Tutorial su Outlook - Parti rapide

La Parti rapide è una libreria di contenuti che puoi inserire facilmente e ripetutamente nel corpo del messaggio, come frammenti di testo, grafica, simboli e molto altro. Grazie alla Parti rapide, puoi riutilizzare all’istante tutti gli elementi memorizzati direttamente nel corpo del messaggio.

Gli elementi memorizzati nella libreria Parti rapide sono blocchi predefiniti di Microsoft Office, e AutoText è un tipo di blocco predefinito che puoi riutilizzare.

2,1 Posizione della funzione Parti rapide

Nelle nuove finestre di composizione, risposta o inoltro messaggi, le Parti rapide si trovano nel gruppo Testo della scheda Inserisci.

2,2 Posizione del file Parti rapide

Come noto, gli elementi della galleria Parti rapide sono memorizzati in un file denominato NormalEmail.dotm. Il file NormalEmail.dotm è memorizzato nel seguente percorso:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Apri una cartella, incolla il percorso del file nella casella Indirizzo, quindi premi il tasto Invio. Così facendo, troverai il file NormalEmail.dotm nella cartella aperta.

Suggerimento: quando incollate il percorso del file nella casella Indirizzo e premete il tasto Invio, il percorso %APPDATA%\Microsoft\Templates verrà automaticamente sostituito con C:\Users\NomeUtente\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

È possibile creare facilmente una nuova voce Parti rapide mentre si compone, si risponde o si inoltra un messaggio in Outlook.

1. Nella finestra di composizione, risposta o inoltro, seleziona il testo che desideri salvare come voce Parti rapide nel corpo del messaggio.

2. Fai clic su Inserisci > Parti rapide > Salva selezione nella galleria Parti rapide.

3. Nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito:
(1) Digita un nome nella casella Nome;
(2) Specifica una categoria dal menu a discesa Categoria Elenco a discesa;
(3) Digita una descrizione della nuova voce nella casella Descrizione;
(4) Scegli un modello di inserimento dal menu a discesa Opzioni Elenco a discesa.

Suggerimenti:
(1) È possibile aggiungere la nuova voce Parti rapide a una nuova categoria: fai clic su nella casella Categoria, seleziona Crea nuova categoria dal menu a discesa e crea quindi una nuova categoria nella finestra di dialogo visualizzata.

(2) Nel menu a discesa Opzioni sono disponibili tre modelli di inserimento:
A. Inserisci Solo Contenuto: inserisce la voce Parti rapide specificata alla posizione del cursore nel corpo del messaggio;
B. Inserisci contenuto nel proprio paragrafo: inserisce la voce Parti rapide specificata in un paragrafo separato;
C. Inserisci contenuto nella propria pagina: la voce Parti rapide specificata sembra essere inserita in un paragrafo separato nel corpo del messaggio, ma nell'anteprima di stampa ()File > Stampa) si noterà che occupa una pagina intera.

4. Fai clic sul pulsante OK nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito.

Il testo o gli oggetti selezionati vengono così salvati come una voce Parti rapide in Outlook.

Le voci Parti rapide possono essere riutilizzate con un semplice clic direttamente nel corpo dei messaggi.

4,1 Inserisci una voce Parti rapide

Nelle finestre di composizione, risposta o inoltro, posiziona il cursore nel corpo del messaggio dove desideri inserire una voce delle Parti rapide, quindi fai clic su Inserisci > Parti rapide e seleziona la voce desiderata dal menu a discesa.

La voce Parti rapide specificata viene quindi inserita nella posizione del cursore oppure in un nuovo paragrafo o pagina adiacente al cursore.

In alternativa, nel menu a discesa Parti rapide, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla voce desiderata e, a seconda delle tue esigenze, seleziona dal menu contestuale Inserisci alla posizione attuale, Inserisci all'inizio del documento o Inserisci alla fine del documento.

4,2 Inserisci voci Parti rapide con scorciatoie da tastiera

Nel corpo del messaggio, digita il nome di una voce Parti rapide e premi il tasto F3; il nome della voce verrà immediatamente sostituito con il relativo contenuto.

A volte potrebbe essere necessario modificare il nome di una voce Parti rapide. È possibile rinominarla facilmente nel modo seguente:

1. Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro del messaggio, fai clic su Inserisci > Parti rapide, quindi, nel menu a discesa, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla voce desiderata e seleziona Modifica proprietà dal menu contestuale.

2. Nella finestra di dialogo Modifica blocco predefinito, digita un nuovo nome per la voce nella casella Nome, quindi fai clic sul pulsante OK.

3. Nella finestra di dialogo di conferma visualizzata, fai clic sul pulsante Sì.

Quindi, nel menu a discesa Parti rapide, noterai che la voce specificata è già stata rinominata.

A volte il contenuto di una voce Blocco predefinito contiene errori di ortografia, oppure è necessario aggiornarne le informazioni o modificarlo per altri motivi. Tuttavia, sembra che Outlook non lo consenta affatto. Non preoccupatevi! È possibile inserire la voce Blocco predefinito nel corpo del messaggio, modificarne il contenuto e salvare il testo modificato come voce con lo stesso nome, sovrascrivendo quella originale.

Nel mio caso, il contenuto della voce presenta un errore di ortografia e desidero modificare lo stile dei punti elenco; posso procedere come segue:

1. Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro del messaggio, fai clic su Inserisci > Parti rapide, quindi seleziona nel menu a discesa la voce che desideri modificare.

2. Il blocco predefinito è ora inserito nel corpo del messaggio. Modificalo e formattalo secondo le tue esigenze.

3. Seleziona il contenuto modificato e fai clic su Inserisci > Parti rapide > Salva selezione nella raccolta Blocchi predefiniti.

4. Nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito, assicurati di digitare esattamente lo stesso nome dell’originale nella casella Nome, seleziona la stessa categoria dal menu a discesa Categoria e fai clic sul pulsante OK.

5. Fare quindi clic sul pulsante Sì nella finestra di dialogo di conferma visualizzata.

Nel menu a discesa Parti rapide, si noterà quindi che la voce specificata è stata aggiornata e mostra il nuovo contenuto.

È possibile rimuovere anche le voci Parti rapide dalla raccolta in Outlook.

7,1 Rimuovere una o più voci Parti rapide

1. Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro del messaggio, fai clic su Inserisci > Parti rapide, quindi, nella raccolta a discesa, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla voce desiderata e seleziona Organizza ed elimina dal menu contestuale.

2. Viene visualizzata la finestra di dialogo Gestione blocchi predefiniti, con la voce specificata già evidenziata. Puoi eliminarla direttamente facendo clic sul pulsante Elimina.

3. Fare quindi clic sul pulsante Sì nella finestra di dialogo di conferma visualizzata.

Suggerimenti: per rimuovere altre voci Parti rapide, selezionane una nella finestra di dialogo Gestione blocchi predefiniti e fai clic sul pulsante Elimina. Ripeti l'operazione per eliminare le altre voci una alla volta.

4. Chiudi la finestra di dialogo Gestione blocchi predefiniti.

Le voci Parti rapide specificate sono state rimosse.

7,2 Rimuovere tutte le voci Parti rapide in blocco

Per rimuovere completamente la raccolta Parti rapide da Outlook, procedere come segue:

1. Chiudi Outlook.

2. Apri la cartella che contiene il file predefinito della raccolta Parti rapide di Outlook: apri una finestra di Esplora file, incolla il seguente percorso nella casella Indirizzo e premi il tasto Invio.
Percorso del file: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Nella cartella Apri, individua il file NormalEmail.dotm, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Elimina dal menu contestuale.

Suggerimenti: In alternativa, puoi selezionare il file NormalEmail.dotm e premere il tasto Canc per eliminarlo.

Al successivo avvio di Microsoft Outlook e all’apertura di una nuova finestra per comporre, rispondere o inoltrare un messaggio, noterai che tutte le voci Blocco predefinito sono state rimosse in blocco dal menu a discesa Parti rapide.

Ad esempio, se si desidera trasferire la raccolta Parti rapide di Outlook su altri computer/portatili o condividerla con colleghi, compagni di classe o altri utenti, è possibile creare una copia di backup della raccolta Parti rapide di Outlook. Tale backup consente inoltre di ripristinare la raccolta Parti rapide in caso di incidenti.

8,1 Eseguire il backup della raccolta Parti rapide

1. Chiudi Outlook.

2. Apri una finestra di Esplora file, incolla il seguente percorso nella casella Indirizzo e premi Inv io.
Percorso del file: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Viene aperta la cartella contenente il documento predefinito della raccolta Parti rapide.

3. Le informazioni relative alla raccolta Parti rapide di Outlook sono memorizzate nel file NormalEmail.dotm. Fai clic con il pulsante destro del mouse su questo file e seleziona Copia dal menu contestuale.

Suggerimenti: In alternativa, puoi selezionare il file NormalEmail.dotm e premere i tasti Ctrl + C per copiarlo.

4. Apri la cartella in cui vuoi archiviare il file di backup e premi i tasti Ctrl+V per incollare il file in questa cartella.

A questo punto, è stata creata una copia di backup della raccolta Parti rapide di Outlook, pronta per essere trasferita su altri computer o laptop e condivisa con altri utenti, quando necessario.

8,2 Ripristinare la raccolta Parti rapide

Se in precedenza è stato creato un backup della raccolta Parti rapide, è possibile ripristinarla in Outlook qualora venga persa accidentalmente, a causa di aggiornamenti o per altri motivi.

1. Chiudere Outlook.

2. Apri la cartella contenente il file di backup, seleziona il file e premi i tasti Ctrl+C per copiarlo.

3. Apri la cartella in cui è memorizzato il documento predefinito della raccolta Parti rapide di Outlook: apri una finestra di Esplora file, incolla il seguente percorso nella casella Indirizzo e premi Invio.
Percorso del file: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Nella cartella Apri, premere i tasti Ctrl+V per incollare il file di backup nella cartella.

Quando avvierai Outlook in seguito, noterai che le voci Parti rapide sono state ripristinate nel menu a discesa Parti rapide in ogni nuova finestra di composizione, risposta o inoltro messaggio.