Tutorial di Outlook - Parti rapide

La funzione Parti rapide è una libreria di contenuti che puoi inserire regolarmente nel corpo del messaggio, come pezzi di testo, grafica, simboli, ecc. Grazie alla libreria Parti rapide, puoi riutilizzare rapidamente tutti gli elementi memorizzati al suo interno nel corpo del tuo messaggio immediatamente.

Gli elementi memorizzati nella libreria Parti rapide sono definiti come blocchi predefiniti da Microsoft Office, e AutoTesto è un tipo di blocco predefinito che possiamo riutilizzare.

2.1 Posizione della funzione Parti rapide

Nelle finestre di nuova composizione, risposta o inoltro messaggi, la funzione Parti rapide si trova nel gruppo Testo sulla scheda Inserisci .

2.2 Posizione del file delle Parti rapide

Come sappiamo, gli elementi della galleria parti rapide sono memorizzati in un file denominato NormalEmail.dotm. Il file NormalEmail.dotm è memorizzato nel seguente percorso della cartella:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Apri una cartella, incolla il percorso della cartella nella casella Indirizzo e premi il tasto Invio . Poi vedrai il file NormalEmail.dotm nella cartella aperta.

Suggerimenti: Quando incolliamo il percorso della cartella nella casella Indirizzo e premiamo il tasto Invio, %APPDATA%\Microsoft\Templates cambierà automaticamente in C:\Users\IlTuoNomeUtente\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Puoi creare facilmente una nuova voce delle Parti rapide quando componi nuovi messaggi, rispondi o inoltri messaggi in Outlook.

1. Nella finestra di nuova composizione, risposta o inoltro messaggi, seleziona il pezzo di testo che vuoi salvare come voce delle Parti rapide nel corpo del messaggio.

2. Clicca Inserisci > Parti rapide > Salva selezione nella Galleria Parti rapide.

3. Nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito, effettua le seguenti operazioni:
(1) Digita un nome nella casella Nome ;
(2) Specifica una categoria dal menu a discesa Categoria ;
(3) Digita parole descrittive su questa nuova voce nella casella Descrizione ;
(4) Scegli un modello di inserimento dal menu a discesa Opzioni .

Suggerimenti:
(1) Puoi aggiungere la nuova voce delle Parti rapide in una nuova categoria: Clicca nella casella Categoria seleziona Crea nuova categoria dal menu a discesa, e poi crea una nuova categoria nella nuova finestra di dialogo che appare.

(2) Ci sono tre modelli di inserimento nel menu a discesa Opzioni :
A. Inserisci solo il contenuto: Inserisce la voce delle Parti rapide specificata al cursore nel corpo del messaggio;
B. Inserisci il contenuto nel proprio paragrafo: Inserisce la voce delle Parti rapide specificata in un paragrafo separato;
C. Inserisci il contenuto nella propria pagina: La voce delle Parti rapide specificata sembra essere inserita in un paragrafo separato nel corpo del messaggio. Tuttavia, nell'anteprima di stampa (File > Stampa), vedrai che rimane in una pagina separata.

4. Clicca il pulsante OK nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito.

Quindi il pezzo di testo o oggetti selezionati viene salvato come voce delle Parti rapide in Outlook.

Le voci delle Parti rapide possono essere riutilizzate facilmente nei corpi dei messaggi con un semplice clic.

4.1 Inserire una voce delle Parti rapide

Nelle finestre di nuova composizione, risposta o inoltro messaggi, posiziona il cursore nel corpo del messaggio dove vuoi inserire una voce delle Parti rapide, e clicca Inserisci > Parti rapide, e poi clicca la voce Parti rapide specificata dal menu a discesa.

Quindi la voce Parti rapide specificata viene inserita alla posizione del cursore o nel nuovo paragrafo/pagina successiva alla posizione del cursore.

In alternativa, nel menu a discesa Parti rapide puoi fare clic destro sulla voce Parti rapide specificata, e poi selezionare Inserisci alla posizione corrente del documento, Inserisci all'inizio del documento, o Inserisci alla fine del documento dal menu contestuale secondo necessità.

4.2 Inserire voci delle Parti rapide tramite scorciatoie da tastiera

Nel corpo del messaggio, digita il nome di una voce delle Parti rapide e premi il tasto F3, quindi il nome della voce delle Parti rapide verrà immediatamente sostituito con il suo contenuto.

A volte potrebbe essere necessario cambiare il nome di una voce delle Parti rapide. Puoi rinominarla facilmente come segue:

1. Nella finestra di nuova composizione, risposta o inoltro messaggi, clicca Inserisci > Parti rapide, poi nel menu a discesa fai clic destro sulla voce specificata e seleziona Modifica proprietà dal menu contestuale.

2. Nella finestra di dialogo Modifica blocco predefinito, digita un nuovo nome voce nella casella Nome e clicca il pulsante OK .

3. Nella finestra di dialogo di conferma che appare, clicca il pulsante Sì .

Quindi nel menu a discesa Parti rapide vedrai che la voce specificata è stata già rinominata.

A volte ci sono errori di ortografia nel contenuto di una voce delle Parti rapide, oppure dobbiamo aggiornare le informazioni nel contenuto, o per altre ragioni dobbiamo cambiare il contenuto della voce. Tuttavia, sembra che Outlook non lo supporti affatto. Non importa! Possiamo inserire la voce delle Parti rapide nel corpo del messaggio, modificare il contenuto e poi salvare il contenuto modificato come voce con lo stesso nome per sovrascrivere quella originale.

Nel mio caso, c'è un errore di ortografia nel contenuto della voce e voglio cambiare lo stile dei punti elenco, posso fare come segue:

1. Nella finestra di nuova composizione, risposta o inoltro messaggi, clicca Inserisci > Parti rapide, poi nel menu a discesa clicca sulla voce specificata che voglio modificare.

2. Ora la voce delle Parti rapide è inserita nel corpo del messaggio. Modifica e formatta il contenuto come necessario.

3. Seleziona il contenuto modificato, e clicca Inserisci > Parti rapide > Salva selezione nella Galleria Parti rapide.

4. Nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito, assicurati di digitare esattamente lo stesso nome della voce originale nella casella Nome seleziona la stessa categoria dal menu a discesa Categoria e clicca il pulsante OK .

5. E clicca il pulsante Sì nella finestra di dialogo di conferma che appare.

Quindi nel menu a discesa Parti rapide vedrai che la voce specificata è stata modificata e mostra il nuovo contenuto.

Puoi anche eliminare voci delle Parti rapide dalla galleria in Outlook.

7.1 Rimuovere una o più voci delle Parti rapide

1. Nella finestra di nuova composizione, risposta o inoltro messaggi, clicca Inserisci > Parti rapide, poi nel menu a discesa fai clic destro sulla voce specificata e seleziona Organizza ed Elimina dal menu contestuale.

2. Ora appare la finestra di dialogo Organizzatore blocchi predefiniti e la voce specificata è evidenziata per impostazione predefinita. Possiamo cliccare il pulsante Elimina per rimuoverla direttamente.

3. Quindi clicca il pulsante Sì nella finestra di dialogo di conferma che appare.

Suggerimenti: Se hai bisogno di rimuovere altre voci delle Parti rapide, seleziona una voce nella finestra di dialogo Organizzatore blocchi predefiniti e clicca il pulsante Elimina. Ripeti questa operazione per rimuovere altre voci una per una.

4. Chiudi la finestra di dialogo Organizzatore blocchi predefiniti.

Quindi le voci delle Parti rapide specificate sono state rimosse.

7.2 Rimuovere tutte le voci delle Parti rapide in blocco

Se hai bisogno di rimuovere l'intera galleria delle Parti rapide da Outlook, puoi procedere come segue:

1. Chiudi Outlook.

2. Apri la cartella contenente il file predefinito della galleria delle Parti rapide di Outlook: apri una cartella, incolla il percorso della cartella qui sotto nella casella Indirizzo e premi il tasto Invio .
Percorso della cartella: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Nella cartella aperta, trova il file NormalEmail.dotm fai clic destro e seleziona Elimina dal menu contestuale.

Suggerimenti: In alternativa, puoi anche selezionare il file NormalEmail.dotm e premere il tasto Elimina per rimuoverlo.

Quando avvierai Microsoft Outlook in seguito e aprirai una nuova finestra di composizione, risposta o inoltro messaggi, vedrai che tutte le voci delle Parti rapide sono state rimosse in blocco dal menu a discesa Parti rapide .

Ad esempio, se vuoi trasferire la galleria delle Parti rapide di Outlook ad altri computer/portatili o condividerla con colleghi, compagni di classe o altro, puoi ottenere un backup della galleria delle Parti rapide di Outlook. E il backup rende possibile ripristinare la tua galleria delle Parti rapide di Outlook in caso di incidenti.

8.1 Eseguire il backup della Galleria delle Parti rapide

1. Chiudi Outlook.

2. Apri una cartella, incolla il percorso della cartella qui sotto nella casella Indirizzo e premi il tasto Enter .
Percorso della cartella: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Ora si sta aprendo la cartella contenente il documento predefinito della galleria delle Parti rapide.

3. Le informazioni della galleria delle Parti rapide di Outlook sono memorizzate nel file NormalEmail.dotm . Fai clic destro su questo file e seleziona Copia dal menu contestuale.

Suggerimenti: In alternativa, puoi selezionare il file NormalEmail.dotm e premere i tasti Ctrl + C per copiarlo.

4. Apri la cartella in cui vuoi archiviare il file di backup e premi Ctrl + V per incollare il file in questa cartella.

Finora abbiamo ottenuto un file di backup della Galleria delle Parti rapide di Outlook. E puoi trasferirlo ad altri computer/portatili o condividerlo con altri secondo necessità.

8.2 Ripristinare la Galleria delle Parti rapide

Se hai eseguito il backup della galleria delle Parti rapide in precedenza, puoi ripristinarla in Outlook se la galleria è andata persa a causa di incidenti, aggiornamenti o altre ragioni.

1. Chiudi Outlook.

2. Apri la cartella contenente il file di backup, seleziona il file di backup e premi Ctrl + C per copiarlo.

3. Apri la cartella in cui è memorizzato il documento predefinito della Galleria delle Parti rapide di Outlook: Apri una cartella, incolla il percorso della cartella qui sotto nella casella Indirizzo e premi il tasto Enter .
Percorso della cartella: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Nella cartella aperta, premi Ctrl + V per incollare il file di backup nella cartella.

Quando avvierai Outlook in seguito, vedrai che le voci delle Parti rapide sono state ripristinate nel menu a discesa Parti rapide in qualsiasi finestra di nuova composizione, risposta o inoltro messaggi.