Come assegnare e modificare la categoria colore degli elementi in Outlook?

Assegnare Categoria colore a determinati elementi di Outlook, come messaggi email, eventi e contatti, ti consente di riconoscere rapidamente e raggruppare elementi correlati in Outlook, facilitandone il monitoraggio e migliorando l’efficienza. Se un elemento è associato a più di una categoria, assegnagli semplicemente più Categoria colore. In questo articolo illustreremo i metodi per assegnare una categoria colore a un elemento di Outlook, creare nuove categorie, modificare il colore o il nome di una categoria esistente e altri metodi rapidi per applicare categorie e evidenziare gli elementi di Outlook.

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Crea una categoria colore e assegnale un tasto di scelta rapida in Outlook

Outlook include un set predefinito di categorie colorate, ma creare e utilizzare le tue categorie personalizzate ti permetterà di identificare con maggiore chiarezza gli elementi associati.

1. Nella vista «Posta», vai alla scheda «Home», individua il gruppo «Tag» e fai clic su «Categorizza» > «Tutte le categorie».

2. Nella finestra di dialogo «Categoria colore» visualizzata, fai clic sul pulsante «Nuovo».

3. Nella nuova finestra di dialogo «Aggiungi nuova categoria», assegna un nome alla categoria nell’apposita casella, scegli un colore facilmente riconoscibile e, se lo desideri, imposta anche un tasto di scelta rapida.

4. Fai clic su «OK». La categoria creata verrà visualizzata nell’elenco della finestra di dialogo «Categoria colore», come mostrato di seguito. Clicca nuovamente su «OK» per salvare la categoria e chiudere la finestra.

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Assegna una categoria colore agli elementi di Outlook (con o senza tasto di scelta rapida)

Per assegnare una categoria colore a uno o più messaggi, appuntamenti, contatti o attività in Outlook, procedi come segue:

1. Seleziona gli elementi di Outlook ai quali desideri assegnare una categoria colorata.

2. Assegna la categoria utilizzando uno dei seguenti metodi:

• Se non hai impostato una scorciatoia da tastiera per la categoria colore che desideri assegnare: fai clic con il pulsante destro del mouse su uno qualsiasi degli elementi selezionati, scegli «Categorizza» dal menu a comparsa e poi seleziona la categoria che vuoi assegnare.
  Nota: Se hai assegnato accidentalmente una categoria colore, puoi fare clic con il pulsante destro sull’elemento e scegliere «Cancella tutte le categorie».
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• Se hai impostato una scorciatoia da tastiera per la categoria colore che desideri assegnare, premila.
  Nota: Premendo nuovamente la stessa scorciatoia, la categoria verrà rimossa.

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Assegna una categoria colore a un elemento di Outlook con Clic rapido

Per assegnare una categoria colore a un messaggio email, vai su «Visualizza» > «Modifica vista» > «Singola» o «Anteprima». Per assegnare una categoria a un evento o a un contatto, seleziona invece «Visualizza» > «Modifica vista» > «Elenco». Quindi:

1. Nella vista «Posta», vai alla scheda «Home», individua il gruppo «Tag» e fai clic su «Categorizza» > «Imposta clic rapido».

2. Nella finestra di dialogo «Imposta clic rapido», seleziona la categoria che vuoi assegnare.

3. Se richiesto di rinominare la categoria, fai clic su «Sì» o «No» in base alle tue esigenze.

4. Passa il mouse su un messaggio per visualizzare una casella vuota nella colonna «Categorie» e fai clic su di essa per assegnare la categoria Clic rapido.

Nota:Facendo nuovamente clic sulla casella, la categoria verrà rimossa.

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Assegna una categoria colore ai messaggi di Outlook con Passaggi rapidi

Outlook offre una comoda funzionalità chiamata Passaggi rapidi, che ti permette di assegnare una categoria colore a uno o più messaggi email con un solo clic. Ecco come fare:

1. Nella vista «Posta», seleziona la scheda «Home» e clicca su «Crea nuovo» nella casella «Passaggi rapidi».

2. Fai clic su «Scegli un'azione» per aprire l’elenco a discesa delle azioni disponibili, quindi seleziona «Categorizza messaggio».

3. Fai clic su «Scegli categoria» per assegnare ai tuoi messaggi, tramite Passaggio rapido, la categoria colore desiderata.

4. Il nome dell’azione viene inserito automaticamente nel campo Nome: puoi modificarlo con uno più intuitivo, impostare una scorciatoia da tastiera (ad esempio «CTRL+MAIUSC+2») o personalizzare il testo del suggerimento. Al termine, fai clic su «Fine».

5. Ripeti i passaggi precedenti se desideri creare scorciatoie per ulteriori categorie.

6. Ora torna al tuo elenco email. Seleziona i messaggi che desideri categorizzare e fai clic sul passaggio rapido appena creato nella casella «Passaggi rapidi». Gli elementi selezionati verranno quindi categorizzati.

Nota: Se hai assegnato accidentalmente una categoria colore a un elemento, puoi selezionarlo, fare clic con il pulsante destro e scegliere «Cancella tutte le categorie» dal menu a discesa. In alternativa, durante la creazione di un passaggio rapido, puoi selezionare «Cancella categorie» anziché applicare una categoria, per creare un’azione rapida che rimuova le categorie.

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Modifica una categoria colore e il relativo tasto di scelta rapida in Outlook

1. Nella vista «Posta», vai alla scheda «Home», individua il gruppo «Tag» e fai clic su «Categorizza» > «Tutte le categorie».

2. Nella finestra di dialogo «Categoria colore» visualizzata, procedi come segue per modificare una categoria:

1. Seleziona la categoria che vuoi modificare.
2. Fai clic su «Rinomina» e inserisci un nuovo nome.
3. Fai clic sulla freccia a discesa sotto «Colore» per scegliere una tonalità diversa.
4. Fai clic sulla freccia a discesa sotto «Tasto di scelta rapida» per impostare una nuova scorciatoia da tastiera.
   

3. Per modificare ulteriori categorie, ripeti i passaggi indicati sopra e, al termine, fai clic su «OK» per salvare le modifiche.

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