Come assegnare automaticamente categorie di colore alle email in base all'oggetto in Outlook?
Le categorie di colore ti consentono di riconoscere rapidamente e raggruppare elementi correlati in Outlook, in modo da poterli tracciare facilmente e migliorare l'efficienza. In questo articolo, parleremo di come creare una regola in Outlook per assegnare automaticamente categorie di colore ai messaggi di posta elettronica in base ai loro oggetti.
Assegna automaticamente categorie di colore ai messaggi di posta elettronica in base al loro oggetto in Outlook
Nel tuo Outlook, seleziona la cartella della posta in arrivo dell'account di posta elettronica a cui desideri applicare la regola di categorizzazione automatica, quindi seleziona qualsiasi messaggio dalla cartella. Successivamente, segui i passaggi qui sotto.
1. Il Home tab, clicca su Regola > Crea Regola.
2. Nella finestra pop-up Crea Regola finestra di dialogo, clicca su Opzioni avanzate.
3. Nella Guida per le regole che chiede quali condizioni vuoi controllare, procedi come segue:
- Nel Passo 1: Seleziona condizione(i), spunta la seconda opzione con (l'oggetto del messaggio selezionato) nell'oggetto.
- Nel Passo 2: Modifica la descrizione della regola, clicca sul testo sottolineato in blu per aprire la finestra di dialogo Cerca testo.
- Nella finestra pop-up Cerca testo, inserisci le parole chiave o frasi nel titolo in base alle quali vuoi assegnare automaticamente categorie di colore alle email.
- Clicca Aggiungi.
Nota: Se hai bisogno di assegnare automaticamente una categoria di colore a un messaggio di posta elettronica basandoti su più parole chiave o frasi, ripeti il passaggio iii e iv. Puoi selezionare le parole chiave o frasi nella casella di ricerca e poi cliccare Rimuovi per eliminare quelle indesiderate. - Clicca OK nella finestra Cerca testo per tornare alla Guida per le regole.
- Clicca Avanti.
4. Nella Guida per le regole che chiede Cosa vuoi fare con il messaggio, procedi come segue:
- Nel Passo 1: Seleziona azione(i), spunta l'opzione assegnala alla categoria.
- Nel Passo 2: Modifica la descrizione della regola, clicca sulla categoria sottolineata in blu per aprire la finestra di dialogo Categoria colore.
- Nella finestra pop-up Categoria colore, seleziona una o più categorie che desideri assegnare ai messaggi di posta elettronica con i titoli che contengono le parole o frasi specificate nel terzo passaggio.
- Clicca OK nella finestra Categoria colore per tornare alla Guida per le regole.
- Clicca Avanti.
5. Nella Guida per le regole chiedendo Ci sono eccezioni?, seleziona le eccezioni in Passo 1 se presenti, e modifica la descrizione delle eccezioni in Passo 2. Una volta finito, clicca Avanti.
6. Nella Guida per le regole per completare la configurazione della regola, configura come segue:
- Nel Passo 1, specifica un nome per questa regola nella casella di input.
- Nel Passo 2, spunta l'opzione Esegui questa regola ora sui messaggi già presenti in “Posta in arrivo” per assegnare categorie di colore ai messaggi nella tua Posta in arrivo che soddisfano le condizioni specificate; Spunta l'opzione Attiva questa regola per assegnare categorie di colore ai messaggi di posta elettronica in arrivo che soddisfano le condizioni specificate.
- Nel Passo 3, puoi rivedere i dettagli della regola specificati. Se devi modificare uno dei criteri, clicca un valore sottolineato per modificarlo.
- Una volta finito, clicca Fine.
7. Apparirà una finestra di dialogo che ti informa che la regola funziona solo quando controlli le email in Outlook. Clicca OK.
8. Ora, la regola è stata creata con successo. Se hai bisogno di verificarla o modificarla in futuro, vai a Regole > Crea Regola. Ricorda di selezionare la cartella corretta come mostrato nello screenshot qui sotto.
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