Come creare riunioni tra partecipanti in fusi orari diversi in Outlook?

Se collabori con colleghi in fusi orari diversi, trovare l’orario perfetto per incontrarsi può essere una vera sfida. Tuttavia, visualizzare più fusi orari direttamente nel tuo calendario rende la pianificazione di riunioni con persone in altre zone del mondo molto più semplice! Prima di creare l’incontro, assicurati quindi di aver impostato nel tuo calendario di Outlook i fusi orari dei tuoi colleghi o di chiunque desideri invitare. Clicca qui per leggere il tutorial:Come aggiungere più fusi orari al calendario di Outlook. Poi, continua a leggere per scoprire come organizzare facilmente una riunione con partecipanti sparsi in fusi orari diversi.

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Crea riunioni tra più fusi orari in Outlook

Outlook per desktop ti permette di visualizzare fino a tre fusi orari nel calendario. Se hai già impostato nel tuo calendario di Outlook i fusi orari delle persone che desideri invitare alla riunione, segui questi passaggi per trovare un orario comodo per tutti:

1. Passa alla visualizzazione Calendario facendo clic sull’icona del calendario nell’angolo in basso a sinistra della schermata di Outlook.

2. Nella scheda Home, fai clic su Giorno, Settimana lavorativa o Settimana per visualizzare il calendario in vista giornaliera o settimanale, con gli intervalli orari mostrati nel gruppo Organizza. In questo esempio ho fatto clic su Settimana lavorativa; vedi lo screenshot qui sotto.

Suggerimento: se il calendario è in un’altra visualizzazione, ad esempio Elenco, fai clic su Visualizza>Cambia visualizzazione>Calendarioper passare alla visualizzazione Calendario.

3. Scorri verso il basso fino alla pagina in cui l’area di sovrapposizione degli intervalli orari dei tre fusi orari risulta bianca.

Nota: gli intervalli orari dell’orario di lavoro sono bianchi, mentre quelli al di fuori dell’orario di lavoro sono evidenziati. Puoi impostare il tuo orario di lavoro qui:File>Opzioni>Calendario.

4. Le persone che desideri invitare potrebbero non condividere gli stessi orari lavorativi, ma gli intervalli orari visualizzati in base ai fusi orari ti offrono un’indicazione molto più chiara del momento ideale per la riunione. Passa ora alla settimana della riunione e fai clic con il pulsante destro del mouse sull’intervallo orario desiderato. Vedi screenshot:

5. Fai clic su Incontro Richiesta. Compila quindi le informazioni e i partecipanti obbligatori nella finestra di dialogo Riunione visualizzata. Infine, fai clic su Invia.

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