Come si fa a estrarre singoli contatti da un Gruppo di contatti in Outlook?

Quando ricevi una mailing list, potrebbe essere utile salvarla e convertirla in contatti individuali anziché mantenerla come gruppo. Di norma, Outlook non offre un metodo diretto per farlo, ma di seguito ti illustrerò due metodi per portare a termine questa operazione nel modo più rapido possibile.

Estrai contatti individuali da un Gruppo di contatti con la funzione Importa/Esporta

Estrai contatti individuali da un Gruppo di contatti con una funzione avanzata

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Estrai contatti individuali da un Gruppo di contatti con la funzione Importa/Esporta

Per suddividere la mailing list in contatti individuali, puoi sfruttare la funzione Importa/Esporta di Outlook. Ecco come procedere:

1. Innanzitutto, trascina il gruppo di contatti ricevuto dal messaggio sull’icona Persone nella navigazione e salvalo nella tua cartella dei contatti.

2. Successivamente, seleziona il gruppo di contatti e fai clic su File > Salva con nome. Nella finestra Salva con nome visualizzata, scegli una posizione in cui salvare il file, quindi seleziona Solo testo (*.txt) come tipo di file dal menu a discesa Specifica formato di salvataggio, vedi screenshot:

3. Quindi, fai clic sul pulsante Salva per salvare il file.

4. Ora apri il file di testo salvato con Blocco note e copia tutte le righe contenenti nomi e indirizzi email. Vedi screenshot:

5. Avvia Excel, digita Nome e Indirizzo Email rispettivamente nelle celle A1 e B1. Poi posiziona il cursore nella cella A2 e premi Ctrl + V per incollare nomi e indirizzi nell’elenco di celle. Vedi screenshot:

6. Quindi, fai clic su File > Salva con nome. Nella finestra Salva con nome, scegli una posizione in cui salvare il file, assegnagli un nome e seleziona CSV (MS-DOS) (*.csv) come tipo di file dal menu a discesa Specifica formato di salvataggio. Vedi screenshot:

7. Quindi, fai clic sul pulsante Salva per salvare il file.

8. Ora apri il file con Blocco note, vedi screenshot:

9. Nel Blocco note aperto, assicurati che i nomi e l’indirizzo email siano separati da virgole; in caso contrario, inseriscile manualmente tra di essi. Vedi screenshot:

10. Chiudi il Blocco note, quindi nell’interfaccia principale di Outlook fai clic su File > Apri ed Esporta > Importa/Esporta. Vedi screenshot:

11. Nella Procedura guidata Importa ed Esporta, fai clic su Importa da un altro programma o file nell’elenco Scegli un'azione da eseguire, quindi fai clic sul pulsante Avanti. Vedi screenshot:

12. Nel passaggio successivo, Importa un file, fai clic su Valori separati da virgole nell’elenco Seleziona Tipo di File da cui importare e procedi facendo clic su Avanti. Vedi screenshot:

13. Nel passaggio successivo, Importa un file, fai clic sul pulsante Sfoglia per selezionare il file CSV appena salvato, quindi specifica un’opzione per gestire i contatti duplicati nella sezione Opzioni. Infine, fai clic sul pulsante Avanti. Vedi screenshot:

14. Nel passaggio successivo, seleziona la cartella Contatti di destinazione in cui desideri importare i contatti individuali e fai clic sul pulsante Avanti. Vedi screenshot:

15. Nell’ultimo passaggio della Procedura guidata Importa un file, fai clic sul pulsante Fine. Al termine dell’importazione, i contatti individuali saranno aggiunti alla cartella contatti specificata.

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Estrai contatti individuali da un Gruppo di contatti con una funzione avanzata

Il metodo precedente richiede troppi passaggi. Per semplificare l’operazione, puoi utilizzare una funzionalità utile: Separare di Kutools per Outlook. Grazie a questa funzione, puoi suddividere il gruppo di contatti in contatti individuali con pochi clic.

Dopo aver installato Kutools per Outlook, procedi come segue:

1. Seleziona il gruppo di contatti che desideri suddividere in contatti individuali, quindi fai clic su KUTOOLS PLUS > Gruppo di contatti > Separa. Vedi screenshot:

2. Nella finestra di dialogo Separa, fai clic su Tutti per selezionare tutti i contatti da separare. Quindi, fai clic sul pulsante OK. Vedi screenshot:

3. In un’altra finestra di dialogo, fai clic sul pulsante Sì.

4. Ora tutti i membri del gruppo di contatti selezionato sono stati convertiti in contatti individuali nella stessa cartella e il gruppo di contatti originale è stato eliminato contemporaneamente.