Pianificare o ritardare l’invio delle email in Outlook (Guida passo passo)

Pianificare le email con Outlook migliora notevolmente l’efficacia della comunicazione, soprattutto quando si collabora con persone in fusi orari diversi. Questa funzione garantisce che i messaggi vengano inviati nel momento ideale, quando i destinatari sono più propensi a leggerli, evitando che finiscano ignorati o sommersi tra decine di altre email. In questo articolo ti sveleremo i migliori suggerimenti per programmare o ritardare l’invio delle email in Outlook su tutte le piattaforme: Windows, Web, Mac e dispositivi mobili.

Pianifica o ritarda l’invio delle email in Outlook per Windows

• Pianifica l’invio di una singola email utilizzando la funzione Consegna differita
• Ritarda l’invio di tutte le email creando una regola
• Come tenere traccia delle email programmate?

Pianifica o ritarda l’invio delle email in Outlook sul Web

• Pianifica l’invio di un’email utilizzando la funzione Invio pianificato
• Annulla l’invio di un’email utilizzando la funzione Annulla invio

Pianifica o ritarda l’invio delle email in Outlook per Mac

Pianifica o ritarda l’invio delle email in Outlook su dispositivi mobili

Domande frequenti

Video: Programmare o ritardare l'invio delle email in Outlook

Pianifica o ritarda l’invio delle email in Outlook per Windows

In questa sezione ti offriamo una guida completa e dettagliata per programmare e ritardare l’invio di singole email, nonché per impostare ritardi predefiniti per tutti i messaggi in uscita in Outlook per Windows.

Pianifica l’invio di una singola email utilizzando la funzione Consegna differita

La funzione «Consegna ritardata» di Outlook è uno strumento potente pensato appositamente per pianificare l’invio di singole email. Ti permette di comporre i tuoi messaggi con calma e programmarne l’invio a un orario preciso nel futuro. Di seguito ti mostriamo come utilizzare questa funzione per inviare un'email in modo programmato in Outlook.

Passo 1: Comporre una Nuova Email

Apri Outlook su Windows e fai clic su «Nuova Email» nella scheda «Home». Nella nuova finestra del messaggio, componi l'email inserendo normalmente destinatario, oggetto e corpo del messaggio. Guarda lo screenshot:

Passo 2: Accedi alla funzione Invio ritardato e imposta l’orario di consegna

1. Nella nuova finestra del messaggio, fai clic su «Opzioni» > «Consegna differita», vedi screenshot:
   
2. Quando appare la finestra di dialogo **“Proprietà”**, nella sezione **“Non consegnare prima di”**, imposta la data e l’ora in cui desideri che l’email venga inviata. Fai quindi clic su **“Chiudi”** per uscire dalla finestra. Vedi screenshot:
   

Passo 3: Completa e invia l’email

Completa la composizione della tua email, aggiungendo eventuali allegati o informazioni necessarie. Fai clic sul pulsante «Invia» nella finestra del messaggio. L’email programmata rimarrà nella cartella «Posta in uscita» fino al raggiungimento dell’orario di consegna specificato. Vedi screenshot:

Dalla Posta in uscita, puoi modificare o eliminare il messaggio in base alle tue esigenze.

Ritarda l’invio di tutte le email creando una regola

Ritardare l’invio di tutte le email può rivelarsi estremamente utile, soprattutto se desideri avere un momento per rivedere o annullare un messaggio dopo aver cliccato su Invia. Configurando una regola in Outlook, puoi applicare automaticamente un ritardo a tutti i tuoi messaggi in uscita. Ecco come fare, passo dopo passo:

Passo 1: Apri Gestione regole e avvisi in Outlook

Nella finestra principale di Outlook, fai clic su «Regole» > «Gestione regole e avvisi» nella scheda «Home». Vedi screenshot:

Passo 2: Crea la nuova regola

1. Nella finestra di dialogo «Regole e avvisi», fai clic su «Nuova regola», vedi screenshot:
   
2. Viene visualizzata la «Guida per le regole»; nella sezione «Inizia da una regola vuota», fai clic sull'opzione «Applica la regola ai messaggi inviati» e poi su «Avanti».
   
3. Per ritardare l'invio di tutte le email, fai semplicemente nuovamente clic su «Avanti» senza selezionare alcuna condizione. Verrà visualizzata una finestra di conferma che ti chiede se desideri applicare questa regola a ogni messaggio inviato: clicca su «Sì».
   Se invece vuoi applicare l’invio ritardato solo ai messaggi che soddisfano determinate condizioni, seleziona le relative caselle di controllo e imposta la regola. (Ad esempio, per ritardare l’invio dei messaggi provenienti da un account specifico, seleziona la casella corrispondente all’account e scegli l’indirizzo email desiderato.)
   
4. Nella casella «Cosa si desidera fare con il messaggio?»:
   1. Seleziona l'opzione «rimanda la consegna di un numero di minuti» dalla casella «Passo 1: Seleziona azione/i»;
   2. Nel riquadro inferiore, sotto la casella "Passo 2: Modifica il Contenuto regola", fai clic sul testo sottolineato «un numero di»;
   3. Nella casella «Consegna differita», inserisci il numero di minuti (fino a un massimo di 120) di cui desideri ritardare l'invio delle tue email, quindi fai clic su «OK».
      
5. Il testo del collegamento indica ora l’intervallo di tempo per cui Outlook ritarderà l’invio delle email. Prosegui facendo clic sul pulsante **Avanti** (vedi screenshot).
   
6. Se non ci sono eccezioni alla regola di ritardo, fai clic direttamente sul pulsante «Avanti» senza selezionare alcuna condizione.
   Se ci sono eccezioni alla regola di ritardo, specificale nella finestra successiva. (Ad esempio, potresti non volere l’invio ritardato quando nell’oggetto è presente una parola specifica; in tal caso, imposta la regola corrispondente.)
   
7. Nell’ultimo passaggio, assegna un nome alla regola, seleziona l’opzione “Attiva questa regola” e fai clic sul pulsante “Fine”.
   
8. Proseguire facendo clic sul pulsante «OK» nella finestra di dialogo successiva, vedere lo screenshot:
   
9. Infine, fai clic su «OK» nella finestra di dialogo «Regole e avvisi».

Risultato:

Ora, dopo aver fatto clic sul pulsante Invia, tutte le tue email verranno archiviate nella cartella Posta in uscita e inviate con il ritardo specificato in minuti.

Come tenere traccia delle email programmate?

Le email programmate per l’invio successivo restano nella tua Posta in uscita. Sebbene questa funzione sia utile, può creare confusione a causa della mancanza di indicatori visivi chiari che evidenzino il ritardo nell’invio dei messaggi. In questi casi, la soluzione ideale è aggiungere una colonna personalizzata nella Posta in uscita per visualizzare l’orario previsto di invio dell’email. Ecco come farlo in Outlook:

1. Aprire la cartella «Posta in uscita», fare clic con il tasto destro sulla barra con il nome della colonna e scegliere «Scelta campi» dal menu contestuale, vedere lo screenshot:
   
2. Nella finestra «Scelta campi», selezionare «Campi data/ora» dal Elenco a discesa, trascinare l'opzione «Rimanda fino a» sulla barra delle colonne e infine chiudere la finestra, vedere la demo qui sotto:
   
3. La data e l’ora delle email programmate saranno ora visibili nella cartella «Posta in uscita», permettendoti di controllare facilmente quando ciascun messaggio è impostato per essere inviato.
   

Pianifica o ritarda l’invio delle email in Outlook sul Web

Se utilizzi Outlook Online, le tue email programmate verranno inviate alla data e all’ora prestabilite, indipendentemente dal fatto che Outlook Online sia aperto o meno. In questa sezione condivideremo alcuni suggerimenti e trucchi per pianificare l’invio delle email in Outlook sul Web.

Pianifica l’invio di un’email utilizzando la funzione Invio pianificato

Outlook Online offre una funzione semplice e intuitiva – «Invio programmato» – che ti permette di inviare email esattamente nel momento che preferisci. Ecco come fare:

Passo 1: Accedi a Outlook sul Web

Visita il sito web di Outlook e accedi con le tue credenziali.

Passo 2: Componi una nuova email

1. Fare clic sul pulsante «Nuovo messaggio» per comporre una Nuova Email, vedere lo screenshot:
   
2. Successivamente, aggiungere il destinatario e l'oggetto e comporre il corpo dell'email secondo necessità, vedere lo screenshot:
   

Passo 3: Programma la tua email

1. Selezionare «Invio programmato» dall'elenco a discesa di «Invia», vedere lo screenshot:
   
2. Nella finestra «Invio programmato», seleziona una delle date e degli orari suggeriti oppure clicca su «Orario personalizzato» per impostare data e ora a tuo piacimento. In questo esempio, si clicca su «Orario personalizzato»; vedi lo screenshot:
   
3. Nella finestra **“Imposta data e ora personalizzate”**, imposta la data e l’ora in cui desideri inviare l’email, quindi fai clic sul pulsante **“Invia”** (vedi screenshot).
   

Risultato:

Ora la tua email programmata è stata salvata nella cartella «Bozze». Vedrai una notifica chiara con la data e l’ora in cui l’email è stata programmata per l’invio. Vedi screenshot:

Nella cartella Bozze, puoi modificare o eliminare il messaggio in base alle tue esigenze.

Annulla l’invio di un’email utilizzando la funzione Annulla invio

È successo a tutti: nel momento in cui si fa clic su Invia in un’email, ci si rende conto un attimo dopo di aver commesso un errore. Potrebbe trattarsi di un refuso, di un allegato dimenticato o persino dell’averla inviata al destinatario sbagliato. Fortunatamente, Outlook Online offre una soluzione comoda per queste situazioni: la funzione Annulla invio. Questo strumento efficace può salvarti, consentendoti di ritirare un’email poco dopo averla inviata. Ecco una breve guida su come utilizzare la funzione Annulla invio in Outlook Online.

Passo 1: Accedi a Outlook sul Web

Visita il sito web di Outlook e accedi con le tue credenziali.

Passo 2: Attiva l’opzione Annulla invio

1. Fare clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra di Outlook online, vedere lo screenshot:
   
2. Nella finestra «Impostazioni», eseguire le seguenti operazioni:
   1. Fai clic su «Posta» nel riquadro a sinistra;
   2. Quindi, fai clic su «Componi e rispondi» nel riquadro centrale;
   3. Scorri verso il basso fino alla sezione «Annulla invio» e sposta il cursore a destra, impostando per quanto tempo Outlook deve attendere prima di inviare il messaggio, fino a 10 secondi; qui, scorro fino a "10";
   4. Infine, fai clic sul pulsante «Salva».
      
3. Quindi, chiudi questa finestra.

Risultato:

Ora, quando invii un'email in Outlook Online, per 10 secondi compare un pulsante «Annulla» che ti dà il tempo di evitare l’invio accidentale del messaggio.

Pianifica o ritarda l’invio delle email in Outlook per Mac

Se utilizzi Outlook per Mac, puoi sfruttare direttamente la funzione di invio programmato per pianificare in modo efficiente l’invio delle tue email in un momento futuro.

Passo 1: Componi un Nuova Email

Apri Outlook su Mac e fai clic su «Nuova email». Compila l’indirizzo email del destinatario, l’oggetto e il corpo del messaggio. Vedi screenshot:

Passo 2: Programma l’email

1. Sul pulsante «Invia», fare clic sull'elenco a discesa e selezionare «Invio programmato», vedere lo screenshot:
   
2. Nella finestra «Imposta data e ora», specificare la data e l'ora in cui inviare l'email, quindi fare clic sul pulsante «OK», vedere lo screenshot:
   

Risultato:

Il messaggio verrà ora salvato nella cartella «Bozze». Riceverai una notifica chiara con la data e l’ora in cui l’email è stata programmata per l’invio. Vedi screenshot:

Nella cartella «Bozze», puoi modificare o eliminare il messaggio in base alle tue esigenze.

Pianifica o ritarda l’invio delle email in Outlook su dispositivi mobili

Nell’ambiente dinamico di oggi, la versione mobile di Outlook è diventata uno strumento indispensabile per molti. Grazie a funzionalità come «Invio programmato», assicura che i tuoi messaggi vengano inviati al momento perfetto, anche quando non sei alla scrivania. In questa sezione ti mostreremo come ritardare l’invio delle email in Outlook su dispositivi Android o iOS.

Passo 1: Avvia l’app Outlook sul tuo dispositivo Android o iOS

Risultato:

L’email programmata viene ora archiviata nella cartella «Posta in uscita» fino al raggiungimento dell’orario di consegna specificato.

Mentre ti trovi nella cartella «Posta in uscita», puoi modificare o eliminare il messaggio in base alle tue esigenze.

Domande frequenti

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