Rispondere alle email in Outlook

In Outlook, puoi rispondere facilmente a un'email seguendo questi passaggi:

Se sei abituato a leggere le email nel riquadro di lettura, puoi selezionare l'email a cui vuoi rispondere nell'elenco dei messaggi e poi fare clic su Home > Rispondi per rispondere solo al mittente, oppure fai clic su Home > Rispondi a tutti per rispondere contemporaneamente al mittente e a tutti i destinatari.

Se preferisci leggere le email nella finestra del messaggio, puoi fare clic su Messaggio > Rispondi per rispondere solo al mittente, oppure fai clic su Messaggio > Rispondi a tutti per rispondere contemporaneamente al mittente e a tutti i destinatari.

Per lavorare in modo più efficiente, alcuni utenti preferiscono utilizzare le scorciatoie da tastiera in Outlook. Anche noi possiamo utilizzare le scorciatoie per rispondere rapidamente alle email in Outlook.

Dopo aver selezionato l'email nell'elenco dei messaggi o averla aperta nella finestra del messaggio, possiamo:
A. Premi Ctrl + R insieme per rispondere solo al mittente dell'email selezionata o aperta;
B. Premi Ctrl + Shift + R insieme per rispondere al mittente e a tutti i destinatari nei campi A e CC dell'email.

Per impostazione predefinita, quando si risponde a un'email, il messaggio di risposta include il messaggio originale senza rientro. Tuttavia, è possibile configurare le opzioni di risposta e modificare le impostazioni secondo le proprie esigenze.

1. Fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra laterale sinistra, vai alla sezione Risposte e inoltri e seleziona un'opzione dal menu a tendina Quando si risponde a un messaggio a seconda delle preferenze.

3. Fai clic sul pulsante OK.

Note:

(1) Se selezioni Non includere il messaggio originale dal menu a tendina Quando si risponde a un messaggio nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, il messaggio di risposta verrà creato senza alcun contenuto.

(2) Se selezioni Allega il messaggio originale dal menu a tendina Quando si risponde a un messaggio nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, il messaggio originale verrà aggiunto come allegato nel messaggio di risposta.

(3) Se selezioni Includi il testo del messaggio originale dal menu a tendina Quando si risponde a un messaggio nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l'email originale (inclusi corpo e intestazione) verrà aggiunta nel corpo del messaggio di risposta.

(4) Se selezioni Includi e rientra il testo del messaggio originale dal menu a tendina Quando si risponde a un messaggio nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l'email originale (inclusi intestazione e contenuto) verrà aggiunta nel corpo del messaggio di risposta con rientro a sinistra.

(5) Se selezioni Prefissa ogni riga del messaggio originale dal menu a tendina Quando si risponde a un messaggio nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l'email originale (inclusi intestazione e contenuto) verrà aggiunta nel corpo del messaggio di risposta e verrà aggiunta anche una linea verticale blu a sinistra del contenuto.

A partire da Outlook2013, quando leggiamo e rispondiamo a un'email direttamente nel riquadro di lettura, il messaggio di risposta viene incorporato automaticamente nel riquadro stesso. Alcuni utenti potrebbero preferire aprire la risposta in una nuova finestra. In questa sezione vengono illustrate le soluzioni per aprire una o tutte le risposte in nuove finestre.

4.1 Aprire una singola risposta in una nuova finestra

Quando un messaggio di risposta è incorporato nel riquadro di lettura, possiamo fare clic sul pulsante Apri in una nuova finestra nell'angolo in alto a sinistra del riquadro di lettura per aprire direttamente la risposta in una nuova finestra del messaggio.

4.2 Aprire sempre tutte le risposte in una nuova finestra

Puoi anche configurare le opzioni di Outlook per aprire automaticamente tutte le risposte in nuove finestre del messaggio.

1. Fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra laterale sinistra, vai alla sezione Risposte e inoltri e seleziona Apri risposte e inoltri in una nuova finestra come opzione.

3. Fai clic sul pulsante OK.

Da ora in poi, tutti i messaggi di risposta verranno aperti automaticamente in nuove finestre del messaggio in Outlook.

Note:
(1) Se l'opzione Apri risposte e inoltri in una nuova finestra è abilitata, anche tutti i messaggi inoltrati verranno aperti automaticamente in nuove finestre.
(2) Se apriamo un'email nella finestra del messaggio e poi rispondiamo facendo clic su Messaggio > Rispondi o Rispondi a tutti, il messaggio di risposta si aprirà direttamente in una nuova finestra.

A volte, per distinguere le risposte dalle altre email, come nuove email o inoltri, desideriamo impostare colori o dimensioni del carattere differenti per il testo del messaggio di risposta. Questa sezione mostra come configurare queste impostazioni in dettaglio.

1. Fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra laterale sinistra, quindi fai clic sul pulsante Elementi decorativi e caratteri nella sezione Componi messaggi .

3. Nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi, fai clic sul pulsante Carattere nella sezione Messaggi di risposta o inoltrati .

4. Nella finestra di dialogo Carattere, puoi impostare il carattere secondo le tue esigenze:
(1) Per rispondere con testo più grande o più piccolo, scegli una dimensione appropriata nella casella Dimensione ;
(2) Per rispondere con testo di colore diverso, seleziona semplicemente un colore dal menu a tendina Colore carattere ;
(3) Puoi anche impostare altri stili di carattere come grassetto, corsivo, sottolineato, maiuscole, barrato, ecc.

Nota: Puoi visualizzare direttamente l'anteprima del testo con tutta la formattazione specificata nella sezione Anteprima della finestra di dialogo Carattere.

5. Fai clic sui pulsanti OK in sequenza per salvare le modifiche e chiudere tutte le finestre di dialogo.

Da ora in poi, quando digiti il testo nel messaggio di risposta, il testo verrà automaticamente formattato con il colore, la dimensione o lo stile di carattere specificati. Vedi screenshot:

Nota: Questa operazione modificherà anche lo stile e il colore del carattere nelle email inoltrate.

Alcuni utenti di Outlook notano che c'è un gruppo di comandi rapidi nella barra laterale destra del riquadro di lettura, come mostrato nello screenshot. Questa barra verticale consente di eliminare, spostare, rispondere o aprire rapidamente le email. È possibile abilitare questa barra verticale per rispondere velocemente alle email in Outlook.

1. Fai clic sulla Personalizza barra di accesso rapido freccia nella barra di accesso rapido > Modalità tocco/mouse.

Nota:

In alcune versioni di Outlook, il comando Modalità tocco/mouse non viene visualizzato nel menu a discesa della Personalizza barra di accesso rapido . Puoi aggiungere il comando alla barra di accesso rapido come segue:
1. Fai clic su Personalizza barra di accesso rapido freccia > Altri comandi;
2. Ora si apre la finestra di dialogo Opzioni di Outlook con la Barra di accesso rapido attiva nella barra laterale sinistra. Devi (1) selezionare Tutti i comandi dal menu a tendina Scegli comandi da , (2) fai clic per evidenziare Modalità tocco/mouse nella lista a sinistra, (3) fai clic su Aggiungi pulsante, (4) Fai clic su OK pulsante.

2. Ora il comando Modalità tocco/mouse è stato aggiunto alla barra di accesso rapido. Fai clic su Modalità tocco/mouse pulsante , quindi seleziona Tocco dal menu a discesa.

Ora il gruppo di comandi rapidi viene aggiunto verticalmente sul lato destro del riquadro di lettura.

3. Nell'elenco dei messaggi seleziona l'email a cui vuoi rispondere, fai clic sul pulsante Rispondi con pulsante all'estrema destra del riquadro di lettura, quindi seleziona Rispondi o Rispondi a tutti dal menu a discesa.

4. Il messaggio di risposta viene ora incorporato nel riquadro di lettura. Componilo e invialo secondo le tue necessità.

Nota:
(1) Puoi fare clic su Modalità tocco/mouse > Modalità mouse nella barra di accesso rapido per nascondere il gruppo di comandi rapidi sul lato destro del riquadro di lettura.
(2) In questo caso, se vuoi aprire la risposta in una nuova finestra, fai clic sul pulsante Apri in una nuova finestra del gruppo di comandi rapidi per aprirla nella finestra del messaggio.

Se riceviamo nuove email in Outlook mentre siamo fuori ufficio, ad esempio in vacanza o a pranzo, possiamo abilitare le risposte automatiche per rispondere tempestivamente a queste email.

7.1 Invia risposte automatiche con la funzione Risposte automatiche

Per gli account di tipo Exchange, possiamo abilitare la funzione Risposte automatiche per rispondere facilmente alle nuove email in arrivo in Outlook.

1. Fai clic su File > Informazioni > Risposte automatiche.

2. Nella finestra di dialogo Risposte automatiche, procedi come segue:
(1) Seleziona l'opzione Invia risposte automatiche ;
(2) Facoltativo. Seleziona l'opzione Invia solo durante questo intervallo di tempo e specifica l'ora di inizio e di fine secondo necessità.
(3) Nella scheda All'interno dell'organizzazione digita il contenuto del messaggio di risposta automatica.

Nota: Se desideri rispondere automaticamente a tutte le email ricevute, puoi abilitare la scheda Al di fuori dell'organizzazione seleziona l'opzione Solo i miei contatti oppure Chiunque al di fuori dell'organizzazione secondo necessità, quindi digita il contenuto del messaggio.

3. Fai clic sul pulsante OK.

Da questo momento, quando apriamo le cartelle di posta dell'account Exchange specificato, verrà visualizzata una nota orizzontale sotto la barra multifunzione che ci ricorda: "Le risposte automatiche sono attive per questo account". Possiamo fare clic sul pulsante Disattiva per disabilitare direttamente le risposte automatiche, oppure fare clic sulla x all'estrema destra per nascondere la nota.

7.2 Invia risposte automatiche tramite una regola email

Come sappiamo, gli account email POP3 o IMAP non supportano le risposte automatiche in Outlook. Se il nostro account è di tipo POP3 o IMAP, possiamo creare una regola email per abilitare le risposte automatiche in Outlook.

Per prima cosa, dobbiamo creare un modello email per la regola di risposta automatica.

1. Crea Home > Nuova Email per creare una nuova email e inserisci il contenuto della risposta automatica nel corpo del messaggio.

2. Nella finestra di composizione del nuovo messaggio, fai clic su File > Salva con nome.

3. Nella finestra di dialogo Salva con nome, inserisci un nome per il modello, seleziona Modello di Outlook dal menu a tendina Salva come tipo e fai clic su Salva pulsante.

Ora il modello di risposta automatica è stato creato. Possiamo procedere con la creazione della regola di risposta automatica.

4. Fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

5. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, sotto la scheda Regole email fai clic su Nuova regola pulsante.

6. Nella Guida per le regole, seleziona Applica regola ai messaggi che ricevo e fai clic su Avanti pulsante.

7. Nella seconda Guida per le regole, specifica le condizioni per filtrare le email ricevute (ad esempio, seleziona l'opzione Inviato solo a me ), quindi fai clic su Avanti pulsante.

8. Nella terza Guida, seleziona rispondi utilizzando un modello specifico nella sezione Passaggio1 e poi fai clic sul testo sottolineato un modello specifico nella sezione Passaggio2 .

9. Nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta, seleziona Modelli utente nel file system dal menu a tendina Cerca in , seleziona il modello di risposta automatica appena creato e fai clic su Apri pulsante.

10. Torna alla terza Guida per le regole, fai clic su Avanti.

11. Nella quarta Guida per le regole, specifica eventuali eccezioni oppure lascia vuoto e fai clic su Avanti.

12. Nell'ultima Guida per le regole, assegna un nome alla regola nella casella Passaggio1 , seleziona le opzioni di esecuzione nella sezione Passaggio2 e fai clic su Fine pulsante.

13. Nella finestra di avviso di Microsoft Outlook che appare, fai clic su OK per continuare.

14. Torna alla finestra Regole e avvisi. Assicurati che la nuova regola di risposta automatica sia selezionata e fai clic su OK per chiudere la finestra.

Da ora in poi, tutte le nuove email che soddisfano le condizioni specificate riceveranno una risposta automatica con il modello preimpostato.

7.3 Invia risposte automatiche tramite un componente aggiuntivo di terze parti

Questa sezione presenta un componente aggiuntivo di terze parti, Kutools per Outlook, che consente di abilitare rapidamente le risposte automatiche con contenuto predefinito su uno o più account email, indipendentemente dal tipo!

1. Dopo aver installato Kutools per Outlook, fai clic su Kutools > Rispondi > Gestisci risposta automatica in Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Gestisci risposta automatica, puoi procedere come segue:
(1) Seleziona gli account email per cui abilitare la risposta automatica;
(2) Nella casella Rimuovi prefisso oggetto inserisci le parole che verranno aggiunte prima dell'oggetto delle email originali;
(3) Nella casella Testo risposta automatica inserisci il contenuto della risposta automatica.

3. Fai clic sul pulsante OK. Ora la funzione Risposta automatica è abilitata per gli account email specificati. Da questo momento, quando arriveranno nuove email su questi account, riceveranno una risposta automatica con il contenuto specificato.

Nota: Puoi disabilitare facilmente la funzione Risposta automatica facendo nuovamente clic su Kutools > Rispondi > Abilita risposta automatica .

Quando rispondi a un'email in Outlook, gli allegati dell'email originale non vengono aggiunti automaticamente al messaggio di risposta. Per mantenere gli allegati nella risposta, puoi utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti o la funzione copia e incolla.

8.1 Rispondere con allegati tramite copia e incolla

Per rispondere con allegati in Outlook, puoi copiare tutti gli allegati dall'email originale e incollarli nel messaggio di risposta.

1. Fai clic per aprire l'email a cui vuoi rispondere nel riquadro di lettura.

2. Fai clic con il tasto destro su uno degli allegati e scegli Seleziona tutto dal menu contestuale.

3. Premi Ctrl + C per copiare gli allegati selezionati.

4. Fai clic su Home > Rispondi o Rispondi a tutti per rispondere all'email.

5. Ora il messaggio di risposta è aperto. Posiziona il cursore nel corpo del messaggio e premi Ctrl + V per incollare gli allegati. Ora vedrai tutti gli allegati aggiunti nella barra degli allegati.

6. Componi il messaggio di risposta e invialo secondo necessità.

8.2 Rispondere con allegato tramite un componente aggiuntivo di terze parti

Puoi anche utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti, Kutools per Outlook, per rispondere rapidamente a un'email mantenendo tutti gli allegati dell'email originale in Outlook.

1. Seleziona l'email a cui vuoi rispondere e fai clic su Kutools > Rispondi > Rispondi con Allegato o Rispondi a tutti con Allegato.

2. Ora il messaggio di risposta si apre mantenendo tutti gli allegati dell'email originale. Componi il messaggio di risposta e invialo secondo necessità.

Quando utilizziamo la funzione Rispondi a tutti per rispondere a un'email al mittente e agli altri destinatari, il nostro indirizzo email non viene incluso come destinatario nella risposta. In questa sezione vengono presentate due soluzioni per rispondere a tutti includendo anche noi stessi.

9.1 Rispondi a tutti inclusi me stesso tramite una regola email

Possiamo creare una regola email per inviare sempre una copia (Cc) delle nostre risposte a noi stessi in Outlook, risolvendo facilmente il problema.

1. Fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, sotto la scheda Regole email fai clic su Nuova regola pulsante.

3. Nella Guida per le regole, seleziona Applica regola ai messaggi che invio e fai clic su Avanti pulsante.

4. Nella seconda Guida per le regole, seleziona con parole specifiche nell'oggetto nella sezione Passaggio1 e poi fai clic sul testo sottolineato parole specifiche nella sezione Passaggio2 .

5. Nella finestra di dialogo Cerca testo, digita RE: nella prima casella, fai clic su Aggiungi pulsante, quindi fai clic su OK pulsante. Vedi screenshot:

6. Torna alla seconda Guida per le regole, fai clic su Avanti.

7. Nella terza Guida per le regole, seleziona Cc il messaggio a persone o gruppo pubblico nella sezione Passaggio1 e fai clic sul testo sottolineato persone o gruppo pubblico nella sezione Passaggio2 .

8. Nella finestra di dialogo Indirizzo delle regole, inserisci il tuo indirizzo email nella casella A e fai clic su OK pulsante.

Nota:
(1) Se desideri inviare la copia a più contatti, inserisci gli indirizzi email separati da punto e virgola.
(2) Puoi anche selezionare i contatti e poi fare clic su A pulsante per aggiungerli come destinatari.

9. Torna alla terza Guida per le regole e fai clic su Avanti per continuare.

10. Nella quarta Guida per le regole, specifica eventuali eccezioni o lascia vuoto e fai clic su Avanti.

11. Ora si apre l'ultima Guida per le regole. Puoi procedere come segue:
(1) Inserisci un nome per la nuova regola nella casella Passaggio1 ;
(2) Nella sezione Passaggio2 seleziona le opzioni di esecuzione secondo necessità;
(3) Fai clic su Fine pulsante.

12. Nella finestra di avviso di Microsoft Outlook che appare, fai clic su OK.

13. Torna alla finestra Regole e avvisi. Assicurati che la nuova regola email sia selezionata e fai clic su OK per chiudere la finestra.

Da ora in poi, tutte le risposte che invieremo saranno automaticamente inviate in copia a noi stessi.

Nota:
(1) Questa regola invierà una copia non solo delle risposte inviate a tutti i destinatari, ma anche delle risposte inviate solo ai mittenti.
(2) Anche se hai più account email in Outlook, la regola non può identificare in quale account si trova l'email e invierà la copia solo all'account specificato.

9.2 Rispondi a tutti inclusi me stesso tramite uno strumento avanzato

Puoi anche utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti, Kutools per Outlook, per abilitare la funzione Includi me stesso quando rispondi a tutti e aggiungere sempre il tuo account email come destinatario A nel messaggio di risposta.

1. Dopo aver installato Kutools per Outlook, fai clic su Kutools > Opzioni.

2. Ora si apre la finestra di dialogo Opzioni. Attiva la scheda Rispondi , seleziona la casella Includi me stesso quando rispondi a tutti e fai clic su OK pulsante.

Da ora in poi, quando selezioniamo un'email e facciamo clic su Home > Rispondi a tutti, il nostro indirizzo email verrà aggiunto automaticamente come destinatario A nel messaggio di risposta.

Nota: Se hai più account email in Outlook, solo l'account in cui si trova l'email a cui stai rispondendo verrà aggiunto come destinatario A nel messaggio di risposta.

Di solito riceviamo email in diversi formati di messaggio e le risposte ereditano il formato dell'email originale per impostazione predefinita. Tuttavia, possiamo cambiare il formato del messaggio per una singola risposta o rispondere sempre in un formato fisso. Questi argomenti sono trattati in altre guide: clicca sui link corrispondenti per maggiori dettagli.

10.1 Cambiare il formato del messaggio per una singola risposta:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Rispondere sempre in formato Testo normale:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Rispondere sempre in formato HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Come sappiamo, è possibile specificare firme diverse per ogni account email e anche impostare firme differenti per nuove email e risposte/inoltri. Clicca sul link qui sotto per maggiori dettagli:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically