Come stampare automaticamente gli allegati quando arrivano le e-mail in Outlook?

Questo tutorial mostra un metodo per combinare uno script VBA e una regola di Outlook per aiutarti a stampare automaticamente gli allegati di determinate e-mail quando arrivano in Outlook.

Stampa automaticamente gli allegati quando arrivano determinate e-mail

Supponiamo di voler stampare automaticamente gli allegati delle e-mail in arrivo da un determinato mittente. Puoi fare come segue per farlo.

Passaggio 1: crea uno script in Outlook

Innanzitutto, devi creare uno script VBA in Outlook.

1. Avvia Outlook, premi il pulsante altro + F11 tasti contemporaneamente per aprire il file Microsoft Visual Basic, Applications Edition finestra.

2. Nel Microsoft Visual Basic, Applications Edition finestra, fare doppio clic su Project1 > Oggetti di Microsoft Outlook > Questa sessione di Outlook per aprire il ThisOutlookSession (codice) finestra e quindi copiare il codice seguente in questa finestra di codice.

Codice VBA 1: stampa automaticamente gli allegati (tutti i tipi di allegati) quando arrivano le e-mail

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Nota: Questo codice supporta la stampa di tutti i tipi di allegati ricevuti nelle e-mail. Se desideri stampare solo il tipo di allegato specificato, ad esempio file pdf, applica il seguente codice VBA.

Codice VBA 2: stampa automaticamente il tipo di allegati specificato all'arrivo delle e-mail

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Note:

3. Vai avanti e fai clic Strumenti > Riferimenti. Nel spuntare Riferimenti – Progetto1 finestra di dialogo, selezionare Runtime di script Microsoft casella, quindi fare clic su OK pulsante.

4. Salvare il codice e premere il tasto altro + Q i tasti per chiudere il file Microsoft Visual Basic, Applications Edition finestra.

Nota: Si prega di assicurarsi che il Abilita tutte le macro opzione è abilitata in Outlook. Puoi controllare questa opzione seguendo i passaggi mostrati di seguito.

Passaggio 2: crea una regola per utilizzare lo script

Dopo aver aggiunto lo script VBA in Outlook, è necessario creare una regola per utilizzare lo script in base a determinate condizioni.

1. Vai alla scheda Home, fai clic su Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nel Regole e avvisi finestra di dialogo, fare clic su Nuova regola pulsante per creare una regola.

Suggerimenti: Se hai aggiunto più account e-mail a Outlook, specifica un account nel file Applica le modifiche a questa cartella elenco a discesa in cui si desidera applicare la regola. In caso contrario, verrà applicato alla posta in arrivo dell'account e-mail attualmente selezionato.

3. Nella prima Creazione guidata regole finestra di dialogo, selezionare Applica la regola sui messaggi che ricevo nel Passo 1 casella, quindi fare clic Avanti.

4. Nella seconda Creazione guidata regole finestra di dialogo, è necessario:

5. Nella terza Creazione guidata regole finestra di dialogo, è necessario configurare come segue.

Suggerimenti: Se la "eseguire uno scriptL'opzione "manca nel tuo Creazione guidata regole, puoi visualizzarlo seguendo il metodo menzionato in questo articolo: ripristino mancante Esegui una pption di script nella regola di Outlook.

6. Poi un altro Creazione guidata regole si apre chiedendo eccezioni. È possibile selezionare le eccezioni se necessario, altrimenti fare clic su Successivo pulsante senza alcuna selezione。

7. Nell'ultimo Creazione guidata regole, è necessario specificare un nome per la regola, quindi fare clic su Fine pulsante.

8. Quindi ritorna al file Regole e avvisi finestra di dialogo, puoi vedere la regola che hai creato elencata all'interno, fai clic su OK pulsante per completare tutte le impostazioni.

D'ora in poi, quando viene ricevuta un'e-mail dalla persona specificata, i file allegati verranno stampati automaticamente.

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