specifica in base a criteri predefiniti. Questa guida ti mostra due metodi per copiare automaticamente le email in un’altra cartella.

Metodo 1: Impostare una regola di Outlook per copiare automaticamente le email in un'altra cartella(Configurazione manuale e più passaggi)

Metodo 2: Copia automatica delle email in un'altra cartella con Kutools per Outlook 👍(Più veloce e più efficiente)

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Metodo 1: Impostare una regola di Outlook per copiare automaticamente le email in un'altra cartella

Le regole di Outlook consentono agli utenti di creare regole personalizzate per copiare automaticamente le email che soddisfano determinate condizioni (ad esempio, messaggi con parole chiave specifiche nell’oggetto) in una cartella designata. Segui questi semplici passaggi per configurare la tua regola.

1. Seleziona la cartella di posta in cui vuoi creare la regola e fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo «Regole e avvisi», fai clic sul pulsante Nuova regola.

3. In «Guida per le regole», seleziona «Applica regola ai messaggi ricevuti», quindi clicca su Avanti.

4. In «Guida per le regole (Quali condizioni si desidera verificare?)», imposta le Condizioni di filtro in base alle tue esigenze. Ad esempio, se vuoi copiare le email che contengono una parola chiave specifica nell’oggetto (ad esempio, «commento»), segui questi passaggi:

1. 1). Seleziona “con parole specifiche nell’oggetto”.
2. 2). Fai clic sul testo collegato «parole specifiche» nella sezione Passo 2.
3. 3). Nella finestra di dialogo «Testo di ricerca», inserisci la parola chiave (ad esempio, «commento»), quindi fai clic su Aggiungi > OK.
4. 4). Fai clic su Avanti.
   

5. Nella Guida per le regole (Cosa si desidera fare con il messaggio?), impostare l'azione:

1. 1). Seleziona “Sposta una copia nella cartella specificata”.
2. 2). Fare clic sul testo collegato «specificata» nella sezione Passo 2.
3. 3). Nella finestra di dialogo «Regole e avvisi», seleziona la cartella in cui desideri copiare le email, quindi fai clic su OK.
4. 4). Fare clic su Avanti.
   

6. Nella Guida per le regole (Ci sono eccezioni?), fai clic su Avanti se non sono necessarie eccezioni.

7. Nell'ultima Guida alle regole, configura le impostazioni della regola:

1. 1). Inserisci un nome per la regola nel campo Passo 1.
2. 2). Selezionare eventuali opzioni aggiuntive necessarie nella sezione Passo 2.
3. 3). Fare clic su Fine.
   

8. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Regole e avvisi.

📌 Risultato: Tutte le email che soddisfano le condizioni definite (ad esempio, contenenti la parola chiave «commento» nell’oggetto) verranno copiate automaticamente nella cartella specificata.

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Metodo 2: Copia automatica delle email in un'altra cartella con Kutools per Outlook 👍

Per gli utenti che devono copiare frequentemente email in base a criteri specifici, la funzione Regola avanzata di Kutools per Outlook offre un’alternativa più rapida e intuitiva: semplifica la creazione delle regole ed elimina passaggi superflui, garantendo un’automazione efficiente.

Passo 1: Attivare la funzione Regola avanzata

1. Passa alla scheda Kutools e clicca su Regola avanzata.
   
2. Nella finestra di dialogo Regola avanzata, fai clic sul pulsante Nuovo per creare una nuova regola.
   

Passo 2: Impostare la condizione

1. Nel Passo 1 della finestra di dialogo 4, seleziona “L’oggetto contiene parole specifiche”.
2. Fai clic sul pulsante Nuovo per aprire la finestra di dialogo Testo contiene.
   
3. Nella finestra di dialogo **Testo di ricerca**, digita la parola chiave (ad esempio, “commento”), quindi fai clic su **Aggiungi > OK**.
   
4. Fai clic su OK > Avanti per procedere.

Passo 3: Specificare la cartella di destinazione

1. Nel Passo 2 di 4, seleziona “Sposta una copia nella cartella specificata”.
2. Nella finestra di dialogo “Seleziona cartella”, scegli la cartella di destinazione in cui copiare le email.
3. Fare clic su OK > Avanti > Avanti.
   

Passo 4: Finalizzare la regola

1. Nel Passo 4 di 4, inserisci un nome per la regola nel campo «Nome regola».
2. (Opzionale) Aggiungi note per descrivere la regola.
3. Fai clic su OK > OK per salvare e attivare la regola.
   

📌 Risultato: La regola è stata creata con successo. Le email in arrivo che contengono la parola chiave «commento» nell’oggetto verranno automaticamente copiate nella cartella designata.

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Quale metodo scegliere?

Di seguito una comparazione dei due metodi per aiutarti a scegliere quello più adatto alle tue esigenze:

Metodo	Ideale per	Facilità d’uso	Flessibilità
Regola di Outlook	Utenti che preferiscono le funzionalità integrate di Outlook	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools Regola avanzata	Utenti che desiderano una soluzione rapida e automatizzata	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

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