Come ricevere un avviso quando si invia un'email a un dominio esterno in Outlook?
L’invio di email a domini esterni (ad esempio, al di fuori della propria organizzazione) può talvolta causare perdite accidentali di dati o compromettere la sicurezza. Per evitare questi rischi, puoi configurare in Outlook un avviso che ti notifichi prima di inviare messaggi a destinatari esterni. In questa guida ti mostrerò due metodi semplici ed efficaci per attivare questa protezione.
Utilizzo della funzionalità integrata MailTips di Outlook
Utilizzo della funzionalità integrata MailTips di Outlook
L’avviso «Il seguente destinatario si trova al di fuori della tua organizzazione» in Outlook è una funzionalità intelligente progettata per avvisarti quando invii email a destinatari esterni. Integrata in MailTips, questa funzione è stata introdotta con Microsoft Outlook 2010 ed è disponibile per gli utenti collegati a un server Microsoft Exchange. Ecco una guida passo passo su come funziona e come puoi gestirla.
Funzionamento
Mentre componi un'email, Outlook rileva automaticamente se il destinatario appartiene a un dominio esterno.
Se il destinatario si trova al di fuori della tua organizzazione, compare un messaggio di avviso — «Il seguente destinatario si trova al di fuori della tua organizzazione» — sotto il campo del destinatario.
Questo promemoria aiuta gli utenti a ricontrollare attentamente prima di inviare informazioni sensibili a destinatari esterni.
Come abilitare la funzionalità
L’avviso «Destinatario al di fuori della tua organizzazione» è generalmente attivo per impostazione predefinita negli account Outlook collegati a un server Exchange. Tuttavia, se non dovesse funzionare, segui questi passaggi:
- Assicurati di utilizzare Outlook 2010 o una versione successiva.
- Assicurati che il tuo account sia collegato a un server Microsoft Exchange.
- La funzionalità MailTips è configurata sul server Exchange. Se l’avviso non viene visualizzato, chiedi all’amministratore IT di abilitare MailTips per la tua organizzazione.
Limitazioni
- Questa funzionalità è disponibile esclusivamente per gli account Outlook collegati a un server Exchange e non è compatibile con gli account email personali, come Outlook.com, Gmail o quelli basati su POP/IMAP.
- Gli utenti finali non possono personalizzare né attivare/disattivare direttamente questa funzionalità in Outlook: è necessario che venga gestita dall’amministratore IT.
Utilizzo del codice VBA
Il seguente codice VBA ti avvisa automaticamente quando invii un'email a un dominio esterno da Outlook. Segui questi passaggi:
1. Premi i tasti Alt+F11 per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Nella finestra di Microsoft Visual Basic for Applications, fai doppio clic su ThisOutlookSession per aprire la finestra ThisOutlookSession (Codice), quindi copia il codice VBA riportato di seguito nella finestra. Vedi screenshot:
Codice VBA: Ricevi un avviso quando invii un'email a un dominio esterno
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubNota: nel codice, «@addin99.com» è il dominio email interno a cui invierai i messaggi. Modificalo in base alle tue esigenze.
D’ora in poi, ogni volta che fai clic sul pulsante Invia per inviare email a domini esterni (diversi dal dominio interno specificato nel codice VBA), apparirà una finestra di avviso come mostrato nello screenshot seguente.
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