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Come classificare automaticamente a colori le e-mail in base all'oggetto in Outlook?

Le categorie di colori ti consentono di riconoscere e raggruppare rapidamente gli elementi correlati in Outlook, in modo da poterli monitorare facilmente e migliorare l'efficienza. In questo articolo parleremo di come creare una regola in Outlook per assegnare automaticamente le categorie di colore ai messaggi di posta elettronica in base ai loro soggetti.


Classifica automaticamente a colori i messaggi di posta elettronica in base al loro oggetto in Outlook

In Outlook, seleziona la cartella della posta in arrivo dell'account di posta elettronica a cui desideri applicare la regola di categorizzazione automatica, quindi seleziona qualsiasi messaggio dalla cartella. Dopodiché, segui i passaggi seguenti.

1. Sul Casa scheda, fare clic su Regole > Crea regola.

2. Nel popup Crea regola finestra di dialogo, fare clic su Opzioni avanzate.

3. Nel Creazione guidata regole chiedendo Quali condizioni vuoi controllare, procedi come segue:

  1. In Passaggio 1: selezionare le condizioni, seleziona la seconda opzione con (l'oggetto del messaggio selezionato) nell'oggetto.
  2. In Passaggio 2: modifica la descrizione della regola, fare clic sul testo sottolineato in blu per aprire il file Cerca nel testo la finestra di dialogo.
  3. Nel pop-up Cerca nel testo finestra di dialogo, inserisci le parole chiave o le frasi nel titolo su cui desideri colorare automaticamente le e-mail in base alle quali.
  4. Clicchi Aggiungi.
    NOTA: Se è necessario classificare automaticamente un messaggio di posta elettronica in base a più parole chiave o frasi, ripetere i passaggi iii e iv. E puoi selezionare le parole chiave o le frasi nel file Cerca lista casella e quindi fare clic Rimuovere per rimuovere quelli indesiderati.
  5. Clicchi OK nel Cerca nel testo finestra di dialogo a cui tornare Creazione guidata regole.
  6. Clicchi Successiva.

4. Nel Creazione guidata regole chiedendo Cosa vuoi fare con il messaggio, procedi come segue:

  1. In Passaggio 1: seleziona le azioni, controlla il assegnalo alla categoria categoria opzione.
  2. In Passaggio 2: modifica la descrizione della regola, fare clic sulla categoria sottolineata in blu per aprire il file Categorie di colore la finestra di dialogo.
  3. Nel pop-up Categorie di colore finestra di dialogo, seleziona una o più categorie che vuoi assegnare ai messaggi di posta elettronica con i titoli che contengono le parole o le frasi che hai specificato nella 3 ° passo.
  4. Clicchi OK nel Categorie di colore finestra di dialogo a cui tornare Creazione guidata regole.
  5. Clicchi Successiva.

5. Nel Creazione guidata regole chiedendo Ci sono eccezioni, seleziona le eccezioni in Passo 1 se ci sono, e modificare la descrizione dell'eccezione in Passo 2 . Una volta terminato, fare clic Successiva.

6. Nel Creazione guidata regole per completare l'impostazione della regola, configurare come segue:

  1. In Passo 1 , specificare un nome per questa regola nella casella di input.
  2. In Passo 2 , controlla il Esegui ora questa regola sui messaggi già in "Posta in arrivo” opzione per assegnare categorie di colore ai messaggi nella tua Posta in arrivo che soddisfano le condizioni da te specificate; Controlla il Attiva questa regola opzione per assegnare categorie di colore ai messaggi di posta elettronica in arrivo che soddisfano le condizioni specificate.
  3. In Passo 3 , puoi rivedere i dettagli della regola che hai specificato. Se è necessario modificare uno qualsiasi dei criteri, fare clic su un valore sottolineato da modificare.
  4. Al termine, fai clic su Fine.

7. Viene visualizzata una finestra di dialogo che ti informa che la regola funziona solo quando controlli le e-mail in Outlook. Clic OK.

8. Ora, la regola è stata creata correttamente. Se hai bisogno di controllarlo o modificarlo in futuro, vai su Regole > Crea regola. E ricorda di selezionare la cartella giusta come mostrato nell'immagine sottostante.


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