Scopri come Kutools per Outlook ti fa risparmiare tempo in Outlook 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 e Office 365.
Gli strumenti sono organizzati di seguito in base ai gruppi della Barra multifunzione in cui appaiono.
Scheda Kutools
Scheda Kutools Plus
Scheda Kutools nella finestra di composizione
Nota: La scheda Kutools appare quando apri un'email nel riquadro di lettura di Outlook.
Scheda Kutools nella finestra di lettura
Nota: La scheda Kutools diventa visibile quando un'email viene aperta nel riquadro di lettura di Outlook.
Gruppo popolare:
AI Mail Assistant: AI Mail Assistant utilizza la tecnologia AI più avanzata per aiutarti a rispondere alle email in modo rapido, preciso e intelligente. Inoltre, ottimizza il contenuto delle email, riassume i messaggi, li traduce in diverse lingue, estrae le informazioni importanti dal contenuto delle email e le analizza. Puoi anche creare nuovi modelli su misura per le tue esigenze specifiche, ad esempio per individuare eventuali lacune contrattuali.
Riepilogo AI: Semplifica il tuo flusso di lavoro con la sintesi automatica basata su AI. Riassumi istantaneamente più email e genera report dettagliati direttamente in Outlook, rendendo le tue attività più rapide e precise.
Suggerimento: Se non disponi di una tua chiave AI, puoi registrarti per ottenere una chiave AI di Kutools e usufruire di100 utilizzi gratuiti su tutte le funzionalità AI.
Super Destinatari: Grazie all’accesso ai contatti tra account, alla Ricerca Avanzata, all’ordinamento e filtraggio intuitivo, alle opzioni di visualizzazione personalizzabili e agli indicatori visivi, Super Destinatari garantisce una comunicazione email fluida ed efficiente.
Rubrica Intelligente: Accedi facilmente ai contatti di tutti gli account. Passa rapidamente da un account all’altro, effettua ricerche con filtri avanzati, visualizza campi personalizzati dei contatti e ordina in modo flessibile: tutto in un unico potente strumento di gestione dei contatti.
Barra delle schede: Attiva l’interfaccia a schede in Outlook. Tutte le finestre aperte—email, contatti, attività—sono visualizzate nella barra delle schede per passare rapidamente da una all’altra.
Biblioteca di risorse: Se abilitata, viene visualizzato un riquadro sul lato destro della finestra di Outlook (nel riquadro di lettura o nei popup). Da qui puoi inserire emoji, voci di AutoTesto o segnalibri nei tuoi messaggi.
- Emoji: Aggiungi una vasta gamma di emoji al corpo del messaggio. Compatibile con tutti i sistemi Windows. Crea gruppi di emoji personalizzati per una migliore organizzazione.
- Riquadro AutoTesto: Salva testo, immagini o forme usate frequentemente come voci di AutoTesto per inserirle rapidamente durante la composizione delle email.
- Segnalibro: Proprio come in Word, puoi aggiungere segnalibri al contenuto delle email per una navigazione più semplice.
Barra degli strumenti fluttuante: Attiva questa opzione per visualizzare una barra degli strumenti emoji fluttuante in Outlook, così potrai inserire emoji rapidamente durante la composizione dei messaggi.
Elaborazione in Massa: Include una serie di strumenti per la gestione massiva delle email.
Mostra informazioni:
Aggiungi contatto:
- Aggiungi da Email: Aggiungi istantaneamente tutti i mittenti e i destinatari delle email selezionate alla tua cartella Contatti—senza duplicati.
- Aggiungi al gruppo di contatti: Inserisci più destinatari o mittenti dalle email selezionate direttamente in uno specifico gruppo di contatti.
Gruppo Strumenti Avanzati:
Regola avanzata: Offre più tipi di regole e opzioni di personalizzazione rispetto alle impostazioni predefinite di Outlook, dandoti maggiore controllo sulla gestione delle email.
Anti-Phishing: Controlla automaticamente o manualmente i link nascosti nelle email e rivela gli URL reali—aiutandoti a evitare truffe di phishing e a navigare in sicurezza.
Posta indesiderata: Un gruppo completo di strumenti per bloccare o sbloccare email specifiche e ridurre i messaggi indesiderati nella posta in arrivo.
- Blocca mittente: Sposta automaticamente le email di un determinato mittente nella cartella Posta indesiderata. Basta selezionare un’email del mittente da bloccare, abilitare questa funzione e le future email di quel mittente verranno filtrate.
- Blocca dominio mittente: Blocca tutte le email provenienti da un dominio specifico (es. @gmail.com). Dopo aver selezionato un’email e abilitato questa funzione, tutte le email future da quel dominio andranno direttamente nella cartella Posta indesiderata.
- Blocca oggetto: Blocca automaticamente le email che contengono determinate parole chiave o frasi nell’oggetto. Una volta attivata, le email corrispondenti verranno inviate nella Posta indesiderata.
- Blocca corpo: Filtra le email in base a parole o frasi specifiche nel corpo del messaggio. Ad esempio, blocca le email che contengono “Rolex watch” per evitare contenuti promozionali indesiderati.
- Mai bloccare mittente: Ricevi sempre le email da mittenti specifici, indipendentemente dalle altre regole di blocco o posta indesiderata. Aggiungi uno o più indirizzi email alla tua lista consentita.
- Mai bloccare dominio mittente: Consenti sempre le email provenienti da interi domini (es. @azienda.com) affinché arrivino sempre nella posta in arrivo.
- Mai bloccare oggetto: Assicurati che le email con oggetti specifici non vengano mai contrassegnate come posta indesiderata.
- Mai bloccare corpo: Consenti le email che contengono determinate frasi o parole chiave nel corpo, anche se sono attive altre regole.
- Gestisci posta indesiderata: Un pannello centrale dove puoi creare, modificare, eliminare, abilitare o disabilitare tutte le regole di posta indesiderata.
- Esegui regole posta indesiderata ora: Applica manualmente tutte le regole di posta indesiderata configurate—ideale per eliminare lo spam in un solo passaggio.
Gruppo Email:
Invio programmato: Personalizza quando inviare la tua email. Il messaggio verrà recapitato automaticamente all’orario programmato che hai impostato.
Invio periodico: Personalizza quando inviare la tua email. Il messaggio verrà recapitato automaticamente all’orario programmato che hai impostato.
Invio ritardato: Ritarda la consegna di tutte le email in uscita per un tempo specificato. Durante questo intervallo puoi annullare o modificare liberamente l’email prima che venga effettivamente inviata.
Invia separatamente: Invia la stessa email a più destinatari individualmente, ognuno con un saluto personalizzato (es. “Caro Mario”, “Cara Sara”)—senza mostrare gli indirizzi degli altri destinatari.
Rispondi con allegato originale: Mantieni gli allegati originali quando rispondi a un’email—gli allegati non andranno persi durante la risposta.
Rispondi a tutti con allegato originale: Quando rispondi a tutti i destinatari, questa funzione garantisce che gli allegati originali siano mantenuti nella tua risposta.
Rispondi con:
Gruppo Ricerca:
Ricerca Avanzata: Cerca facilmente tra Email, Contatti, Attività, Appuntamenti e Riunioni utilizzando una o più condizioni contemporaneamente. Puoi salvare le impostazioni di ricerca come scenari da riutilizzare—risparmiando tempo e aumentando la produttività.
- Ricerca avanzata email: Usa uno o più filtri (ad esempio, mittente, oggetto, data) per trovare le email con precisione. Salva i criteri come scenari riutilizzabili per ricerche future.
- Ricerca avanzata attività: Trova rapidamente le attività combinando più condizioni, poi riutilizza la stessa configurazione con scenari salvati.
- Ricerca avanzata contatti: Filtra la tua lista contatti usando criteri multipli come nome, azienda o categoria—e salva la configurazione per usi futuri.
- Ricerca avanzata appuntamenti e riunioni: Trova facilmente voci di calendario in base a orario, posizione, partecipanti o parole chiave—e salva la ricerca per riutilizzarla in seguito.
Cerca email per mittente
Cerca email per destinatario:
Cerca email per Reply-To corrente:
(Ricerca) Filtra per indirizzo email del contatto: Trova rapidamente tutte le email che includono un contatto specifico dalla tua rubrica.
Cancella cronologia di ricerca: Rimuovi istantaneamente tutta la cronologia delle ricerche recenti di Outlook con un solo clic.
Gruppo Informazioni:
Aggiungi la data nell’oggetto quando crei una nuova email: Inserisce automaticamente la data corrente nell’oggetto quando componi una nuova email.
Aggiungi una firma con la data quando crei, rispondi o inoltri una email: Inserisce automaticamente la data corrente nella firma quando componi, rispondi o inoltri email.
Rispondi sempre con l’account predefinito: Assicura che tutte le risposte vengano inviate dal tuo account email predefinito, indipendentemente da quale account abbia ricevuto il messaggio.
Aggiungi un saluto quando crei, rispondi o inoltri una email: Inserisce automaticamente un saluto personalizzato nel corpo dell’email quando componi, rispondi o inoltri messaggi.
Includi il mio indirizzo quando rispondi a tutti: Inserisce automaticamente il tuo indirizzo tra i destinatari quando usi "Rispondi a tutti".
Avviso quando rispondi / rispondi a tutti: Mostra una finestra di conferma quando rispondi a un messaggio con più destinatari.
Avviso quando rispondi a tutti a un messaggio in cui sei in Bcc: Visualizza un avviso se il tuo indirizzo è nel campo BCC di una email a cui stai rispondendo a tutti.
Usa account predefinito per inoltrare: Utilizza automaticamente l’account predefinito quando inoltri le email.
Mostra: Verrà visualizzata una notifica che ti informa su cosa ha fatto Kutools per Outlook per te. Sono disponibili6 opzioni:
- 1. Mostra finestra di avviso quando viene eseguito CC/BCC automatico.
- 2. Mostra finestra di avviso quando vengono automaticamente inoltrate email.
- 3. Mostra finestra di avviso quando vengono automaticamente risposte alle email.
- 4. Mostra finestra di avviso quando vengono inviate email ricorrenti.
- 5. Mostra finestra di avviso di invio programmato o ritardato.
Abilita registri: Conserva un registro di tutte le azioni automatiche riuscite e non riuscite eseguite da Kutools per Outlook.
Cambia zoom testo predefinito: Regola il livello di zoom predefinito per la lettura, la composizione, la risposta e l’inoltro delle email.
Abilita Generatore di query: Attiva rapidamente il Generatore di query nascosto di Outlook per funzioni di ricerca avanzata.
Cambia la dimensione massima degli allegati: Modifica il limite di dimensione degli allegati per gestire file più grandi.
Configura tipi di allegato: Sblocca o consenti l’accesso a specifiche estensioni di file negli allegati email.
Cambia la cartella predefinita per il salvataggio degli allegati: Specifica una cartella predefinita per il salvataggio degli allegati email.
Controlla aggiornamenti: Verifica e installa l’ultima versione di Kutools per Outlook.
Cambia Licenza: Inserisci o aggiorna le informazioni di licenza per attivare la versione Pro.
Registri: Aiuta a registrare i risultati riusciti e non riusciti delle operazioni automatiche di Kutools per Outlook.
Guida: Accedi a tutorial, impostazioni della lingua, informazioni di registrazione e dettagli sulla versione del software.
Modalità barra degli strumenti: Scegli il layout o la modalità di visualizzazione preferita per la barra degli strumenti di Kutools.
Informazioni: Visualizza in tempo reale le informazioni sui processi in background attivi in Kutools per Outlook.
Gruppo Rapporti:
Statistiche: Conta rapidamente le email in Outlook in base a periodi di tempo specifici o selezioni di cartelle. Puoi anche esportare i risultati in un nuovo file, come un foglio Excel. Questo strumento è ideale per ottenere informazioni sull’attività email.
- Conta il numero totale di email inviate o ricevute per giorno, settimana o mese
- Conta il numero di email selezionate
- Conta le email in tutte le cartelle e account email contemporaneamente
- Esporta i risultati in Excel per report o analisi
Rapporto:
- Rapporto rapido: Esporta informazioni dettagliate su tutti i messaggi in una cartella email selezionata o su tutte le attività in una cartella attività selezionata direttamente in Excel. Puoi personalizzare i campi da includere nel rapporto in base alle tue esigenze.
- Analizza intestazioni email: Visualizza e analizza facilmente tutte le intestazioni internet di un’email con un solo clic. Utile per diagnosticare problemi di consegna o identificare possibili tentativi di phishing.
- Conteggio elementi selezionati: Questa utility include due potenti strumenti di conteggio:
- Contatore elementi non letti – Visualizza istantaneamente il numero totale di elementi non letti in tutte le cartelle
- Contatore di tutti gli elementi – Visualizza il numero totale di elementi letti e non letti in tutte le cartelle di Outlook
Gruppo Eliminazione:
Elimina email duplicate: Scansiona e elimina rapidamente le email duplicate dalle cartelle selezionate su uno o più account. In alternativa, puoi spostare i duplicati in una cartella specifica invece di eliminarli definitivamente.
- Elimina email duplicate dai selezionati: Identifica ed elimina i duplicati nelle email selezionate in base a oggetto, corpo e nomi degli allegati.
- Deduplicazione rapida: Scansiona una o più cartelle e rimuovi le email duplicate che condividono lo stesso oggetto, corpo e nomi degli allegati.
- Deduplicazione avanzata: Utilizza condizioni personalizzate per rilevare e rimuovere email duplicate dalle cartelle selezionate.
Elimina contatti duplicati: Elimina i contatti duplicati da una o più cartelle contatti contemporaneamente. Puoi anche scegliere di spostare i duplicati in un’altra cartella invece di eliminarli.
Nota: Per impostazione predefinita, i duplicati sono definiti come contatti con lo stesso Nome completo e Indirizzo Email1. Puoi personalizzare i criteri di corrispondenza.
Unisci i dati dei contatti duplicati: Unisci i contatti duplicati in una o più cartelle utilizzando i campi di corrispondenza specificati.
Nota: I campi duplicati predefiniti sono Nome completo e Indirizzo Email1, che possono essere personalizzati.
Elimina attività: Rimuovi rapidamente tutte le attività duplicate in una singola cartella o su più cartelle, mantenendo solo una copia per ciascuna.
Rimuovi prefisso oggetto: Rimuovi automaticamente i prefissi comuni di risposta/inoltro come RE: o FW: dalle email selezionate o da intere cartelle. Puoi anche definire prefissi personalizzati da rimuovere.
Elimina:
- Elimina email da stesso mittente: Elimina istantaneamente tutte le email nella cartella corrente inviate dallo stesso mittente dell’email selezionata. Puoi applicare un filtro per intervallo di date.
- Elimina email con lo stesso oggetto: Elimina tutte le email nella cartella corrente con lo stesso oggetto dell’email selezionata, con la possibilità di filtrare per intervallo di date.
- Rimuovi messaggi bloccati: A volte le email rimangono bloccate nella Posta in uscita a causa di allegati troppo grandi o errori. Usa questa funzione per eliminare tutti i messaggi bloccati con un solo clic.
Gruppo Allegati:
Gestore allegati: Il Gestore allegati offre un modo centralizzato per gestire più allegati su più email. Puoi salvare, eliminare, comprimere o scollegare rapidamente gli allegati in massa. Supporta anche l’automazione—scollega o comprime automaticamente gli allegati in entrata e in uscita in base alle tue regole.
Strumenti allegati: Questo gruppo raccoglie alcuni strumenti utili per gestire facilmente gli allegati di Outlook:
- Comprimi allegati: Comprimi tutti gli allegati in una o più email selezionate. Puoi anche applicare filtri per comprimere solo allegati specifici.
- Estrai tutto: Estrai istantaneamente tutti gli allegati compressi da una o più email selezionate.
- Scollega allegati: Rimuovi tutti gli allegati dalle email selezionate e salvali in una cartella specificata. Sono disponibili filtri avanzati per selezionare solo determinati allegati.
- Ripristina tutto: Ripristina gli allegati precedentemente scollegati alle email originali.
- Salva allegati: Salva tutti o solo alcuni allegati dalle email selezionate in una cartella scelta utilizzando criteri avanzati.
- Rinomina tutto: Rinomina tutti gli allegati in un’email selezionata senza doverli salvare su disco. Funziona sia nelle email ricevute che in quelle in composizione.
- Copia Nomi: Copia i nomi degli allegati selezionati o di tutti gli allegati di un’email negli appunti con un clic—pronto per essere incollato ovunque.
- Ripara collegamenti staccati: Se gli allegati sono stati spostati dopo essere stati scollegati, questo strumento può riparare in batch i collegamenti interrotti tra email e file scollegati.
Salvataggio automatico: Salva automaticamente tutti gli allegati in arrivo in una cartella specifica. Puoi impostare regole per salvare solo gli allegati che soddisfano determinate condizioni (es. per nome file, mittente, dimensione, tipo).
Distacca automaticamente: Scollega automaticamente tutti gli allegati dalle email in arrivo. Puoi configurare regole per controllare quali tipi di allegati scollegare.
Auto Comprimi: Comprimi automaticamente gli allegati sia nelle email in arrivo che in uscita. Le regole personalizzate ti permettono di specificare quando avviene la compressione.
Opzioni allegato: Fai clic sulla freccia destra nel gruppo Allegati per aprire le Opzioni allegato. Qui troverai impostazioni utili per gestire come vengono salvati, scollegati e compressi gli allegati, facilitando la personalizzazione del tuo flusso di lavoro.
Gruppo Automatico:
Più opzioni:
- Invio ritardato: Ritarda automaticamente l’invio delle email in uscita per un tempo specificato dopo aver cliccato "Invia". Durante questo intervallo puoi annullare o modificare liberamente il messaggio prima che venga consegnato.
- Correggi formato risposta: Outlook utilizza il formato originale del messaggio quando si risponde. Questa utility ti consente di definire un formato di risposta predefinito che verrà sempre utilizzato. I formati disponibili sono:
1) HTML2) Testo normale3) RTF (Rich Text) - Correggi formato inoltro: Outlook inoltra le email utilizzando il formato originale del messaggio. Questo strumento ti consente di impostare un formato di inoltro predefinito. Puoi scegliere tra:
1) HTML2) Testo normale3) RTF (Rich Text) - Avvisami quando invio un messaggio senza allegati: Imposta le tue parole chiave per attivare un avviso di allegato mancante. Se il corpo o l’oggetto dell’email contiene determinate parole chiave ma non ci sono allegati, verrà visualizzato un promemoria prima dell’invio.
- Segna come Letto: Le email eliminate spesso rimangono contrassegnate come "non lette" nella cartella Elementi eliminati. Questo strumento segna tutte le email non lette nella cartella Elementi eliminati (e nelle sottocartelle) come "lette" con un solo clic.
- Imposta indirizzo di risposta fisso: Per impostazione predefinita, le risposte vengono inviate all’account del mittente. Questa funzione ti consente di impostare un indirizzo di risposta fisso, così tutte le risposte saranno indirizzate a un account specifico indipendentemente da quale abbia inviato il messaggio originale.
Risposta automatica: Crea facilmente regole di risposta automatica per uno o più account. Personalizza oggetto e contenuto del messaggio per adattarli a scenari di assenza o occupato.
Inoltro automatico: Inoltra automaticamente le email in arrivo a destinatari specifici in base a regole personalizzabili. Esempi di regole includono:
- Inoltra le email da un account specifico.
- Inoltra le email con oggetti che contengono determinate parole chiave.
- Inoltra le email con nomi di allegati che contengono determinate parole chiave.
- Inoltra le email quando il corpo contiene frasi specifiche.
CC / BCC Automatico: Aggiungi automaticamente destinatari CC o BCC quando invii email in base a regole specifiche. Esempi di scenari includono:
- CC/BCC automatico quando si invia da un account specifico.
- CC/BCC automatico quando l’oggetto contiene parole chiave.
- CC/BCC automatico quando il nome dell’allegato contiene parole chiave.
- CC/BCC automatico quando si invia a destinatari specifici.
Gruppo di Contatti:
Dividi in un nuovo gruppo di contatti: Dividi rapidamente un gruppo di contatti (lista di distribuzione) in due o più gruppi più piccoli per una gestione migliore.
Separare: Converti tutti i membri di un gruppo di contatti in singole voci nella tua cartella Contatti.
Gruppo Cartelle:
Cartella:
Gruppo Visualizza:
Minimizza alla chiusura: Minimizza Outlook nell’area di notifica invece di chiuderlo quando fai clic su Chiudi (X)—così puoi mantenere Outlook attivo in background senza occupare spazio sulla barra delle applicazioni.
Promemoria email: Imposta regole personalizzate per ricevere avvisi quando arrivano email importanti. Ad esempio, se definisci la parola chiave "Test" come importante, qualsiasi email che la contiene nell’oggetto, corpo, nome mittente o indirizzo mittente attiverà un promemoria in tempo reale.
Gruppo Stampa:
Stampa avanzata: Uno strumento di stampa potente che offre opzioni flessibili per la stampa di vari elementi di Outlook.
- Stampa contatti o gruppo di contatti: Stampa i contatti con le loro note, oppure stampa tutti i membri di un gruppo di contatti su una sola pagina.
- Stampa riunioni: Stampa l’elenco dei partecipanti e le loro risposte per qualsiasi riunione selezionata.
- Stampa email: Stampa le email con o senza intestazioni, e includi eventualmente il campo BCC quando stampi i messaggi inviati.
Stampa selezione: Stampa solo il contenuto selezionato di un’email—senza dover stampare l’intero messaggio.
Gruppo Calendario:
Rimuovi promemoria compleanno: Disattiva tutti i promemoria di compleanno dal calendario di Outlook con un solo clic.
Ripristina promemoria compleanno: Riattiva facilmente tutti i promemoria di compleanno precedentemente disattivati nel calendario.
Durante la composizione o la risposta a un messaggio
Rimuovi Nomi Duplicati: Rimuovi tutti gli indirizzi email duplicati dai campi A, Cc e Ccn con un solo clic.
Rimuovi il mio nome: Rimuovi automaticamente i tuoi indirizzi email dai campi A, Cc e Ccn durante la composizione di un messaggio.
Inserisci la cronologia dei messaggi: Se hai usato Rispondi senza cronologia o Rispondi a tutti senza cronologia, clicca questo pulsante per reinserire il contenuto originale del messaggio nella finestra di risposta corrente.
Invia separatamente: Invia la stessa email a più destinatari con saluti personalizzati—senza rivelare gli indirizzi degli altri destinatari.
Rispondi a: Dopo aver impostato un indirizzo di risposta predefinito, puoi disattivarlo per singole email utilizzando questa opzione durante la composizione.
Salta CC / BCC automatico: Ignora temporaneamente le regole di CC o BCC automatico per l’email corrente, anche se corrisponde alle condizioni esistenti.
Durante la lettura di un messaggio
Rispondi con selezione: Rispondi a un’email utilizzando solo la parte di testo selezionata—perfetto per citare o fare riferimento a contenuti specifici.
Converti firma in contatto: Converti la firma del mittente in una voce contatto con un solo clic.
Nella finestra del gruppo di contatti
Dettagli: Conta rapidamente il numero di membri di un gruppo di contatti con un solo clic.
gruppi
