Formato messaggio – HTML, testo semplice e Rich Text

Microsoft Outlook offre tre formati messaggio: HTML, RTF (Rich Text Format) e testo normale, ciascuno pensato per soddisfare esigenze specifiche.

1,1 HTML

Il formato HTML è il tipo di formato messaggio più diffuso in Outlook.

Come sappiamo, HTML è un linguaggio per pagine web che ci permette di creare contenuti ricchi, con testo formattato, immagini e altri elementi. Allo stesso modo, il formato HTML rende l’intero messaggio simile a un documento web ordinato ed elegante. Le email in formato HTML supportano la maggior parte delle formattazioni comuni per caratteri, paragrafi, allineamenti e molto altro. Inoltre, sono riconosciute dalla maggior parte dei client di posta elettronica.

Gli utenti di Outlook possono applicare direttamente un tema al messaggio per creare un’e-mail HTML con intestazioni predefinite, formattazione dei caratteri, allineamenti e molto altro. In alternativa, è possibile personalizzare un’e-mail HTML con grassetto, corsivo, sottolineatura, evidenziazione, effetti avanzati sul testo e altre opzioni, in base alle proprie esigenze.

Tuttavia, avrai notato che alcune immagini e forme non vengono visualizzate automaticamente nell’Outlook del destinatario e richiedono il suo intervento manuale per essere scaricate. Ancora peggio, i destinatari possono configurare Outlook in modo da bloccare completamente il download automatico delle immagini nelle email HTML. Se le immagini non vengono scaricate e visualizzate, vengono sostituite da segnaposto, rendendo il messaggio poco curato e disordinato.

1,2 Testo normale

Rispetto al formato Formato HTML, il formato testo semplice (Formato testo) supporta soltanto testo normale nel corpo del messaggio. Il formato testo semplice (Formato testo) non supporta alcuna formattazione, come grassetto, corsivo, sottolineatura, barrato, colori di evidenziazione, ecc. Non consente nemmeno di visualizzare immagini o collegamenti ipertestuali all’interno del messaggio. Se devi inserire immagini importanti, l’unica soluzione valida è allegarle come file.

1,3 Testo RTF (Rich Text)

Il formato RTF (Rich Text Format) supporta numerose formattazioni di carattere, collegamenti ipertestuali, tabelle, forme e immagini. Tuttavia, la maggior parte della formattazione nei messaggi RTF è compatibile esclusivamente con Microsoft Outlook e Microsoft Exchange. Inoltre, gli allegati vengono incorporati direttamente nel corpo del messaggio anziché essere aggiunti nell’intestazione.

Quando si scrivono nuovi messaggi o si risponde/inoltra in Outlook, è possibile modificare facilmente il formato del messaggio.

Nella finestra di composizione, risposta o inoltro del messaggio, fai clic sul pulsante HTML, Testo normale o Testo RTF nel gruppo Formato nella scheda Formato testo.

Nota: se il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, fai clic sul pulsante Apri in una finestra separata nell’angolo in alto a sinistra del riquadro di lettura per visualizzarlo in una finestra dedicata.

In genere, i nuovi messaggi di posta vengono inviati automaticamente in formato HTML in Outlook. Tuttavia, in alcuni casi potrebbe essere necessario inviare automaticamente i nuovi messaggi in un altro formato, ad esempio Testo normale o RTF. Questa sezione ti guiderà nella modifica del formato predefinito per tutti i nuovi messaggi in uscita in Outlook.

1. Fai clic su File > Opzioni.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra a sinistra, vai alla sezione Composizione messaggi e seleziona un nuovo formato dal menu a discesa Componi i messaggi in questo formato.

3. Fai clic sul pulsante OK per salvare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo.

Da ora in poi, tutti i nuovi messaggi verranno creati automaticamente nel formato specificato.

In genere, riceviamo numerose email ogni giorno in Outlook, che possono essere in formato HTML, testo semplice o RTF. Questa sezione ti mostrerà come modificare rapidamente il formato di un'email ricevuta in Outlook.

1. Nell’elenco dei messaggi, fai doppio clic sull’email che vuoi aprire per visualizzarla.

2. L’email si aprirà in una finestra dedicata. Fai clic su Messaggio > Azioni > Modifica messaggio.

3. Ora puoi modificare il messaggio. Attiva la scheda Formato testo e fai clic sul formato desiderato nel gruppo Formato.

4. Premi i tasti Ctrl+S oppure fai clic sul pulsante Salva(per impostazione predefinita, il pulsante)Salva si trova nella barra degli strumenti di accesso rapido sopra le schede) per salvare le modifiche, quindi chiudi la finestra del messaggio.

Nota: questo metodo ti permette di modificare il formato di un solo messaggio ricevuto alla volta.

Se desideri rispondere o inoltrare sempre un'email in formato testo semplice (Formato testo), questa sezione ti permetterà di risolvere il problema in modo rapido e semplice in Outlook.

1. Nell’interfaccia principale di Outlook, fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Centro protezione nella barra a sinistra, quindi fai clic sul pulsante Impostazioni Centro protezione.

3. Nella finestra di dialogo Centro protezione, fai clic su Sicurezza posta elettronica nella barra a sinistra, quindi seleziona l’opzione Leggi tutta la posta standard in Testo normale nella sezione Leggi come Testo normale.

4. Fai clic successivamente sui pulsanti OK per chiudere entrambe le finestre di dialogo.

Ora sei tornato all’interfaccia principale di Outlook e vedrai che tutte le email ricevute nell’elenco dei messaggi vengono automaticamente convertite in formato Testo normale.

5. Seleziona un'email a cui vuoi rispondere, quindi fai clic su Home > Rispondi o Rispondi a tutti.

Suggerimento: per inoltrare un'email, selezionala nell’elenco dei messaggi e fai clic su Kutools > Inoltra.

6. Vedrai che il messaggio di risposta o inoltro verrà creato automaticamente in formato testo semplice (Formato testo). Potrai comporre il messaggio e inviarlo secondo le tue esigenze.

Nota: Se l’opzione Leggi tutti i messaggi standard in Testo normale è abilitata, tutte le email ricevute verranno automaticamente convertite in formato testo normale.

Se devi rispondere o inoltrare email in formato HTML in Outlook, puoi utilizzare il seguente codice VBA per risolvere il problema in modo semplice e rapido.

1. In Outlook, premi i tasti Alt+F11 per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nella finestra di Microsoft Visual Basic for Applications, fai clic su Inserisci > Modulo, quindi incolla il codice seguente nel nuovo modulo.

VBA: Rispondi o inoltra automaticamente le email in Formato HTML

Sub ForceReplyInHTML()  
' Aggiornato da ExtendOffice.com il 18/11/2020  
Dim xSelection As Outlook.Selection  
Dim xItem As Object  
Dim xMailItem As Outlook.MailItem  
Dim xRMail As Outlook.MailItem  
Dim xIsPlainText As Boolean  
Dim xWinStr As String  

On Error Resume Next  
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)  

If xWinStr = "Explorer" Then  
    Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection  
    If xSelection.Count > [[PH_125]] Then  
        Set xItem = xSelection.Item([[PH_124]])  
    Else  
        MsgBox "Nessun messaggio selezionato. Selezionane uno prima.", vbInformation, "Kutools for Outlook"  
        Exit Sub  
    End If  
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then  
    Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem  
Else  
    MsgBox "Tipo di finestra non supportato." & vbNewLine & "Effettua una selezione o apri un elemento prima.", vbInformation, "[[PH_2]]"  
    Exit Sub  
End If  

If xItem.Class <> olMail Then  
    MsgBox "Nessun messaggio selezionato. Effettua una selezione prima.", vbInformation, "[[PH_2]]"  
    Exit Sub  
End If  

xIsPlainText = False  
Set xMailItem = xItem  

If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then  
    xIsPlainText = True  
End If  

xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML  
Set xRMail = xMailItem.Reply  
' Per rispondere a tutti i destinatari in HTML, sostituisci xMailItem.Reply con xMailItem.ReplyAll  
' Per inoltrare in HTML, sostituisci xMailItem.Reply con xMailItem.Forward  

If xIsPlainText = True Then  
    xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain  
End If  

xRMail.Display False  
Set xItem = Nothing  
Set xMailItem = Nothing  
Set xRMail = Nothing  
End Sub

Nota: Il codice riportato sopra ti permette di rispondere alle email in formato HTML. Se invece desideri rispondere a tutti o inoltrare automaticamente le email in formato HTML, procedi come segue:

(1) Per rispondere a tutti i destinatari in Formato HTML, sostituisci il codice a sinistra con quello a destra:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Per inoltrare le email in Formato HTML, sostituisci il codice a sinistra con quello a destra:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Ora puoi fare clic per selezionare un'email e, nella finestra del modulo specificato, fare clic sul pulsante Esegui o premere il tasto F5 per rispondere, rispondere a tutti o inoltrare l'email in formato HTML.

Tuttavia, aprire periodicamente a mano la finestra del modulo specificato per eseguire il codice VBA può diventare noioso. Se questa macro VBA deve essere applicata spesso, possiamo semplificarci la vita aggiungendola alla barra di accesso rapido come pulsante di comando, così da poterla eseguire in futuro con un solo clic.

4. Nella finestra del modulo specificato, premi i tasti Ctrl+S per salvare il codice, quindi chiudi la finestra del modulo e quella di Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Nell’interfaccia principale di Outlook, fai clic sulla piccola freccia nella barra di accesso rapido, quindi seleziona Altri comandi dal menu a discesa.

Nota: puoi anche fare clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook, quindi fare clic su Barra di accesso rapido nella barra a sinistra.

6. Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di Outlook, con Barra di accesso rapido selezionata nel riquadro a sinistra. Procedi come segue:
(1) Seleziona Macro dall’elenco a discesa Scegli comandi da;
(2) Nel riquadro a sinistra, fai clic per evidenziare il comando VBA specificato appena aggiunto;
(3) Fai clic sul pulsante Aggiungi.

7. Il comando VBA specificato è ora stato aggiunto all’elenco a destra. Procedi nel modo seguente:
(1) Nell’elenco a destra, fai clic per selezionare il comando VBA specificato;
(2) Fai clic sul pulsante Modifica;
(3) Nella finestra di dialogo Modifica pulsante, assegna un simbolo al comando VBA nella casella Simbolo;
(4) Inserisci un nome descrittivo per il comando VBA nella casella Nome visualizzato;
(5) Fai clic successivamente sui pulsanti OKper salvare le modifiche e chiudere entrambe le finestre di dialogo.

Ora il comando VBA è stato aggiunto alla barra di accesso rapido, come illustrato nell’immagine seguente.

In futuro, potrai fare clic sul comando VBA nella barra di accesso rapido per rispondere, rispondere a tutti o inoltrare l’email attualmente selezionata in formato HTML, indipendentemente dal formato del messaggio originale.

Vuoi rispondere o inoltrare email in formato testo normale senza alterare il formato dei messaggi ricevuti in Outlook? Come gestire questa esigenza al meglio? Oltre alla macro VBA illustrata sopra, esiste un’altra soluzione semplice per inviare risposte o inoltri in HTML? E per l’invio automatico in formato testo formattato? In questa sezione ti presentiamo due strumenti eccezionali di terze parti offerti da Kutools per Outlook: Utilizza sempre un formato fisso per la risposta e Utilizza sempre il formato fisso per l'inoltro, che ti permettono di rispondere o inoltrare automaticamente qualsiasi email nel formato desiderato.

1. Fai clic su Kutools > Formato fisso > Utilizza sempre un formato fisso per la risposta > Imposta formato risposta.

Nota: Per inoltrare qualsiasi email con un formato di messaggio fisso, fai clic su Kutools > Formato fisso > Formattazione inoltro fisso > Imposta formato inoltro.

2. Nella finestra di dialogo Imposta formato risposta o Imposta formato inoltro, seleziona il formato di messaggio con cui desideri sempre rispondere o inoltrare, quindi fai clic sul pulsante OK.

3. Prosegui facendo clic su Kutools > Formato fisso > Utilizza sempre un formato fisso per la risposta(oppure)Utilizza sempre il formato fisso per l'inoltro) > Abilita(oppure)Abilita) per attivare la funzione.

Nella finestra di conferma di Kutools per Outlook visualizzata, fai clic sul pulsante OK.

D’ora in poi, quando farai clic su Home > Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra per rispondere o inoltrare un'email, le tue risposte e i tuoi inoltri verranno automaticamente convertiti nel formato di messaggio specificato.