Come impostare una regola per copiare automaticamente le email in un'altra cartella in Outlook?
Gestire le email in modo efficiente in Microsoft Outlook può essere impegnativo, soprattutto se si riceve un alto volume di messaggi. Invece di ordinare manualmente le email, è possibile automatizzare il processo impostando una regola che copia automaticamente le email in una cartella specifica in base a criteri definiti. Questa guida vi accompagnerà attraverso due metodi per copiare automaticamente le email in un'altra cartella.
Metodo 1: Impostare una Regola in Outlook per Copiare Automaticamente le Email in un’Altra Cartella (Configurazione Manuale & Più Passaggi)
Metodo 2: Copia Automatica delle Email in un’Altra Cartella con Kutools per Outlook 👍 (Più Veloce & Più Efficiente)
Metodo 1: Impostare una Regola in Outlook per Copiare Automaticamente le Email in un’Altra Cartella
La Guida per le Regole di Outlook consente agli utenti di creare regole personalizzate per copiare automaticamente le email che soddisfano determinate condizioni (ad esempio, email con parole chiave specifiche nell'oggetto) in una cartella designata. Seguite questi passaggi per configurare la regola.
1. Selezionate la cartella di posta dove volete creare la regola e cliccate su Home > Regole > Gestisci Regole & Avvisi.
2. Nella finestra di dialogo "Regole e Avvisi", cliccate sul pulsante Nuova Regola.
3. Nella "Guida per le Regole", selezionate "Applica regola ai messaggi che ricevo", quindi cliccate su Avanti.
4. Nella "Guida per le Regole (Quali condizioni desideri controllare?)", impostate i criteri di filtro in base alle vostre esigenze. Ad esempio, se volete copiare le email con una parola chiave specifica nell'oggetto (ad esempio, "commento"), seguite questi passaggi:
- 1). Selezionate "con parole specifiche nell'oggetto".
- 2). Cliccate sul testo collegato "parole specifiche" nella sezione Passo 2.
- 3). Nella finestra di dialogo "Cerca Testo", inserite la parola chiave (ad esempio, "commento"), cliccate Aggiungi > OK.
- 4). Cliccate su Avanti.
5. Nella Guida per le Regole (Cosa vuoi fare con il messaggio?), impostate l'azione:
- 1). Selezionate "sposta una copia nella cartella specificata".
- 2). Cliccate sul testo collegato "specificata" nella sezione Passo 2.
- 3). Nella finestra di dialogo "Regole e Avvisi", scegliete la cartella in cui volete copiare le email, quindi cliccate OK.
- 4). Cliccate su Avanti.
6. Nella Guida per le Regole (Ci sono eccezioni?), cliccate su Avanti se non sono necessarie eccezioni.
7. Nella Guida per le Regole finale, configurate le impostazioni della regola:
- 1). Inserite un nome per la regola nella casella Passo 1.
- 2). Selezionate eventuali opzioni aggiuntive secondo necessità nella sezione Passo 2.
- 3). Cliccate su Fine.
8. Cliccate su OK per chiudere la finestra di dialogo Regole e Avvisi.
📌 Risultato: Qualsiasi email che soddisfi le condizioni definite (ad esempio, contenente la parola chiave "commento" nell'oggetto) verrà automaticamente copiata nella cartella specificata.
Pro e Contro del Metodo delle Regole Incorporate:
- ✅ Funzionalità incorporata di Outlook: Nessun software aggiuntivo richiesto.
- ❌ Flessibilità limitata: La modifica delle regole richiede di navigare attraverso la Guida per le Regole.
- ❌ Maggior Sforzo Manuale: Comporta più passaggi rispetto a Kutools per Outlook.
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Metodo 2: Copia Automatica delle Email in un’Altra Cartella con Kutools per Outlook 👍
Per gli utenti che devono frequentemente copiare email in base a criteri specifici, la funzione Regole Avanzate di Kutools per Outlook offre un'alternativa più veloce e user-friendly. Semplifica la creazione delle regole ed elimina passaggi superflui, consentendo un'automazione efficiente.
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Passo 1: Abilitare la funzione Regole Avanzate
- Andate alla scheda Kutools e cliccate su Regole Avanzate.
- Nella finestra di dialogo Regole Avanzate, cliccate il
pulsante Nuovo per creare una nuova regola. 
pulsante Nuovo per creare una nuova regola. 
Passo 2: Impostare la condizione
- Nel dialogo Passo 1 di 4, selezionate "Oggetto contiene parole specifiche".
- Cliccate il pulsante Nuovo per aprire la finestra di dialogo Contiene Testo.
- Nella finestra di dialogo Cerca Testo, digitate la parola chiave (ad esempio, "commento"), quindi cliccate Aggiungi > OK.
- Cliccate OK > Avanti per procedere.
Passo 3: Specificare la cartella di destinazione
- Nel Passo 2 di 4, selezionate "Sposta una copia nella cartella specificata".
- Nella finestra di dialogo Seleziona Cartella che appare, scegliete la cartella di destinazione in cui devono essere copiate le email.
- Cliccate OK > Avanti > Avanti.
Passo 4: Finalizzare la regola
- Nel Passo 4 di 4, inserite un nome per la regola nel campo Nome Regola.
- (Facoltativo) Aggiungete note per descrivere la regola.
- Cliccate OK > OK per salvare e attivare la regola.
📌 Risultato: La regola è ora stata creata con successo. Se qualsiasi email in arrivo contiene la parola chiave "commento" nell'oggetto, verrà automaticamente copiata nella cartella designata.
Vantaggi del Metodo Kutools per Outlook:
- ✅ Configurazione rapida: Richiede meno passaggi delle regole incorporate di Outlook.
- ✅ Interfaccia user-friendly: Intuitiva ed efficiente.
- ✅ Altamente flessibile: Supporta la personalizzazione avanzata delle regole.
Quale Metodo Dovreste Usare?
Ecco un confronto tra i due metodi per aiutarvi a decidere quale sia il più adatto alle vostre esigenze:
| Metodo | Migliore Per | Facilità d'Uso | Flessibilità |
|---|---|---|---|
| Regola di Outlook | Utenti che preferiscono le funzionalità incorporate di Outlook | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Regole Avanzate di Kutools | Utenti che vogliono una soluzione veloce e automatizzata | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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