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Esercitazione su Outlook - Modelli di posta elettronica

Possiamo facilmente creare e applicare modelli di documenti in Word. Allo stesso modo, possiamo creare e applicare rapidamente modelli di posta elettronica in Outlook? Sì, questo tutorial ti guiderà a creare, modificare e applicare facilmente modelli di posta elettronica in Outlook.

Tabella dei Contenuti

Osservazioni:: I metodi introdotti in questa pagina si applicano al programma desktop Microsoft Outlook 2019 in Windows 10. E le istruzioni possono variare in modo significativo o leggermente a seconda della versione di Microsoft Outlook e degli ambienti Windows.


1. Creare un modello di messaggio di posta elettronica

Puoi facilmente creare un nuovo modello di messaggio di posta elettronica in Outlook come segue:

1. Nella visualizzazione della posta, fare clic su Casa > nuova e-mail per creare una nuova email.

Tip: In alternativa, puoi anche premere Ctrl + N tasti per creare una nuova email.

2. Ora si apre una nuova finestra di messaggio di composizione. Aggiungi destinatari, digita l'oggetto, aggiungi tag e-mail, allega allegati e componi il corpo del messaggio in base alle tue esigenze.

3. Clic Compila il > Salva con nome.

4. Nella finestra di dialogo Salva con nome, assegna un nome al nuovo modello nel file Nome del file casella, selezionare Modello di Outlook (* .oft) dal Salva come tipo elenco a discesa e fare clic su Risparmi pulsante.

Suggerimenti: Il nuovo modello di messaggio di posta elettronica viene salvato nella cartella dei modelli di Outlook per impostazione predefinita. Se è necessario salvare il modello in un'altra cartella, è necessario aprire la cartella nella finestra di dialogo Salva con nome prima di fare clic su Risparmi pulsante.

Questo è il percorso della cartella del modello di Outlook predefinito: % AppData% \ Microsoft \ Templates

5. Ora viene creato il nuovo modello di messaggio di posta elettronica. Chiudere la nuova finestra di composizione del messaggio senza salvare.


2. Crea una nuova email dal modello

2.1 Crea un nuovo messaggio di posta elettronica dal modello tramite la funzione Scegli modulo

Per creare una nuova email da un modello esistente in Outlook, puoi procedere come segue:

1. Nella visualizzazione della posta, fare clic su Casa > Nuovi oggetti > Scegli la forma.

2. Nella finestra di dialogo Scegli modulo:
(1) Seleziona Modelli utente nel file system da Guarda dentro menu `A tendina;
(2) Fare clic per selezionare il modello specificato da cui creare un'e-mail (Tip: Se il tuo modello di email non è elencato nella finestra di dialogo, puoi fare clic su Navigare pulsante per trovarlo e selezionarlo in un'altra cartella.);
(3) Fare clic su Apri pulsante.

Quindi viene creata una nuova email in base al modello specificato. Vai avanti per comporre e inviarlo come ti serve.

2.2 Creare una nuova email dal modello aprendo direttamente il file del modello

Possiamo aprire il modello di email per creare direttamente una nuova email da esso.

1. Apri la cartella contenente il modello di email.
Tip: Se il modello di e-mail è archiviato nella cartella del modello predefinito, è possibile aprire la cartella tramite questo percorso di cartella: % AppData% \ Microsoft \ Templates

2. Fare doppio clic sul modello di posta elettronica per aprirlo.

Quindi viene creata una nuova email in base al modello specificato. Puoi comporre e inviare la nuova email di cui hai bisogno.


3. Modificare un modello di posta elettronica

Come sappiamo, il modello di email non può essere aperto e modificato direttamente. Tuttavia, possiamo risolvere questo lavoro in modo indiretto: creare una nuova e-mail dal modello, quindi salvare l'e-mail come un modello con lo stesso nome per sovrascrivere quello originale.

1. In Outlook, fare clic su Casa > Nuovi oggetti > Scegli la forma.

2. Nella finestra di dialogo Scegli modulo:
(1) Seleziona Modelli utente nel file system da Guarda dentro menu `A tendina;
(2) Fare clic per selezionare il modello specificato da cui creare un'e-mail (Tip: Se non riesci a trovare il modello specificato, fai clic su Navigare pulsante per trovarlo e selezionarlo da un'altra cartella);
(3) Fare clic su Apri pulsante.

3. Ora viene creata una nuova email dal modello specificato. Apporta le modifiche nella nuova email di cui hai bisogno.

4. Nella finestra di composizione del messaggio, fare clic su Compila il > Salva con nome.

5. Nella finestra di dialogo Salva con nome:
(1) Seleziona Modello di Outlook (* .oft) dal Salva come tipo menu `A tendina;
(2) Apri la cartella contenente il modello di email originale;
(3) Nella Nome del file box, assicurati che il nome del file sia decisamente uguale al nome del file del modello di email originale;
(4) Fare clic su Risparmi pulsante.

6. Ora viene visualizzata la finestra di dialogo Conferma salvataggio con nome. Fare clic su per sovrascrivere il modello originale.

Finora, abbiamo modificato il modello di email in modo indiretto. E puoi chiudere la nuova email senza salvare.


4. (Auto) risposta con modello

Possiamo facilmente creare una nuova email da un modello di email di Scegli la forma caratteristica, ma come rispondere a un'e-mail con un modello in Outlook? Possiamo creare una regola per risolvere questo problema.

1. Prepara il modello di email con cui risponderai. (Clicca per vedere come creare un modello di email.)

2. Nella visualizzazione della posta, fare clic su Casa > Regole > Gestisci regole e avvisi.

3. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fare clic su Nuova regola butto per creare una nuova regola.

4. Nella Creazione guidata regole, fare clic per evidenziare il file Applica la regola sui messaggi che ricevo opzione e fare clic su Prossimo pulsante.

5. Nella seconda finestra di dialogo Creazione guidata regole, specificare le condizioni in base alle quali verrà risposto alle e-mail e fare clic su Prossimo pulsante.
Nel mio caso, spunta il file inviato solo a me opzione.

6. Nella terza finestra di dialogo Creazione guidata regole, seleziona il file rispondi usando un modello specifico opzione nel Passo 1 sezione, quindi fai clic sul testo collegato "un modello specificato"Nel Passo 2 .

7. Ora nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta, scegli Modelli utente nel file system dal Guarda dentro elenco a discesa, fare clic per selezionare il modello specificato e fare clic su Apri pulsante.

Tip: Se non riesci a trovare il modello specificato nella finestra di dialogo, fai clic su Navigare per selezionarlo da altre cartelle.

8. Ora torna alla terza Creazione guidata regole e fai clic su Prossimo pulsante per andare avanti.

9. Nella quarta Creazione guidata regole, specificare le eccezioni, se necessario, e fare clic su Prossimo pulsante.

10. Nell'ultima Creazione guidata regole, assegna un nome alla regola nel file Passo 1 casella, spunta le opzioni di cui hai bisogno nel file Passo 2 sezione e fare clic su Fine pulsante.

Tip: Per rispondere subito alle e-mail nella cartella Posta in arrivo, selezionare il Esegui questa regola ora sul messaggio già in "Posta in arrivo" opzione.

11. Ritorna alla finestra di dialogo Regole e avvisi, fare clic su OK pulsante per chiuderlo.

Tip:
(1) Per rispondere automaticamente a tutte le e-mail in arrivo, è necessario mantenere Outlook sempre in esecuzione.
(2) Se desideri rispondere automaticamente alle e-mail in un account Exchange, puoi fare clic su Compila il > Informazioni > Risposte automatiche per abilitare la funzione Risposte automatiche, quindi specificare le impostazioni di risposta automatica e il testo come mostrato nell'immagine sottostante:


5. Rispondi o inoltra con un modello (di testo normale)

Se il contenuto della risposta o dell'inoltro sono parole semplici solo nel modello, è possibile applicare un passaggio rapido per ottenere la risposta o l'inoltro con il modello.

1. Nella visualizzazione della posta fare clic su Casa > Crea nuovo (nel Passi veloci gruppo).

2Nella finestra di dialogo Modifica passaggio rapido, assegnare un nome al nuovo passaggio rapido, specificare l'azione come Rispondi or Rispondi a tutti or Avanti, fare clic su Mostra opzioni per espandere la sezione delle opzioni, digitare il contenuto di risposta o inoltro e fare clic su Fine pulsante.

Finora è stato creato il nuovo passaggio rapido. Puoi applicare il passaggio rapido facilmente con i clic.

3. Se è necessario rispondere a un'e-mail tramite questo passaggio rapido, selezionare l'e-mail e fare clic sul nuovo passaggio rapido nel file Passi veloci gruppo.

4. Quindi la finestra del messaggio di risposta o inoltro si apre con il contenuto preimpostato. Apporta le modifiche necessarie e fai clic su Invia pulsante.


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