Come ridurre le dimensioni della casella di posta in Outlook?
Un gran numero di messaggi email rallenterà le prestazioni di Outlook. In questa guida verranno illustrate diverse metodologie per ridurre le dimensioni della casella di posta e migliorare la produttività di Outlook.
Nota: prima di provare le soluzioni indicate, assicurati di aver eseguito un backup completo dei tuoi file PST di Outlook.
Tutti i metodi illustrati in questa guida sono stati testati su Outlook 2021; potrebbero tuttavia esserci lievi differenze tra le varie versioni del programma.
Individuare ed eliminare email e allegati di grandi dimensioni
Metodo 1: Ordina le email per dimensione
Metodo 2: Cerca email per dimensione
Utilizzo dello strumento Pulizia casella di posta
Sposta le email più vecchie nel file di archiviazione
Comprimi il file dati di Outlook
Archivia il file dati di Outlook più datato
Individuare ed eliminare email e allegati di grandi dimensioni
Esistono due metodi per individuare rapidamente email e allegati di grandi dimensioni.
Metodo 1: Ordina le email per dimensione
In Outlook, le email vengono solitamente ordinate per data di ricezione, ma puoi anche ordinarle in base alle dimensioni.
Passare quindi all’elenco a discesa «Per data» e selezionare «Dimensione».
Ora tutte le email nella cartella sono ordinate per dimensione, e Outlook le raggruppa automaticamente in fino a quattro gruppi distinti in base alla loro dimensione.
È quindi possibile eliminare le email di grandi dimensioni.
Metodo 2: Cerca email per dimensione
Nell’elenco delle cartelle dell’account, scorri fino a «Cartella di ricerca», fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona «Nuova cartella di ricerca».
Nella finestra di dialogo «Nuova cartella di ricerca», scorri fino alla sezione «Organizzazione posta», fai clic su «Posta di grandi dimensioni» e poi su «Scegli» per aprire la finestra «Dimensione messaggio». Imposta qui la «dimensione minima» a partire dalla quale desideri individuare i messaggi. Clicca su «OK» > «OK» per chiudere le finestre.
A questo punto viene creata una nuova cartella in cui sono elencate tutte le email con dimensioni superiori a 50 KB. Puoi esaminarle ed eliminare quelle non più necessarie.
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Utilizzo dello strumento Pulizia casella di posta
Lo strumento Pulizia casella di posta è molto utile per ridurre le dimensioni della casella. Grazie a esso è possibile «svuotare la cartella Elementi eliminati» per liberare spazio e fare clic su «Archiviazione automatica» per spostare le email più datate nel file di archiviazione.
Fai clic sulla scheda «File», poi su «Strumenti» > «Pulizia casella di posta...».
Svuota Elementi eliminati
Fai clic su «Visualizza dimensione Elementi eliminati» per controllare la dimensione della cartella Elementi eliminati, quindi torna indietro e fai clic su «Svuota» per eliminare definitivamente gli elementi presenti nella cartella.
Sposta le email più vecchie nel file di archiviazione
Fai clic sul pulsante «Archiviazione automatica» per spostare automaticamente gli elementi più datati nei file di archiviazione del tuo computer.
Comprimi il file dati di Outlook
In Outlook è possibile comprimere manualmente il file di dati (PST).
Fare clic sulla scheda «File», quindi su «Impostazioni account» > «Impostazioni account».
Nella finestra Impostazioni account, fai clic sulla scheda «File di dati», seleziona l’account di cui desideri comprimere il file dati e clicca su «Impostazioni».
Nella finestra File dati di Outlook, fai clic su «Comprimi ora», quindi su OK.
Archivia il file dati di Outlook più datato
Fare clic su «File» > «Opzioni»; nella finestra Opzioni, selezionare la scheda «Avanzate» nel riquadro sinistro, quindi fare clic su «Impostazioni archiviazione automatica».
Nella finestra Archiviazione automatica, seleziona «Esegui archiviazione automatica ogni n giorni» e imposta questa opzione insieme ad altre preferenze, come ad esempio «Elimina elementi più vecchi di». Fai clic su OK > OK.
Pulisci i messaggi ridondanti
Usa il gruppo di funzioni Pulisci per eliminare i messaggi ridondanti dalle conversazioni, cartelle o sottocartelle selezionate.
Selezionate le cartelle o le conversazioni desiderate, fate clic sulla scheda «Home» e, nel gruppo «Elimina», scegliete l’opzione più adatta dal menu a discesa «Pulisci».
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