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Tag email: flag, livello di importanza, livello di sensibilità e categorie

In Outlook, possiamo facilmente aggiungere contrassegni, categorie di colori, stato di importanza dei contrassegni, livelli di sensibilità, ecc. Per le e-mail ricevute. Allo stesso modo, possiamo anche aggiungere queste proprietà per la nuova email di composizione, risposta o inoltro. Qui, questo tutorial ti guiderà ad aggiungere queste proprietà per modificare facilmente le email in Outlook.

Tabella dei Contenuti

Note:: I metodi introdotti in questa pagina si applicano al programma desktop Microsoft Outlook 2019 in Windows 10. E le istruzioni possono variare in modo significativo o leggermente a seconda della versione di Microsoft Outlook e degli ambienti Windows.


1. Aggiungi flag o promemoria alle e-mail

1.1 Aggiungi flag o promemoria a una singola email prima dell'invio

Durante la composizione / risposta / inoltro di un'e-mail nella finestra del messaggio, possiamo aggiungere facilmente i flag di follow-up, i flag personalizzati o il promemoria all'e-mail.

1.1.1 Aggiungi il flag di follow-up a una singola email prima dell'invio

Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, risposta o inoltro, fare clic su Messaggio > Seguito, quindi prendi una bandiera dal menu a discesa di cui hai bisogno.

Quindi vedrai che le informazioni sulla bandiera vengono aggiunte sopra l'intestazione del messaggio come mostrato nell'immagine sottostante:

Tip:
(1) Se il messaggio di risposta / inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, è necessario fare clic sul pulsante Separa per visualizzare il messaggio di risposta / inoltro nella finestra del messaggio.

(2) Dopo aver inviato questa email, il flag di follow-up  verrà visualizzato automaticamente accanto all'e-mail inviata nell'elenco dei messaggi e l'e-mail inviata verrà automaticamente aggiunta anche all'elenco delle cose da fare.

(3) Questi tipi di flag di follow-up funzionano solo nell'Outlook dei mittenti. I destinatari non riceveranno i flag di follow-up.

1.1.2 Aggiungi flag o promemoria personalizzati a una singola email prima dell'invio

Se devi aggiungere un contrassegno personalizzato o un promemoria all'attuale messaggio di posta elettronica di composizione, risposta o inoltro, puoi procedere come segue:

1. Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, risposta o inoltro, fare clic su Messaggio > Seguito > Custom or Aggiungi promemoria di cui hai bisogno.

Note: Se il messaggio di risposta / inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, è necessario fare clic su Saltare fuori per mostrare prima il messaggio di risposta / inoltro nella finestra del messaggio.

2. Nella finestra di dialogo Personalizza, vai al file Bandiera per me sezione e procedi come segue:
(1) Digitare il testo contrassegnato nel file Segnala a scatola;
(2) Specificare la data di inizio e la data di scadenza di cui hai bisogno;
(3) Se è necessario aggiungere un promemoria per l'e-mail, selezionare il Promemoria opzione e specifica la data e l'ora del promemoria di cui hai bisogno.

3. Clicca il OK pulsante.

4. Componi e invia l'email.

1.2 Contrassegna automaticamente tutte le email in uscita

Se devi contrassegnare automaticamente tutte le email in uscita, puoi creare una regola per ottenerlo.

1. Nella visualizzazione della posta, fare clic su Casa > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fare clic su Nuova regola sotto il Regole email scheda.

3. Nella Creazione guidata regole, fare clic per evidenziare Applica la regola sui messaggi che invioe fare clic su Prossimo pulsante.

4. Nella seconda Creazione guidata regole, non controllare alcuna condizione e fare clic su Prossimo direttamente. Quindi nella finestra di dialogo di Microsoft Outlook che si apre, fare clic su andare avanti.

Note: Se desideri aggiungere contrassegni solo per le email che soddisfano condizioni specifiche, puoi selezionare le opzioni specifiche e specificare le condizioni, quindi fare clic sul pulsante Prossimo pulsante.

5. Nella terza Creazione guidata regole:
(1) Spuntare il messaggio di segnalazione per l'azione in un numero di giorni opzione nel Passo 1 sezione;
(2) Fare clic sul testo sottolineato azione in un certo numero di giorni nello Passo 2 sezione;
(3) Nella finestra di dialogo Messaggio di segnalazione a comparsa, specifica il testo contrassegnato e ricorda la durata di cui hai bisogno, quindi fai clic OK;
(4) Ora torna alla Creazione guidata regole e fai clic su Prossimo.

6. Nella quarta Creazione guidata regole, fare clic su Prossimo direttamente.

Tip: Qui possiamo impostare eccezioni per eseguire questa regola. Se necessario, specifica le eccezioni alle regole di cui hai bisogno.

7. Nell'ultima Creazione guidata regole, assegna un nome alla regola, specifica le opzioni della regola in esecuzione e fai clic su Fine pulsante.

A volte, viene visualizzata la finestra di dialogo di avviso di Microsoft Outlook, fare clic su OK pulsante per chiuderlo.

8. Quindi torniamo alla finestra di dialogo Regole e avvisi, fare clic su OK per chiuderlo.

D'ora in poi, tutte le email in uscita saranno contrassegnate automaticamente.

Note:
(1) La regola non contrassegnerà le email in uscita se chiudiamo Outlook.
(2) La regola aggiungerà solo il flag per l'elemento inviato in Outlook dei mittenti e i destinatari non riceveranno le informazioni sul flag.


2. Imposta livelli importanti per le email

2.1 Contrassegnare un'e-mail come importante

Quando si compone una nuova e-mail o si risponde / si inoltra un'e-mail in Outlook, è possibile aggiungere o modificare la priorità per l'e-mail.
Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, risposta o inoltro, fare clic su Di grande importanza or Bassa importanza per impostare direttamente la priorità per l'e-mail in corso di modifica.

Note:
(1) Se il file Di grande importanza or Bassa importanza è già stato evidenziato, è possibile fare nuovamente clic sul pulsante per annullare la priorità di importanza dall'e-mail.

(2) In alternativa, puoi fare clic sull'ancora  nell'angolo in basso a destra del file tag gruppo sul Messaggio scheda per abilitare la finestra di dialogo Proprietà, specificare una priorità di importanza dal file Importanza elenco a discesa e chiudere la finestra di dialogo.

(3) A proposito, nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro del messaggio, puoi anche fare clic Compila il > Informazioni > Proprietà per aprire la finestra di dialogo Proprietà, quindi specificare la priorità di importanza dal file Importanza menu `A tendina.

(4) Quando il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, è possibile fare clic su Di grande importanza or Bassa importanza pulsante sulla Messaggio scheda (Strumenti di composizione) direttamente.

2.2 Contrassegna automaticamente tutte le nuove email come importanti

Se desideri contrassegnare automaticamente tutte le email in uscita come priorità alta, puoi configurare le opzioni di Outlook come segue:

1. Nella visualizzazione della posta, fare clic su Compila il > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fare clic su posta nella barra laterale sinistra, vai a Manda messaggi sezione e specifica l'importanza predefinita dal file Livello di importanza predefinito menu `A tendina.

3. Clicca il OK pulsante.

D'ora in poi, tutte le nuove e-mail e le risposte inviate verranno contrassegnate automaticamente come livello di importanza predefinito specificato. Tuttavia, le e-mail di inoltro rimarranno il livello di importanza delle e-mail originali.

2.3 Note

Quando i destinatari ricevono le e-mail contrassegnate come priorità diverse, vedranno le e-mail ad alta priorità contrassegnate da punti esclamativi rossi  e le email di scarsa importanza sono contrassegnate da frecce blu verso il basso  nell'elenco dei messaggi come mostrato nell'immagine sottostante.

Quando i destinatari leggono le e-mail nel riquadro di lettura o nelle finestre dei messaggi, le informazioni sul livello di importanza vengono aggiunte sotto l'intestazione del messaggio come mostrato nell'immagine sopra.


3. Impostare i livelli di sensibilità per le e-mail

3.1 Contrassegnare un messaggio come riservato, privato, personale o normale

Nelle nuove finestre di composizione, risposta o inoltro dei messaggi, possiamo facilmente impostare uno stato di sensibilità per l'email corrente come segue:

1. Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, risposta o inoltro, fare clic su Compila il > Informazioni > Proprietà per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

Tip:
(1) In alternativa, puoi anche aprire la finestra di dialogo Proprietà facendo clic sull'ancora  nell'angolo in basso a destra del file tag gruppo sul Messaggio scheda.

(2) Se il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, è possibile fare clic sull'ancora  nell'angolo in basso a destra del file tag gruppo sul Messaggio scheda (Strumenti di composizione).

2. Nella finestra di dialogo Proprietà, seleziona uno stato di sensibilità dal file Sensibilità elenco a discesa di cui hai bisogno e chiudi la finestra di dialogo.

Ora lo stato di sensibilità è impostato per l'e-mail corrente, quindi componilo e invialo quando necessario.

3.2 Contrassegna automaticamente tutte le nuove email come riservate, private, personali o normali

È inoltre possibile configurare le opzioni di Outlook per aggiungere automaticamente lo stato di sensibilità specificato per tutti i nuovi messaggi di posta elettronica.

1. Nella visualizzazione della posta, fare clic su Compila il > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fare clic su posta nella barra laterale sinistra, vai al Manda messaggi sezione e specifica il livello di sensibilità predefinito di cui hai bisogno.

3. Clicca il OK pulsante.

D'ora in poi, tutte le nuove e-mail verranno impostate automaticamente sullo stato di sensibilità predefinito.

Tip: le risposte e gli inoltri rimarranno lo stato di sensibilità delle email originali.

3.3 Note

Quando i destinatari ricevono un messaggio di posta elettronica con stato di riservatezza, riceveranno le informazioni sullo stato di riservatezza sotto l'intestazione del messaggio quando lo leggono nel riquadro di lettura o nella finestra del messaggio.


4. Classifica le email prima di inviarle

Possiamo anche aggiungere una o più categorie per una nuova email di composizione, risposta o inoltro in Outlook.

4.1 Classifica un'e-mail

Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro del messaggio, puoi aggiungere una o più categorie per l'email come segue:

1. Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, risposta o inoltro, fare clic su Compila il > Informazioni > Proprietà per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

Tip:

(1) Puoi anche fare clic sull'ancora  nell'angolo in basso a destra del file tag gruppo sul Messaggio scheda per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

(2) Se il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, è possibile fare clic sull'ancora  nell'angolo in basso a destra del file tag gruppo sul Messaggio scheda (Strumenti di composizione) per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

2. Nella finestra di dialogo Proprietà, specificare le categorie dal file Categorie elenco a discesa di cui hai bisogno e chiudi la finestra di dialogo.

Suggerimenti:
(1) È possibile specificare una categoria di colore dal file Categorie elenco a discesa alla volta e ripetere l'operazione per aggiungere più categorie di colori.

(2) È anche possibile fare clic su Categorie > Categorie per aprire la finestra di dialogo Categorie di colore. E nella nuova finestra di dialogo, crea, rinomina o elimina le categorie di cui hai bisogno o seleziona più categorie in blocco se necessario.

(3) Nella finestra di dialogo Proprietà, fare clic su Categorie > Cancella tutte le categorie per rimuovere tutte le categorie esistenti dall'email di modifica corrente.
Quindi componi e invia l'email di cui hai bisogno.

4.2 Classifica automaticamente tutte le nuove email

In alcuni casi, potrebbe essere necessario classificare automaticamente tutte le e-mail in uscita o le e-mail in uscita in base a criteri speciali, è possibile creare una regola per ottenerlo.

1. Nella visualizzazione della posta, fare clic su Casa > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fare clic su Nuova regola pulsante sotto il Regole email scheda.

3. Nella Creazione guidata regole, fare clic per evidenziare il file Applica la regola sui messaggi che invio opzione e fare clic su Prossimo pulsante.

4. Nella seconda Creazione guidata regole, fare clic su Prossimo senza specificare alcuna condizione, quindi fare clic su pulsante nella finestra di dialogo di Microsoft Outlook.

Tip: Se è necessario aggiungere categorie per le e-mail in base ai criteri, è possibile selezionare le condizioni corrispondenti e configurare le condizioni in base alle proprie esigenze.

5. Nella terza procedura guidata regole, eseguire le seguenti operazioni:
(1) Spuntare il assegnalo alla categoria categoria opzione nel Passo 1 sezione;
(2) Fare clic sul testo sottolineato "categoria"Nel Passo 2 sezione;
(3) Ora viene visualizzata la finestra di dialogo Categorie di colore, selezionare una o più categorie di colori di cui hai bisogno;
(4) Fare clic su OK pulsante;
(5) Fare clic su Prossimo pulsante nella Creazione guidata regole.

6. Nella quarta Creazione guidata regole, specificare le eccezioni, se necessario, e fare clic su Prossimo pulsante.

7. Nell'ultima Creazione guidata regole, assegna un nome alla nuova regola nel file Passo 1 sezione, spunta le opzioni di esecuzione di cui hai bisogno nel file Passo 2 sezione e fare clic su Fine pulsante.

Note:: Se viene visualizzata la finestra di dialogo di avviso di Microsoft Outlook, fare clic su OK pulsante per andare avanti.

8. Ora torna alla finestra di dialogo Regole e avvisi, fare clic su OK pulsante per salvare le modifiche e chiuderlo.

D'ora in poi, tutte le e-mail in uscita (o le e-mail che soddisfano i criteri se specificati) verranno aggiunte automaticamente alle categorie di colore specificate.
Tip: Richiede Outlook in esecuzione regolarmente. Se Outlook non è in esecuzione, la regola non classificherà le email in uscita.

4.3 Note

Le categorie verranno inviate con e-mail ai destinatari. Quando i destinatari ricevono queste e-mail in Outlook, riceveranno le categorie di colori oltre all'e-mail nell'elenco dei messaggi e nella parte superiore del contenuto del messaggio nel riquadro di lettura o nella finestra del messaggio.


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