Come rifiutare automaticamente gli inviti alle riunioni da persone specifiche in Outlook?
In Outlook, possiamo creare una regola per rifiutare automaticamente alcuni inviti alle riunioni da persone specifiche, ma come gestirla? Questo articolo introdurrà un metodo nei dettagli.
Rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni da persone specifiche in Outlook
Rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni da persone specifiche in Outlook
Esegui i seguenti passaggi per completare questa operazione:
1. Prima di tutto, devi creare un modello di messaggio per il rifiuto degli inviti alle riunioni. Nella finestra del Messaggio, digita il messaggio che desideri inviare per rifiutare l'invito alla riunione. Vedi screenshot:
2. Quindi salva il messaggio in formato modello, fai clic su File > Salva con nome, nella finestra Salva con nome, inserisci un nome per il messaggio nella casella di testo Nome file, e poi scegli Modello di Outlook(*.oft) dall'elenco a discesa Tipo di file, vedi screenshot:
Nota: Quando selezioni Modello di Outlook(*.oft), verrà aperta una cartella predefinita dei modelli utente.
3. Fai clic sul pulsante Salva per salvare il modello di messaggio, quindi chiudi la finestra del messaggio.
4. Successivamente, puoi creare una regola. Fai clic su Regole > Gestisci regole e avvisi sotto la scheda Home, vedi screenshot:
5. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fai clic su Nuova regola dalla scheda Regole e-mail, vedi screenshot:
6. Nella finestra della Guida per le regole visualizzata, fai clic sull'opzione Applica regola ai messaggi che ricevo sotto la sezione Inizia da una regola vuota, vedi screenshot:
7. Poi fai clic sul pulsante Avanti, e nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona Da persone o gruppi pubblici nell'elenco delle condizioni del Passo 1: Seleziona condizione(e), e poi fai clic sul collegamento di testo Persone o gruppo pubblico per aprire la finestra di dialogo Indirizzo delle regole, e seleziona le persone da cui vuoi rifiutare la riunione, vedi screenshot:
8. Fai clic sul pulsante OK, rimanendo in questa finestra di dialogo, scorri fino a selezionare l'opzione È un invito o aggiornamento di riunione dall'elenco delle condizioni del Passo 1: Seleziona condizione(e), vedi screenshot:
9. Continua a fare clic sul pulsante Avanti, nella seguente finestra di dialogo:
(1.) Seleziona l'opzione Rispondi utilizzando un modello specifico nell'elenco delle azioni del Passo 1: Seleziona azione(e);
(2.) E poi fai clic sul collegamento di testo Un modello specifico per aprire la finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta;
(3.) Nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta, scegli Modelli utente nel sistema di file dall'elenco a discesa Cerca in;
(4.) Quindi seleziona il nome del messaggio che hai creato poco fa;
(5.) Fai clic sul pulsante Apri.
10. Torna alla finestra di dialogo originale, continua a selezionare l'opzione Elimina nell'elenco delle azioni del Passo 1: Seleziona azione(e), vedi screenshot:
11. Fai clic su Avanti > Avanti per andare all'ultimo passaggio della procedura guidata. Nella sezione Termina impostazione regola, specifica un nome per questa regola, e seleziona l'opzione Attiva questa regola dall'elenco delle opzioni del Passo 2: Imposta opzioni regola, vedi screenshot:
12. Fai clic sul pulsante Fine per completare questa regola, poi fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
13. Da ora in poi, quando ricevi una riunione da queste persone specifiche, verrà inviata automaticamente un'email di rifiuto e il messaggio della riunione verrà eliminato.
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Rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni da persone specifiche ed elimina anche la riunione dal calendario
Il primo metodo aiuta a inviare un'email informando la persona che non parteciperai alla riunione, ma le riunioni verranno sempre visualizzate nel tuo calendario. Se hai bisogno di eliminare le riunioni che appaiono nel tuo calendario contemporaneamente, il seguente codice VBA può esserti d'aiuto.
1. Tieni premuti i tasti ALT + F11 per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Nella finestra Microsoft Visual Basic for Applications, fai doppio clic su ThisOutlookSession dal riquadro Project1(VbaProject.OTM) per aprire il modulo, e poi copia e incolla il seguente codice nel modulo vuoto.
Codice VBA: Rifiuta automaticamente gli inviti alle riunioni ed elimina anche le riunioni dal calendario:
Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
xAppointmentItem.ReminderSet = False
Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
"I am not at office. " & vbCrLf & _
"I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
xMeetingDeclined.Send
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub
3. Quindi, salva e chiudi questa finestra del codice. Da ora in poi, se ci sono riunioni da questa persona specifica, riceverà un'email di rifiuto e la riunione verrà eliminata automaticamente dal tuo calendario.
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