Come si imposta la risposta automatica «Fuori sede» in Outlook?

A volte sei Fuori sede e non puoi gestire le email tempestivamente. In questo caso, potresti voler informare i mittenti del motivo per cui non stai rispondendo alle loro email, pur avendole ricevute. Puoi impostare Fuori sede (regola Risposta automatica) in Outlook con le seguenti soluzioni alternative:

• Imposta Fuori sede (risposta automatica) con l'Assistente Fuori sede per account Exchange(4 passaggi)
• Imposta Fuori sede (risposta automatica) con Kutools per Outlook(3 passaggi)
• Imposta Fuori sede (risposta automatica) con la funzione Gestisci regole e avvisi(11 passaggi)

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Imposta Fuori sede (risposta automatica) con l'Assistente Fuori sede per account Exchange

Se utilizzi un account Exchange, puoi inviare automaticamente un messaggio specifico per le email ricevute configurando l'Assistente Fuori sede durante la tua assenza. Ecco come fare:

1. Nella visualizzazione Posta, seleziona l’account Exchange nella navigazione e fai clic su «File» > «Info» > «Risposte automatiche».
Nota: se Outlook non è connesso a un server Exchange, l’opzione «Risposte automatiche» non sarà disponibile.

2. Nella finestra di dialogo «Risposte automatiche», (1) seleziona l’opzione «Invia risposte automatiche»; (2) attiva l’opzione «Invia solo nel seguente intervallo di tempo» e imposta «Ora di inizio» e «Ora di fine» in base alle tue esigenze; (3) digita il «messaggio di risposta» nella casella sottostante. Vedi screenshot:

3. Se desideri abilitare la risposta automatica anche per i mittenti esterni, (1) fai clic sulla scheda «Esterno all’organizzazione (Attivo)»; (2) seleziona l’opzione «Risposta automatica ai contatti esterni all’organizzazione»; (3) digita il messaggio di risposta automatica nella casella sottostante. Vedi screenshot:

4. Fai clic su «OK» per attivare il messaggio di assenza.

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Imposta Fuori sede (risposta automatica) con Kutools per Outlook

La regola integrata di Outlook non supporta personalizzazioni avanzate, come impostare risposte diverse in base a mittenti o oggetti specifici oppure inserire immagini nel messaggio automatico. Al contrario, la funzione «Risposta automatica» di «Kutools per Outlook» offre un’interfaccia intuitiva per creare risposte automatiche professionali e personalizzate, con la possibilità di includere immagini e salvare più modelli. Per una soluzione di risposta automatica più flessibile e completa, Kutools si conferma l’opzione migliore.

Passaggio 1. Scarica e installa Kutools per Outlook, avvia Outlook e fai clic su «KUTOOLS PLUS» > «Rispondi».

Passaggio 2. Configura la risposta automatica per i vari account, quindi fai clic su «OK».

1. Nel riquadro sinistro, seleziona la casella corrispondente all’account.

2. Nella sezione destra, modifica prima il prefisso “Rimuovi oggetto” e poi il contenuto della risposta automatica.

   

Passaggio 3. Fai clic su «Sì» per attivare la risposta automatica.

Ogni messaggio in arrivo riceverà automaticamente una risposta basata sul modello di risposta automatica che hai configurato.

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Imposta Fuori sede (risposta automatica) con la funzione Gestisci regole e avvisi

Se Outlook non è connesso a un server Exchange, il metodo precedente non funzionerà. In tal caso, puoi impostare la risposta automatica Fuori sede utilizzando la funzione **Gestisci regole e avvisi** di Outlook seguendo questi passaggi:

1. Fai clic su «Home» > «Email» per creare un nuovo messaggio e inserisci l’oggetto e il testo desiderati. Vedi screenshot:

2. Quindi, nella finestra del nuovo messaggio, fai clic su «File» > «Salva con nome».

3. Ora, nella finestra di dialogo Salva con nome, Seleziona «Modello di Outlook (*.oft)» dall’elenco a discesa «Specifica formato di salvataggio» e fai clic sul pulsante «Salva»Vedi screenshot:

Nota: dopo aver impostato «Specifica formato di salvataggio» su «Modello di Outlook (*.oft)», l’email verrà salvata automaticamente nella cartella predefinita dei modelli, senza dover più scegliere manualmente la destinazione.

4. Prosegui facendo clic su «Home» > «Regole» > «Gestisci regole e avvisi». Vedi lo screenshot:

5. Nella finestra di dialogo «Regole e avvisi», (1) fai clic sulla scheda «Regole posta elettronica»; (2) seleziona l’«account email» al quale applicare l’impostazione Fuori sede dal menu a discesa «Applica le modifiche a questa cartella»; (3) quindi fai clic su «Nuova regola». Vedi screenshot:

6. Nella finestra «Guida per le regole», fai clic su «Applica regola ai messaggi ricevuti» nella sezione «Inizia da una regola vuota», quindi premi il pulsante «Avanti».

7. Nella finestra «Guida per le regole» (quali condizioni desideri verificare?), seleziona l’opzione «inviato solo a me» e fai clic su «Avanti». Vedi screenshot:

8. Ora, nella finestra **Guida per le regole** (*Cosa desideri fare con il messaggio?*), procedi come illustrato nello screenshot seguente: (1) seleziona l’opzione «Rispondi utilizzando un modello specifico»; (2) fai clic sul collegamento «un modello specifico»; (3) nella finestra di dialogo **Seleziona un modello di risposta** che si apre, scegli «Modelli utente nel file system» dal menu a discesa «Cerca in», seleziona il «modello di messaggio» appena creato e fai clic su «Apri»; (4) tornato alla finestra **Guida per le regole**, fai clic sul pulsante «Avanti».

9. Fai doppio clic su «Avanti» per accedere alla finestra della Guida per le regole (Configurazione completa della regola). Quindi: (1) digita un nome per la nuova regola nella casella del Passaggio 1; (2) seleziona le opzioni desiderate nella sezione del Passaggio 2; (3) infine, fai clic su «Fine».

10. Chiudi la finestra di dialogo Regole e avvisi.

D’ora in poi, ogni nuova email che arriverà nella tua casella di Outlook riceverà immediatamente una risposta automatica basata sul modello di messaggio specificato.