Tutorial di Outlook – Modelli di Email

Puoi facilmente creare un nuovo modello di messaggio email in Outlook come segue:

1. Nella vista posta, clicca su Home > Nuova Email per creare una nuova email.

Suggerimenti: In alternativa, puoi anche premere Ctrl + N per creare una nuova email.

2. Ora si aprirà una nuova finestra di composizione del messaggio. Aggiungi i destinatari, inserisci l'oggetto, aggiungi tag email, allega allegati e compila il corpo del messaggio secondo necessità.

3. Clicca su File > Salva con nome.

4. Nella finestra Salva con nome, assegna un nome al nuovo modello nella casella Nome file, seleziona Modello di Outlook (*.oft) dall'elenco a discesa Tipo di file e clicca sul pulsante Salva.

Suggerimenti: Il nuovo modello di messaggio email viene salvato nella cartella dei modelli di Outlook per impostazione predefinita. Se devi salvare il modello in un'altra cartella, devi aprire la cartella nella finestra Salva con nome prima di cliccare il Salva pulsante.

Questo è il percorso predefinito della cartella dei modelli di Outlook: %AppData%\Microsoft\Templates

5. Ora il nuovo modello di messaggio email è stato creato. Chiudi la finestra di composizione del messaggio senza salvare.

2.1 Creare una nuova email da un modello tramite la funzione Scegli Form

Per creare una nuova email da un modello esistente in Outlook, puoi fare come segue:

1. Nella vista posta, clicca su Home > Nuovi Elementi > Scegli Form.

2. Nella finestra Scegli Form:
(1) Seleziona Modelli Utente nel File System da Cerca In menu a discesa;
(2) Clicca per selezionare il modello specifico da cui vuoi creare un'email (Suggerimenti: Se il tuo modello di email non appare nella finestra, puoi cliccare il pulsante Sfoglia per trovarlo e selezionarlo da un'altra cartella.);
(3) Clicca il Apri pulsante.

Ora viene creata una nuova email basata sul modello specificato. Procedi a comporre e inviarla secondo necessità.

2.2 Creare una nuova email da un modello aprendo direttamente il file del modello

Possiamo aprire il modello di email per creare una nuova email direttamente da esso.

1. Apri la cartella contenente il modello di email.
Suggerimenti: Se il modello di email è memorizzato nella cartella dei modelli predefinita, puoi aprire la cartella tramite questo percorso: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Fai doppio clic sul modello di email per aprirlo.

Ora viene creata una nuova email basata sul modello specificato. Puoi comporre e inviare la nuova email secondo necessità.

Come sappiamo, il modello di email non può essere aperto e modificato direttamente. Tuttavia, possiamo risolvere questo problema in modo indiretto: crea una nuova email dal modello e poi salvala come un modello con lo stesso nome per sovrascrivere quello originale.

1. In Outlook, clicca su Home > Nuovi Elementi > Scegli Form.

2. Nella finestra Scegli Form:
(1) Seleziona Modelli Utente nel File System da Cerca In menu a discesa;
(2) Clicca per selezionare il modello specifico da cui vuoi creare un'email (Suggerimenti: Se non riesci a trovare il modello specifico, clicca il pulsante Sfoglia per trovarlo e selezionarlo da un'altra cartella);
(3) Clicca il Apri pulsante.

3. Ora viene creata una nuova email dal modello specificato. Apporta le modifiche necessarie nella nuova email.

4. Nella finestra di composizione del messaggio, clicca su File > Salva con nome.

5. Nella finestra Salva con nome:
(1) Seleziona Modello di Outlook (*.oft) dal Tipo di file menu a discesa;
(2) Apri la cartella contenente il modello di email originale;
(3) Nella casella Nome file assicurati che il nome del file sia esattamente uguale al nome del file del modello di email originale;
(4) Clicca il Salva pulsante.

6. Ora appare la finestra Conferma Salva con nome. Clicca il pulsante Sì per sovrascrivere il modello originale.

Fino ad ora, abbiamo modificato il modello di email in modo indiretto. Puoi chiudere la nuova email senza salvarla.

Possiamo facilmente creare una nuova email da un modello di email tramite la funzione Scegli Form , ma come rispondere a un'email con un modello in Outlook? Possiamo creare una regola per risolvere questo problema.

1. Prepara il modello di email con cui vuoi rispondere. (Clicca per vedere come creare un modello di email.)

2. Nella vista posta, clicca su Home > Regole > Gestisci Regole & Avvisi.

3. Nella finestra Regole e Avvisi, clicca il pulsante Nuova Regola per creare una nuova regola.

4. Nella Guida per le Regole, clicca per evidenziare l'opzione Applica regola ai messaggi che ricevo e clicca il pulsante Avanti .

5. Nella seconda finestra della Guida per le Regole, specifica le condizioni in base alle quali le email verranno risposte e clicca il Avanti pulsante.
Nel mio caso, ho selezionato l'opzione inviato solo a me opzione.

6. Nella terza finestra della Guida per le Regole, seleziona l'opzione rispondi utilizzando un modello specifico nella sezione Passo 1, e poi clicca il testo collegato “un modello specifico” nella sezione Passo 2.

7. Ora nella finestra Seleziona un Modello di Risposta, scegli Modelli Utente nel File System dal menu a discesa Cerca In, clicca per selezionare il modello specifico e clicca il pulsante Apri.

Suggerimenti: Se non riesci a trovare il modello specifico nella finestra, clicca il pulsante Sfoglia per selezionarlo da altre cartelle.

8. Ora ritorna alla terza finestra della Guida per le Regole, e clicca il pulsante Avanti per continuare.

9. Nella quarta finestra della Guida per le Regole, specifica le eccezioni se necessario, e clicca il pulsante Avanti .

10. Nell'ultima finestra della Guida per le Regole, assegna un nome alla regola nella casella Passo 1, seleziona le opzioni necessarie nella sezione Passo 2, e clicca il pulsante Fine.

Suggerimenti: Per rispondere alle email nella cartella Posta in arrivo ora, seleziona l'opzione Esegui questa regola ora sui messaggi già presenti in “Posta in arrivo” opzione.

11. Ritorna alla finestra Regole e Avvisi, clicca il pulsante OK per chiuderla.

Suggerimenti:
(1) Per rispondere automaticamente a tutte le email in arrivo, devi tenere Outlook in esecuzione tutto il tempo.
(2) Se vuoi rispondere automaticamente alle email in un account Exchange, puoi cliccare File > Info > Risposte Automatiche per abilitare la funzione Risposte Automatiche, e poi specificare le impostazioni e il testo delle risposte automatiche come mostrato nello screenshot qui sotto:

Se il contenuto della risposta o dell'inoltro è composto solo da parole semplici nel modello, puoi applicare un passo rapido per ottenere la risposta o l'inoltro con il modello.

1. Nella vista posta clicca su Home > Crea Nuovo (nel gruppo Passi Rapidi).

2. Nella finestra Modifica Passo Rapido, assegna un nome al nuovo passo rapido, specifica l'azione come Rispondi o Rispondi a Tutti o Inoltra, clicca Mostra Opzioni per espandere la sezione delle opzioni, inserisci il contenuto della risposta o dell'inoltramento, e clicca il pulsante Fine.

Fino ad ora, il nuovo passo rapido è stato creato. Puoi applicare il passo rapido facilmente con pochi clic.

3. Se hai bisogno di rispondere a un'email con questo passo rapido, seleziona l'email e clicca il nuovo passo rapido nel gruppo Passi Rapidi.

4. Ora si aprirà la finestra di risposta o inoltro del messaggio con il contenuto preimpostato. Apporta le modifiche necessarie e clicca il pulsante Invia.