Tag e-mail – Flag, livello di importanza, livello di riservatezza e categorie

1,1 Aggiungi un flag o un promemoria a una singola email prima dell'invio

Durante la composizione, la risposta o l’inoltro di un’e-mail nella finestra del messaggio, puoi aggiungere facilmente flag di follow-up, flag personalizzati o promemoria direttamente all’e-mail.

1,1.1 Aggiungi un flag di follow-up a una singola email prima dell'invio

Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro, fai clic su Messaggio > Follow Up, quindi seleziona un flag dal menu a discesa in base alle tue esigenze.

Verrà quindi visualizzata un'informazione relativa al flag sopra l'intestazione del messaggio, come mostrato nell'immagine seguente:

Suggerimenti:
(1) Se il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, fai clic sul pulsante Estrai per visualizzarlo nella finestra del messaggio.

(2) Dopo aver inviato questa email, il flag di follow-up verrà visualizzato automaticamente accanto al messaggio inviato nell'elenco dei messaggi e l'email verrà aggiunta automaticamente anche all'elenco delle attività da completare.

(3) Questi flag di follow-up funzionano esclusivamente in Outlook del mittente: i destinatari non li riceveranno.

1,1.2 Aggiungi un flag personalizzato o un promemoria a una singola email prima dell'invio

Se si desidera aggiungere un flag personalizzato o un promemoria all'email attualmente in fase di composizione, risposta o inoltro, procedere come segue:

1. Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro, fai clic su Messaggio > Follow Up > Personalizza oppure su Aggiungi promemoria, a seconda delle tue esigenze.

Nota: Se il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, devi prima fare clic sul pulsante Estrai per visualizzare il messaggio nella finestra del messaggio.

2. Nella finestra di dialogo Personalizza, passa alla sezione Flag per me e procedi come segue:
(1) Digita il testo del flag nella casella Flag per;
(2) Imposta la data di inizio e la data di scadenza in base alle tue esigenze;
(3) Se desideri aggiungere un promemoria per l'email, seleziona l'opzione Promemoria, quindi specifica la data e l'orario desiderati per il promemoria.

3. Fai clic sul pulsante OK.

4. Componi e invia l'email.

1,2 Applica automaticamente un flag a tutte le email inviate

Per applicare automaticamente un flag a tutte le email inviate, puoi creare una regola apposita.

1. Nella visualizzazione Posta, fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fai clic su Nuova regola nella scheda Regole email.

3. Nella Guida per le regole, fai clic per evidenziare Applica regola ai messaggi inviati da me, quindi clicca sul pulsante Avanti.

4. Nella seconda Guida per le regole, non selezionare alcuna condizione e fare clic direttamente su Avanti. Nella finestra di dialogo di Microsoft Outlook che viene visualizzata, fare clic su Sì per procedere.

Nota: Se desideri aggiungere flag solo alle email che soddisfano determinate condizioni, puoi selezionare le opzioni specifiche, definire le condizioni e fare clic sul pulsante Avanti.

5. Nella terza Guida per le regole:
(1) Seleziona l’opzione contrassegna il messaggio per l’azione tra un numero di giorni nella sezione Passaggio 1;
(2) Fai clic sul testo sottolineato azione tra un numero di giorni nella sezione Passaggio 2;
(3) Nella finestra di dialogo Contrassegna messaggio visualizzata, specifica il testo del flag e la durata del promemoria in base alle tue esigenze, quindi fai clic su OK;
(4) Ora torni alla Guida per le regole: fai clic su Avanti.

6. Nella quarta Guida alle regole, fai clic direttamente su Avanti.

Suggerimenti: Qui puoi impostare le eccezioni per l'applicazione di questa regola. Se necessario, indica quelle desiderate.

7. Nell’ultima schermata della Guida per le regole, assegna un nome alla regola, specifica le opzioni di esecuzione e fai clic sul pulsante Fine.

A volte viene visualizzata una finestra di avviso di Microsoft Outlook; fai clic sul pulsante OK per chiuderla.

8. Torniamo quindi alla finestra di dialogo Regole e avvisi e facciamo clic su OK per chiuderla.

D'ora in poi, tutti i messaggi in uscita verranno contrassegnati automaticamente.

Nota:
(1) La regola non contrassegnerà i messaggi in uscita se chiudiamo Outlook.
(2) La regola aggiungerà il contrassegno solo all’elemento inviato nella casella del mittente; i destinatari non riceveranno alcuna informazione relativa al contrassegno.

2,1 Contrassegnare un messaggio come importante

Quando si compone una nuova email o si risponde/inoltra un messaggio in Outlook, è possibile aggiungere o modificare la priorità del messaggio.
Nella finestra di composizione, risposta o inoltro, fai clic sul pulsante Alta importanza o Bassa importanza per impostare immediatamente la priorità del messaggio corrente.

Note:
(1) Se il pulsante Alta importanzao Bassa importanzaè già evidenziato, è possibile fare nuovamente clic su di esso per rimuovere la priorità di importanza dal messaggio.

(2) In alternativa, puoi fare clic sull’ancora nell’angolo in basso a destra del gruppo Tag nella scheda Messaggio per aprire la finestra Proprietà, selezionare una priorità dal menu a discesa Importanza e chiudere la finestra.

(3) Inoltre, nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro, puoi anche fare clic su File > Info > Proprietà per aprire la finestra Proprietà e impostare la priorità di importanza dal menu a discesa Importanza.

(4) Quando il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, puoi fare clic direttamente sui pulsanti Alta importanza o Bassa importanza nella scheda Messaggio (Strumenti composizione).

2,2 Contrassegnare automaticamente tutti i Nuova Email come importanti

Se si desidera contrassegnare automaticamente tutti i messaggi in uscita come ad alta priorità, è possibile configurare le opzioni di Outlook come segue:

1. Nella visualizzazione Posta, fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra Opzioni di Outlook, fare clic su Posta nella barra laterale sinistra, passare alla sezione Invio messaggi e impostare il livello predefinito di importanza dal menu a discesa Livello di importanza predefinito.

3. Fai clic sul pulsante OK.

D'ora in poi, tutti i Nuova Email e le risposte inviati verranno contrassegnati automaticamente con il livello predefinito di importanza specificato. Tuttavia, i messaggi inoltrati manterranno il livello di importanza dei messaggi originali.

2,3 Note

Quando i destinatari ricevono messaggi contrassegnati con diverse priorità, nell’elenco dei messaggi vedranno quelli ad alta priorità indicati da punti esclamativi rossi e quelli a bassa priorità contrassegnati da frecce blu rivolte verso il basso , come mostrato nello screenshot seguente.

Quando i destinatari leggono i messaggi nel riquadro di lettura o nelle finestre dei messaggi, l’indicazione del livello di importanza appare sotto l’intestazione del messaggio, come illustrato nello screenshot precedente.

3,1 Contrassegnare un messaggio come riservato, privato, personale o normale

Nelle nuove finestre di composizione, risposta o inoltro, è possibile impostare facilmente uno stato di riservatezza per il messaggio corrente come segue:

1. Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro, fai clic su File > Info > Proprietà per aprire la finestra Proprietà.

Suggerimenti:
(1) In alternativa, puoi aprire la finestra Proprietà facendo clic sull’ancora nell’angolo in basso a destra del gruppo Tag nella scheda Messaggio.

(2) Se il messaggio di risposta o inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, fai clic sull’ancora nell’angolo in basso a destra del gruppo Tag nella scheda Messaggio (Strumenti composizione).

2. Nella finestra Proprietà, seleziona lo stato di riservatezza desiderato dal menu a discesa Riservatezza, quindi chiudi la finestra.

La riservatezza è ora attivata per il messaggio corrente; componilo e invialo secondo necessità.

3,2 Contrassegnare automaticamente tutti i Nuova Email come riservati, privati, personali o normali

È anche possibile configurare le opzioni di Outlook per aggiungere automaticamente lo stato di riservatezza specificato a tutti i Nuova Email.

1. Nella visualizzazione Posta, fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra laterale sinistra, vai alla sezione Invio messaggi e imposta il livello predefinito di riservatezza desiderato.

3. Fai clic sul pulsante OK.

D'ora in poi, tutti i Nuova Email verranno impostati automaticamente con lo stato predefinito di riservatezza.

Suggerimento: le risposte e gli inoltri manterranno la riservatezza dei messaggi originali.

3,3 Note

1. Quando i destinatari ricevono un messaggio con uno stato di riservatezza, visualizzano tale informazione sotto l’intestazione del messaggio quando lo leggono nel riquadro di lettura o nella finestra del messaggio.

2. Un messaggio con livello di riservatezza Privato non verrà inoltrato né rediretto dalle regole della Posta in arrivo del destinatario.

È inoltre possibile aggiungere una o più categorie a un messaggio durante la composizione, la risposta o l’inoltro in Outlook.

4,1 Assegnare una categoria a un messaggio

Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro, è possibile aggiungere una o più categorie al messaggio come segue:

1. Nella nuova finestra di composizione, risposta o inoltro, fai clic su File > Info > Proprietà per aprire la finestra Proprietà.

Suggerimenti:

(1) È anche possibile fare clic sull’ancora nell’angolo in basso a destra del gruppo Tag nella scheda Messaggio per aprire la finestra Proprietà.

(2) Se il messaggio di risposta o di inoltro è incorporato nel riquadro di lettura, puoi fare clic sull’ancora nell’angolo in basso a destra del gruppo Tag nella scheda Messaggio (Strumenti composizione) per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

2. Nella finestra di dialogo Proprietà, seleziona le categorie desiderate dal menu a discesa Categorie e chiudi la finestra di dialogo.

Suggerimenti:
(1) Puoi selezionare una categoria colore alla volta dal menu a discesa Categorie, ripetendo l’operazione per aggiungere più categorie colore.

(2) Puoi anche fare clic su Categorie > Tutte le categorie per aprire la finestra di dialogo Categoria colore. Nella nuova finestra, puoi creare, rinominare o eliminare categorie in base alle tue esigenze oppure selezionarne più di una contemporaneamente, se necessario.

(3) Nella finestra di dialogo Proprietà, fai clic su Categorie > Rimuovi tutte le categorie per rimuovere tutte le categorie esistenti dall’e-mail attualmente in modifica.
Componi quindi e invia l’e-mail come desideri.

4,2 Categorizza automaticamente tutti i Nuova Email

In alcuni casi potresti aver bisogno di categorizzare automaticamente tutti i messaggi in uscita o solo quelli che soddisfano determinati criteri; puoi creare una regola per ottenere questo risultato.

1. Nella visualizzazione Posta, fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fai clic sul pulsante Nuova regola nella scheda Regole e-mail.

3. Nella Guida per le regole, fai clic per evidenziare l’opzione Applica regola ai messaggi inviati da me e poi sul pulsante Avanti.

4. Nella seconda Guida per le regole, fai clic sul pulsante Avanti senza specificare alcuna condizione, quindi fai clic sul pulsante Sì nella finestra di dialogo di Microsoft Outlook.

Suggerimenti: Se devi assegnare categorie alle e-mail in base a determinati criteri, seleziona le condizioni corrispondenti e personalizzale secondo le tue esigenze.

5. Nella terza Guida per le regole, procedi come segue:
(1) Seleziona l’opzione assegna alla categoria categoria nella sezione Passo 1;
(2) Fai clic sul testo sottolineato «categoria» nella sezione Passo 2;
(3) A questo punto si aprirà la finestra di dialogo Categoria colore; seleziona una o più categorie colore in base alle tue esigenze;
(4) Fai clic sul pulsante OK;
(5) Fai clic sul pulsante Avanti nella Guida per le regole.

6. Nella quarta Guida alle regole, specifica eventuali eccezioni, se necessario, e fai clic sul pulsante Avanti.

7. Nell’ultima Guida per le regole, assegna un nome alla nuova regola nella sezione Passo 1, seleziona le opzioni di esecuzione desiderate nella sezione Passo 2 e fai clic sul pulsante Fine.

Nota: se viene visualizzata la finestra di avviso di Microsoft Outlook, fai clic sul pulsante OK per procedere.

8. Ora tornerai alla finestra di dialogo Regole e avvisi; fai clic sul pulsante OK per salvare le modifiche e chiuderla.

D’ora in poi, tutti i messaggi in uscita (o quelli che soddisfano i criteri specificati) verranno automaticamente assegnati alle Categorie colore indicate.
Suggerimenti: Outlook deve essere in esecuzione regolarmente. Se non è attivo, la regola non applicherà le categorie ai messaggi in uscita.

4,3 Note

Le categorie verranno inviate insieme alle e-mail ai destinatari. Quando i destinatari ricevono questi messaggi in Outlook, vedranno le Categoria colore accanto all’e-mail nell’elenco dei messaggi e in alto nel contenuto del messaggio nel riquadro di lettura o nella finestra del messaggio.