Come esportare automaticamente le email da Outlook a Excel?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-08-06

Normalmente, puoi esportare le email da Outlook a Excel utilizzando la funzione Importa/Esporta. Tuttavia, se hai bisogno di esportare automaticamente le email in arrivo in un file Excel non appena arrivano, Outlook non offre una soluzione integrata. Questo articolo introduce due metodi per raggiungere questo obiettivo:

Esportazione automatica delle nuove email in arrivo dalla Posta in arrivo a Excel utilizzando VBA (Manuale e Tedioso)

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Esportazione automatica delle nuove email in arrivo dalla Posta in arrivo a Excel utilizzando VBA

Se hai bisogno di un modo automatizzato per esportare nuove email in Excel, puoi utilizzare il seguente codice VBA. Questo metodo monitora la cartella della Posta in arrivo ed esporta i dettagli delle nuove email in un file Excel non appena arrivano.

Passo 1: Prepara il file Excel

Prima di eseguire il codice VBA, configura una cartella di lavoro Excel per memorizzare i dati delle email esportate. Nella prima riga, includi le seguenti intestazioni di colonna: No., Nome mittente, Indirizzo email del mittente, Oggetto e Ora di ricezione.

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Passo 2: Apri l'editor VBA in Outlook

1. Premi Alt + F11 per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nel riquadro Progetto1 (VbaProject.OTM), espandi Microsoft Outlook Objects e fai doppio clic su ThisOutlookSession.

Passo 3: Inserisci il codice VBA

Copia e incolla il seguente codice VBA nel modulo:

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

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⚡ Suggerimento: Nel codice sopra, C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx rappresenta il percorso del file e il nome della cartella di lavoro Excel in cui verranno memorizzati i dati delle email. Assicurati di modificare questo percorso in base alla posizione e al nome del file che desideri utilizzare.

Passo 4: Abilita la libreria degli oggetti Microsoft Excel

1. Nella finestra Microsoft Visual Basic for Applications, clicca su Strumenti > Riferimenti.

2. Nella finestra di dialogo Riferimenti - Progetto1, scorri verso il basso e seleziona l'opzione Libreria oggetti Microsoft Excel.

3. Clicca OK per applicare le modifiche.

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Passo 5: Salva e riavvia Outlook

1. Salva il codice VBA e chiudi l'editor.

2. Riavvia Outlook affinché le modifiche abbiano effetto.

Risultato:

Da ora in poi, ogni nuova email che arriva nella Posta in arrivo verrà automaticamente esportata nel file Excel specificato.

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Limitazioni del metodo VBA:

❌ Funziona solo per una Posta in arrivo: Questo metodo tiene traccia solo delle nuove email nella Posta in arrivo predefinita. Se hai più account, non catturerà le email provenienti da altri account.
❌ Richiede Outlook abilitato per macro: Le macro VBA devono essere abilitate affinché funzionino, il che può comportare problemi di sicurezza.
❌ Dipendenza dal percorso del file: Se il file Excel viene spostato o eliminato, il codice fallirà.
❌ Configurazione manuale richiesta: Gli utenti devono inserire manualmente il percorso del file Excel e configurare l'ambiente VBA.

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Passo 1: Seleziona la cartella e abilita la funzione Rapporto rapido

1. Apri Outlook e vai alla cartella che vuoi esportare (Posta in arrivo, Posta in uscita, Elementi inviati, ecc.).

2. Clicca su Kutools Plus > Report > Rapporto rapido.

Passo 2: Scegli la posizione di salvataggio

1. Nella finestra Salva report, scegli una posizione e inserisci un nome file per l'esportazione.

2. Clicca Salva.

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Passo 3: Apri il report esportato

Apparirà un messaggio di conferma. Clicca Sì per aprire il file esportato.

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Risultato:

Tutte le email dalla cartella selezionata verranno esportate in un file XML compatibile con Excel, mostrando il mittente, l'oggetto, l'ora di ricezione e altro.

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Vantaggi del metodo Kutools per Outlook:

✅ Funziona con qualsiasi cartella: Esporta email dalla Posta in arrivo, Elementi inviati, Posta in uscita o cartelle personalizzate.
✅ Nessun VBA richiesto: Non è necessario abilitare macro o modificare il codice.
✅ Supporto multi-account: Esporta email da più account di posta elettronica senza sforzo.
✅ Risparmio di tempo: Con pochi clic genera un report istantaneo.
✅ Esportazione dati personalizzabile: Scegli quali dettagli (oggetto, mittente, data, ecc.) includere.

Nota:Per utilizzare l'utilità Rapporto rapido di Kutools per Outlook, prima di tutto, dovresti scaricare e installare Kutools per Outlook.

Quale metodo dovresti usare?

Ecco un confronto tra i due metodi per aiutarti a decidere quale sia il più adatto alle tue esigenze:

Metodo	Migliore per	Facilità d'uso	Efficienza
Utilizzo del codice VBA (Automatizzato ma complesso)	Esportazione automatica delle nuove email dalla Posta in arrivo	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Utilizzo di Kutools per Outlook (Semplice e flessibile)	Esportazione rapida di tutte le email da una cartella selezionata	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐