Come ricevere un avviso quando si invia un'email a un dominio esterno in Outlook?

L'invio di email a domini esterni (ad esempio, al di fuori della propria organizzazione) può talvolta portare a fughe accidentali di dati o rischi per la sicurezza. Per prevenire ciò, è possibile configurare un avviso in Outlook che ti avvisa prima di inviare email a destinatari esterni. In questo tutorial, ti guiderò attraverso due metodi per raggiungere questo obiettivo.

Utilizzo della funzionalità MailTips integrata di Outlook

Utilizzo del codice VBA

Utilizzo della funzionalità MailTips integrata di Outlook

L'avviso "Il seguente destinatario è al di fuori della tua organizzazione" in Outlook è una funzionalità utile progettata per avvisare gli utenti quando stanno inviando email a destinatari esterni. Questa funzionalità, parte delle MailTips, è stata introdotta in Microsoft Outlook 2010 ed è disponibile per gli utenti connessi a un server Microsoft Exchange. Di seguito è riportata una guida passo-passo su come funziona questa funzionalità e come gestirla.

Come funziona

Durante la composizione di un'email, Outlook verifica automaticamente se il dominio del destinatario è esterno.

Se il destinatario è al di fuori della tua organizzazione, appare un messaggio di avviso ("Il seguente destinatario è al di fuori della tua organizzazione") sotto il campo del destinatario.

Questo promemoria aiuta gli utenti a rivedere attentamente prima di inviare informazioni sensibili a parti esterne.

Come abilitare la funzionalità

L'avviso "Destinatario al di fuori della tua organizzazione" è generalmente abilitato per impostazione predefinita per gli account Outlook connessi a Exchange Server. Tuttavia, se non funziona, segui questi passaggi:

1. Assicurati di utilizzare Outlook 2010 o versioni successive.
2. Conferma che il tuo account sia connesso a un server Microsoft Exchange.
3. La funzionalità MailTips è configurata sul server Exchange. Se l'avviso non appare, chiedi all'amministratore IT di abilitare MailTips per la tua organizzazione.

Limitazioni

• Questa funzionalità è disponibile solo per gli account Outlook connessi a Exchange Server. Non funziona per gli account di posta elettronica personali (ad esempio, Outlook.com, Gmail o account POP/IMAP).
• Gli utenti finali non possono personalizzare o abilitare/disabilitare direttamente questa funzionalità in Outlook. Deve essere gestita dall'amministratore IT.

Utilizzo del codice VBA

Il seguente codice VBA può aiutarti a ricevere un avviso quando invii un'email a un dominio esterno in Outlook. Procedi come segue.

1. Premi i tasti Alt + F11 per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nella finestra Microsoft Visual Basic for Applications, fai doppio clic su ThisOutlookSession per aprire la finestra ThisOutlookSession (Codice), quindi copia il seguente codice VBA nella finestra. Vedi screenshot:

Codice VBA: Ricevi un avviso quando invii un'email a un dominio esterno

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

Nota: Nel codice, “@addin99.com” è il dominio email interno a cui invierai le email. Modificalo secondo necessità.

Da ora in poi, quando si fa clic sul pulsante Invia per inviare email a un dominio email esterno (non il dominio email interno specificato nel codice VBA), apparirà una finestra di avviso come mostrato nello screenshot sottostante.

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