Rispondere alle email in Outlook

In Outlook è possibile rispondere facilmente a un'email come segue:

Se preferisci leggere le email nel riquadro di lettura, seleziona l’email a cui desideri rispondere nell’elenco dei messaggi, quindi fai clic su Home > Rispondi per rispondere solo al mittente oppure fai clic su Home > Rispondi a tutti per rispondere contemporaneamente al mittente e a tutti i destinatari.

Se preferisci leggere le email nella finestra del messaggio, fai clic su Messaggio > Rispondi per rispondere solo al mittente oppure fai clic su Messaggio > Rispondi a tutti per rispondere contemporaneamente al mittente e a tutti i destinatari.

Per lavorare in modo più efficiente, molti utenti preferiscono usare le scorciatoie da tastiera in Outlook. Puoi sfruttarle anche per rispondere rapidamente alle email!

Dopo aver selezionato l’email nell’elenco dei messaggi o averla aperta nella finestra del messaggio, possiamo:
A. Premere contemporaneamente i tasti Ctrl + R per rispondere all’email selezionata o aperta solo al mittente;
B. Premere contemporaneamente i tasti Ctrl + Maiusc + R per rispondere all’email selezionata o aperta al mittente e a tutti i destinatari nei campi A e Cc.

Per impostazione predefinita, quando si risponde a un'email, il messaggio originale viene incluso nella risposta senza rientro. Tuttavia, è possibile personalizzare le opzioni di risposta e adattare le impostazioni alle proprie esigenze.

1. Fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra laterale sinistra, vai alla sezione Risposte e inoltri e seleziona un'opzione dal menu a discesa Quando si risponde a un messaggio.

3. Fai clic sul pulsante OK.

Note:

(1) Se si seleziona Non includere il messaggio originale dal menu Quando si risponde a un messaggio nell’elenco a discesa della finestra di dialogo Opzioni di Outlook, il messaggio di risposta verrà creato senza alcun contenuto.

(2) Se si seleziona Allega messaggio originale dal menu Quando si risponde a un messaggio nell’elenco a discesa della finestra di dialogo Opzioni di Outlook, il messaggio originale verrà aggiunto come allegato al messaggio di risposta.

(3) Se si seleziona Includi testo del messaggio originale dal menu Quando si risponde a un messaggio nell’elenco a discesa della finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l’email originale (inclusi corpo e intestazione del messaggio) verrà inserita nel corpo del messaggio di risposta.

(4) Se si seleziona Includi e indenta il testo del messaggio originaledal menu Quando si risponde a un messaggioElenco a discesa nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l’email originale (inclusi intestazione e contenuto del messaggio) verrà inserita nel corpo del messaggio di risposta con un rientro a sinistra.<

(5) Se si seleziona Anteponi ogni riga del messaggio originale dal menu Quando si risponde a un messaggio nell’elenco a discesa della finestra di dialogo Opzioni di Outlook, l’email originale (inclusi intestazione e contenuto del messaggio) verrà inserita nel corpo del messaggio di risposta con una linea verticale blu come prefisso all’estrema sinistra del contenuto.

A partire da Outlook 2013, quando si legge e si risponde a un'email direttamente nel riquadro di lettura, la risposta viene incorporata automaticamente nello stesso riquadro. Tuttavia, alcuni utenti potrebbero preferire aprire la risposta in una nuova finestra. Questa sezione illustra come aprire in una nuova finestra una singola risposta o tutte le risposte.

4,1 Apri in una nuova finestra un messaggio di risposta

Quando un messaggio di risposta è incorporato nel riquadro di lettura, fai clic sul pulsante Apri in una nuova finestra nell’angolo in alto a sinistra del riquadro per aprirlo direttamente in una nuova finestra.

4,2 Apri sempre le risposte in una nuova finestra

È possibile configurare le opzioni di Outlook in modo che le risposte si aprano automaticamente sempre in nuove finestre di messaggio.

1. Fai clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fare clic su Posta nella barra a sinistra, passare alla sezione Risposte e inoltri e selezionare l’opzione Apri risposte e inoltri in una nuova finestra.

3. Fai clic sul pulsante OK.

D’ora in poi, tutte le risposte verranno aperte automaticamente in nuove finestre di messaggio in Outlook.

Note:
(1) Se l’opzione Apri risposte e inoltri in una nuova finestraè attivata, anche tutti i messaggi inoltrati verranno aperti automaticamente in nuove finestre di messaggio.
(2) Se si apre innanzitutto un messaggio nella finestra del messaggio e successivamente lo si risponde facendo clic su Messaggio>Rispondio Rispondi a tutti, il messaggio di risposta si aprirà direttamente in una nuova finestra.

A volte, per distinguere le risposte dagli altri messaggi, ad esempio da Nuova Email o dai messaggi inoltrati, si desidera impostare colori diversi o Dimensione carattere per il testo del messaggio di risposta. Questa sezione illustra la procedura dettagliata per farlo.

1. Fare clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su Posta nella barra a sinistra, quindi sul pulsante Carta intestata e caratteri nella sezione Componi messaggi.

3. Nella finestra di dialogo Firme e carta intestata, fai clic sul pulsante Carattere nella sezione Messaggi di risposta o inoltro.

4. Nella finestra di dialogo Carattere, puoi personalizzare il testo in base alle tue esigenze:
(1) Per rispondere con un testo più grande o più piccolo, seleziona la dimensione desiderata nel campo Dimensione;
(2) Per cambiare il colore del testo, scegli semplicemente un’opzione dal menu a discesa Colore del Carattere;
(3) Puoi inoltre applicare altri stili al carattere, come grassetto, corsivo, sottolineatura, maiuscole, barrato e molto altro.

Suggerimenti: puoi visualizzare in anteprima il testo con tutta la formattazione direttamente nella sezione Anteprima della finestra di dialogo Carattere.

5. Fare clic successivamente sui pulsanti OK per salvare le modifiche e chiudere tutte le finestre di dialogo.

Da ora in poi, quando si digita del testo in un messaggio di risposta, il testo inserito verrà formattato automaticamente con il colore specificato, Dimensione carattere o altri Stile Carattere. Vedere lo screenshot:

Nota: Questa operazione modificherà anche lo stile e il colore del carattere nei messaggi inoltrati.

Alcuni utenti di Outlook notano, come illustrato nello screenshot seguente, la presenza di un gruppo di comandi rapidi sulla barra laterale destra del riquadro di lettura. Questa barra verticale permette di eliminare, spostare, rispondere o aprire i messaggi nel modo più rapido possibile. È possibile abilitarla per rispondere velocemente ai messaggi in Outlook.

1. Fai clic sulla freccia Personalizza barra di accesso rapido nella barra di accesso rapido > Modalità tocco/mouse .

Note:

In alcune versioni di Outlook, il comando Modalità tocco/mouse non compare nel menu a discesa Personalizza barra di accesso rapido. Puoi comunque aggiungerlo alla barra di accesso rapido seguendo questi semplici passaggi:
1. Fai clic sulla freccia accanto a Personalizza barra di accesso rapido e seleziona Altri comandi;
2. Si aprirà la finestra di dialogo Opzioni di Outlook con Barra di accesso rapido già selezionata nel riquadro sinistro. Ora: (1) scegli Tutti i comandi dal menu a discesa Scegli comandi da, (2) fai clic per evidenziare Modalità tocco/mouse nell’elenco a sinistra, (3) premi il pulsante Aggiungi e infine (4) conferma con il pulsante OK.

2. Il comando Modalità tocco/mouse viene quindi aggiunto alla barra di accesso rapido. Fai clic sul pulsante Modalità tocco/mouse, quindi seleziona Tocco dal menu a discesa.

Ora il gruppo di comandi rapidi viene visualizzato verticalmente sul lato destro del riquadro di lettura.

3. Nell’elenco dei messaggi, fai clic per selezionare il messaggio a cui desideri rispondere, quindi clicca sul pulsante Rispondi situato all’estrema destra del riquadro di lettura e seleziona Rispondi o Rispondi a tutti dal menu a discesa.

4. Il messaggio di risposta viene quindi incorporato nel riquadro di lettura. Componilo e invialo quando necessario.

Nota:
(1) È possibile fare clic su Modalità tocco/mouse > Modalità mouse nella barra di accesso rapido per nascondere il gruppo di comandi rapidi sul lato destro del riquadro di lettura.
(2) In questo caso, per aprire il messaggio di risposta in una nuova finestra, fare clic sul pulsante Apri in una nuova finestra del gruppo di comandi rapidi.

Se Nuova Email arrivano nella nostra casella di Outlook mentre siamo Fuori sede, ad esempio in vacanza o fuori per pranzo, possiamo attivare le risposte automatiche per rispondere tempestivamente a tali messaggi.

7,1 Invia risposte automatiche con la funzione Risposte automatiche

Per gli account Exchange, puoi attivare la funzione Risposte automatiche per rispondere facilmente alle nuove email in arrivo in Outlook.

1. Fare clic su File > Informazioni > Risposte automatiche.

2. Nella finestra di dialogo Risposte automatiche, devi:
(1) Selezionare l’opzione Invia risposte automatiche;
(2) È facoltativo: selezionare l’opzione Invia solo durante questo intervallo di tempo, quindi impostare l’orario di inizio e di fine in base alle tue esigenze.
(3) Nella scheda All'interno dell'organizzazione, inserire il testo del messaggio per le risposte automatiche.

Nota: Se desideri inviare risposte automatiche a tutte le email ricevute, attiva la scheda All'esterno dell'organizzazione, seleziona l'opzione Solo i miei contatti o Chiunque al di fuori della mia organizzazione in base alle tue esigenze e inserisci il contenuto del messaggio.

3. Fai clic sul pulsante OK.

D'ora in poi, ogni volta che apri le cartelle di posta dell’account Exchange specificato, vedrai una nota orizzontale sotto la Barra multifunzione con il promemoria «Per questo account sono attive le risposte automatiche». Puoi disattivare immediatamente le risposte automatiche cliccando sul pulsante Disattiva oppure nascondere la nota usando la x all’estrema destra.

7,2 Invia risposte automatiche tramite una regola email

Per quanto ne sappiamo, gli account email POP3 o IMAP non supportano le risposte automatiche in Outlook. Tuttavia, se il nostro account è di tipo POP3 o IMAP, possiamo configurare una regola email per attivare risposte automatiche direttamente da Outlook.

Innanzitutto, dobbiamo creare un modello di email per la regola delle risposte automatiche.

1. Crea un’email automatica: vai su Home > Nuova Email, quindi digita il contenuto della risposta automatica nel corpo del messaggio.

2. Nella nuova finestra di composizione del messaggio, fai clic su File > Salva con nome.

3. Nella finestra di dialogo Salva con nome, digita un nome per il modello, seleziona Modello di Outlook dall’elenco a discesa Specifica formato di salvataggio e fai clic sul pulsante Salva.

Ora il modello automatico Modello di risposta è stato creato. Possiamo procedere con la creazione della regola Risposta automatica.

4. Fai clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

5. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, nella scheda Regole email, fai clic sul pulsante Nuova regola.

6. Nella Guida per le regole, fai clic per evidenziare l'opzione Applica regola ai messaggi ricevuti e poi sul pulsante Avanti.

7. Nella seconda Guida per le regole, specifica le condizioni in base alle quali filtrare le email ricevute (nel mio caso, ho selezionato l’opzione)inviate solo a me), quindi fai clic sul pulsante Avanti.

8. Nel terzo passaggio guidato, seleziona l’opzione rispondi utilizzando un modello specifico nella sezione Passaggio 1, quindi fai clic sul testo sottolineato un modello specifico nella sezione Passaggio 2.

9. Nella finestra di dialogo «Seleziona un modello di risposta» che si apre, selezionare Modelli utente nel file system dall’elenco a discesa Cerca in, fare clic per selezionare il modello automatico «Modello di risposta» appena creato e quindi cliccare sul pulsante Apri.

10. Tornare alla terza Guida per le regole e fare clic sul pulsante Avanti.

11. Nella quarta Guida per le regole, specifica eventuali eccezioni in base alle tue esigenze oppure non impostare alcuna eccezione e fai clic sul pulsante Avanti.

12. Nell’ultima Guida per le regole, assegna un nome alla regola nella casella Passaggio 1, seleziona le opzioni di esecuzione desiderate nella sezione Passaggio 2 e fai clic sul pulsante Fine.

13. Nella finestra di avviso di Microsoft Outlook che compare, fai clic sul pulsante OK per procedere.

14. Tornare quindi alla finestra di dialogo Regole e avvisi. Assicurarsi che la nuova regola Risposta automatica creata sia selezionata e fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra.

D'ora in poi, tutte le nuove email ricevute che soddisfano le condizioni specificate verranno risposte automaticamente con il modello predefinito Modello di risposta.

7,3 Invia risposte automatiche tramite un componente aggiuntivo di terze parti

Questa sezione presenta un componente aggiuntivo di terze parti, Kutools per Outlook, che ti permette di attivare in modo rapido e semplice risposte automatiche con contenuti preimpostati per uno o più account email, indipendentemente dal loro tipo!

1. Dopo aver installato Kutools per Outlook, fai clic su Kutools > Rispondi > Gestisci risposta automatica in Outlook.

2. Nella finestra di dialogo Gestisci risposta automatica, puoi procedere come segue:
(1) Seleziona gli account email per i quali desideri attivare le risposte automatiche;
(2) Nella casella Risposta automatica Rimuovi prefisso oggetto, digita le parole da aggiungere all’inizio dell’oggetto delle email originali;
(3) Nella casella Risposta automatica Testo, digita il contenuto della risposta automatica.

3. Fare clic sul pulsante OK. La funzione Risposta automatica verrà così attivata per gli account email specificati. D'ora in poi, ogni volta che arriverà una nuova email in questi account, riceverà automaticamente una risposta con il contenuto predefinito.

Nota: Puoi disattivare facilmente la funzione Risposta automatica facendo nuovamente clic su Kutools > Rispondi > Abilita risposta automatica.

Quando si risponde a un'email in Outlook, gli allegati presenti nell’email originale non vengono aggiunti automaticamente al messaggio di risposta. Per mantenere gli allegati nel messaggio di risposta, è possibile utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti o la funzione Incolla.

8,1 Rispondi con Allegati copiando e incollando

Per Rispondi con Allegati in Outlook, è possibile copiare tutti gli allegati dall’email originale e incollarli nel messaggio di risposta.

1. Fai clic per aprire nel riquadro di lettura l’email a cui vuoi rispondere.

2. Fai clic con il tasto destro su uno qualsiasi degli allegati e scegli Seleziona tutto dal menu contestuale.

3. Premere i tasti Ctrl+C per copiare questi allegati selezionati.

4. Fai clic su Home > Rispondi o Rispondi a tutti per rispondere all'email.

5. Ora si sta aprendo il messaggio di risposta. Posiziona il cursore nel corpo del messaggio e premi i tasti Ctrl+V per incollare gli allegati. A questo punto, vedrai che tutti gli allegati sono stati aggiunti alla barra degli allegati.

6. Componi il messaggio di risposta e invialo quando necessario.

8,2 Rispondere con allegato tramite un componente aggiuntivo di terze parti

Puoi anche utilizzare il componente aggiuntivo di terze parti Kutools per Outlook per rispondere rapidamente a un'email mantenendo tutti gli allegati dell'email originale in Outlook.

1. Seleziona l'email a cui desideri rispondere e fai clic su Kutools > Rispondi > Rispondi con allegati o Rispondi a tutti con allegati.

2. Il messaggio di risposta si aprirà con tutti gli allegati dell'email originale. Componi il messaggio e invialo secondo necessità.

Quando utilizzi la funzione Rispondi a tutti per rispondere a un'email al mittente e agli altri destinatari, il tuo indirizzo email non viene incluso tra i destinatari del messaggio di risposta. In questa sezione ti presentiamo due soluzioni per rispondere a tutti, incluso te stesso.

9,1 Rispondere a tutti includendo me stesso tramite una regola email

È possibile creare una regola email per inserire sempre in CC le proprie risposte in Outlook, risolvendo facilmente il problema.

1. Fare clic su Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.

2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, nella scheda Regole email, fai clic sul pulsante Nuova regola.

3. Nella finestra Guida per le regole, fai clic per evidenziare l'opzione Applica regola ai messaggi inviati da me e poi sul pulsante Avanti.

4. Nella seconda finestra della Guida per le regole, seleziona l'opzione con parole specifiche nell'oggetto nella sezione Passaggio 1 e fai clic sul testo sottolineato parole specifiche nella sezione Passaggio 2.

5. Nella finestra di dialogo visualizzata, digita RE: nella prima casella, fai clic sul pulsante Aggiungi e poi su OK. Guarda lo screenshot:

6. Si tornerà quindi alla seconda finestra della Guida per le regole; fare clic sul pulsante Avanti.

7. Nella terza finestra della Guida per le regole, seleziona l’opzione Metti in CC il messaggio a persone o gruppi pubblici nella sezione Passaggio 1 e fai clic sul testo sottolineato persone o gruppi pubblici nella sezione Passaggio 2.

8. Nella finestra di dialogo visualizzata Indirizzo delle regole, digita il tuo indirizzo email nella casella A e fai clic sul pulsante OK.

Suggerimenti:
(1) Se devi mettere in CC le risposte a più contatti, digita i loro indirizzi email separandoli con il punto e virgola.
(2) Puoi anche fare clic per selezionare i contatti e poi premere il pulsante A per aggiungerli come destinatari.

9. Si tornerà quindi alla terza finestra della Guida per le regole; fare clic sul pulsante Avanti per procedere.

10. Nella quarta finestra della Guida per le regole, specificare o meno eventuali eccezioni in base alle proprie esigenze e fare clic sul pulsante Avanti.

11. Si apre ora l’ultima finestra della Guida per le regole. Procedi come segue:
(1) Digita un nome per la nuova regola nella casella del Passaggio 1;
(2) Nella sezione del Passaggio 2, seleziona le opzioni di esecuzione in base alle tue esigenze;
(3) Fai clic sul pulsante Fine.

12. Nella finestra di avviso di Microsoft Outlook visualizzata, fai clic sul pulsante OK.

13. Si tornerà quindi alla finestra di dialogo Regole e avvisi. Assicurati che la regola Nuova Email sia selezionata e fai clic sul pulsante OKper chiudere la finestra.

D'ora in poi, tutte le risposte inviate verranno automaticamente messe in copia carbone (CC) a noi stessi.

Nota:
(1) Questa regola metterà in CC non solo le risposte inviate a tutti i destinatari, ma anche quelle inviate esclusivamente al mittente.
(2) Anche se in Outlook sono configurati più account email, la regola non è in grado di riconoscere a quale account appartengono i messaggi e inserirà in CC le risposte soltanto all’account email specificato.

9,2 Rispondere a tutti includendo me stesso tramite uno strumento avanzato

È anche possibile utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti, Kutools per Outlook, per attivare la funzione Includimi quando uso la funzione Rispondi a tutti e aggiungere automaticamente il proprio account email come destinatario principale (A) nel messaggio di risposta.

1. Dopo aver installato Kutools per Outlook, fai clic su Kutools > Opzioni.

2. Ora viene visualizzata la finestra Opzioni. Seleziona la scheda Rispondi, attiva l'opzione Includimi quando uso la funzione Rispondi a tutti e fai clic sul pulsante OK.

D'ora in poi, quando selezioni un'email e fai clic su Home > Rispondi a tutti, il tuo indirizzo email verrà aggiunto automaticamente come destinatario principale (A) nel messaggio di risposta.

Nota: Se in Outlook sono configurati più account email, come destinatario principale (A) nel messaggio di risposta verrà aggiunto soltanto l’account a cui appartiene l’email a cui stai rispondendo.

Di solito si ricevono email in diversi formati di messaggio e le risposte ereditano per impostazione predefinita il formato del messaggio originale. Tuttavia, è possibile modificare il formato del messaggio per una singola risposta oppure impostare sempre lo stesso formato fisso per tutte le risposte. Questi argomenti sono trattati in altre sezioni; fare clic sui collegamenti corrispondenti per ottenere informazioni dettagliate:

10,1 Modificare il formato del messaggio per una singola risposta:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10,2 Rispondere sempre in formato testo semplice Formato testo:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10,3 Rispondere sempre in Formato HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Per quanto ne sappiamo, puoi impostare firme diverse per ciascun account email e attivare firme specifiche per i nuovi messaggi e per le risposte o gli inoltri. Clicca sul collegamento seguente per scoprire come fare:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically