Tag Email – Flag, Livello di Importanza, Livello di Sensibilità e Categorie

1.1 Aggiungi flag o promemoria a una singola email prima dell'invio

Durante la composizione, la risposta o l'inoltro di una email nella finestra del messaggio, è possibile aggiungere facilmente flag di follow up, flag personalizzati o promemoria all'email.

1.1.1 Aggiungi flag di follow up a una singola email prima dell'invio

Nella finestra di composizione, risposta o inoltro di un nuovo messaggio, fai clic su Messaggio > Follow Up, quindi seleziona un flag dal menu a discesa secondo necessità.

Vedrai che un'informazione di flag viene aggiunta sopra l'intestazione del messaggio come mostrato nello screenshot seguente:

Nota:
(1) Se il messaggio di risposta/inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, è necessario fare clic sul pulsante Pop Out per visualizzare il messaggio di risposta/inoltro nella finestra del messaggio.

(2) Dopo l'invio di questa email, il flag di follow up verrà visualizzato automaticamente accanto all'email inviata nell'elenco dei messaggi e l'email inviata verrà aggiunta automaticamente anche all'elenco delle cose da fare.

(3) Questi tipi di flag di follow up funzionano solo nell'Outlook del mittente. I destinatari non riceveranno i flag di follow up.

1.1.2 Aggiungi flag personalizzato o promemoria a una singola email prima dell'invio

Se desideri aggiungere un flag personalizzato o un promemoria all'email che stai componendo, rispondendo o inoltrando, procedi come segue:

1. Nella finestra di composizione, risposta o inoltro di un nuovo messaggio, fai clic su Messaggio > Follow Up > Personalizzato oppure Aggiungi Promemoria secondo necessità.

Nota: Se il messaggio di risposta/inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, è necessario fare clic sul pulsante Pop Out per visualizzare prima il messaggio di risposta/inoltro nella finestra del messaggio.

2. Nella finestra di dialogo Personalizzato, vai alla sezione Flag per Me e procedi come segue:
(1) Digita il testo del flag nel campo Flag A ;
(2) Specifica la data di inizio e la data di scadenza secondo necessità;
(3) Se desideri aggiungere un promemoria per l'email, seleziona l'opzione Promemoria e specifica la data e l'ora del promemoria secondo necessità.

3. Fai clic sul pulsante OK.

4. Componi e invia l'email.

1.2 Contrassegna automaticamente tutte le email in uscita

Se desideri contrassegnare automaticamente tutte le email in uscita, puoi creare una regola per farlo.

1. Nella visualizzazione della posta, fai clic su Home > Regole > Gestisci Regole & Avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e Avvisi, fai clic su Nuova Regola sotto la scheda Regole Email .

3. Nella Guida per le regole, fai clic per evidenziare Applica regola ai messaggi che invio, quindi fai clic su Avanti per continuare.

4. Nella seconda Guida per le regole, non selezionare alcuna condizione e fai clic su Avanti direttamente. Nella finestra di dialogo Microsoft Outlook che appare, fai clic su Sì per procedere.

Nota: Se desideri aggiungere flag solo alle email che soddisfano condizioni specifiche, puoi selezionare le opzioni desiderate e specificare le condizioni, quindi fare clic sul pulsante Avanti.

5. Nella terza Guida per le regole:
(1) Seleziona l'opzione contrassegna messaggio per azione entro un certo numero di giorni nella sezione Passaggio1 ;
(2) Fai clic sul testo sottolineato azione entro un certo numero di giorni nella sezione Passaggio2 ;
(3) Nella finestra di dialogo Flag Messaggio che appare, specifica il testo del flag e la durata del promemoria secondo necessità, quindi fai clic su OK;
(4) Ora torna alla Guida per le regole e fai clic su Avanti.

6. Nella quarta Guida per le regole, fai clic direttamente su Avanti.

Nota: Qui puoi impostare eccezioni per questa regola. Se necessario, specifica le eccezioni secondo le tue esigenze.

7. Nell'ultima Guida per le regole, assegna un nome alla regola, specifica le opzioni di esecuzione e fai clic su Fine per completare.

A volte può apparire una finestra di dialogo di avviso di Microsoft Outlook; fai clic sul pulsante OK per chiuderla.

8. Ora torniamo alla finestra di dialogo Regole e Avvisi, fai clic su OK per chiuderla.

Da ora in poi, tutte le email in uscita saranno contrassegnate automaticamente.

Nota:
(1) La regola non contrassegnerà le email in uscita se Outlook è chiuso.
(2) La regola aggiungerà il flag solo all'elemento inviato nell'Outlook del mittente; i destinatari non riceveranno l'informazione del flag.

2.1 Contrassegna una email come importante

Quando componi una nuova email o rispondi/inoltri una email in Outlook, puoi aggiungere o modificare la priorità dell'email.
Nella finestra di composizione, risposta o inoltro di un nuovo messaggio, fai clic su Alta Importanza oppure Bassa Importanza per impostare direttamente la priorità dell'email che stai modificando.

Nota:
(1) Se il pulsante Alta Importanza oppure Bassa Importanza è già evidenziato, puoi fare nuovamente clic sul pulsante per rimuovere la priorità di importanza dall'email.

(2) In alternativa, puoi fare clic sull'ancora nell'angolo in basso a destra del gruppo Tag sulla scheda Messaggio per aprire la finestra di dialogo Proprietà, specificare una priorità di importanza dall'elenco a discesa Importanza e chiudere la finestra di dialogo.

(3) Inoltre, nella finestra di composizione, risposta o inoltro di un nuovo messaggio, puoi anche fare clic su File > Info > Proprietà per aprire la finestra di dialogo Proprietà e quindi specificare la priorità di importanza dall'elenco a discesa Importanza.

(4) Quando il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, puoi fare clic sul pulsante Alta Importanza oppure Bassa Importanza nella scheda Messaggio (Strumenti di Composizione) direttamente.

2.2 Contrassegna automaticamente tutte le nuove email come importanti

Se desideri contrassegnare automaticamente tutte le email in uscita come alta priorità, puoi configurare le opzioni di Outlook come segue:

1. Nella visualizzazione della posta, fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra laterale sinistra, vai alla sezione Invia messaggi e specifica l'importanza predefinita dall'elenco a discesa Livello di Importanza Predefinito .

3. Fai clic sul pulsante OK.

Da ora in poi, tutte le nuove email e le risposte che invii saranno contrassegnate automaticamente con il livello di importanza predefinito specificato. Tuttavia, le email inoltrate manterranno il livello di importanza delle email originali.

2.3 Nota

Quando i destinatari ricevono email contrassegnate con priorità diverse, vedranno le email ad alta priorità contrassegnate da punti esclamativi rossi e le email a bassa importanza contrassegnate da frecce blu verso il basso nell'elenco dei messaggi come mostrato nello screenshot seguente.

Quando i destinatari leggono le email nel riquadro di lettura o nella finestra del messaggio, l'informazione sul livello di importanza viene visualizzata sotto l'intestazione del messaggio come mostrato nello screenshot sopra.

3.1 Contrassegna un messaggio come confidenziale, privato, personale o normale

Nelle finestre di composizione, risposta o inoltro di un nuovo messaggio, puoi facilmente impostare uno stato di sensibilità per l'email corrente come segue:

1. Nella finestra di composizione, risposta o inoltro di un nuovo messaggio, fai clic su File > Info > Proprietà per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

Nota:
(1) In alternativa, puoi anche aprire la finestra di dialogo Proprietà facendo clic sull'ancora nell'angolo in basso a destra del gruppo Tag sulla scheda Messaggio .

(2) Se il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, puoi fare clic sull'ancora nell'angolo in basso a destra del gruppo Tag sulla scheda Messaggio (Strumenti di Composizione).

2. Nella finestra di dialogo Proprietà, seleziona uno stato di sensibilità dall'elenco a discesa Sensibilità secondo necessità e chiudi la finestra di dialogo.

Ora lo stato di sensibilità è impostato per l'email corrente; quindi componi e invia l'email come desideri.

3.2 Contrassegna automaticamente tutte le nuove email come confidenziali, private, personali o normali

Puoi anche configurare le opzioni di Outlook per aggiungere automaticamente lo stato di sensibilità specificato a tutte le nuove email.

1. Nella visualizzazione della posta, fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra laterale sinistra, vai alla sezione Invia messaggi e specifica il livello di sensibilità predefinito secondo necessità.

3. Fai clic sul pulsante OK.

Da ora in poi, tutte le nuove email saranno impostate automaticamente con lo stato di sensibilità predefinito.

Nota: le risposte e gli inoltri manterranno lo stato di sensibilità delle email originali.

3.3 Nota

1. Quando i destinatari ricevono una email con stato di sensibilità, vedranno l'informazione dello stato di sensibilità sotto l'intestazione del messaggio quando la leggeranno nel riquadro di lettura o nella finestra del messaggio.

2. Un messaggio con livello di sensibilità Privato non verrà inoltrato o reindirizzato dalle regole della Posta in arrivo del destinatario.

Possiamo anche aggiungere una o più categorie a una nuova email in composizione, risposta o inoltro in Outlook.

4.1 Categorizza una email

Nella finestra di composizione, risposta o inoltro di un nuovo messaggio, puoi aggiungere una o più categorie all'email come segue:

1. Nella finestra di composizione, risposta o inoltro di un nuovo messaggio, fai clic su File > Info > Proprietà per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

Nota:

(1) Puoi anche fare clic sull'ancora nell'angolo in basso a destra del gruppo Tag sulla scheda Messaggio per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

(2) Se il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, puoi fare clic sull'ancora nell'angolo in basso a destra del gruppo Tag sulla scheda Messaggio (Strumenti di Composizione) per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

2. Nella finestra di dialogo Proprietà, specifica le categorie dall'elenco a discesa Categorie secondo necessità e chiudi la finestra di dialogo.

Nota:
(1) Puoi specificare una categoria colore dall'elenco a discesa Categorie alla volta e ripetere l'operazione per aggiungere più categorie colore.

(2) Puoi anche fare clic su Categorie > Tutte le categorie per aprire la finestra di dialogo Categorie Colore. Nella nuova finestra, crea, rinomina o elimina categorie secondo necessità, oppure seleziona più categorie in blocco se necessario.

(3) Nella finestra di dialogo Proprietà, fai clic su Categorie > Cancella Tutte le Categorie per rimuovere tutte le categorie esistenti dall'email in modifica.
Quindi componi e invia l'email secondo necessità.

4.2 Categorizza automaticamente tutte le nuove email

In alcuni casi, potresti aver bisogno di categorizzare automaticamente tutte le email in uscita, oppure solo quelle che soddisfano criteri specifici; puoi creare una regola per farlo.

1. Nella visualizzazione della posta, fai clic su Home > Regole > Gestisci Regole & Avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e Avvisi, fai clic su Nuova Regola sotto la scheda Regole Email .

3. Nella Guida per le regole, fai clic per evidenziare l'opzione Applica regola ai messaggi che invio e fai clic su Avanti per continuare.

4. Nella seconda Guida per le regole, fai clic su Avanti senza specificare alcuna condizione, quindi fai clic su Sì nella finestra di dialogo Microsoft Outlook.

Nota: Se desideri aggiungere categorie alle email in base a criteri, puoi selezionare le condizioni corrispondenti e configurarle secondo necessità.

5. Nella terza Guida per le regole, procedi come segue:
(1) Seleziona l'opzione assegna alla categoria categoria nella sezione Passaggio1 ;
(2) Fai clic sul testo sottolineato “categoria” nella sezione Passaggio2 ;
(3) Ora appare la finestra di dialogo Categorie Colore; seleziona una o più categorie colore secondo necessità;
(4) Fai clic su OK ;
(5) Fai clic su Avanti nella Guida per le regole.

6. Nella quarta Guida per le regole, specifica eventuali eccezioni se necessario e fai clic su Avanti.

7. Nell'ultima Guida per le regole, assegna un nome alla nuova regola nella sezione Passaggio1 , seleziona le opzioni di esecuzione desiderate nella sezione Passaggio2 e fai clic su Fine per completare.

Nota: Se appare la finestra di dialogo di avviso di Microsoft Outlook, fai clic sul pulsante OK per continuare.

8. Ora torna alla finestra di dialogo Regole e Avvisi, fai clic sul pulsante OK per salvare le modifiche e chiuderla.

Da ora in poi, tutte le email in uscita (o quelle che soddisfano i criteri specificati) verranno automaticamente assegnate alle categorie colore specificate.
Nota: È necessario che Outlook sia in esecuzione regolarmente. Se Outlook non è in esecuzione, la regola non categorizzerà le email in uscita.

4.3 Nota

Le categorie verranno inviate insieme alle email ai destinatari. Quando i destinatari ricevono queste email in Outlook, vedranno le categorie colore accanto all'email nell'elenco dei messaggi e nella parte superiore del contenuto del messaggio nel riquadro di lettura o nella finestra del messaggio.