Come categorizzare automaticamente i messaggi e-mail in base all’oggetto in Outlook?

Le categorie colore ti permettono di riconoscere rapidamente gli elementi correlati e di raggrupparli in Outlook, semplificandone il monitoraggio e aumentando la tua efficienza. In questo articolo ti spiegheremo come creare una regola in Outlook per assegnare automaticamente una categoria colore ai messaggi e-mail in base al loro oggetto.

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Categorizza automaticamente i messaggi e-mail in base al loro oggetto in Outlook

In Outlook, seleziona la cartella Posta in arrivo dell’account e-mail a cui vuoi applicare la regola di categorizzazione automatica, quindi scegli un messaggio qualsiasi all’interno della cartella. Dopodiché, segui i passaggi indicati di seguito.

1. Nella scheda Home, fai clic su Regole > Crea regola.

2. Nella finestra di dialogo a comparsa Crea regola, fai clic su Opzioni avanzate.

3. Nella finestra di dialogo Guida per le regole che chiede Quali condizioni desideri verificare, procedi come segue:

1. Nel Passo 1: Seleziona le condizioni, seleziona la seconda opzione: con (l'oggetto del messaggio selezionato) nell'oggetto.
2. Nel Passo 2: Modifica la regola Contenuto, fai clic sul testo sottolineato in blu per aprire la finestra di dialogo Testo di ricerca.
3. Nella finestra di dialogo a comparsa Testo di ricerca, inserisci le parole chiave o le frasi presenti nel titolo in base alle quali desideri categorizzare automaticamente i messaggi e-mail con colori.
4. Fai clic su Aggiungi.
   Nota: Se devi categorizzare automaticamente un messaggio e-mail in base ad altre parole chiave o frasi, ripeti i passaggi iii e iv. Puoi anche selezionare le parole chiave o le frasi nella casella Elenco di ricerca e fare clic su Rimuovi per eliminare quelle non desiderate.
5. Fai clic su OK nella finestra di dialogo Testo di ricerca per tornare a Guida per le regole.
6. Fai clic su Avanti.
7. 

4. Nella finestra di dialogo Guida per le regole che chiede Cosa vuoi fare con il messaggio, procedi come segue:

1. Nel Passo 1: Seleziona le azioni, seleziona l’opzione Assegnalo alla categoria.
2. Nel Passo 2: Modifica la regola del contenuto, fai clic sulla categoria sottolineata in blu per aprire la finestra di dialogo Categoria colore.
3. Nella finestra di dialogo a comparsa Categoria colore, seleziona una o più categorie da assegnare ai messaggi e-mail il cui oggetto contiene le parole o le frasi specificate al terzo passo.
4. Fai clic su OK nella finestra di dialogo Categoria colore per tornare a Guida per le regole.
5. Fai clic su Avanti.
6. 

5. Nella finestra di dialogo Guida per le regole che chiede Ci sono eccezioni, seleziona le eccezioni nel Passo 1, se presenti, e modifica la descrizione dell’eccezione nel Passo 2. Al termine, fai clic su Avanti.

6. Nella finestra di dialogo Guida per le regole per completare la configurazione della regola, procedi come segue:

1. Nel Passo 1, inserisci un nome per questa regola nella casella di input.
2. Nel Passo 2, seleziona l’opzione Applica subito questa regola ai messaggi già presenti nella “Posta in arrivo” per assegnare una categoria colore ai messaggi nella Posta in arrivo che soddisfano le condizioni specificate; seleziona l’opzione Attiva questa regola per assegnare una categoria colore ai nuovi messaggi e-mail che soddisfano le condizioni specificate.
3. Nel Passo 3, puoi rivedere i dettagli della regola specificati. Se devi modificare uno dei criteri, fai clic su un valore sottolineato per apportare le modifiche.
4. Al termine, fai clic su Fine.
5. 

7. Viene visualizzata una finestra di dialogo che informa che la regola funziona solo quando controlli la posta in Outlook. Fai clic su OK.

8. La regola è stata creata correttamente! Se in futuro dovessi controllarla o modificarla, vai su Regole > Crea regola. Ricordati di selezionare la cartella corretta, come mostrato nello screenshot seguente.

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