Configura le risposte automatiche Fuori sede in Outlook (guida completa)

Nell’era digitale odierna, possiamo accedere alle nostre email quando e dove vogliamo. Tuttavia, nonostante la connessione costante, ci sono momenti in cui non possiamo rispondere immediatamente ai messaggi in arrivo — ad esempio durante le vacanze o quando siamo lontani dall’ufficio. È qui che entra in gioco la funzione di risposta automatica Fuori sede, uno strumento indispensabile per informare i mittenti che la tua risposta subirà un ritardo. Che tu stia usando Outlook su Windows, Web, Mac o persino su dispositivi iOS e Android, questa guida ti mostrerà passo dopo passo come configurare le risposte automatiche Fuori sede su tutte queste piattaforme. Iniziamo!

• Configura le risposte Fuori sede in Outlook su Windows
  • Utilizzo delle Risposte automatiche (per account Exchange)
  • Utilizzo di Kutools per Outlook in modo semplice (per Tutti gli account, facile e flessibile)
  • Utilizzo di regole (per Tutti gli account, complesso)
• Configura le risposte Fuori sede in Outlook su Mac
• Configura le risposte Fuori sede in Outlook sul Web
• Configura le risposte Fuori sede in Outlook per iOS e Android

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Configura le risposte automatiche Fuori sede in Outlook su Windows

Questa sezione presenta tre metodi per configurare facilmente le risposte automatiche Fuori sede per gli account Exchange e per tutti gli account su Windows.

Configura le risposte automatiche Fuori sede con la funzione Risposte automatiche

Se utilizzi un account Exchange in Outlook, la funzione integrata «Risposte automatiche» ti permette di configurare facilmente le risposte automatiche Fuori sede direttamente da Outlook. Ecco come fare.

Passo 1: Apri la finestra Risposte automatiche

In Outlook, vai alla scheda «File», seleziona dal riquadro Account l’account Exchange per cui desideri attivare la risposta automatica utilizzando l’elenco a discesa, quindi fai clic su «Risposte automatiche». Vedi screenshot:

Passo 2: Attiva le risposte automatiche e configura le impostazioni

Nella finestra «Risposte automatiche» aperta, procedi nel modo seguente.

1. Seleziona l’opzione «Invia risposte automatiche» per attivare questa funzione.
2. Per inviare le risposte automatiche solo entro un determinato Intervallo di tempo, seleziona la casella di controllo «Invia solo durante questo Intervallo di tempo» e specifica gli orari di inizio e fine desiderati.
   Suggerimento: se non imposti un periodo temporale, la tua risposta automatica rimarrà attiva finché non la disattiverai selezionando «Non inviare risposte automatiche».
3. Se desideri inviare risposte automatiche esclusivamente ai mittenti all’interno della tua organizzazione, rimani nella scheda «All’interno della mia organizzazione».
4. Inserisci il messaggio di risposta automatica nella casella di testo.
5. Fai clic sul pulsante «OK» per salvare le impostazioni.

Risultato

Se hai impostato un periodo temporale per le risposte automatiche al Passo 3, la funzione Risposta automatica si attiverà all’orario previsto e comparirà una barra gialla informativa sotto la barra multifunzione di Outlook. Se invece non specifichi alcun periodo, la funzione Risposta automatica verrà attivata immediatamente.

Puoi consultare la cartella «Elementi inviati» per visualizzare le email di risposta automatica, riconoscibili dal prefisso «Risposta automatica:».

Punti da non perdere

• Quando sono attive sia la funzione «Risposte automatiche» di un account Exchange sia una «regola di risposta automatica» configurata per altri tipi di account email (ad esempio un account POP), un messaggio ricevuto potrebbe innescare risposte sia dal sistema «Risposte automatiche» di Exchange che dalla regola lato client. L’ordine in cui vengono inviate le risposte dipende dall’elaborazione del server e dalla sequenza di esecuzione delle regole lato client.
  • «Risposte automatiche» per Exchange: è una funzione lato server di Exchange e non richiede che Outlook sia in esecuzione.
  • Le risposte automatiche tramite regole create sono generalmente una funzione lato client, che richiede Outlook attivo per elaborare le email in arrivo.
  Pertanto, se entrambi i metodi sono attivi, il mittente potrebbe ricevere due email di risposta automatica.
• Per disattivare questa funzione, basta un semplice clic sul pulsante «Disattiva» nella barra informativa.

Configura facilmente le risposte automatiche Fuori sede con Kutools per Outlook

Date le limitazioni del metodo precedente, ti consiglio la funzione «Risposta automatica» di «Kutools per Outlook», che ti permette di impostare facilmente le risposte automatiche Fuori sede in Outlook, indipendentemente dal tipo di account email. Dopo aver scaricato e installato Kutools per Outlook, procedi come segue:

Passo 1: Configura le impostazioni di Risposta automatica

Seleziona «Kutools» > «Rispondi» > «Gestisci risposta automatica» per aprire la finestra di dialogo «Risposta automatica», quindi procedi come segue:

1. Seleziona gli account email per i quali vuoi attivare la risposta automatica:
   La sezione «Seleziona account» elenca tutti gli account presenti nel tuo Outlook. Seleziona quelli per cui desideri abilitare la risposta automatica.
2. Modifica il prefisso da rimuovere nell’oggetto delle email di risposta automatica:
   Il testo predefinito nella casella «Rimuovi prefisso oggetto» è “Risposta automatica”. Questo è il prefisso utilizzato nell’oggetto delle email di risposta automatica. Puoi sostituirlo in base alle tue esigenze.
3. Inserisci il contenuto della risposta automatica:
   Nella finestra di dialogo è disponibile un modello predefinito che puoi modificare a tuo piacimento.
4. Salva le modifiche: fai clic sul pulsante «OK».
   

Passo 2: Attiva la funzione Risposta automatica

Viene visualizzata la finestra di dialogo «Kutools per Outlook» che ti chiede se desideri attivare immediatamente la funzione: clicca su «Sì» per abilitarla.

Risultato

D’ora in poi, le email inviate all’account selezionato attiveranno automaticamente una risposta.

Configura le risposte automatiche Fuori sede creando regole di Outlook

Puoi anche creare regole di Outlook per impostare risposte automatiche Fuori sede per tutti gli account. Tuttavia, questo metodo richiede diversi passaggi: se necessario, segui quelli indicati di seguito.

Passo 1: Crea una risposta automatica Modello di risposta

1. In Outlook, crea un nuovo messaggio email facendo clic su «Nuova Email» nella scheda «Home».

   

2. Nella finestra «Messaggio», inserisci l’oggetto e il corpo del messaggio per il tuo modello.

   

3. Fai clic su «File» > «Salva con nome».

   

4. Nella finestra di dialogo «Salva con nome» che si apre, assegna un nome al modello (per impostazione predefinita verrà utilizzato il Oggetto email come nome del modello), seleziona «Modello di Outlook» dal menu a discesa «Specifica formato di salvataggio» Elenco a discesa e poi fai clic sul pulsante «Salva».
   Questo modello personalizzato verrà salvato nel percorso predefinito dei modelli personali.

   

5. Dopo aver salvato il modello, chiudi l'email senza salvarla.

Passo 2: Apri la finestra Regole e avvisi

Nella scheda «Home», fai clic su «Regole» > «Gestisci regole e avvisi» per aprire la finestra «Regole e avvisi».

Passo 3: Crea una regola di risposta automatica per Fuori sede

Nella finestra «Regole e avvisi», segui questi passaggi per creare una regola di risposta automatica per lo stato Fuori sede.

1. Nella scheda «Regole email», specifica un account email a cui applicare la regola di risposta automatica e poi fai clic sul pulsante «Nuova regola».
   Suggerimento: se il riquadro «Applica le modifiche a questa cartella» Elenco a discesa non compare nella finestra «Regole e avvisi» del tuo Outlook, le regole create si applicheranno a Tutti gli account.

   

2. Nel primo «Guida per le regole», seleziona «Applica regola ai messaggi ricevuti» nella sezione «Crea una regola vuota», quindi fai clic sul pulsante «Avanti».

   

3. Nella seconda sezione della «Guida per le regole», se desideri rispondere automaticamente a ogni email ricevuta, fai clic sul pulsante «Avanti» senza selezionare alcuna condizione. Nella finestra di dialogo «Microsoft Outlook» che compare, fai clic su «Sì».
   Suggerimento: se vuoi rispondere automaticamente solo ad alcune email, specifica le condizioni necessarie.

   

4. Nella terza “Guida per le regole”, seleziona la casella “Rispondi utilizzando un modello specifico” nel riquadro “Passo 1”, quindi fai clic sul testo sottolineato nel riquadro “Passo 2”.

   

5. Nella finestra di dialogo «Seleziona un modello di risposta», scegli «Modelli utente nel file system» dal menu a discesa «Cerca in», seleziona il modello creato al passo 1 e fai clic sul pulsante «Apri».

   

6. Al ritorno alla terza “Guida per le regole”, fai clic sul pulsante “Avanti” per procedere.

   

7. Nel riquadro «Guida per le regole», specifica eventuali eccezioni alla tua regola. In questo caso, faccio clic su «Avanti» senza selezionare alcuna eccezione.

   

8. Nell’ultima “Guida per le regole”, assegna un nome alla regola nella sezione Passo 1, assicurati che la casella “Attiva questa regola” sia selezionata nel Passo 2, quindi fai clic sul pulsante “Fine”.

   

9. Verrà quindi visualizzata una finestra di avviso di Microsoft Outlook che ti ricorda che la regola verrà applicata solo quando Outlook è in esecuzione. Fai clic su OK.

   

10. Si tornerà quindi alla finestra «Regole e avvisi», dove potrai visualizzare l'elenco delle regole appena creato; fai clic su «OK» per salvare la regola.

    

Risultato

Hai appena creato una regola di risposta automatica. D’ora in poi, le email in arrivo all’account specificato (o a tutti gli account) attiveranno questa regola e il mittente riceverà una risposta automatica.

Configura le risposte automatiche Fuori sede in Outlook su Mac

Se desideri impostare una risposta automatica in Outlook per Mac, il metodo descritto in questa sezione fa al caso tuo. Ecco come procedere.

Passo 1: Accedi alla funzione «Fuori sede»

Avvia Outlook su Mac, apri l’account email per cui vuoi attivare la funzione Fuori sede, quindi vai alla scheda «Strumenti» e seleziona «Fuori sede».

Passo 2: Configura le impostazioni delle risposte automatiche

Nella finestra di dialogo «Impostazioni risposta automatica», procedi come segue per configurare le opzioni.

1. Seleziona la casella di controllo «Invia risposte automatiche per l’account (il tuo account)».
2. Nella casella di testo «Rispondi una sola volta a ciascun mittente con», inserisci il testo del messaggio di risposta automatica.
3. È facoltativo:
   • Imposta gli orari di inizio e la data di fine per la risposta automatica: seleziona la casella «Invia risposte solo in questo intervallo di tempo» e inserisci l’orario di inizio e la data di fine. Al termine dell’intervallo indicato, le risposte fuori sede verranno disattivate automaticamente.
   • Per rispondere ai contatti esterni alla tua organizzazione, seleziona la casella «Invia risposte anche ai mittenti esterni alla mia organizzazione», scegli tra «Solo ai mittenti nella mia rubrica» o «Invia a tutti i mittenti esterni» e inserisci il testo del tuo messaggio di risposta automatica.
4. Fai clic su «OK» per salvare le impostazioni e attivare la funzione Risposte automatiche.

   

Risultato

Le risposte automatiche sono state attivate per alcuni account email nel tuo Outlook per Mac. D’ora in poi, ogni email in arrivo a questi account riceverà una risposta automatica.

Configura le risposte automatiche Fuori sede in Outlook sul Web

Se utilizzi Outlook sul web e vuoi impostare le risposte automatiche Fuori sede, la procedura descritta in questa sezione fa al caso tuo. Segui i passaggi indicati di seguito.

Passo 1: Accedi alla funzione «Risposte automatiche»

1. Nell’angolo in alto a destra della pagina, fai clic sul pulsante «Impostazioni»

   

2. Nella finestra “Impostazioni” che si apre, seleziona “Risposte automatiche” nella sezione “Posta”.

   

Passo 2: Configura le impostazioni di «Risposte automatiche»

1. Fai clic sull’interruttore «Attiva risposte automatiche» per attivare la funzione «Risposte automatiche».
2. Seleziona la casella di controllo **«Invia risposte solo in un determinato periodo»** e imposta le date e gli orari di inizio e fine per le risposte automatiche. Puoi tranquillamente ignorare questa opzione se non ti serve.
3. Nella casella di modifica del testo, inserisci il corpo del messaggio di risposta automatica.
4. Fai clic sul pulsante «Salva».

   

Risultato

Hai appena attivato le risposte automatiche in Outlook sul web. D’ora in poi, ogni email ricevuta su questo account riceverà una risposta automatica.

Configura le risposte automatiche Fuori sede in Outlook per iOS e Android

Molti utenti di Outlook sanno come impostare le risposte automatiche sul computer, ma conoscono meno l’applicazione mobile. Nell’ultima sezione di questo articolo ti guiderò passo dopo passo nella configurazione delle risposte automatiche direttamente dai tuoi dispositivi iOS o Android, assicurando una comunicazione chiara ovunque tu sia. Segui i passaggi indicati di seguito.

Passo 1: Avvia Outlook sul tuo dispositivo iOS o Android

Passo 2: Accedi alla funzione «Risposte automatiche»

1. Nell’angolo in alto a sinistra della pagina, fai clic sul pulsante «Home»

   

2. Quindi fai clic sul pulsante «Impostazioni».

   

3. Nella finestra di dialogo «Impostazioni», nella sezione «Account di posta», seleziona l’account email per cui desideri attivare le risposte automatiche. In questo caso, scegli un account «Exchange».

   

4. Nella pagina «Exchange» (se nel passo precedente hai selezionato un altro account, il titolo di questa finestra mostrerà il dominio dell’altro account), noterai che la funzione «Risposte automatiche» è disattivata: fai clic su di essa.

   

Passo 3: Configura le impostazioni delle risposte automatiche

Nella finestra di dialogo «Risposte automatiche», effettua le seguenti configurazioni.

1. Nel campo «Risposte automatiche», attiva l’interruttore.
2. Specifica a chi inviare le risposte automatiche: «a tutti» oppure «solo alle persone all’interno della tua organizzazione». In questo caso, scegli «Rispondi a tutti».
3. Inserisci il messaggio di risposta nella casella di testo «Rispondi a tutti con».
4. Fai clic sul segno di spunta nell’angolo in alto a destra dello schermo per salvare le impostazioni.

   

   Note:

   • Nel campo «Rispondi durante un intervallo di tempo», attiva l’interruttore per poter impostare gli orari di inizio e la data di fine dell’invio delle tue risposte automatiche.
   • Nel campo «Usa risposte diverse», attiva l’interruttore per poter specificare messaggi di risposta distinti per i contatti interni ed esterni alla tua organizzazione.
   • Se selezioni un tipo di account diverso da Exchange, l’opzione «Usa risposte diverse» non viene visualizzata nella finestra di dialogo «Risposte automatiche».
   • Tornando alla finestra di dialogo precedente, noterai che la funzione «Risposte automatiche» è già attiva.

     

Risultato

Hai ora attivato le risposte automatiche in Outlook per iOS o Android.

In sintesi, impostare risposte automatiche fuori sede in Outlook assicura che chi ti contatta sappia che sei assente, mantenendo una comunicazione professionale ed efficace. Che tu utilizzi Outlook su Windows, Mac, Web o dispositivi mobili, la flessibilità e la completezza di questa funzione sono davvero indispensabili. Speriamo che questa guida completa ti abbia fornito tutte le conoscenze necessarie per configurare senza problemi le risposte automatiche su ogni piattaforma, garantendo un’esperienza fluida sia per te che per i tuoi corrispondenti via email. Se desideri approfondire ulteriormente le funzionalità di Outlook, il nostro sito offre numerosi tutorial.Scopri altri suggerimenti e trucchi per Outlook qui.

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