Formato del messaggio – HTML, Testo Semplice e Testo Ricco

Microsoft Outlook offre tre tipi di formati di messaggio: HTML, Testo Ricco e Testo Semplice. Ogni formato di messaggio soddisfa esigenze diverse.

1.1 HTML

Il formato HTML è il tipo più popolare di formato di messaggio in Outlook.

Come sappiamo, HTML è un linguaggio di pagine web che ci aiuta a codificare la nostra pagina web con testo formattato, immagini e altri oggetti. Allo stesso modo, il formato HTML rende l'intero contenuto del messaggio simile a una bella e ordinata pagina web. Le email in formato HTML supportano la maggior parte delle comuni formattazioni di carattere, formattazioni di paragrafo, allineamenti, ecc. Inoltre, le email in formato HTML possono essere riconosciute dalla maggior parte dei client di posta elettronica.

Gli utenti di Outlook possono applicare direttamente un tema del messaggio per creare un messaggio HTML con intestazioni, formattazioni di carattere, allineamenti, ecc. preimpostati. D'altra parte, gli utenti di Outlook possono anche decorare un'email HTML con carattere in grassetto, testo in corsivo, sottolineato, colore evidenziato, effetti di testo avanzati, ecc. secondo necessità.

Tuttavia, potresti aver notato che alcune immagini e forme non vengono visualizzate direttamente nell'Outlook dei destinatari e richiedono ai destinatari di scaricarle manualmente. Peggio ancora, i destinatari di Outlook possono configurare per impedire il download di qualsiasi immagine nelle email HTML. Se le immagini non vengono scaricate e visualizzate nell'Outlook dei destinatari, queste immagini verranno sostituite con segnaposto di immagini, il che renderà l'intero messaggio disordinato.

1.2 Testo Semplice

Rispetto al formato HTML, il formato Testo Semplice supporta solo testo normale nel corpo del messaggio. Il formato Testo Semplice non supporta alcuna formattazione, come grassetto, corsivo, sottolineato, barrato, colori evidenziati, ecc. Non supporta nemmeno la visualizzazione di immagini e collegamenti ipertestuali all'interno del messaggio. Se hai bisogno di inserire immagini importanti nel messaggio, l'unica soluzione valida è allegarle come allegati.

1.3 Testo Ricco

Il formato Testo Ricco supporta anche più formattazioni di carattere, collegamenti ipertestuali, tabelle, forme, immagini, ecc. Tuttavia, la maggior parte delle formattazioni nei messaggi in Testo Ricco sono compatibili solo con Microsoft Outlook e Microsoft Exchange. Inoltre, gli allegati sono incorporati nel corpo del messaggio invece di essere allegati nell'intestazione del messaggio.

Quando si compongono nuovi messaggi o si risponde/inoltra messaggi in Outlook, possiamo facilmente cambiare il formato del messaggio.

Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro del messaggio, fai clic sul pulsante HTML, Testo Semplice o Testo Ricco nel gruppo Formato nella scheda Formato Testo.

Nota: Se la risposta o l'inoltro del messaggio è incorporato nel riquadro di lettura, devi fare clic sul pulsante Pop Out nell'angolo in alto a sinistra del riquadro di lettura per mostrare la risposta o l'inoltro del messaggio nella finestra del messaggio.

In generale, le nuove email vengono inviate automaticamente in formato HTML in Outlook. Tuttavia, in alcuni casi, dobbiamo inviare nuove email automaticamente in un altro formato di messaggio, come testo semplice o testo ricco. Qui, questa sezione ti guiderà a cambiare il formato predefinito del messaggio per tutte le nuove email in uscita in Outlook.

1. Fai clic su File > Opzioni.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra a sinistra, vai alla sezione Componi messaggi e seleziona un nuovo formato di messaggio dall'elenco a discesa Componi messaggi in questo formato.

3. Fai clic sul pulsante OK per salvare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo.

Da ora in poi, tutte le nuove email verranno cambiate automaticamente nel formato di messaggio specificato.

In generale, riceviamo più email ogni giorno in Outlook, e queste email possono essere in formato HTML, Testo Semplice o Testo Ricco. Qui, questa sezione ti mostrerà il tutorial per cambiare rapidamente il formato di un'email ricevuta in Outlook.

1. Nell'elenco dei messaggi, fai doppio clic per aprire l'email specificata.

2. Quindi l'email si aprirà in una finestra del messaggio. Fai clic su Messaggio > Azioni > Modifica Messaggio.

3. Ora il messaggio è modificabile. Vai avanti per abilitare la scheda Formato Testo, quindi fai clic sul formato di messaggio specificato a cui vuoi convertire l'email nel gruppo Formato.

4. Premi Ctrl + S oppure fai clic sul pulsante Salva (per impostazione predefinita il pulsante Salva è nella barra degli strumenti di accesso rapido sopra le schede) per salvare le modifiche, quindi chiudi la finestra del messaggio.

Nota: Questo metodo può cambiare il formato del messaggio solo per un'email ricevuta alla volta.

Se hai bisogno di rispondere o inoltrare sempre un'email in formato Testo Semplice, questa sezione risolverà facilmente i tuoi problemi in Outlook.

1. Nell'interfaccia principale di Outlook, fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Centro Sicurezza nella barra a sinistra, quindi fai clic sul pulsante Impostazioni Centro Sicurezza.

3. Nella finestra di dialogo Centro Sicurezza, fai clic su Sicurezza Email nella barra a sinistra, quindi spunta l'opzione Leggi tutta la posta standard in testo semplice nella sezione Leggi come Testo Semplice.

4. Fai clic sui pulsanti OK successivamente per chiudere entrambe le finestre di dialogo.

Ora torna all'interfaccia principale di Outlook, e vedrai che tutte le email ricevute nell'elenco dei messaggi vengono convertite automaticamente in formato Testo Semplice.

5. Seleziona un'email a cui vuoi rispondere, quindi fai clic su Home > Rispondi o Rispondi a tutti.

Suggerimenti: Per inoltrare un'email, seleziona l'email nell'elenco dei messaggi, quindi fai clic su Kutools > Inoltra.

6. Quindi vedrai che il messaggio di risposta o il messaggio di inoltro viene creato in formato Testo Semplice. Puoi comporre il messaggio di risposta e inviarlo come necessario.

Note : Se l'opzione Leggi tutta la posta standard in testo semplice è abilitata, tutte le email ricevute verranno convertite automaticamente in formato Testo Semplice.

Se hai bisogno di rispondere o inoltrare email in formato HTML in Outlook, puoi provare il seguente codice VBA per risolvere facilmente il problema.

1. In Outlook, premi Alt + F11 per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nella finestra Microsoft Visual Basic for Applications, fai clic su Inserisci > Modulo, quindi incolla il codice seguente nel nuovo modulo.

VBA: Rispondi o inoltra email automaticamente in formato HTML

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Note: Il codice sopra ti aiuterà a rispondere alle email in formato HTML. Se vuoi rispondere a tutti o inoltrare email automaticamente in formato HTML, puoi fare quanto segue:

(1) Per rispondere a tutti i destinatari in formato HTML, sostituisci il codice a sinistra con quello a destra:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Per inoltrare email in formato HTML, sostituisci il codice a sinistra con quello a destra:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Ora puoi fare clic per selezionare un'email, e nella finestra del modulo specificato fai clic sul pulsante Esegui o premi F5 per rispondere, rispondere a tutti o inoltrare l'email in formato HTML.

Tuttavia, sarà noioso aprire la finestra del modulo specificato per eseguire manualmente il codice VBA di tanto in tanto. Se dobbiamo applicare frequentemente questo VBA, per facilitare il nostro lavoro, possiamo aggiungere questo VBA alla barra di accesso rapido come pulsante di comando, in modo da poter applicare facilmente questo modulo VBA con un solo clic in futuro.

4. Nella finestra del modulo specificato, premi Ctrl + S per salvare il codice, quindi chiudi la finestra del modulo e la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Nell'interfaccia principale di Outlook, fai clic sulla piccola freccia  nella barra di accesso rapido, quindi seleziona Altri Comandi dal menu a discesa.

Note: Puoi anche fare clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook, quindi fare clic su Barra di Accesso Rapido nella barra a sinistra.

6. Ora appare la finestra di dialogo Opzioni di Outlook, e la Barra di Accesso Rapido è abilitata nella barra a sinistra. Puoi procedere come segue:
(1) Seleziona Macro da Scegli comandi da menu a discesa;
(2) Nella casella di elenco a sinistra, fai clic per evidenziare il comando VBA specificato che abbiamo aggiunto poco fa;
(3) Fai clic sul pulsante Aggiungi .

7. Ora il comando VBA specificato è stato aggiunto alla casella di elenco a destra. Procedi come segue:
(1) Nella casella di elenco a destra, fai clic per evidenziare il comando VBA specificato;
(2) Fai clic sul pulsante Modifica ;
(3) Nella finestra di dialogo Modifica Pulsante che appare, specifica un simbolo per il comando VBA nella casella Simbolo ;
(4) Digita un nome facile da capire per il comando VBA nella casella Nome visualizzato ;
(5) Fai clic sui pulsanti OK successivamente per salvare le modifiche e chiudere entrambe le finestre di dialogo.

Ora il comando VBA è stato aggiunto alla barra di accesso rapido come mostrato nello screenshot qui sotto.

In futuro, puoi fare clic sul comando VBA nella barra di accesso rapido per rispondere, rispondere a tutti o inoltrare l'email attualmente selezionata in formato HTML, indipendentemente dal formato del messaggio dell'email originale.

Se vuoi rispondere o inoltrare email in formato testo semplice ma non vuoi influenzare il formato del messaggio di nessuna email ricevuta in Outlook, come potresti gestirlo? Oltre al VBA sopra menzionato, esiste un'altra soluzione facile per rispondere o inoltrare in HTML? E cosa ne pensi di rispondere o inoltrare automaticamente in formato testo ricco? Qui, questa sezione introdurrà strumenti di terze parti sorprendenti, Formattazione Risposta Fissa e Formattazione Inoltro Fissa forniti da Kutools per Outlook per rispondere o inoltrare automaticamente qualsiasi email con il formato di messaggio specificato.

1. Fai clic su Kutools > Formattazione Fissa > Formattazione Risposta Fissa > Imposta Formattazione Risposta.

Nota: Per inoltrare un'email in un formato di messaggio fisso, fai clic su Kutools > Formattazione Fissa > Formattazione Inoltro Fissa > Imposta Formattazione Inoltro.

2. Nella finestra di dialogo Imposta Formattazione Risposta o Imposta Formattazione Inoltro, seleziona il formato di messaggio specificato in cui risponderai o inoltrerai sempre, quindi fai clic sul pulsante OK.

3. Vai avanti e fai clic su Kutools > Formattazione Fissa > Formattazione Risposta Fissa (or Formattazione Inoltro Fissa) > Abilita Formattazione Risposta Fissa (or Abilita Formattazione Inoltro Fissa) per abilitare la funzione.

E nella finestra di conferma Kutools per Outlook che appare, fai clic sul pulsante OK.

Da ora in poi, quando fai clic su Home > Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra per rispondere/inoltrare un'email, le risposte o gli inoltri verranno cambiati automaticamente nel formato di messaggio specificato.