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Esercitazioni su Outlook - Parti rapide

Se devi digitare le stesse parti di testo, inserire la stessa grafica in nuovi messaggi di composizione, risposta o inoltro in Outlook, come faciliti il ​​lavoro ripetuto? Rispetto alla ridigitazione dello stesso contenuto di volta in volta, Outlook offre una straordinaria funzionalità di parti rapide per aiutarci a riutilizzare facilmente qualsiasi parte di testo, grafica, simboli nel corpo di un messaggio di composizione.

Tabella dei Contenuti

Note:: I metodi introdotti in questa pagina si applicano al programma desktop Microsoft Outlook 2019 in Windows 10. E le istruzioni possono variare in modo significativo o leggermente a seconda della versione di Microsoft Outlook e degli ambienti Windows.


1. Cosa sono le parti rapide?

I Parti veloci è una libreria di contenuti che puoi inserire regolarmente nel corpo del messaggio, come parti di testo, grafica, simboli, ecc. Parti veloci libreria, puoi riutilizzare rapidamente tutti gli elementi in essa archiviati immediatamente nel corpo del messaggio.

Gli elementi archiviati nella libreria Parti rapide sono definiti come blocchi predefiniti da Microsoft Office e il glossario è un tipo di blocchi predefiniti che possiamo riutilizzare.


2. Posizioni delle parti rapide

2.1 Posizione della funzione Parti rapide

Nelle nuove finestre di composizione, risposta o inoltro dei messaggi, il file Parti veloci caratteristica individua nel file Testo gruppo sul inserire scheda.

2.2 Posizione del file Quick Parts

Come sappiamo, gli elementi della galleria delle parti rapide sono memorizzati in un file denominato come NormalEmail.dotm. NormalEmail.dotm file è memorizzato nel seguente percorso di cartella:
% APPDATA% \ Microsoft \ Templates

Apri una cartella, incolla il percorso della cartella nel file Indirizzo casella e premere il pulsante Entra chiave. Quindi otterrai il file NormalEmail.dotm file nella cartella di apertura.

Tip: Quando incolliamo il percorso della cartella nel file Indirizzo casella e premere il pulsante Entra chiave, il % APPDATA% \ Microsoft \ Templates cambierà automaticamente in C: \ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3. Creare una nuova voce Parti rapide

È possibile creare facilmente una nuova voce di parti rapide durante la composizione di nuovi messaggi, la risposta o l'inoltro di messaggi in Outlook.

1. Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro del messaggio, seleziona la parte di testo che salverai come voce Parti rapide nel corpo del messaggio.

2. Clic inserire > Parti veloci > Salva la selezione nella galleria delle parti rapide.

3. Nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito, per favore:
(1) Digitare un nome nel file Nome scatola;
(2) Specificare una categoria dal file Categoria menu `A tendina;
(3) Digitare le parole descrittive su questa nuova voce nel file Descrizione scatola;
(4) Scegliere un modello di inserto dal file Opzioni menu `A tendina.

Suggerimenti:
(1) È possibile aggiungere la nuova voce Parti rapide in una nuova categoria: Fare clic su nello Categoria casella, selezionare Crea nuova categoria dall'elenco a discesa, quindi creare una nuova categoria nella nuova finestra di dialogo a comparsa.

(2) Ci sono tre modelli di inserti in Opzioni menu `A tendina:
A. Inserisci solo contenuto: Inserire la voce Parti rapide specificata in corrispondenza del cursore nel corpo del messaggio;
B. Inserisci il contenuto nel suo paragrafo: Inserire la voce Parti rapide specificata in un paragrafo separato;
C. Inserisci il contenuto nella propria pagina: La voce Parti rapide specificata sembra essere inserita in un paragrafo separato nel corpo del messaggio. Tuttavia, nell'anteprima di stampa (Compila il > Stampa), vedrai che rimane in una pagina separata.

4. Clicca il OK nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito.

Quindi la parte di testo o gli oggetti selezionati vengono salvati come voce di parti rapide in Outlook.


4. Inserire una voce Parti rapide nel corpo del messaggio

Le voci delle parti rapide possono essere riutilizzate facilmente nel corpo dei messaggi solo facendo clic.

4.1 Inserire una voce Parti rapide

Nelle nuove finestre di composizione, risposta o inoltro dei messaggi, posizionare il cursore nel corpo del messaggio in cui si inserirà una voce di parti rapide e fare clic su inserire > Parti veloci, quindi fare clic sulla voce Parte rapida specificata dal menu a discesa.

Quindi la voce della parte rapida specificata viene inserita nella posizione del cursore o nel nuovo paragrafo / pagina accanto alla posizione del cursore.

In alternativa, in Parti veloci menu a discesa, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla voce della parte rapida specificata, quindi selezionare Inserisci nella posizione del documento corrente, Inserisci all'inizio del documento, o Inserisci alla fine del documento dal menu contestuale di cui hai bisogno.

4.2 Inserimento di voci di parti rapide tramite tasti di scelta rapida

Nel corpo del messaggio, digitare il nome di una voce della parte rapida e premere il tasto F3 Key, quindi il nome della voce della parte rapida verrà sostituito immediatamente con il suo contenuto.


5. Rinominare una voce di parti rapide

A volte, potrebbe essere necessario modificare il nome di una voce della parte rapida. Puoi facilmente rinominarlo come segue:

1. Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, risposta o inoltro, fare clic su inserire > Parti veloci, quindi nel menu a discesa fare clic con il pulsante destro del mouse sulla voce specificata e selezionare Modifica proprietà dal menu di scelta rapida.

2. Nella finestra di dialogo Modifica blocco predefinito, digitare un nuovo nome per la voce nel file Nome casella e fare clic su OK pulsante.

3. Nella finestra di dialogo di riconferma che si apre, fai clic su pulsante.

Quindi nel Parti veloci menu a tendina, vedrai che la voce specificata è già stata rinominata.


6. Modificare una voce di parti rapide

A volte, ci sono degli errori di ortografia nel contenuto di una voce della parte rapida o dobbiamo aggiornare le informazioni nel contenuto o, per altri motivi, dobbiamo modificare il contenuto della voce. Tuttavia, sembra che Outlook non lo supporti affatto. Non importa! possiamo inserire la voce della parte rapida nel corpo del messaggio, modificare il contenuto e quindi salvare il contenuto modificato come voce con lo stesso nome per sovrascrivere quella originale.

Nel mio caso, c'è un errore di ortografia nel contenuto della voce e voglio cambiare lo stile del punto elenco, posso fare come segue:

1. Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, risposta o inoltro, fare clic su inserire > Parti veloci, quindi nel menu a discesa fare clic sulla voce specificata che modificherò.

2. Ora la voce Quick Part è inserita nel corpo del messaggio. Modifica e formatta il contenuto secondo necessità.

3. Seleziona il contenuto modificato e fai clic su inserire > Parti veloci > Salva la selezione nella galleria delle parti rapide.

4. Nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito, assicurati di digitare lo stesso nome del nome originale della voce nel file Nome selezionare la stessa categoria dal file Categoria elenco a discesa e fare clic su OK pulsante.

5. E clicca il pulsante nella finestra di dialogo di riconferma che si apre.

Quindi nel menu a discesa Parti rapide, vedrai che la voce specificata è stata modificata e mostrato il nuovo contenuto.


7. Rimuovere le voci Quick Parts

È inoltre possibile eliminare le voci di parti rapide dalla raccolta in Outlook.

7.1 Rimuovere una o più voci Quick Parts

1. Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, risposta o inoltro, fare clic su inserire > Parti veloci, quindi nell'elenco a discesa fare clic con il pulsante destro del mouse sulla voce specificata e selezionare Organizza e cancella dal menu di scelta rapida.

2. Ora viene visualizzata la finestra di dialogo Building Blocks Organizer e la voce specificata viene evidenziata per impostazione predefinita. Possiamo fare clic su Elimina pulsante per rimuoverlo direttamente.

3. Quindi fare clic su pulsante nella finestra di dialogo di riconferma che si apre.

Tip: Se è necessario rimuovere altre voci di parti rapide, selezionare una voce nella finestra di dialogo Building Blocks Organizer e fare clic su Elimina pulsante. E ripeti questa operazione per rimuovere le altre voci una per una.

4. Chiudere la finestra di dialogo Building Blocks Organizer.

Quindi le voci delle parti rapide specificate vengono rimosse.

7.2 Rimuovere tutte le voci Quick Parts in blocco

Se è necessario rimuovere l'intera raccolta di parti rapide da Outlook, è possibile procedere come segue:

1. Chiudi Outlook.

2. Apri la cartella contenente il file predefinito della raccolta di parti rapide di Outlook: apri una cartella, incolla sotto il percorso della cartella nel file Indirizzo casella e premere il pulsante Entra chiave.
Percorso cartella: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

3. Nella cartella di apertura, trova il file NormalEmail.dotm file, fare clic con il tasto destro e selezionare Elimina dal menu di scelta rapida.

Tip: In alternativa, puoi anche selezionare il file NormalEmail.dotm file e premete Elimina chiave per rimuoverlo.

Quando avvii Microsoft Outlook in un secondo momento e apri una nuova finestra di messaggio di composizione, risposta o inoltro, vedrai che tutte le voci della parte rapida vengono rimosse in blocco dal Parti veloci menu a discesa.


8. Eseguire il backup e ripristinare la galleria di parti rapide

Ad esempio, se si desidera migrare la raccolta di parti rapide di Outlook su altri computer / laptop o condividere la raccolta con colleghi, compagni di classe o qualcos'altro, è possibile ottenere un backup della raccolta di parti rapide di Outlook. E il backup consente di ripristinare la raccolta di parti rapide di Outlook per incidenti.

8.1 Eseguire il backup della Quick Parts Gallery

1. Chiudi Outlook.

2. Apri una cartella, incolla sotto il percorso della cartella nel file Indirizzo casella e premere il tasto Enter chiave.
Percorso cartella: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

Quindi si apre la cartella contenente il documento predefinito della galleria Parti rapide.

3. Le informazioni della raccolta di parti rapide di Outlook sono archiviate nel file NormalEmail.dotm file. Fare clic con il pulsante destro del mouse su questo file e selezionare Copia dal menu di scelta rapida.

Tip: In alternativa, puoi selezionare il file NormalEmail.dotm file e premete Ctrl + C chiavi per copiarlo.

4. Aprire la cartella in cui archiviare il file di backup e premere Ctrl + V tasti per incollare il file in questa cartella.

Finora, abbiamo un file di backup della Raccolta parti rapide di Outlook. E puoi trasferirlo su altri computer / laptop o condividerlo con altri di cui hai bisogno.

8.2 Ripristina la Galleria di parti rapide

Se in precedenza è stato eseguito il backup della raccolta di parti rapide, è possibile ripristinarla in Outlook se la raccolta viene persa a causa di incidenti, aggiornamenti o altri motivi.

1. Chiudi Outlook.

2. Aprire la cartella contenente il file di backup, selezionare il file di backup e premere Ctrl + C chiavi per copiarlo.

3. Apri la cartella in cui è archiviato il documento predefinito della Raccolta parti rapide di Outlook: Apri una cartella, incolla sotto il percorso della cartella nel file Indirizzo casella e premere il tasto Enter chiave.
Percorso cartella: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

4. Nella cartella di apertura, premere Ctrl + V tasti per incollare il file di backup nella cartella.

Quando avvii Outlook in un secondo momento, vedrai che le voci delle parti rapide vengono ripristinate nel file Parti veloci menu a discesa in qualsiasi nuova finestra di messaggio di composizione, risposta o inoltro.


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