Outlook: come generare un collegamento «Aggiungi al calendario» da inserire in un'email

Come sappiamo, quando si desidera invitare persone a una riunione, di solito la maggior parte degli utenti invia una richiesta di riunione in Outlook; se i destinatari accettano, l'evento viene aggiunto automaticamente ai loro calendari. Questo tutorial presenta un metodo alternativo per ottenere lo stesso risultato creando un collegamento «Aggiungi al calendario» direttamente nel corpo del messaggio.

Nota: i metodi illustrati in questo tutorial sono stati testati su Outlook 2021. Se utilizzi una versione diversa, alcuni passaggi potrebbero variare leggermente.

Generare un collegamento «Aggiungi al calendario» da inserire in un'email

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Generare un collegamento «Aggiungi al calendario» da inserire in un'email

Innanzitutto, crea un appuntamento.

1. Passa alla vista «Calendario», seleziona la scheda «Home» e fai clic su «Appuntamento» nel gruppo «Nuovo».

2. Nella finestra «Appuntamento», inserisci titolo, ora di inizio, ora di fine, luogo e tutte le altre informazioni richieste, quindi fai clic su «Salva e chiudi».

Successivamente, inviare un allegato iCalendar

3. Nel proprio calendario, individuare l’appuntamento creato, fare clic su di esso e, nella scheda «Allegati», selezionare «Inoltra» > «Inoltra come iCalendar».

A questo punto si aprirà una finestra di messaggio con l’appuntamento già allegato nel formato .ics.

Infine, salvare il file iCalendar in una posizione condivisa e aggiungere un collegamento nel corpo del messaggio

4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull’allegato iCalendar.ics e selezionare «Salva con nome» dal menu contestuale.

5. Seleziona una cartella condivisa accessibile a tutti i destinatari e fai clic su «Salva» per memorizzare il file iCalendar al suo interno.

6. Creare una nuova email; dopo aver inserito destinatari, oggetto e corpo del messaggio, selezionare il testo in cui si desidera inserire il collegamento al calendario. Passare alla scheda «Inserisci» e fare clic su «Collegamento» nel gruppo Collegamenti.

7. Nella finestra «Inserisci collegamento», seleziona la scheda «File esistente o pagina Web», individua il file .ics salvato nella casella di testo «Indirizzo» e fai clic su «OK».

Il collegamento al calendario è ora stato aggiunto al testo selezionato. Clicca su «Invia» per inviare l’email.

Suggerimento: se desideri aggiungere il collegamento al calendario a un’immagine, inseriscila prima tramite «Inserisci» > «Immagine/Forma/Icone» in base alle tue esigenze, quindi ripeti il passaggio 7 per applicare il collegamento ipertestuale all’immagine.

Quando il destinatario fa clic sul testo collegato, viene visualizzata una finestra di dialogo che chiede se aprire la cartella. Clicca su «Sì» per accedere alla cartella contenente il file iCalendar.

Nella cartella iCalendar, fai doppio clic sul calendario che desideri aggiungere. Una volta aperta la finestra «Appuntamento», clicca su «Salva e chiudi» per aggiungerlo al tuo calendario.