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Configurare le risposte automatiche fuori sede in Outlook (guida completa)

Nell'era digitale di oggi, possiamo accedere alle nostre e-mail quando e dove vogliamo. Tuttavia, anche se siamo sempre online, ci sono momenti in cui potremmo non essere in grado di rispondere subito ai messaggi in arrivo, ad esempio durante le vacanze o quando siamo lontani dall'ufficio. È qui che la funzione di risposta automatica fuori sede diventa preziosa, consentendo ai mittenti di sapere che le nostre risposte subiranno ritardi. Sia che tu stia utilizzando Outlook su Windows, Web, Maco anche Dispositivi iOS e Android, questa guida ti aiuterà ad approfondire come impostare le risposte automatiche fuori sede su tutte queste piattaforme. Iniziamo.


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Configura le risposte fuori sede in Outlook su Windows

Questa sezione illustra tre metodi per aiutarti a configurare le risposte fuori sede per gli account Exchange e tutti gli account di posta elettronica su Windows.

  • Risposte automatiche – Funzione integrata di Outlook, ma solo per gli account Exchange.
  • Kutools for Excel – Facile da configurare e utilizzare, disponibile per tutti gli account di posta elettronica.
  • Regole di prospettiva - Molti passaggi e operazioni complicate, disponibili per tutti gli account di posta elettronica.

Imposta le risposte fuori sede con la funzione Risposte automatiche

Se stai utilizzando un account Exchange in Outlook, il file integrato Risposte automatiche la funzionalità può aiutarti a impostare le risposte fuori sede in Outlook. Si prega di fare quanto segue.

Passaggio 1: aprire la finestra Risposte automatiche

Nel tuo Outlook, vai a Compila il scheda, seleziona l'account Exchange per il quale devi abilitare la risposta automatica dall'elenco a discesa dell'account, quindi fai clic su Risposte automatiche. Vedi screenshot:

Note::Questo metodo è disponibile solo per gli account di posta elettronica Exchange. Se non vedi questo Risposte automatiche opzione, il tuo account e-mail non supporta questa funzione. Puoi provare uno dei seguenti metodi: usa Kutools per Outlook or creare regole di risposta automatica di Outlook.

Passaggio 2: attiva le risposte automatiche e configura le impostazioni

In apertura Risposte automatiche finestra, è necessario fare come segue.

  1. Seleziona il Invia risposte automatiche opzione per abilitare questa funzione.
  2. Per inviare le risposte automatiche solo entro un intervallo di tempo specificato, controlla il Invia solo durante questo intervallo di tempo casella di controllo e specificare gli orari di inizio e di fine desiderati.
    Consiglio: se non imposti un periodo di tempo, la risposta automatica rimane attiva finché non la disattivi selezionando Non inviare risposte automatiche.
  3. Se desideri inviare solo risposte automatiche ai mittenti interni alla tua organizzazione, rimani in Dentro la mia organizzazione scheda.
  4. Digita il messaggio di risposta automatica nella casella di testo.
  5. Clicca su OK pulsante per salvare le impostazioni. Vedi screenshot:
Note:
  • Se desideri inviare risposte automatiche ai mittenti esterni alla tua organizzazione, fai clic su Fuori dalla mia organizzazione scheda, controlla il file Risposta automatica a persone esterne alla mia organizzazione casella di controllo, scegli l'opzione che ti serve e quindi digita il messaggio di risposta automatica. Guarda lo screenshot qui sotto.
  • Se si configurano entrambi i "Dentro la mia organizzazione"E il"Fuori dalla mia organizzazione"opzioni, possono essere attivate contemporaneamente.
    • Quando qualcuno all'interno della tua organizzazione ti invia un'e-mail, riceverà il messaggio che hai impostato per "Dentro la mia organizzazione".
    • Quando qualcuno esterno alla tua organizzazione ti invia un'email, riceverà il messaggio che hai impostato per "Fuori dalla mia organizzazione".
  • Outlook consente di specificare le regole per l'invio di risposte automatiche. Facendo clic su Regole pulsante nell'angolo inferiore sinistro della finestra si aprirà il file Regole di risposta automatica la finestra di dialogo. Clicca il Aggiungi regola pulsante e quindi specificare i criteri per la regola nel file Modifica regola la finestra di dialogo. Vedi screenshot:
Risultato

Se imposti un periodo di tempo per le risposte automatiche nel passaggio 3, la risposta automatica si attiverà all'ora designata e vedrai una barra informativa gialla sotto la barra multifunzione di Outlook. Se non viene specificato alcun periodo di tempo, la risposta automatica si attiverà immediatamente.

Puoi andare al Oggetti inviati cartella per visualizzare le email di risposta automatica (email con il prefisso "Autorisposta:").

Punti da non perdere
  • Se entrambi i "Risposte automatiche"funzione di un account Exchange e il file regola di risposta automatica che hai creato per altri account di posta elettronica (come un account POP) sono abilitati e viene ricevuta un'email, un'email in arrivo può attivare risposte sia dalle "Risposte automatiche" di Exchange che dalla regola di risposta automatica lato client. L'ordine di risposta dipende dall'elaborazione del server e dalla sequenza di esecuzione delle regole lato client.
    • "Risposte automatiche" per lo scambio: questa è una funzione lato server di Exchange e non richiede l'esecuzione di Outlook.
    • Risposte automatiche tramite regole create: di solito si tratta di una funzione lato client, che richiede che Outlook sia attivo e che elabori le e-mail in arrivo.
    Pertanto, se sono impostati entrambi i metodi di risposta, la persona che ti invia un'e-mail potrebbe ricevere due e-mail di risposta automatica.
  • Per disattivare questa funzione, è sufficiente fare clic su spegnere pulsante nella barra delle informazioni.

Imposta facilmente le risposte fuori sede con Kutools per Outlook

Date le limitazioni del metodo di cui sopra, qui vorrei consigliarvi il Risposta automatica caratteristica di Kutools for Outlook, che ti aiuta a configurare facilmente le risposte fuori sede in Outlook, indipendentemente dai tipi di account di posta elettronica. Dopo scaricare e installare Kutools per Outlook, devi fare quanto segue:

Passaggio 1: configura le impostazioni della risposta automatica

Seleziona Kutools > Rispondi > Gestore di risposta automatica per aprire il Risposta automatica finestra di dialogo, quindi è necessario:

  1. Controlla gli account e-mail in cui desideri abilitare la risposta automatica:
    Le Controlla i conti La sezione elenca tutti gli account di posta elettronica in Outlook. Seleziona gli account in cui desideri abilitare la risposta automatica.
  2. Modifica il prefisso dell'oggetto per le email di risposta automatica:
    Il testo predefinito nel file Prefisso oggetto la casella di testo è "Autorisposta”. Questo sarà il prefisso per gli oggetti delle email di risposta automatica. È possibile sostituire questo testo predefinito secondo necessità.
  3. Inserisci il contenuto della risposta automatica:
    Nella finestra di dialogo viene fornito un modello predefinito che è possibile modificare secondo necessità.
  4. Salva le modifiche: Clicca il OK pulsante.
Passaggio 2: attiva la funzione di risposta automatica

A Kutools for Outlook viene visualizzata una finestra di dialogo che chiede se si desidera attivare immediatamente la funzione. Clicca il pulsante per abilitare la funzione.

Risultato

D'ora in poi, le e-mail in arrivo sugli account controllati attiveranno risposte automatiche.

Note:

Imposta le risposte fuori sede creando regole di Outlook

Puoi anche creare regole di Outlook per impostare risposte fuori sede per tutti gli account di posta elettronica. Tuttavia, questo metodo richiede più passaggi per essere completato. Se necessario, segui i passaggi seguenti.

Passaggio 1: crea un modello di risposta automatica
  1. In Outlook creare un nuovo messaggio di posta elettronica facendo clic su nuova e-mail sotto il Casa scheda.
  2. Nel Messaggio finestra, inserisci un oggetto e il corpo del messaggio per il tuo modello.
  3. Clicchi Compila il > Salva con nome.
  4. In apertura Salva con nome finestra di dialogo, assegnare un nome al modello (per impostazione predefinita, l'oggetto dell'e-mail verrà utilizzato come nome del modello), selezionare Modello di Outlook dal Salva come tipo elenco a discesa, quindi fare clic su Risparmi pulsante.
    Questo modello personalizzato verrà salvato nella posizione dei modelli personali predefiniti.
  5. Dopo aver salvato il modello, chiudi l'e-mail senza salvare.
Passaggio 2: aprire la finestra Regole e avvisi

Sotto il Casa scheda, fare clic Regole > Gestisci regole e avvisi per aprire il Regole e avvisi finestra.

Passaggio 3: crea una regola di risposta automatica fuori sede

Nel Regole e avvisi finestra, eseguire le operazioni seguenti per creare una regola di risposta automatica fuori sede.

  1. Sotto il Regole email scheda, specifica un account e-mail a cui desideri applicare la regola di risposta automatica, quindi fai clic su Nuova regola pulsante.
    Consiglio: Se la Applica le modifiche a questa cartella l'elenco a discesa non viene visualizzato nel file Regole e avvisi finestra di Outlook, le regole che hai creato verranno applicate a tutti gli account di posta elettronica.
  2. Nel primo Creazione guidata regole, selezionare Applica la regola sui messaggi che ricevo nel Inizia da una regola vuota sezione, quindi fai clic su Successivo pulsante.
  3. Nel secondo Creazione guidata regole, se desideri rispondere automaticamente a ogni messaggio email che ricevi, fai clic su Successivo pulsante senza verificare alcuna condizione. Nel pop-up Microsoft Outlook finestra di dialogo, fare clic su pulsante.
    Consiglio: Se desideri rispondere automaticamente solo a determinate email, specifica le condizioni di cui hai bisogno.
  4. Nel terzo Creazione guidata regole, controlla la risposta utilizzando la casella di controllo del modello specifico nel file Passo 1 casella, quindi fare clic sul testo sottolineato nella casella Passo 2 scatola.
  5. Nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta, scegli Modelli utente nel file system dall'elenco a discesa Cerca in, seleziona il modello creato nel passaggio 1, quindi fai clic sul pulsante Apri.
  6. Quando si ritorna alla terza Creazione guidata Regole, fare clic sul pulsante Avanti per continuare.
  7. Nella quarta Creazione guidata Regole, specifica le eccezioni per la tua regola, se necessario. Qui faccio clic sul pulsante Avanti senza controllare alcuna eccezione.
  8. Nell'ultima Creazione guidata Regole, specifica un nome per questa regola nella sezione Passaggio 1, mantieni selezionata la casella Attiva questa regola nel Passaggio 2, quindi fai clic sul pulsante Fine.
  9. Verrà quindi visualizzata una finestra di messaggio di Microsoft Outlook che ti ricorderà che la regola verrà eseguita solo quando Outlook è in esecuzione. Fare clic sul pulsante OK.
  10. Quindi ritorna alla finestra Regole e avvisi, puoi vedere la regola creata elencata nella finestra, fare clic sul pulsante OK per salvare la regola.
Risultato

Ora hai creato una regola di risposta automatica. D'ora in poi, le e-mail in arrivo sull'account specificato o su tutti gli account attiveranno questa regola di risposta automatica e la persona che ti ha inviato un'e-mail riceverà un'e-mail di risposta automatica.

Punti da non perdere:
  • Se sia la regola della risposta automatica che il "Risposte automatiche" di un account Exchange sono abilitate, un'e-mail in arrivo può attivare la risposta di entrambi. L'ordine di risposta dipende dall'elaborazione del server e dall'ordine di esecuzione delle regole sul lato client.
    • "Risposte automatiche" per lo scambio: questa è una funzione lato server di Exchange e non richiede l'esecuzione di Outlook.
    • Risposte automatiche tramite regole create: di solito si tratta di una funzione lato client, che richiede che Outlook sia attivo e che elabori le e-mail in arrivo.
    In genere, le "Risposte automatiche" lato server saranno più veloci poiché non dipendono dall'attività del client Outlook. Ma se sono impostati entrambi i metodi di risposta, la persona che ti invia un'email potrebbe ricevere due email di risposta automatica.
  • Per disattivare la regola di risposta automatica, fare clic su Regole > Gestisci regole e avvisi sul Casa scheda per aprire il Regole e avvisi finestra, quindi deseleziona la casella di controllo davanti alla regola e fai clic su OK per salvare le modifiche.

Configura le risposte fuori sede in Outlook su Mac

Se desideri impostare la risposta automatica in Outlook per Mac, il metodo in questa sezione può essere d'aiuto. Si prega di fare quanto segue.

Consiglio: Tieni presente che il metodo funziona solo per Exchange, Outlook.com, Hotmail, o Account di Office 365.
Passaggio 1: accesso alla funzione “Fuori sede”.

Avvia Outlook su Mac, apri l'account e-mail per il quale desideri abilitare la funzionalità Fuori sede, quindi vai su Strumenti Scheda e seleziona Fuori dall'ufficio.

Passaggio 2: configurazione delle impostazioni delle risposte automatiche

Nel Impostazioni di risposta automatica finestra di dialogo, è necessario effettuare le seguenti configurazioni.

  1. Controlla il Invia risposte automatiche per l'account Casella di controllo "(il tuo account)".
  2. Nel Rispondi una volta a ciascun mittente con casella di testo, inserisci il corpo del messaggio di risposta automatica.
  3. È facoltativo:
    • Imposta le date di inizio e fine per la risposta automatica: Controlla il Invia risposte solo durante questo periodo di tempo casella di controllo e immettere le date e gli orari di inizio e fine. Dopo la data e l'ora di fine, le risposte fuori sede verranno automaticamente disattivate.
    • Rispondi a persone esterne alla tua organizzazione: Se necessario, controlla il Invia risposte anche a mittenti esterni alla mia organizzazione casella di controllo. Scegli uno dei due Solo ai mittenti presenti nell'elenco dei contatti or Invia a tutti i mittenti esterni e poi inserisci il corpo del messaggio di risposta automatica.
  4. Clicchi OK per salvare le impostazioni e applicare questa funzione di risposte automatiche.
Risultato

Le risposte automatiche sono state abilitate per determinati account di posta elettronica in Outlook per Mac. D'ora in poi, le email in arrivo su questo account attiveranno risposte automatiche.

Note:
  • Per visualizzare le email di risposta automatica inviate, vai alla sezione "Inviati"cartella per le email con il prefisso "Autorisposta:".
  • I contatti all'interno della tua organizzazione riceveranno il contenuto della risposta impostato nella sezione "Rispondi una volta a ciascun mittente con" casella di testo.
  • I contatti esterni riceveranno il contenuto della risposta impostato nel "Rispondi una volta a ciascun mittente esterno con" casella di testo.
  • Le Gmail, Yahoo o altra POP or IMAP l'account e-mail attualmente non supporta questa funzionalità.
  • Per disattivare le risposte automatiche, apri l'account e-mail con la funzione abilitata. Clic Strumenti > Fuori dall'ufficio per aprire il Risposte automatiche la finestra di dialogo. Quindi, cancella il file Invia risposte automatiche per l'account casella di controllo "il tuo account".

Configurare le risposte fuori sede in Outlook sul Web

Se utilizzi Outlook sul Web e desideri impostare risposte fuori sede, il metodo descritto in questa sezione può farti un favore. Si prega di seguire i passaggi seguenti.

Passaggio 1: accedi alla funzione "Risposte automatiche".
  1. Nell'angolo in alto a destra della pagina, fare clic su Impostazioni profilo pulsante
  2. In apertura Impostazioni profilo finestra, selezionare Risposte automatiche nel posta .
Passaggio 2: configura le impostazioni "Risposte automatiche".
  1. Clicca su Attiva le risposte automatiche attiva/disattiva per attivare Risposte automatiche caratteristica.
  2. Controlla il Invia risposte solo durante un periodo di tempo casella di controllo e specificare le date e gli orari di inizio e fine per le risposte automatiche. Puoi ignorare questa impostazione se non ti serve.
  3. Nella casella di modifica del testo, inserisci il corpo del messaggio di risposta automatica.
  4. Clicca su Risparmi pulsante. Vedi screenshot:
Risultato

Ora hai abilitato le risposte automatiche in Outlook sul Web. D'ora in poi, le email in arrivo su questo account attiveranno risposte automatiche.

Note:
  • Se specifichi le date e gli orari di inizio e fine per l'invio delle risposte automatiche, puoi scegliere di ridurre al minimo le interruzioni durante tale periodo, ad esempio bloccando il tuo calendario, rifiutando automaticamente nuovi inviti a eventie annullare o rifiutare le riunioni esistenti.
  • Se stai usando un Conto di scambio, la pagina visualizzata sarà diversa. Puoi inviare email di risposta automatica non solo a mittenti all'interno della tua organizzazione, ma anche a mittenti esterni alla tua organizzazione. Vedi lo screenshot seguente:
  • Se vuoi rispondere automaticamente solo ai tuoi contatti, controlla il Invia risposte solo ai contatti casella di controllo.
  • Per disattivare questa funzionalità di risposta automatica in Outlook sul Web, seguire il passaggio 2 precedente per accedere a Risposte automatiche finestra, quindi fare clic su Risposte automatiche attive commutare.

Configurare le risposte fuori sede in Outlook per iOS e Android

Molti utenti di Outlook hanno familiarità con l'impostazione delle risposte automatiche sui propri desktop, ma sanno poco del programma mobile. Nell'ultima sezione di questo articolo, ti spiegherò come impostare le risposte automatiche dai tuoi dispositivi iOS o Android, assicurandoti di mantenere una comunicazione chiara ovunque ti trovi. Seguiamo i passaggi seguenti.

Consiglio: in Outlook per iOS e Android è possibile impostare risposte automatiche per Microsoft 365, Exchangee Account di Outlook.com solo.
Passaggio 1: avvia Outlook sul tuo dispositivo iOS o Android
Passaggio 2: accedi alla funzione "Risposte automatiche".
  1. Nell'angolo in alto a sinistra della pagina, fare clic su Casa pulsante
  2. Quindi fare clic su Impostazioni profilo pulsante.
  3. Nel Impostazioni profilo finestra di dialogo e sotto il file Account di posta sezione, scegli un account email in cui desideri abilitare le risposte automatiche. In questo caso scelgo un Exchange conto.
  4. Nel Exchange (se selezioni un altro account nel passaggio precedente, il titolo di questa finestra di dialogo mostrerà il dominio dell'altro account), puoi vedere che il Risposte automatiche la funzione è disattivata. Fare clic su di esso.
Passaggio 3: configura le impostazioni delle risposte automatiche

Nel Risposte automatiche finestra di dialogo, è necessario configurare come segue.

  1. Nel Risposte automatiche campo, attivare l'interruttore.
  2. Specifica a chi vuoi inviare le risposte automatiche: uno o l'altro a tutti or solo alle persone all'interno della tua organizzazione. Qui scelgo Rispondi a tutti.
  3. Inserisci il messaggio di risposta nel Rispondi a tutti con casella di testo.
  4. Fare clic sul segno di spunta nell'angolo in alto a destra dello schermo per salvare le impostazioni.
    Note:
    • Nel Rispondi durante un periodo di tempo campo, attiva l'interruttore, quindi puoi impostare le date e gli orari di inizio e fine per l'invio delle risposte automatiche.
    • Nel Utilizza risposte diverse campo, attiva l'opzione, quindi puoi specificare diversi messaggi di risposta per le persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione.
    • Se selezioni un tipo di account diverso anziché un account Exchange, il file Utilizza campi di risposta diversi non compare nel Risposte automatiche la finestra di dialogo.
    • Quando ritorni alla finestra di dialogo precedente, puoi vedere che il file Risposte automatiche la funzione è stata attivata.
Risultato

Ora hai abilitato le risposte automatiche in Outlook per iOS o Android.

Note:
  • Se imposti un periodo di tempo per le risposte automatiche, la risposta automatica si attiverà all'ora designata e vedrai la barra delle risposte automatiche.
  • Per disattivare Risposte automatiche in Outlook per iOS o Android, apri l'account di posta elettronica in cui è attivata questa funzionalità, quindi fai clic su Spegni nel pulsante Risposte automatiche bar.

In breve, la possibilità di impostare risposte automatiche fuori sede in Outlook garantisce che le persone che ti contattano sappiano che sei assente, mantenendo così una comunicazione professionale ed efficace. Che tu utilizzi Outlook su Windows, Mac, Web o dispositivi mobili, la flessibilità e la profondità offerte da questa funzionalità sono indispensabili. Ci auguriamo che questa guida completa ti fornisca le conoscenze per configurare senza problemi queste risposte su diverse piattaforme, garantendo un'esperienza fluida sia per te che per i tuoi corrispondenti di posta elettronica. Per coloro che desiderano approfondire le funzionalità di Outlook, il nostro sito Web vanta numerosi tutorial. Scopri altri suggerimenti e trucchi per Outlook qui.



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