Configura risposte automatiche fuori sede in Outlook (guida completa)

Nell'era digitale di oggi, possiamo accedere alle nostre email ovunque e in qualsiasi momento. Tuttavia, anche se siamo sempre connessi, ci sono momenti in cui potremmo non riuscire a rispondere subito ai messaggi in arrivo, ad esempio durante le vacanze o quando siamo fuori ufficio. In questi casi, la funzione di risposta automatica fuori sede diventa fondamentale, informando i mittenti che la nostra risposta potrebbe subire dei ritardi. Che tu utilizzi Outlook su "Windows", "Web", "Mac" o persino su dispositivi "iOS e Android", questa guida ti accompagnerà passo dopo passo nella configurazione delle risposte automatiche fuori sede su tutte queste piattaforme. Iniziamo subito.

• Configura le risposte fuori sede in Outlook su Windows
  • Utilizzo delle Risposte Automatiche (per account Exchange)
  • Utilizzo di Kutools per Outlook in modo semplice (per tutti gli account email, facile e flessibile)
  • Utilizzo delle regole (per tutti gli account email, metodo complesso)
• Configura le risposte fuori sede in Outlook su Mac
• Configura le risposte fuori sede in Outlook sul Web
• Configura le risposte fuori sede in Outlook per iOS e Android

Video

Configura le risposte fuori sede in Outlook su Windows

Questa sezione mostra tre metodi per aiutarti a configurare le risposte fuori sede sia per account Exchange che per tutti gli account email su Windows.

Configura le risposte fuori sede con la funzione Risposte Automatiche

Se utilizzi un account Exchange in Outlook, la funzione integrata "Risposte Automatiche" ti consente di configurare le risposte fuori sede. Procedi come segue.

Passo1: Apri la finestra Risposte Automatiche

In Outlook, vai alla scheda "File", seleziona l'account Exchange per cui desideri abilitare la risposta automatica dal menu a discesa degli account, quindi fai clic su "Risposte Automatiche". Vedi screenshot:

Passo2: Abilita le risposte automatiche e configura le impostazioni

Nella finestra "Risposte Automatiche" che si apre, procedi come segue.

1. Seleziona l'opzione "Invia risposte automatiche" per attivare questa funzione.
2. Per inviare risposte automatiche solo in un determinato intervallo di tempo, seleziona la casella "Invia solo durante questo intervallo di tempo" e specifica le date e gli orari di inizio e fine desiderati.
   Suggerimento: Se non imposti un periodo di tempo, la risposta automatica rimarrà attiva finché non la disattivi selezionando "Non inviare risposte automatiche".
3. Se desideri inviare risposte automatiche solo ai mittenti interni alla tua organizzazione, rimani nella scheda "All'interno della mia organizzazione".
4. Digita il messaggio di risposta automatica nella casella di testo.
5. Fai clic sul pulsante "OK" per salvare le impostazioni.

Risultato

Se hai impostato un intervallo di tempo per le risposte automatiche al Passo3, la risposta automatica si attiverà all'orario stabilito e vedrai una barra informativa gialla sotto la barra multifunzione di Outlook. Se non hai specificato un periodo, la risposta automatica si attiverà immediatamente.

Puoi andare nella cartella "Elementi inviati" per visualizzare le email di risposta automatica (email con il prefisso "Risposta automatica:").

Punti da non dimenticare

• Se sia la funzione "Risposte Automatiche" di un account Exchange sia la "regola di risposta automatica" che hai creato per altri account email (come un account POP) sono attive, un'email in arrivo potrebbe attivare entrambe le risposte: sia quella di Exchange sia quella lato client. L'ordine di risposta dipende dall'elaborazione del server e dalla sequenza di esecuzione delle regole lato client.
  • "Risposte Automatiche" per Exchange: questa è una funzione lato server di Exchange e non richiede che Outlook sia in esecuzione.
  • Risposte automatiche tramite regole create: di solito è una funzione lato client, quindi Outlook deve essere attivo e in grado di elaborare le email in arrivo.
  Quindi, se entrambi i metodi di risposta sono attivi, chi ti invia un'email potrebbe ricevere due email di risposta automatica.
• Per disattivare questa funzione, basta fare clic sul pulsante "Disattiva" nella barra informativa.

Configura facilmente le risposte fuori sede con Kutools per Outlook

Considerando le limitazioni del metodo precedente, ti consiglio la funzione "Risposta automatica" di "Kutools per Outlook", che ti permette di configurare facilmente le risposte fuori sede in Outlook, indipendentemente dal tipo di account email. Dopo aver effettuato il downloading e installato Kutools per Outlook, procedi come segue:

Passo1: Configura le impostazioni di Risposta automatica

Seleziona "Kutools" > "Rispondi" > "Gestisci risposta automatica" per aprire la finestra di dialogo "Risposta automatica", quindi:

1. Seleziona gli account email per cui vuoi abilitare la risposta automatica:
   La sezione "Seleziona account" elenca tutti gli account email presenti in Outlook. Seleziona quelli per cui desideri abilitare la risposta automatica.
2. Modifica il prefisso dell'oggetto per le email di risposta automatica:
   Il testo predefinito nella casella "Rimuovi prefisso oggetto" è “Risposta automatica”. Questo sarà il prefisso dell'oggetto delle email di risposta automatica. Puoi sostituire questo testo predefinito se necessario.
3. Inserisci il testo della risposta automatica:
   Nella finestra di dialogo è presente un modello predefinito che puoi modificare secondo le tue esigenze.
4. Salva le modifiche: fai clic sul pulsante "OK".
   

Passo2: Abilita la funzione Risposta automatica

Apparirà una finestra di dialogo "Kutools per Outlook" che ti chiederà se vuoi attivare subito la funzione. Fai clic su "Sì" per abilitare la funzione.

Risultato

Da questo momento, le email in arrivo sugli account selezionati attiveranno la risposta automatica.

Configura le risposte fuori sede creando regole in Outlook

Puoi anche creare regole in Outlook per impostare risposte fuori sede per tutti gli account email. Tuttavia, questo metodo richiede diversi passaggi. Se necessario, segui i passaggi qui sotto.

Passo1: Crea un modello di risposta automatica

1. In Outlook, crea un nuovo messaggio email facendo clic su "Nuova Email" nella scheda "Home".

   

2. Nella finestra "Messaggio", inserisci un oggetto e il corpo del messaggio per il tuo modello.

   

3. Fai clic su "File" > "Salva con nome".

   

4. Nella finestra di dialogo "Salva con nome" che si apre, assegna un nome al modello (per impostazione predefinita verrà utilizzato l'oggetto dell'email), seleziona "Modello di Outlook" dal menu a discesa "Specifica formato di salvataggio" e poi fai clic su "Salva".
   Questo modello personalizzato verrà salvato nella posizione predefinita dei modelli personali.

   

5. Dopo aver salvato il modello, chiudi l'email senza salvare.

Passo2: Apri la finestra Regole e Avvisi

Nella scheda "Home", fai clic su "Regole" > "Gestisci regole e avvisi" per aprire la finestra "Regole e Avvisi".

Passo3: Crea una regola di risposta automatica fuori sede

Nella finestra "Regole e Avvisi", procedi come segue per creare una regola di risposta automatica fuori sede.

1. Nella scheda "Regole Email", specifica l'account email su cui applicare la regola di risposta automatica e poi fai clic sul pulsante "Nuova regola".
   Suggerimento: Se il menu a discesa "Applica modifiche a questa cartella" non è visibile nella finestra "Regole e Avvisi" di Outlook, le regole che crei verranno applicate a tutti gli account email.

   

2. Nel primo "Guida per le regole", seleziona "Applica regola ai messaggi che ricevo" nella sezione "Inizia da una regola vuota", quindi fai clic su "Avanti".

   

3. Nel secondo "Guida per le regole", se vuoi rispondere automaticamente a ogni messaggio ricevuto, fai clic su "Avanti" senza selezionare alcuna condizione. Nella finestra di dialogo "Microsoft Outlook" che si apre, fai clic su "Sì".
   Suggerimento: Se vuoi rispondere automaticamente solo a determinate email, specifica le condizioni necessarie.

   

4. Nel terzo "Guida per le regole", seleziona la casella "Rispondi utilizzando un modello specifico" nella sezione "Passo1", quindi fai clic sul testo sottolineato nella sezione "Passo2".

   

5. Nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta, scegli "Modelli utente nel file system" dal menu a discesa "Cerca in", seleziona il modello creato al passo1 e poi fai clic su "Apri".

   

6. Quando ritorni al terzo "Guida per le regole", fai clic su "Avanti" per continuare.

   

7. Nel quarto "Guida per le regole", specifica eventuali eccezioni alla regola se necessario. Qui fai clic su "Avanti" senza selezionare eccezioni.

   

8. Nell'ultimo "Guida per le regole", assegna un nome alla regola nella sezione Passo1, lascia selezionata la casella "Attiva questa regola" in Passo2 e poi fai clic su "Fine".

   

9. Apparirà quindi una finestra di dialogo "Microsoft Outlook" che ti ricorderà che la regola funzionerà solo quando Outlook è in esecuzione. Fai clic su "OK".

   

10. Tornerai quindi alla finestra "Regole e Avvisi", dove potrai vedere la regola creata nell'elenco. Fai clic su "OK" per salvare la regola.

    

Risultato

Ora hai creato una regola di risposta automatica. Da questo momento, le email in arrivo sull'account specificato o su tutti gli account attiveranno questa regola e il mittente riceverà una risposta automatica.

Configura le risposte fuori sede in Outlook su Mac

Se vuoi configurare la risposta automatica in Outlook per Mac, il metodo descritto in questa sezione può aiutarti. Procedi come segue.

Passo1: Accedi alla funzione “Fuori sede”

Avvia Outlook su Mac, apri l'account email per cui vuoi abilitare la funzione Fuori sede, poi vai alla scheda "Strumenti" e seleziona "Fuori sede".

Passo2: Configura le impostazioni delle Risposte Automatiche

Nella finestra di dialogo "Impostazioni risposta automatica", effettua le seguenti configurazioni.

1. Seleziona la casella "Invia risposte automatiche per l'account" “(il tuo account)” .
2. Nella casella "Rispondi una volta a ciascun mittente con", inserisci il corpo del messaggio di risposta automatica.
3. Opzionalmente puoi:
   • Impostare le date di inizio e fine per la risposta automatica: seleziona la casella "Invia risposte solo durante questo periodo" e inserisci le date e gli orari di inizio e fine. Dopo la data e l'orario di fine, le risposte fuori sede verranno disattivate automaticamente.
   • Rispondere alle persone esterne alla tua organizzazione: se necessario, seleziona la casella "Invia risposte anche ai mittenti esterni alla mia organizzazione". Scegli "Solo ai mittenti nella mia lista Contatti" oppure "Invia a tutti i mittenti esterni" e inserisci il corpo del messaggio di risposta automatica.
4. Fai clic su "OK" per salvare le impostazioni e applicare la funzione Risposte Automatiche.

   

Risultato

Le risposte automatiche sono state abilitate per alcuni account email nel tuo Outlook per Mac. Da ora in poi, le email in arrivo su questo account attiveranno le risposte automatiche.

Configura le risposte fuori sede in Outlook sul Web

Se utilizzi Outlook sul web e desideri configurare le risposte fuori sede, il metodo descritto in questa sezione ti sarà utile. Segui i passaggi qui sotto.

Passo1: Accedi alla funzione “Risposte automatiche”

1. Nell'angolo in alto a destra della pagina, fai clic sul pulsante "Opzioni"

   

2. Nella finestra "Opzioni" che si apre, seleziona "Risposte Automatiche" nella sezione "Posta".

   

Passo2: Configura le impostazioni delle “Risposte automatiche”

1. Attiva la funzione "Risposte automatiche" spostando l'interruttore su "Attivo".
2. Seleziona la casella "Invia risposte solo durante un periodo di tempo" e specifica le date e gli orari di inizio e fine per le risposte automatiche. Puoi ignorare questa impostazione se non ti serve.
3. Nella casella di testo, inserisci il corpo del messaggio di risposta automatica.
4. Fai clic sul pulsante "Salva".

   

Risultato

Ora hai abilitato le Risposte automatiche in Outlook sul web. Da questo momento, le email in arrivo su questo account attiveranno le risposte automatiche.

Configura le risposte fuori sede in Outlook per iOS e Android

Molti utenti di Outlook conoscono la configurazione delle risposte automatiche su desktop, ma pochi sanno come farlo dall'app mobile. Nell'ultima sezione di questo articolo, ti guiderò passo dopo passo nella configurazione delle risposte automatiche dal tuo dispositivo iOS o Android, così potrai mantenere una comunicazione chiara ovunque ti trovi. Segui i passaggi qui sotto.

Passo1: Avvia Outlook sul tuo dispositivo iOS o Android

Passo2: Accedi alla funzione "Risposte automatiche"

1. Nell'angolo in alto a sinistra della pagina, fai clic sul pulsante "Home"

   

2. Poi fai clic sul pulsante "Opzioni".

   

3. Nella finestra di dialogo "Opzioni", sotto la sezione "Account di posta", scegli l'account email per cui vuoi abilitare le risposte automatiche. In questo caso, seleziono un account "Exchange".

   

4. Nella pagina "Exchange" (se hai selezionato un altro account nel passaggio precedente, il titolo di questa finestra mostrerà il dominio dell'altro account), puoi vedere che la funzione "Risposte Automatiche" è disattivata. Fai clic su di essa.

   

Passo3: Configura le impostazioni delle Risposte Automatiche

Nella finestra di dialogo "Risposte Automatiche", configura come segue.

1. Nel campo "Risposte Automatiche", attiva l'interruttore.
2. Specifica a chi vuoi inviare le risposte automatiche: "a tutti" oppure "solo alle persone all'interno della tua organizzazione". Qui scelgo "Rispondi a tutti".
3. Inserisci il messaggio di risposta nella casella "Rispondi a tutti con".
4. Fai clic sul segno di spunta nell'angolo in alto a destra dello schermo per salvare le impostazioni.

   

   Note:

   • Nel campo "Rispondi durante un periodo di tempo", attiva l'interruttore, quindi puoi impostare le date e gli orari di inizio e fine per l'invio delle risposte automatiche.
   • Nel campo "Usa risposte diverse", attiva l'interruttore, quindi puoi specificare messaggi di risposta diversi per le persone interne o esterne alla tua organizzazione.
   • Se selezioni un tipo di account diverso da Exchange, il campo "Usa risposte diverse" non apparirà nella finestra di dialogo "Risposte Automatiche".
   • Quando torni alla finestra precedente, puoi vedere che la funzione "Risposte Automatiche" è stata attivata.

     

Risultato

Ora hai abilitato le Risposte Automatiche nel tuo Outlook per iOS o Android.

In sintesi, la possibilità di impostare risposte automatiche fuori sede in Outlook garantisce che chi ti contatta sappia che sei assente, mantenendo così una comunicazione professionale ed efficace. Che tu utilizzi Outlook su Windows, Mac, Web o dispositivi mobili, la flessibilità e la completezza di questa funzione sono indispensabili. Speriamo che questa guida completa ti fornisca tutte le informazioni necessarie per configurare facilmente queste risposte su diverse piattaforme, assicurando un'esperienza fluida sia per te che per i tuoi corrispondenti. Se vuoi approfondire le potenzialità di Outlook, il nostro sito offre numerosi tutorial. Scopri altri suggerimenti e trucchi per Outlook qui.

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