Guida di Outlook – Modelli email

È possibile creare facilmente un modello di messaggio Nuova Email in Outlook come segue:

1. Nella visualizzazione Posta, fare clic su Home > Nuova Email per creare una nuova email.

Suggerimenti: In alternativa, è possibile premere anche Ctrl+Nper creare una nuova email.

2. Si sta aprendo ora una nuova finestra di composizione del messaggio. Aggiungi i destinatari, inserisci l’oggetto, aggiungi i tag email, allega i file e componi il corpo del messaggio secondo le tue esigenze.

3. Fai clic su File > Salva con nome.

4. Nella finestra Salva con nome, assegna un nome al nuovo modello nella casella Nome file, seleziona Modello di Outlook (*.oft) dal menu a discesa Specifica formato di salvataggio e fai clic sul pulsante Salva.

Suggerimenti:Il modello di messaggio Nuova Email viene salvato per impostazione predefinita nella cartella dei modelli di Outlook. Per salvarlo in un’altra cartella, apri prima tale cartella nella finestra di dialogo **Salva con nome**, quindi fai clic sul pulsante.Salva.

Questo è il modello predefinito di Outlook Percorso del file:%AppData%\Microsoft\Templates

5. Il modello di messaggio «Nuova Email» è stato creato. Chiudi la finestra di composizione del messaggio senza salvare.

2,1 Crea un Nuova Email da modello utilizzando la funzione Scegli modulo

Per creare un Nuova Email da un modello esistente in Outlook, procedere come segue:

1. Nella visualizzazione Posta, fai clic su Home > Nuovi elementi > Scegli modulo.

2. Nella finestra Scegli modulo:
(1) Seleziona Modelli utente nel file system dal menu a discesa Cerca in;
(2) Fai clic per selezionare il modello specifico da cui creare un'email ()Suggerimenti: se il modello email non compare nell'elenco, fai clic sul pulsante Sfoglia per trovarlo e selezionarlo in un'altra cartella);
(3) Fai clic sul pulsante Apri.

Viene quindi creata una nuova email basata sul modello specificato. Procedi con la composizione e l’invio secondo le tue esigenze.

2,2 Crea un Nuova Email da modello aprendo direttamente il file del modello

È possibile aprire il modello email per creare direttamente un Nuova Email da esso.

1. Apri la cartella che contiene il modello email.
Suggerimento: se il modello email è salvato nella cartella predefinita dei modelli, puoi aprirla utilizzando questo percorso file: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Fai doppio clic sul modello email per aprirlo.

Viene quindi creata una nuova email basata sul modello specificato, pronta per essere composta e inviata secondo le tue esigenze.

Come noto, il modello email non può essere aperto e modificato direttamente. Tuttavia, è possibile risolvere questa operazione in modo indiretto: creare un Nuova Email dal modello e quindi salvare l’email con lo stesso nome del modello per sovrascrivere quello originale.

1. In Outlook, fai clic su Home > Nuovi elementi > Scegli modulo.

2. Nella finestra Scegli modulo:
(1) Seleziona Modelli utente nel file system dal menu a discesa Cerca in;
(2) Fai clic per selezionare il modello specifico da cui creare un'email ()Suggerimento: se non riesci a trovare il modello desiderato, fai clic sul pulsante Sfoglia per individuarlo e selezionarlo da un’altra cartella);
(3) Fai clic sul pulsante Apri.

3. Viene ora creata una nuova email dal modello specificato. Apporta le modifiche necessarie nella nuova email.

4. Nella finestra di composizione del messaggio, fai clic su File > Salva con nome.

5. Nella finestra Salva con nome:
(1) Selezionare Modello di Outlook (*.oft) dal menu a discesa Specifica formato di salvataggio;
(2) Aprire la cartella che contiene il modello email originale;
(3) Nella casella Nome file, assicurarsi che il nome del file corrisponda esattamente a quello del modello email originale;
(4) Fare clic sul pulsante Salva.

6. Viene ora visualizzata la finestra di conferma «Salva con nome». Fare clic sul pulsante Sì per sovrascrivere il modello originale.

Finora abbiamo modificato il modello email in modo indiretto. È possibile chiudere la Nuova Email senza salvare.

Puoi creare facilmente una nuova email da un modello utilizzando la funzione Scegli modulo, ma come rispondere a un'email con un modello in Outlook? È possibile impostare una regola per risolvere questo problema.

1. Prepara il modello di email con cui desideri rispondere. (Fai clic per scoprire)come creare un modello di email.)

2. Nella visualizzazione della posta, fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

3. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fai clic sul pulsante Nuova regola per creare una nuova regola.

4. Nella Guida per le regole, fai clic per selezionare l'opzione Applica regola ai messaggi ricevuti, quindi clicca sul pulsante Avanti.

5. Nella seconda finestra di dialogo della Guida per le regole, specifica le condizioni in base alle quali le email verranno risposte automaticamente e fai clic sul pulsante Avanti.
Nel mio caso, seleziono l'opzione inviati solo a me.

6. Nella terza finestra di dialogo della Guida per le regole, seleziona l'opzione rispondi utilizzando un modello specifico nella sezione Passaggio 1, quindi fai clic sul testo collegato «un modello specifico» nella sezione Passaggio 2.

7. Nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta, scegliere Modelli utente nel file system dall'elenco a discesa Cerca in, fare clic per selezionare il modello desiderato e quindi premere il pulsante Apri.

Suggerimenti: Se non si riesce a trovare il modello specificato nella finestra di dialogo, fare clic sul pulsante Sfogliaper selezionarlo da altre cartelle.

8. Ora torniamo alla terza Guida per le regole. Fai clic sul pulsante Avanti per procedere.

9. Nella quarta Guida per le regole, specifica eventuali eccezioni e fai clic sul pulsante Avanti.

10. Nell’ultima Guida per le regole, assegna un nome alla regola nella casella dello Passaggio 1, seleziona le opzioni desiderate nella sezione del Passaggio 2 e fai clic sul pulsante Fine.

Suggerimenti: Per rispondere subito alle email nella cartella Posta in arrivo, selezionare l'opzione Esegui ora questa regola sui messaggi già presenti in “Posta in arrivo”.

11. Torna alla finestra di dialogo Regole e avvisi. Fai clic sul pulsante OK per chiuderla.

Suggerimenti:
(1) Per rispondere automaticamente a tutte le email in arrivo, devi tenere Outlook sempre attivo.
(2) Se desideri impostare risposte automatiche per un account Exchange, fai clic su File > Info > Risposte automatiche per attivare la funzione, quindi configura le impostazioni e il testo del messaggio come mostrato nello screenshot seguente:

Se il contenuto della risposta o dell'inoltro è costituito soltanto da testo semplice nel modello, è possibile applicare una procedura rapida per rispondere o inoltrare utilizzando il modello.

1. Nella visualizzazione della posta, fai clic su Home > Crea nuovo(nel gruppo)Procedure rapide).

2. Nella finestra di dialogo Modifica procedura rapida, assegna un nome alla nuova procedura rapida, specifica l'azione come Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra, fai clic su Mostra opzioni per espandere la sezione delle opzioni, digita il contenuto della risposta o dell'inoltro e fai clic sul pulsante Fine.

La nuova procedura rapida è stata creata. È possibile applicarla facilmente con pochi clic.

3. Per rispondere a un'email con questa procedura rapida, seleziona il messaggio e fai clic sulla nuova procedura nel gruppo Procedure rapide.

4. Si aprirà quindi la finestra del messaggio di risposta o inoltro con il contenuto predefinito. Apporta le modifiche necessarie e fai clic sul pulsante Invia.