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Rispondi alle e-mail in Outlook

In generale, possiamo facilmente rispondere a un'e-mail selezionando l'e-mail e facendo clic Casa > Rispondi or Rispondi a tutti in Outlook. Tuttavia, a volte abbiamo bisogno di rispondere in modi speciali, come gli allegati rimanenti delle e-mail originali nelle risposte, rispondere a tutti inclusi noi stessi, rispondere automaticamente con caratteri piccoli / grandi in diversi colori, ecc. Qui, questo tutorial mostrerà le soluzioni da risolvere questi problemi uno per uno.

Tabella dei Contenuti

Osservazioni:: I metodi introdotti in questa pagina si applicano al programma desktop Microsoft Outlook 2019 in Windows 10. E le istruzioni possono variare in modo significativo o leggermente a seconda della versione di Microsoft Outlook e degli ambienti Windows.


1. Rispondi o Rispondi a tutti

In Outlook, puoi facilmente rispondere a un'e-mail facilmente come segue:

Se sei abituato a leggere le e-mail nel riquadro di lettura, puoi selezionare l'e-mail a cui risponderai nell'elenco dei messaggi, quindi fare clic su Casa > Rispondi per rispondere solo al mittente oppure fare clic su Casa > Rispondi a tutti per rispondere insieme al mittente ea tutti i destinatari.

Se preferisci leggere le e-mail nella finestra del messaggio, puoi fare clic su Messaggio > Rispondi per rispondere solo al mittente oppure fare clic su Messaggio > Rispondi a tutti per rispondere al mittente ea tutti i destinatari contemporaneamente.


2. Rispondi con le scorciatoie da tastiera

Per lavorare in modo più efficiente, alcuni utenti vorrebbero applicare le scorciatoie da tastiera in Outlook. Possiamo anche utilizzare le scorciatoie da tastiera per rispondere rapidamente alle e-mail in Outlook.

Dopo aver selezionato l'e-mail nell'elenco dei messaggi o aver aperto l'e-mail nella finestra del messaggio, possiamo:
A. stampa Ctrl + R tasti insieme per rispondere alla mail selezionata o di apertura solo al mittente;
B. stampa Ctrl + spostamento + R i tasti insieme per rispondere all'e-mail selezionata o di apertura al mittente ea tutti i destinatari nel file A e Cc campi.


3. Impostazioni generali di risposta

Per impostazione predefinita, quando si risponde a un'e-mail, il messaggio di risposta include il messaggio originale senza rientro. Tuttavia, possiamo configurare le opzioni di risposta e modificare le impostazioni di risposta di cui abbiamo bisogno.

1. Clic Compila il > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fare clic su posta nella barra laterale sinistra, vai al Risposte e in avanti sezione e seleziona un'opzione dal file Quando si risponde a un messaggio menu `A tendina.

3. Clicca il OK pulsante.

Note:

(1) Se si seleziona Non includere il messaggio originale dal Quando si risponde a un messaggio elenco a discesa nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, il messaggio di risposta verrà creato senza alcun contenuto del messaggio.

(2) Se si seleziona Allega messaggio originale dal Quando si risponde a un messaggio elenco a discesa nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, il messaggio originale viene aggiunto come allegato nel messaggio di risposta.

(3) Se si seleziona Includi il testo del messaggio originale dal Quando si risponde a un messaggio elenco a discesa nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l'email originale (inclusi sia il corpo del messaggio che l'intestazione del messaggio) verrà aggiunta nel corpo del messaggio di risposta.

(4) Se si seleziona Includi e rientra il testo del messaggio originale dal Quando si risponde a un messaggio elenco a discesa nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l'e-mail originale (inclusi l'intestazione e il contenuto del messaggio) verrà aggiunta al corpo del messaggio di risposta con il rientro sinistro.

(5) Se si seleziona Prefisso ogni riga del messaggio originale dal Quando si risponde a un messaggio dall'elenco a discesa nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l'e-mail originale (inclusa l'intestazione e il contenuto del messaggio) verrà aggiunta nel corpo del messaggio di risposta e verrà aggiunta anche una linea verticale blu prefisso all'estremità sinistra del contenuto.


4. Apri le risposte

Da Outlook 2013, quando leggiamo e rispondiamo a un'e-mail direttamente nel riquadro di lettura, il messaggio di risposta viene incorporato automaticamente nel riquadro di lettura. Alcuni utenti di Outlook potrebbero dover visualizzare il messaggio di risposta in una nuova finestra. Qui, questa sezione ti mostrerà le soluzioni per far apparire una o tutte le risposte nelle finestre dei messaggi.

4.1 Apri un messaggio di risposta

Quando un messaggio di risposta è incorporato nel riquadro di lettura, possiamo fare clic su Saltare fuori nell'angolo in alto a sinistra del riquadro di lettura per aprire direttamente il messaggio di risposta in una nuova finestra del messaggio.

4.2 Separa sempre tutte le risposte

È inoltre possibile configurare le opzioni di Outlook in modo che le risposte vengano sempre visualizzate automaticamente nelle nuove finestre dei messaggi.

1. Clic Compila il > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fare clic su posta nella barra di sinistra, vai al Risposte e in avanti sezione e spuntare il Apri risposte e avanti in una nuova finestra opzione.

3. Clicca il OK pulsante.

D'ora in poi, tutti i messaggi di risposta verranno aperti automaticamente in nuove finestre di messaggi in Outlook.

Note:
(1) Se il file Apri risposte e avanti in una nuova finestra è abilitata, tutti i messaggi di inoltro verranno automaticamente aperti anche nelle nuove finestre dei messaggi.
(2) Se apriamo prima un'e-mail nella finestra del messaggio, quindi rispondiamo facendo clic Messaggio > Rispondi or Rispondi a tutti, il messaggio di risposta si aprirà direttamente in una nuova finestra.


5. Rispondi con caratteri piccoli / grandi o con caratteri di colore diverso

A volte, per distinguere le risposte da altre e-mail, dice nuove e-mail o e-mail di inoltro, vogliamo impostare colori o dimensioni dei caratteri diversi per il testo del messaggio nel messaggio di risposta. Questa sezione mostrerà la guida dettagliata per farlo.

1. Clic Compila il > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fare clic su posta nella barra di sinistra, quindi fare clic su Cancelleria e caratteri nel pulsante Scrivi messaggi .

3. Nella finestra di dialogo Firme e elementi decorativi, fare clic su fonte nel pulsante Risposta o inoltro di messaggi .

4. Nella finestra di dialogo Carattere, possiamo impostare il carattere di cui hai bisogno:
(1) Per rispondere con un testo più grande o più piccolo, scegli una dimensione del carattere adeguata nel file TAGLIA: casella di riepilogo;
(2) Per rispondere con un testo di colore diverso, è sufficiente specificare un colore del carattere dal file Colore del carattere menu `A tendina;
(3) Possiamo anche impostare altri stili di carattere di cui hai bisogno, dice grassetto, corsivo, sottolineato, maiuscolo, barrato, ecc.

Tip: Possiamo visualizzare in anteprima direttamente il testo con tutta la formattazione specificata nel file Anteprima sezione della finestra di dialogo Carattere.

5. Clicca il OK pulsanti in successione per salvare le modifiche e chiudere tutte le finestre di dialogo.

D'ora in poi, quando digitiamo del testo nel messaggio di risposta, il testo digitato verrà formattato automaticamente con il colore, la dimensione del carattere o altri stili di carattere specificati. Vedi screenshot:

Note: Questa operazione cambierà anche gli stili dei caratteri e il colore dei caratteri nelle email di inoltro.


6. Rispondi sul lato destro

Alcuni utenti di Outlook notano che è presente un gruppo di comandi rapidi sulla barra laterale destra del riquadro di lettura come mostrato nell'immagine sottostante. Questa barra verticale ci consente di eliminare, spostare, rispondere o aprire rapidamente le e-mail il prima possibile. Possiamo anche abilitare questa barra verticale per rispondere rapidamente alle e-mail in Outlook.

1. Clicca il Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido freccia nella barra degli strumenti di accesso rapido> Modalità tocco / mouse.

Note:

In alcune versioni di Outlook, il Modalità tocco / mouse common non viene visualizzato in Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido menu a discesa. Possiamo aggiungere il comune nella barra degli strumenti di accesso rapido come segue:
1. Clic Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido freccia > Altri comandi;
2. Ora si apre la finestra di dialogo Opzioni di Outlook con l'estensione Barra degli strumenti di accesso rapido abilitato nella barra di sinistra. Abbiamo bisogno di (1) select Tutti i comandi dal Scegli comandi da menu `A tendina, (2) fare clic per evidenziare Modalità tocco / mouse nella casella di riepilogo a sinistra, (3) fare clic sul Aggiungi pulsante, (4) Clicca su OK pulsante.

2. Poi il Modalità tocco / mouse comando viene aggiunto nella barra degli strumenti di accesso rapido. Clicca il Modalità tocco / mouse pulsante , Quindi selezionare toccare Dal menu a discesa.

Ora il gruppo di comandi rapidi viene aggiunto verticalmente sul lato destro del riquadro di lettura.

3. Nell'elenco dei messaggi fare clic per selezionare l'e-mail a cui rispondere, fare clic su Risposta pulsante nell'estrema destra del riquadro di lettura, quindi selezionare Rispondi or Rispondi a tutti Dal menu a discesa.

4. Quindi il messaggio di risposta viene incorporato nel riquadro di lettura. Componi e invialo quando ti serve.

Note:
(1) È possibile fare clic su Modalità tocco / mouse > Modalità mouse nella barra degli strumenti di accesso rapido per nascondere il gruppo di quick commons sul lato destro del riquadro di lettura.
(2) In questo caso, se si desidera far apparire il messaggio di risposta, fare clic su Saltare fuori pulsante del gruppo di comandi rapidi per aprirlo nella finestra del messaggio.


7. Risposta automatica

Se arrivano nuove email nel nostro Outlook quando siamo fuori sede, dice che siamo in vacanza, fuori a pranzo, ecc., Possiamo abilitare le risposte automatiche per rispondere a queste email in tempo.

7.1 Invia risposte automatiche con la funzione Risposte automatiche

Per i tipi di account di scambio, possiamo abilitare il Risposte automatiche funzionalità per rispondere facilmente alle nuove e-mail in arrivo in Outlook.

1. Clic Compila il > Informazioni > Risposte automatiche.

2. Nella finestra di dialogo Risposte Relies Automatiche, è necessario:
(1) Controllare il file Invia risposte automatiche opzione;
(2) È opzionale. Spunta il file Invia solo durante questo intervallo di tempo opzione, quindi specificare l'ora di inizio e l'ora di fine secondo necessità.
(3) Sotto Dentro la mia organizzazione scheda, digitare il contenuto del messaggio delle risposte automatiche.

Note: Se dobbiamo rispondere automaticamente a tutte le e-mail ricevute, puoi abilitare il Fuori dalla mia organizzazione scheda, controlla il file Solo i miei contatti or Chiunque al di fuori della mia organizzazione opzione di cui hai bisogno, quindi digita il contenuto del messaggio.

3. Fare clic sul OK pulsante.

D'ora in poi, quando apriremo le cartelle di posta dell'account di scambio specificato, mostrerà una nota orizzontale sotto la barra multifunzione per ricordarci "Sono state inviate risposte automatiche per questo account". E possiamo fare clic su spegnere per disabilitare direttamente le risposte automatiche e fare clic sul pulsante x all'estrema destra per nascondere la nota.

7.2 Inviare risposte automatiche con una regola di posta elettronica

Per quanto ne sappiamo, gli account di posta elettronica POP3 o IMAP non supportano le risposte automatiche in Outlook. Se il nostro tipo di account di posta elettronica è POP3 o IMAP, possiamo creare una regola di posta elettronica per abilitare le risposte automatiche in Outlook.

Innanzitutto, dobbiamo creare un modello di email per la regola delle risposte automatiche.

1. Creare Casa > nuova e-mail per creare una nuova e-mail e digitare il contenuto di risposta automatica nel corpo del messaggio.

2. Nella finestra del nuovo messaggio di composizione, fare clic su Compila il > Salva con nome.

3. Nella finestra di dialogo Salva con nome, digita un nome per il modello, seleziona Modello di Outlook dal Salva come tipo elenco a discesa e fare clic su Risparmi pulsante.

Ora viene creato il modello di risposta automatica. Possiamo procedere alla creazione della regola di risposta automatica.

4. Clic Casa > Regole > Gestisci regole e avvisi.

5. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, sotto Regole email scheda, fare clic su Nuova regola pulsante.

6. Nella Creazione guidata regole, fare clic per evidenziare il file Applica la regola sui messaggi che ricevo opzione e fare clic su Prossimo pulsante.

7. Nella seconda Creazione guidata regole, specifica le condizioni in base alle quali filtrerai le e-mail ricevute (nel mio caso, spunta il file invia solo a me opzione) e fare clic su Prossimo pulsante.

8. Nella terza procedura guidata, seleziona il file rispondi usando un modello specifico opzione nel Passo 1 sezione e quindi fare clic sul testo sottolineato un modello specifico nello Passo 2 .

9. Nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta di apertura, selezionare Modelli utente nel file system dal Guarda dentro elenco a discesa, fare clic per selezionare il modello di risposta automatica che abbiamo creato appena ora e fare clic su Apri pulsante.

10. Si ritorna alla terza procedura guidata Regole, fare clic su Prossimo pulsante.

11. Nella quarta Creazione guidata regole, specificare le eccezioni in base alle esigenze o non impostare alcuna eccezione e fare clic su Prossimo pulsante.

12. Nell'ultima Creazione guidata regole, assegna un nome alla regola nel file Passo 1 casella, spuntare le opzioni di esecuzione come necessario nel file Passo 2 sezione e fare clic su Fine pulsante.

13. Nella finestra di dialogo di avviso di Microsoft Outlook che si apre, fai clic su OK pulsante per andare avanti.

14. Quindi torna alla finestra di dialogo Regole e avvisi. Assicurati che la nuova regola di risposta automatica creata sia stata selezionata e fai clic su OK pulsante per chiudere la finestra di dialogo.

D'ora in poi, tutte le nuove email in arrivo che soddisfano le condizioni specifiche riceveranno risposta automaticamente con il modello di risposta preimpostato.

7.3 Invia risposte automatiche da un componente aggiuntivo di terze parti

Questa sezione introduce un componente aggiuntivo di terze parti, Kutools per Outlook, per abilitare rapidamente le risposte automatiche con contenuti di risposta preimpostati facilmente a uno o più account di posta elettronica, indipendentemente dal tipo di essi!

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1. Dopo l'installazione Kutools per Outlook, fare clic su Kutools > Rispondi > Gestore di risposta automatica in Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Gestore risposta automatica, possiamo fare come segue:
(1) Spunta gli account e-mail per i quali abiliteremo le risposte automatiche;
(2) Nella Prefisso soggetto risposta automatica casella, digitare le parole che verranno aggiunte prima degli oggetti delle email originali;
(3) Nella Testo di risposta automatica casella, digita il contenuto della risposta automatica.

3. Fare clic sul OK pulsante. Quindi la funzione di risposta automatica è abilitata per gli account di posta elettronica specificati. D'ora in poi, quando nuove e-mail arrivano in questi account e-mail, verranno risposte automaticamente con il contenuto di risposta specificato.

Note: Possiamo disabilitare facilmente la funzione di risposta automatica facendo clic Kutools > Rispondi > Abilita risposta automatica nuovamente.


8. Rispondi con allegati

Quando si risponde a un'e-mail in Outlook, gli allegati nell'e-mail originale non verranno aggiunti al messaggio di risposta per impostazione predefinita. Per rimanere allegati nel messaggio di risposta, possiamo applicare un componente aggiuntivo di terze parti o incollare la funzione per farlo.

8.1 Rispondi con allegati copiando e incollando

Per rispondere con allegati in Outlook, possiamo copiare tutti gli allegati dall'e-mail originale e quindi incollarli nel messaggio di risposta.

1. Fare clic per aprire l'email a cui risponderemo nel riquadro di lettura.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su uno qualsiasi degli allegati e scegliere Seleziona tutto dal menu di scelta rapida.

3. stampa Ctrl + C tasti per copiare questi allegati selezionati.

4. Clic Casa > Rispondi or Rispondi a tutti per rispondere all'email.

5. Ora il messaggio di risposta si sta aprendo. Posiziona il cursore nel corpo del messaggio e premi Ctrl + V tasti per incollare gli allegati. Quindi vedremo tutti gli allegati aggiunti nella barra degli allegati.

6. Componi il messaggio di risposta e invialo secondo necessità.

8.2 Risposta con allegato da parte di un componente aggiuntivo di terze parti

Possiamo anche utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti, Kutools per Outlook, per rispondere rapidamente a un'e-mail con tutti gli allegati rimanenti dell'e-mail originale in Outlook.

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1. Seleziona l'e-mail a cui risponderemo e fai clic Kutools > Rispondi > Rispondi con allegato or Rispondi a tutti con allegato.

2. Quindi il messaggio di risposta si apre con tutti gli allegati dell'email originale. Componi il messaggio di risposta e invialo secondo necessità.


9. Rispondi a tutti me compreso

Quando applichiamo il Rispondi a tutti funzione per rispondere a un'e-mail al mittente e ad altri destinatari, il mio indirizzo e-mail non è incluso come destinatario nel messaggio di risposta. Qui, questa sezione introdurrà due soluzioni per rispondere a tutti me compreso.

9.1 Rispondi a tutti, incluso me, tramite una regola di posta elettronica

Possiamo creare una regola di posta elettronica per inviare sempre le nostre risposte a noi stessi in Outlook per risolvere facilmente il problema.

1. Clic Casa > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, in Regole email scheda, fare clic su Nuova regola pulsante.

3. Nella Creazione guidata regole, fare clic per evidenziare il file Applica la regola sui messaggi che invio opzione e fare clic su Prossimo pulsante.

4. Nella seconda Creazione guidata regole, seleziona il file con parole specifiche nell'oggetto opzione nel Passo 1 sezione e quindi fare clic sul testo sottolineato parole specifiche nello Passo 2 .

5. Nella finestra di dialogo Testo di ricerca che si apre, digita RE: nella prima casella, fare clic su Aggiungi pulsante, quindi fare clic su OK pulsante. Vedi screenshot:

6. Quindi torna alla seconda Creazione guidata regole, fare clic su Prossimo pulsante.

7. Nella terza Creazione guidata regole, seleziona il file Cc il messaggio alle persone o al gruppo pubblico opzione nel Passo 1 sezione e fare clic sul testo sottolineato persone o gruppo pubblico nello Passo 2 .

8. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola che si apre, digita i nostri indirizzi e-mail nel file A casella e fare clic su OK pulsante.

Tip:
(1) Se abbiamo bisogno di Cc le risposte a più contatti, digita gli indirizzi email di questi contatti e separali con punto e virgola.
(2) Possiamo anche fare clic per selezionare i contatti, quindi fare clic su A pulsante per aggiungere questi contatti come destinatari.

9. Quindi torna alla terza Creazione guidata regole e fai clic su Prossimo pulsante per andare avanti.

10. Nella quarta Creazione guidata regole, specificare o non specificare le eccezioni necessarie e fare clic su Prossimo pulsante.

11. Ora si apre l'ultima procedura guidata per le regole. Possiamo fare come segue:
(1) Digitare un nome per la nuova regola nel file Passo 1 scatola;
(2) Nella Passo 2 sezione, controlla le opzioni di esecuzione secondo necessità;
(3) Fare clic su Fine pulsante.

12. Nella finestra di dialogo di avviso di Microsoft Outlook che si apre, fai clic su OK pulsante.

13. Quindi torna alla finestra di dialogo Regole e avvisi. Assicurati che la nuova regola di posta elettronica sia selezionata e fai clic su OK pulsante per chiudere la finestra di dialogo.

D'ora in poi, tutte le risposte che invieremo saranno automaticamente cc a noi stessi.

Note:
(1) Questa regola non solo risponde Cc che rispondiamo a tutti i destinatari, ma anche Cc risponde che rispondiamo solo ai mittenti.
(2) Anche se ci sono più account di posta elettronica in Outlook, la regola non è in grado di identificare in quale account di posta elettronica rimangono le e-mail e cc solo le risposte all'account di posta elettronica specificato.

9.2 Rispondi a tutti, incluso me, con uno strumento straordinario

Possiamo anche utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti, Kutools per Outlook, per abilitare il Includimi quando rispondi a tutti e aggiungi sempre il mio account di posta elettronica come destinatario nel messaggio di risposta.

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1. Dopo l'installazione Kutools per Outlook, fare clic su Kutools > Opzioni.

2. Ora viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni. Abilita il Rispondi scheda, spunta il Includimi quando rispondi a tutti opzione e fare clic su OK pulsante.

D'ora in poi, quando selezioniamo un'email e facciamo clic Casa > Rispondi a tutti, Il nostro indirizzo e-mail verrà aggiunto automaticamente come destinatario nel messaggio di risposta.

Note: Se sono presenti più account di posta elettronica nel nostro Outlook, solo l'account di posta elettronica in cui risiede l'email correntemente risposta verrà aggiunto come destinatario A nel messaggio di risposta.


10 Rispondi in HTML o testo normale

Di solito riceviamo e-mail in diversi formati di messaggio e le risposte ereditano per impostazione predefinita il formato del messaggio delle e-mail originali. Tuttavia, possiamo modificare il formato del messaggio per un messaggio di risposta o rispondere sempre alle e-mail in un formato di messaggio fisso. Questi problemi sono stati discussi in altri argomenti e fare clic sui collegamenti corrispondenti per ottenere informazioni dettagliate:

10.1 Modificare il formato del messaggio per un messaggio di risposta:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Rispondi sempre in formato testo normale:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Rispondi sempre in formato HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6


11 Rispondi con una firma diversa

Per quanto ne sappiamo, possiamo specificare firme diverse per gli account di posta elettronica e anche consentire di specificare firme diverse per nuove e-mail e risposte / inoltri. Fare clic sotto il collegamento ipertestuale per visualizzare le informazioni dettagliate:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically


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