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Come stampare automaticamente gli allegati quando arrivano le e-mail in Outlook?

Questo tutorial mostra un metodo per combinare uno script VBA e una regola di Outlook per aiutarti a stampare automaticamente gli allegati di determinate e-mail quando arrivano in Outlook.


Stampa automaticamente gli allegati quando arrivano determinate e-mail

Supponiamo di voler stampare automaticamente gli allegati delle e-mail in arrivo da un determinato mittente. Puoi fare come segue per farlo.

Passaggio 1: crea uno script in Outlook

Innanzitutto, devi creare uno script VBA in Outlook.

1. Avvia Outlook, premi il pulsante altro + F11 tasti contemporaneamente per aprire il file Microsoft Visual Basic, Applications Edition finestra.

2. Nel Microsoft Visual Basic, Applications Edition finestra, fare doppio clic su Project1 > Oggetti di Microsoft Outlook > Questa sessione di Outlook per aprire il ThisOutlookSession (codice) finestra e quindi copiare il codice seguente in questa finestra di codice.

Codice VBA 1: stampa automaticamente gli allegati (tutti i tipi di allegati) quando arrivano le e-mail


Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20220413
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  On Error Resume Next
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Now, "yyyymmddhhmmss")
  MkDir (xTempFolder)
  
  'Set Item = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    xFileName = xAtt.FileName
    xFileType = LCase$(Right$(xFileName, 4))
    xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
    xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
  Next xAtt
'xFS.DeleteFolder (xTempFolder)
Set xFS = Nothing
Set xFolder = Nothing
Set xFolderItem = Nothing
Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Nota: Questo codice supporta la stampa di tutti i tipi di allegati ricevuti nelle e-mail. Se desideri stampare solo il tipo di allegato specificato, ad esempio file pdf, applica il seguente codice VBA.

Codice VBA 2: stampa automaticamente il tipo di allegati specificato all'arrivo delle e-mail

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20220413
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  On Error Resume Next
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Now, "yyyymmddhhmmss")
  MkDir (xTempFolder)
  
  'Set Item = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    xFileName = xAtt.FileName
    xFileType = LCase$(Right$(xFileName, 4))
    xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
    xAtt.SaveAsFile (xFileName)
    Select Case xFileType
    Case "pdf" ‘change “pdf” to the file extension you want to print
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
     End Select
  Next xAtt
'xFS.DeleteFolder (xTempFolder)
Set xFS = Nothing
Set xFolder = Nothing
Set xFolderItem = Nothing
Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Nota: In linea Caso “pdf”, per favore cambia "PDF" all'estensione del file che si desidera stampare.

3. Vai avanti e fai clic Strumenti > Riferimenti. Nel spuntare Riferimenti – Progetto1 finestra di dialogo, selezionare Runtime di script Microsoft casella, quindi fare clic su OK pulsante.

4. Salvare il codice e premere il tasto altro + Q i tasti per chiudere il file Microsoft Visual Basic, Applications Edition finestra.

Nota: Si prega di assicurarsi che il Abilita tutte le macro opzione è abilitata in Outlook. Puoi controllare questa opzione seguendo i passaggi mostrati di seguito.

Passaggio 2: crea una regola per utilizzare lo script

Dopo aver aggiunto lo script VBA in Outlook, è necessario creare una regola per utilizzare lo script in base a determinate condizioni.

1. Vai alla scheda Home, fai clic su Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nel Regole e avvisi finestra di dialogo, fare clic su Nuova regola pulsante per creare una regola.

Suggerimenti: Se hai aggiunto più account e-mail a Outlook, specifica un account nel file Applica le modifiche a questa cartella elenco a discesa in cui si desidera applicare la regola. In caso contrario, verrà applicato alla posta in arrivo dell'account e-mail attualmente selezionato.

3. Nella prima Creazione guidata regole finestra di dialogo, selezionare Applica la regola sui messaggi che ricevo presso Passo 1 casella, quindi fare clic Avanti.

4. Nella seconda Creazione guidata regole finestra di dialogo, è necessario:

4.1) Specificare una o più condizioni nella Passo 1 scatola secondo le vostre esigenze;
In questo caso, voglio stampare solo gli allegati nelle e-mail in arrivo da un mittente specificato. Qui, controllo il da persone o gruppi pubblici scatola.
4.2) Fare clic sul valore sottolineato in Passo 2 casella per modificare la condizione;
4.3) Fare clic Avanti. Visualizza gli screenshot:

5. Nella terza Creazione guidata regole finestra di dialogo, è necessario configurare come segue.

5.1) nel Passaggio 1: seleziona la sezione delle azioni, controlla il eseguire uno script scatola;
5.2) nel Passo 2 sezione, fare clic sul testo sottolineato “uno script”;
5.3) In apertura Seleziona Script finestra di dialogo, fare clic sul nome del codice VBA aggiunto in precedenza, quindi fare clic OK;
5.4) Fare clic su Successiva pulsante. Vedi screenshot:

Suggerimenti: Se la "eseguire uno scriptL'opzione "manca nel tuo Creazione guidata regole, puoi visualizzarlo seguendo il metodo menzionato in questo articolo: ripristino mancante Esegui una pption di script nella regola di Outlook.

6. Poi un altro Creazione guidata regole si apre chiedendo eccezioni. È possibile selezionare le eccezioni se necessario, altrimenti fare clic su Successiva pulsante senza alcuna selezione。

7. Nell'ultimo Creazione guidata regole, è necessario specificare un nome per la regola, quindi fare clic su Fine pulsante.

8. Quindi ritorna al file Regole e avvisi finestra di dialogo, puoi vedere la regola che hai creato elencata all'interno, fai clic su OK pulsante per completare tutte le impostazioni.

D'ora in poi, quando viene ricevuta un'e-mail dalla persona specificata, i file allegati verranno stampati automaticamente.


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