Come esportare automaticamente le email da Outlook in Excel?

Di norma, è possibile esportare le email da Outlook in Excel utilizzando la funzione Importa/Esporta. Tuttavia, se si desidera esportare automaticamente le email in arrivo in un file Excel non appena vengono ricevute, Outlook non offre una soluzione integrata. Questo articolo presenta due metodi per raggiungere questo obiettivo:

Esporta automaticamente le nuove email in arrivo dalla Posta in arrivo in Excel utilizzando VBA(Manuale e noioso)

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Esporta automaticamente le nuove email in arrivo dalla Posta in arrivo in Excel utilizzando VBA

Se desideri un metodo automatizzato per esportare le nuove email in Excel, puoi utilizzare il seguente codice VBA. Questo approccio monitora la cartella Posta in arrivo ed esporta immediatamente i dettagli delle nuove email in un file Excel non appena arrivano.

Passo 1: Preparare il file Excel

Prima di eseguire il codice VBA, crea una cartella di lavoro Excel per archiviare i dati delle email esportate. Nella prima riga, inserisci le seguenti intestazioni di colonna: N., Nome mittente, Email mittente, Oggetto e Ora di ricezione.

Passo 2: Aprire l’editor VBA in Outlook

1. Premere Alt+F11 per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nel riquadro Progetto1 (VbaProject.OTM), espandi Oggetti Microsoft Outlook e fai doppio clic su ThisOutlookSession.

Passo 3: Inserire il codice VBA

Copiare e incollare il seguente codice VBA nel modulo:

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

Passo 4: Abilitare la libreria oggetti Microsoft Excel

1. Nella finestra di Microsoft Visual Basic for Applications, fai clic su Strumenti > Riferimenti.

2. Nella finestra di dialogo Riferimenti - Progetto1, scorri verso il basso e seleziona la Libreria oggetti Microsoft Excel.

3. Fare clic su OK per applicare le modifiche.

Passo 5: Salvare e riavviare Outlook

1. Salvare il codice VBA e chiudere l’editor.

2. Riavvia Outlook per rendere effettive le modifiche.

Risultato:

D’ora in poi, ogni nuova email che arriverà nella Posta in arrivo verrà esportata automaticamente nella cartella di lavoro Excel specificata.

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Passo 1: Selezionare la cartella e attivare la funzione Rapporto rapido

1. Apri Outlook e passa alla cartella che desideri esportare (Posta in arrivo, Posta in uscita, Elementi inviati, ecc.).

2. Fare clic su KUTOOLS PLUS > Report > Rapporto rapido.

Passo 2: Scegliere la posizione di salvataggio

1. Nella finestra Salva rapporto, scegli una posizione e inserisci un nome per il file di esportazione.

2. Fare clic su Salva.

Passo 3: Aprire il Esporta rapporto

Verrà visualizzato un messaggio di conferma: fai clic su **Sì** per aprire il file esportato.

Risultato:

Tutte le email presenti nella cartella selezionata verranno esportate in un file XML compatibile con Excel, inclusi mittente, oggetto, ora di ricezione e ulteriori dettagli.

Nota:Per utilizzare l’utilità Rapporto rapido di Kutools per Outlook, è innanzitutto necessario scaricare e installare Kutools per Outlook.

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Quale metodo utilizzare?

Di seguito viene riportato un confronto tra i due metodi per aiutarti a scegliere quello più adatto alle tue esigenze:

Metodo	Ideale per	Facilità d’uso	Efficienza
Utilizzo del codice VBA (automatizzato ma complesso)	Esportazione automatica di Nuova Email dalla Posta in arrivo	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Utilizzo di Kutools per Outlook (semplice e flessibile)	Esportazione rapida di tutte le email da una cartella selezionata	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

Scegliendo il metodo giusto, potrai esportare in modo efficiente le email di Outlook in Excel, adattandoti perfettamente alle tue esigenze operative!

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