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Come rifiutare automaticamente gli inviti alle riunioni di persone specifiche in Outlook? 

In Outlook, possiamo creare una regola per rifiutare automaticamente alcuni inviti a riunioni da persone specifiche, ma come gestirli? Questo articolo introdurrà un metodo nei dettagli.

Rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni di persone specifiche in Outlook

Rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni di persone specifiche ed elimina la riunione anche dal calendario


Rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni di persone specifiche in Outlook

Si prega di eseguire i seguenti passaggi per completare questo lavoro:

1. Innanzitutto, dovresti creare un modello di messaggio per gli inviti alla riunione di rifiuto. Nel Messaggio nella finestra, digitare il messaggio che si desidera inviare per il rifiuto degli inviti alla riunione. Vedi screenshot:

2. Quindi salvare il messaggio come formato modello, fare clic Compila il > Salva con nome, Nella Salva con nome , inserisci un nome per il messaggio nel file Nome del file casella di testo e quindi scegliere Modello di Outlook (*. Oft) dal Salva come tipo elenco a discesa, vedi screenshot:

Note:: Quando selezioni Modello di Outlook (*. Oft), verrà aperta una cartella dei modelli utente predefinita.

3. Quindi fare clic Risparmi per salvare il modello di messaggio e chiudere la finestra del messaggio.

4. E poi, puoi creare una regola. Fare clic su Regole > Gestisci regole e avvisi sotto il Casa scheda, vedi screenshot:

5. Nel Regole e avvisi finestra di dialogo, fare clic Nuova regola dal Regole di posta elettronica scheda, vedi screenshot:

6. Nel saltò fuori Creazione guidata regole, fare clic su Applica la regola al messaggio che ricevo opzione sotto il Inizia da una regola vuota sezione, vedi screenshot:

7. Quindi fare clic Successivo e nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona da persone o gruppo pubblico nel file Passaggio 1: selezionare le condizioni casella di riepilogo e quindi fare clic sul collegamento di testo persone o gruppo pubblico per aprire il Indirizzo della regola finestra di dialogo e selezionare le persone da cui si desidera rifiutare la riunione, vedere screenshot:

8. Clic OK pulsante, sempre in questa finestra di dialogo, scorrere per verificare che è un invito a una riunione o un aggiornamento opzione dal Passaggio 1: selezionare le condizioni casella di riepilogo, vedi screenshot:

9. Continua a fare clic Successivo pulsante, nella seguente finestra di dialogo:

(1.) Controllare rispondi usando un modello specifico opzione Passaggio 1: selezionare le azioni casella di riepilogo;

(2.) E quindi fare clic sul collegamento di testo un modello specifico per aprire il Seleziona un modello di risposta la finestra di dialogo;

(3.) Nella Seleziona un modello di risposta finestra di dialogo, scegliere Modelli utente in File System dal Guarda dentro cadere in picchiata;

(4.) Quindi seleziona il nome del messaggio che hai appena creato;

(5.) Fare clic su Apri pulsante.

10. Torna alla finestra di dialogo originale, continua a controllare Cancellalo opzione nel Passaggio 1: selezionare le azioni casella di riepilogo, vedi screenshot:

11. Il clic Successivo > Successivo per andare alla finestra di dialogo dell'ultimo passaggio. Nel Fine sezione di configurazione della regola, specificare un nome per questa regola e controllare Attiva questa regola opzione dal Passaggio 2: impostazione delle opzioni delle regole, vedi screenshot:

12. Clic Fine per completare questa regola, quindi fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

13. D'ora in poi, quando riceverà la riunione da queste persone specifiche, gli verrà inviata automaticamente un'email di rifiuto e anche il messaggio della riunione verrà eliminato.


Rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni di persone specifiche ed elimina la riunione anche dal calendario

Il primo metodo aiuta a inviare un'e-mail dicendo alla persona che non parteciperai alla riunione, ma le riunioni saranno sempre visualizzate nel tuo calendario. Se devi eliminare le riunioni che appaiono nel tuo calendario contemporaneamente, il seguente codice VBA può farti un favore.

1. Tieni premuto il ALT + F11 chiavi per aprire il Microsoft Visual Basic, Applications Edition finestra.

2. Nel Microsoft Visual Basic, Applications Edition finestra, fare doppio clic Questa sessione di Outlook dal Progetto1 (VbaProject.OTM) riquadro per aprire il modulo, quindi copia e incolla il codice seguente nel modulo vuoto.

Codice VBA: rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni ed elimina anche le riunioni dal calendario:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. Quindi, salva e chiudi questa finestra di codice. D'ora in poi, se ci sono riunioni da questa persona specifica, riceverà un'e-mail rifiutata e la riunione verrà eliminata automaticamente dal tuo calendario.


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Comments (33)
Rated 5 out of 5 · 1 ratings
This comment was minimized by the moderator on the site
Good morning, the code I pasted below erases the email but not the calendar event.

Scenario is a meeting forwarding to a DL that contains my personal email . At this moment I receive the event in both the calendars, rightly to the shared calendars connected to the DL, but also to my personal agenda, I would not.

Please could you help me with the code?

thx
Francesco


Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("") Then
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
xAppointmentItem.Delete
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub
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Buongiorno, con il codice sotto mi viene eliminata la mail ricevuta ma non l'evento nel calendario personale.

Lo scenario è inoltro di un meeting ad una DL a cui è collegato il mio account. Al momento ricevo l'evento sia nel calendario condiviso collegato alla DL (corretto!) sia nel mio personale, dal quale invece non vorrei vederlo.

Potete aiutarmi?

grazie
Francesco


Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("") Then
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
xAppointmentItem.Delete
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub
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thanks for the great advice. How does the VBA need to be changed if I don't want to auto-decline invites from specific senders, but if I want invites to be declined (and removed!) that are sent to me as a member of a distribution list? I don't want to leave the distribution list, but since I work remotely, on-site meetings don't make sense to me, but the pure mails from this particular group do.
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Hallo

Werden auch Terminanfragen gelöscht, die "im Auftrag von" abgelehnt und gelöscht?
Bin mir nicht ganz sicher, ob der Code funktioniert, da Termine die "im Auftrag von" nicht gelöscht werden, obwohl der/die Absender ebenfalls aufgeführt ist.

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.InStr(VBA.LCase(", "), VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress)) <> 0 Then 'Specify the person you need
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
'xAppointmentItem.ReminderSet = False
'Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
'xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
"I am not at office. " & vbCrLf & _
"I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
'xMeetingDeclined.Send
xAppointmentItem.Delete
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub
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Wie würde der Codeaussehen, wenn man dort mehrere Empfänger hinterlegen möchte?

Gruß
Thomas
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Hallo

Wie würde der Code aussehen, wenn ich mehrere Absender habe, dessen Termin ich ohne Antwort ablehnen will?

Danke schön
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buen dia,
¿hay posibilidad de añadir una condición para el rechazo de la invitación?
me refiero a validar si a la hora de la reunión se está libre o no, en caso de tener otra reunión si rechazar automáticamente.

gracias
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Hi, skyyang
Thank you for your information.

I have one question about this.
If i don't want to repley email of attending, which code can i use ?
Could you please update with this option?
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Hello, dedn,
To remove the meetings but don't send a response, please apply the below code:
Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            'xAppointmentItem.ReminderSet = False
            'Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            'xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            'xMeetingDeclined.Send
            xAppointmentItem.Delete
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

Please have a try, hope it can help you!
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Hallo
Danke für den Code.
Wie müßte die Zeile 14 aussehen, wenn man mehrere Absender hat?

Danke schön.
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Hello, Thomas,
If you want to set multiple senders in the code, please apply the below code:
Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
  Dim xEntryIDs
  Dim xItem
  Dim i As Integer
  Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
  Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
  On Error Resume Next
  xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
  For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
      Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
      If xItem.Class = olMeetingRequest Then
          Set xMeeting = xItem
          xMeeting.ReminderSet = False
          If VBA.InStr(VBA.LCase(", "), VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress)) <> 0 Then 'Specify the person you need
              Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
              'xAppointmentItem.ReminderSet = False
              'Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
              'xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                      "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                      "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
              'xMeetingDeclined.Send
              xAppointmentItem.Delete
              xMeeting.Delete
          End If
      End If
  Next
End Sub


Note: If there are more senders need to be added, please add the emails into this script If VBA.InStr(VBA.LCase(", "), VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress)) <> 0 Then

Please try, hope it can help you!
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Hi, skyyang
Thank you for your information.

I have one question about this.
If i don't want to repley email of attending, which code can i use ?
Could you please update with this option?
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skyyang I get lots of emails from an automated and unmanned inbox, so I don't want to send a reply to them about declining the meeting. Would I instead just cut out the .Body and .Send segments and use this?:
Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("") Then 'Specify the person you need
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
xAppointmentItem.ReminderSet = False
Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub


Cheers,
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Hello, D
What do you mean the automated and unmanned inbox?
Could you explain it more detailed, thank you!
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Hello,

Thank you for sharing. Could you please update the VBL with more options? I need to decline and remove from my calendar meeting invites with the following:
- from specific people - already covered in your VBL
- with specific words in the body
- with specific words in the subject
- except if sent to people or public group
- except if my name is in the To or CC box
- except if it marked as importance
- except if the subject contains specific words

About this part:
f VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("") Then 'Specify the person you need

I will replace the with the sender I need to filter and decline the invites from but I don't understand if I need to replace this part with anything specific " Specify the person you need" or just leave as is?
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I have the same question as Dan about "Then 'Specify the person you need"

Thank you!
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Hello, Rriela,
In the code, you juse need to change the sender address "" to the sender that you want to decline the invites from.
'Specify the person you need :This text is only annotation, you can leave or delete it as you need.
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Okay thank you! I did mine like this:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("") Then 'Specify the person you need
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
xAppointmentItem.ReminderSet = False
Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
xMeetingDeclined.Body = "Dear Fake, " & vbCrLf & _
"I will not attend this meeting. Thank you."
xMeetingDeclined.Send
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub

But I wonder if there is a way to decline the meeting and delete it from my calendar WITHOUT sending a response? Can I just delete this part:
Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
xMeetingDeclined.Body = "Dear Fake, " & vbCrLf & _
"I will not attend this meeting. Thank you."

Thank you so much for your help
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