Come rifiutare automaticamente gli inviti a riunioni provenienti da persone specifiche in Outlook?

In Outlook è possibile creare una regola per rifiutare automaticamente gli inviti a riunioni provenienti da persone specifiche, ma come si fa? Questo articolo illustra passo dopo passo un metodo efficace.

Rifiuta automaticamente gli inviti a riunioni da persone specifiche in Outlook

Rifiuta automaticamente gli inviti a riunioni da persone specifiche ed elimina anche la riunione dal calendario

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Rifiuta automaticamente gli inviti a riunioni da persone specifiche in Outlook

Per completare questa operazione, seguire i passaggi indicati di seguito:

1. Innanzitutto, crea un modello di messaggio per rifiutare gli inviti alle riunioni. Nella finestra Messaggio, digita il testo che desideri inviare per rifiutare gli inviti. Guarda lo screenshot:

2. Salvare quindi il messaggio in formato modello: fare clic su File > Salva con nome. Nella finestra Salva con nome, inserire un nome per il messaggio nella casella di testo Nome file e selezionare Modello di Outlook (*.oft) dall’elenco a discesa Specifica formato di salvataggio. Vedere lo screenshot:

Nota: quando si seleziona Modello di Outlook (*.oft), verrà aperta automaticamente la cartella predefinita dei modelli utente.

3. Fare quindi clic sul pulsante Salva per salvare il modello di messaggio e chiudere la finestra del messaggio.

4. A questo punto puoi creare una regola. Fai clic su Regole > Gestisci regole e avvisi nella scheda Home. Guarda lo screenshot:

5. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fai clic su Nuova regola nella scheda Regole posta elettronica. Guarda lo screenshot:

6. Nella finestra visualizzata Guida per le regole, fai clic sull’opzione Applica regola ai messaggi ricevuti nella sezione Crea una regola da zero. Vedere lo screenshot:

7. Fare quindi clic sul pulsante Avanti. Nella finestra di dialogo visualizzata, selezionare l’opzione «da persone o gruppi pubblici» nell’elenco Passaggio 1: Selezionare le condizioni e fare clic sul collegamento ipertestuale persone o gruppi pubblici per aprire la finestra di dialogo Indirizzo delle regole e selezionare le persone da cui si desidera rifiutare automaticamente gli inviti. Vedere lo screenshot:

8. Fare clic sul pulsante OK. Nella stessa finestra di dialogo, scorrere verso il basso e selezionare l’opzione «è un invito o un aggiornamento di riunione» nell’elenco Passaggio 1: Selezionare le condizioni. Vedere lo screenshot:

9. Fare nuovamente clic sul pulsante Avanti per accedere alla finestra di dialogo successiva:

(1.) Selezionare l’opzione rispondi utilizzando un modello specificonell’elenco Passaggio 1: Selezionare le azioni;

(2.) Fare quindi clic sul collegamento ipertestuale un modello specificoper aprire la finestra di dialogo Seleziona unModello di risposta;

(3.) Nella finestra di dialogo Seleziona unModello di risposta, scegliere Modelli utente inFile Systemdall’elenco a discesa Cerca in;

(4.) Selezionare quindi il nome del messaggio appena creato;

(5.) Fare clic sul pulsante Apri.

10. Tornare alla finestra di dialogo originale e selezionare anche l’opzione elimina nell’elenco Passaggio 1: Selezionare le azioni. Vedere lo screenshot:

11. Fare clic su Avanti > Avanti per raggiungere l’ultima finestra della procedura guidata. Nella sezione Completamento, assegnare un nome alla regola e selezionare l’opzione Attiva questa regola nell’elenco Passaggio 2: Impostare le opzioni della regola. Vedere lo screenshot:

12. Fare clic sul pulsante Fine per completare la regola, quindi fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

13. Da questo momento in poi, ogni volta che riceverai un invito a riunione da queste persone specifiche, verrà loro inviata automaticamente un’e-mail di rifiuto e il messaggio relativo alla riunione verrà eliminato.

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Rifiuta automaticamente gli inviti a riunioni da persone specifiche ed elimina anche la riunione dal calendario

Il primo metodo invia un’e-mail per avvisare la persona che non parteciperai alla riunione, ma l’invito rimarrà comunque visibile nel calendario. Se invece desideri rimuovere contemporaneamente anche la riunione dal calendario, il seguente codice VBA potrà esserti utile.

1. Tenere premuti i tasti ALT + F11 per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic, Applications Edition.

2. Nella finestra di Microsoft Visual Basic, Applications Edition, fai doppio clic su ThisOutlookSession nel riquadro Progetto1 (VbaProject.OTM) per aprire il modulo, quindi copia e incolla il codice seguente nel modulo vuoto.

Codice VBA: rifiuta automaticamente gli inviti a riunioni ed elimina le riunioni dal calendario:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. Quindi, salva e chiudi questa finestra del codice. Da questo momento, se riceverai riunioni da questa persona specifica, verrà inviata automaticamente un’e-mail di rifiuto e la riunione sarà eliminata dal calendario.