Scopri come Kutools per Outlook ti fa risparmiare tempo in Outlook 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 e Office 365.
Gli strumenti sono organizzati di seguito in base ai gruppi della Barra multifunzione in cui compaiono.
Scheda Kutools
Scheda Kutools Plus
Scheda Kutools nella finestra di composizione
Nota: La scheda Kutools appare quando apri un'email nel riquadro di lettura di Outlook.
Scheda Kutools nella finestra di lettura
Nota: La scheda Kutools diventa visibile quando un'email viene aperta nel riquadro di lettura di Outlook.
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Gruppo popolare:
AI Mail Assistant: AI Mail Assistant sfrutta la tecnologia AI più avanzata per aiutarti a rispondere alle email in modo rapido, preciso e intelligente. Inoltre, ottimizza il contenuto delle email, riassume i messaggi, li traduce in varie lingue ed estrae le informazioni importanti dai contenuti delle email, oltre ad analizzare le email. Puoi anche creare nuovi modelli per esigenze specifiche, ad esempio per identificare lacune contrattuali.
AI Utilities:
- AI Summary: Semplifica il flusso di lavoro grazie alla sintesi AI. Riassumi istantaneamente più email e genera report dettagliati direttamente in Outlook, velocizzando e rendendo più accurati i tuoi compiti.
- Mostra la scheda AI di Kutools: Se hai nascosto la scheda AI di Kutools, clicca qui per renderla nuovamente visibile.
- Disabilita tutte le funzioni AI di Kutools: Disattiva tutte le funzionalità AI e non mostrarle più in futuro.
- Configurazione AI: Configura i provider AI, le chiavi API e i modelli.
Consiglio: Se non possiedi una chiave AI personale, puoi registrarti per ottenere una chiave AI di Kutools e usufruire di100 utilizzi gratuiti su tutte le funzioni con AI.
Super Destinatari: Grazie all’accesso ai contatti tra account, ricerca avanzata, ordinamento e filtri rapidi, opzioni di visualizzazione personalizzabili e indicatori intuitivi, Smart Recipients garantisce comunicazioni email fluide ed efficienti.
Rubrica Intelligente: Accedi facilmente ai contatti di tutti gli account. Passa rapidamente da un account all’altro, ricerca tramite filtri su tutti i campi, visualizza campi personalizzati e ordina in modo flessibile—all’interno di un unico potente strumento di gestione dei contatti.
Elaborazione in Massa: Include una serie di strumenti per l’elaborazione di email in massa
Aggiungi contatto:
- Aggiungi da Email: Aggiungi istantaneamente tutti i mittenti e destinatari dalle email selezionate alla tua cartella Contatti—senza duplicati.
- Aggiungi al gruppo di contatti: Inserisci più destinatari o mittenti dalle email selezionate direttamente in un gruppo di contatti specifico.
Visualizza gruppo:
Barra delle schede: Abilita l’interfaccia a schede in Outlook. Tutte le finestre aperte—email, contatti, attività—vengono mostrate nella barra delle schede, consentendo passaggi rapidi e semplici tra di esse.
Riquadro risorse: Se attivato, un pannello appare sul lato destro della finestra di Outlook (nel riquadro di lettura o popup). Da qui puoi inserire emoji, voci di AutoTesto o segnalibri nei tuoi messaggi.
- Emoji: Aggiungi un’ampia varietà di emoji al corpo del tuo messaggio. Compatibile con tutti i sistemi Windows. Crea gruppi personalizzati di emoji per una migliore organizzazione.
- Riquadro AutoTesto: Salva testo, immagini o forme usate spesso come voci di AutoTesto per un inserimento rapido durante la composizione di email.
- Segnalibro: Proprio come in Word, puoi aggiungere segnalibri ai contenuti dell’email per una navigazione facile.
Barra degli strumenti fluttuante: Attiva questa opzione per visualizzare una barra per inserire emoji rapidamente durante la composizione delle email in Outlook.
Più opzioni: Se abilitato, un riquadro appare sul lato destro della finestra di Outlook (nel riquadro di lettura o popup). Da qui puoi inserire emoji, voci di AutoTesto o segnalibri nei messaggi.
- Minimizza alla chiusura: Minimizza Outlook nell’area di notifica anziché chiuderlo quando premi il tasto Chiudi (X)—così Outlook resta attivo in background senza occupare spazio sulla barra delle applicazioni.
- Promemoria email: Imposta regole personalizzate per ricevere avvisi quando arrivano email importanti. Ad esempio, se definisci la parola chiave “Test” come importante, ogni email che contiene "Test" nell’oggetto, corpo, nome o indirizzo del mittente attiverà un promemoria in tempo reale.
- Mostra fuso orario del mittente: Visualizza sia l’ora di invio originale sia l’ora corrente nel fuso orario del mittente—ideale per pianificare le risposte.
- Informazioni sull’intestazione della posta: Mostra dettagli delle intestazioni e metadati direttamente nella finestra del messaggio di Outlook.
Gruppo email:
Rimanda: Sposta temporaneamente le email selezionate nella cartella Rimanda e riportale nella posta in arrivo all’orario programmato.
Invio programmato: Personalizza l’orario di invio. Il messaggio verrà recapitato automaticamente all’orario stabilito.
Invio periodico: Personalizza l’orario di invio dell’email. Il messaggio verrà consegnato automaticamente all’orario programmato.
Invio ritardato: Ritarda la consegna di tutte le email in uscita per un certo periodo. Durante tale periodo puoi annullare o modificare liberamente l’email finché non viene realmente inviata.
Invia separatamente: Invia la stessa email a più destinatari individualmente, ciascuno con un saluto personalizzato (es. “Caro Mario”, “Cara Sara”), senza mostrare gli indirizzi degli altri destinatari.
Rispondi con allegato: Conserva gli allegati originali quando rispondi a una email—gli allegati non andranno persi nella risposta.
Rispondi a tutti con allegato: Quando rispondi a tutti, questa funzione assicura che gli allegati originali siano mantenuti nella risposta.
Rispondi con:
Gruppo strumenti avanzati:
Regola avanzata: Offre più tipologie di regole e opzioni di personalizzazione rispetto alle impostazioni standard di Outlook—permettendoti un controllo maggiore sulla gestione delle email.
Anti-phishing: Controlla automaticamente o manualmente i link nascosti nelle email e svela gli URL reali—per aiutarti a evitare truffe di phishing e navigare in sicurezza.
Posta indesiderata: Un insieme completo di strumenti per bloccare o sbloccare determinate email e ridurre i messaggi indesiderati nella posta in arrivo.
- Blocca mittente: Sposta automaticamente le email di un determinato mittente nella posta indesiderata. Basta selezionare una email del mittente che desideri bloccare, attivare questa funzione e tutte le email future di quel mittente saranno filtrate.
- Blocca dominio mittente: Blocca tutte le email provenienti da un dominio specifico (ad es. @gmail.com). Dopo aver attivato questa funzione, tutte le email future da quel dominio finiranno nella posta indesiderata.
- Blocca oggetto: Blocca automaticamente le email che contengono certe parole chiave o frasi nell’oggetto. Una volta attivata, le email con quei soggetti verranno spostate nella posta indesiderata.
- Blocca corpo: Filtra email in base a determinate parole o frasi nel corpo del messaggio. Per esempio, puoi bloccare email che contengono “Rolex watch” per evitare contenuti promozionali indesiderati.
- Mai bloccare mittente: Ricevi sempre email da determinati mittenti, indipendentemente da altre regole di blocco. Aggiungi uno o più indirizzi email alla tua lista di “consentiti”.
- Mai bloccare dominio mittente: Consenti email da interi domini (es. @azienda.com) affinché vengano sempre recapitate nella posta in arrivo.
- Mai bloccare oggetto: Assicura che le email con oggetti specifici non siano mai contrassegnate come posta indesiderata.
- Mai bloccare corpo: Consenti le email che includono determinate frasi o parole chiave nel corpo, anche quando altre regole sono attive.
- Gestisci posta indesiderata: Pannello centrale per creare, modificare, eliminare, attivare o disabilitare tutte le regole relative alla posta indesiderata.
- Esegui regole posta indesiderata ora: Applica manualmente tutte le regole di filtro della posta indesiderata configurate—una soluzione veloce per ripulire la posta in un colpo solo.
Gruppo Opzioni:
Aggiungi data all’oggetto quando crei una nuova email: Inserisce automaticamente la data corrente nell’oggetto quando componi una nuova email.
Aggiungi la data nella firma quando crei, rispondi o inoltri email: Include automaticamente la data attuale nella firma quando componi, rispondi o inoltri.
Rispondi sempre con l’account predefinito: Assicura che tutte le risposte vengano inviate dal tuo account predefinito, a prescindere da quale account abbia ricevuto il messaggio.
Aggiungi saluto quando crei, rispondi o inoltri una email: Inserisce automaticamente un saluto personalizzato nel corpo del messaggio quando componi, rispondi o inoltri.
Includi il mio indirizzo quando rispondi a tutti: Include automaticamente il tuo indirizzo tra i destinatari quando utilizzi “Rispondi a tutti”.
Avviso quando Rispondi / Rispondi a tutti: Mostra una finestra di conferma quando si risponde a un messaggio con più destinatari.
Avvisami quando rispondo a tutti su un messaggio dove sono in CCN: Mostra una finestra di avviso se il tuo indirizzo è nel campo Bcc di una email a cui rispondi a tutti.
Utilizza account predefinito per inoltrare: Utilizza automaticamente l’account predefinito quando inoltri email.
Mostra: Visualizzerà una notifica per segnalarti cosa ha fatto Kutools per Outlook per te. Sono disponibili6 opzioni:
- 1. Mostra finestra di avviso quando il CC/BCC automatico è attivo.
- 2. Mostra finestra di avviso quando vengono automaticamente inoltrate email.
- 3. Mostra finestra di avviso quando vengono automaticamente risposte alle email.
- 4. Mostra finestra di avviso quando vengono inviate email ricorrenti.
- 5. Mostra finestra di avviso di invio programmato o ritardato.
Abilita registri: Conserva la cronologia di tutte le azioni automatiche riuscite o non riuscite eseguite da Kutools per Outlook.
Cambia lo zoom testo predefinito: Modifica il livello di zoom predefinito per la lettura, composizione, risposta e inoltro delle email.
Abilita Generatore di query: Attiva rapidamente il Generatore di query nascosto di Outlook per la Ricerca Avanzata.
Cambia la dimensione massima dell’allegato: Modifica il limite di dimensione degli allegati per accettare file più grandi.
Configura tipi di allegati: Sblocca o consenti l’accesso a specifiche estensioni di file negli allegati email.
Cambia la cartella di salvataggio predefinita degli allegati: Seleziona la cartella predefinita dove salvare gli allegati delle email.
Gruppo Aiuto:
Registri: Aiuta a tenere traccia dei risultati riusciti o falliti delle operazioni automatiche di Kutools per Outlook.
Controlla aggiornamenti: Verifica e installa la versione più recente di Kutools per Outlook.
Aiuto:
- Feedback: Invio suggerimenti / segnalazione errori.
- Cambia Licenza: Inserisci o aggiorna le informazioni della tua licenza per attivare la versione Pro.
- Imposta:Configura se attivare le funzioni AI e imposta la lingua preferita.
- Modalità barra degli strumenti: Scegli il layout o la modalità di visualizzazione preferita per la barra degli strumenti di Kutools.
- Condividi: Invia email ad amici / Condividi su Facebook / Condividi su Twitter / Condividi su LinkedIn / Condividi su Weibo.
- Informazioni: Visualizza informazioni in tempo reale sui processi in background attivi in Kutools per Outlook.
Gruppo Report:
Statistiche: Conta rapidamente le email in Outlook in base a periodi di tempo specifici o selezioni di cartelle. Puoi esportare i risultati in un nuovo file, come un foglio Excel. Ideale per ottenere panoramiche sull’attività email.
- Conta il totale delle email inviate o ricevute al giorno, settimana o mese
- Conta il numero di email selezionate
- Conta email tra tutte le cartelle e gli account email contemporaneamente
- Esporta i risultati in Excel per report o analisi
Rapporto:
- Rapporto rapido: Esporta informazioni dettagliate su tutti i messaggi di una cartella email selezionata o tutte le attività presenti in una cartella delle attività direttamente in Excel. Puoi personalizzare i campi da includere nel report secondo le tue esigenze.
- Analizza intestazioni email: Visualizza e analizza facilmente tutte le intestazioni Internet di un’email con un solo clic. Utile per diagnosticare problemi di recapito o identificare tentativi di phishing.
- Conteggio elementi selezionati: Questa utility include due potenti strumenti di conteggio:
- Contatore elementi non letti – Visualizza istantaneamente il totale degli elementi non letti in tutte le cartelle
- Contatore tutti gli elementi – Mostra il totale sia di elementi letti che non letti in tutte le cartelle di Outlook
Gruppo Elimina:
Elimina email duplicate: Scansiona e rimuovi rapidamente email duplicate dalle cartelle selezionate su uno o più account. Puoi scegliere di spostare i duplicati in una cartella anziché eliminarli permanentemente.
Elimina i contatti duplicati: Elimina i contatti duplicati da una o più cartelle contatti in un solo passaggio. È anche possibile spostare i duplicati in un’altra cartella invece di eliminarli.
Nota: Per impostazione predefinita, i duplicati vengono definiti come contatti con lo stesso Nome completo e Email1. Puoi personalizzare i criteri di corrispondenza.
Unisci i dati dei contatti duplicati: Unisci i contatti duplicati in una o più cartelle usando i campi di corrispondenza specificati.
Nota: I campi duplicati predefiniti sono Nome completo e Email1, ma possono essere personalizzati.
Elimina attività: Rimuovi rapidamente tutte le attività duplicate in una o più cartelle—conservando una sola copia per ciascuna attività.
Rimuovi prefisso oggetto: Rimuovi automaticamente prefissi comuni di risposta/inoltro come RE: o FW: dalle email selezionate o da intere cartelle. Puoi anche definire prefissi personalizzati da eliminare.
Elimina:
- Elimina email dallo stesso mittente: Elimina istantaneamente tutte le email nella cartella corrente inviate dallo stesso mittente della email selezionata. È possibile applicare un filtro per intervallo di date.
- Elimina email con lo stesso oggetto: Elimina tutte le email nella cartella corrente con lo stesso oggetto della email selezionata, opzionalmente con un filtro per intervallo di date.
- Rimuovi messaggi bloccati: A volte le email restano bloccate in Posta in uscita a causa di allegati grandi o errori. Utilizza questa funzione per eliminarle tutte con un solo clic.
Gruppo Allegati:
Gestore allegati: Il Gestore allegati offre un modo centralizzato per gestire più allegati da più email. Puoi salvare, eliminare, comprimere o staccare allegati in gruppo in modo rapido. Supporta anche l’automazione, ad esempio scollegando o comprimendo automaticamente gli allegati in arrivo e in uscita secondo le tue regole.
Strumenti allegati: Questo gruppo raccoglie strumenti utili per gestire facilmente gli allegati in Outlook:
- Comprimi allegati: Comprimi tutti gli allegati in una o più email selezionate. Puoi anche applicare filtri per comprimere solo gli allegati specifici.
- Estrai tutto: Decomprimi istantaneamente tutti gli allegati zippati da una o più email selezionate.
- Stacca tutti gli allegati: Rimuovi tutti gli allegati dalle email selezionate e salvali in una cartella specificata. Filtri avanzati disponibili per mirare solo a certi allegati.
- Ripristina tutto: Ripristina gli allegati precedentemente scollegati nelle email originali.
- Salva allegati: Salva tutti o solo alcuni allegati dalle email selezionate in una cartella scelta usando criteri avanzati.
- Rinomina tutto: Rinomina tutti gli allegati di una email selezionata senza doverli salvare sul disco. Funziona sia con le email ricevute sia in fase di composizione.
- Copia Nomi: Copia con un clic i nomi degli allegati selezionati o di tutti gli allegati di una email negli appunti—pronti per incollarli ovunque.
- Ripara collegamenti staccati: Se gli allegati sono stati spostati dopo essere stati staccati, questo strumento può riparare in blocco i collegamenti interrotti tra email e file allegati.
Salvataggio automatico:Salva automaticamente tutti gli allegati in arrivo in una cartella specifica. Puoi stabilire regole per salvare solo gli allegati che rispettano determinati criteri (nome file, mittente, dimensione, tipo, ecc.).
Distacca automaticamente: Scollega automaticamente tutti gli allegati dalle email in arrivo. Puoi configurare regole per scegliere quali tipi di allegati staccare.
Auto Comprimi: Comprimi automaticamente gli allegati sia nelle email in arrivo sia in quelle in uscita. Le regole personalizzate ti consentono di specificare quando eseguire la compressione.
Opzioni allegato: Clicca il pulsante freccia destra nel gruppo Allegati per aprire le Opzioni Allegato. Qui troverai tutte le impostazioni utili per gestire il salvataggio, la rimozione e la compressione degli allegati—così puoi perfezionare il tuo flusso di lavoro.
Gruppo Automatico:
Gruppo Utilità:
- Invio ritardato: Ritarda automaticamente l’invio delle email in uscita per un intervallo di tempo dopo aver cliccato "Invia". Durante il ritardo puoi annullare o modificare liberamente il messaggio prima della consegna definitiva.
- Formatta risposta: Outlook utilizza il formato del messaggio originale quando rispondi. Questa utility ti permette di definire un formato di risposta predefinito che verrà sempre utilizzato. I formati disponibili sono:
1) HTML2) Testo normale3) RTF (testo formattato) - Formatta inoltro: Outlook inoltra le email usando il formato originale. Questo strumento ti consente di impostare un formato di inoltro predefinito. Puoi scegliere tra:
1) HTML2) Testo normale3) RTF (testo formattato) - Avviso mancato allegato: Imposta parole chiave personalizzate per attivare l’avviso di allegato mancante. Se il corpo o l’oggetto dell’email contiene specifiche parole chiave ma non sono presenti allegati, verrà mostrato un promemoria prima dell’invio.
- Segna come Letto: Le email cancellate restano spesso contrassegnate come “non lette” nella cartella Elementi eliminati. Questo strumento segna come "lette" tutte le email non lette presenti nella cartella Elementi eliminati (e nelle sue sottocartelle) con un solo clic.
- Imposta indirizzo Reply-To fisso: Di default la risposta va all’account del mittente. Questa funzione consente di impostare un indirizzo di risposta fisso, così tutte le risposte andranno a uno specifico account, indipendentemente da chi ha inviato il messaggio originale.
Risposta automatica: Crea facilmente regole di risposta automatica per uno o più account. Personalizza oggetto e contenuto del messaggio secondo le tue esigenze (ad esempio per fuori sede o stato occupato).
Inoltro automatico: Inoltra automaticamente le email in arrivo a destinatari specifici in base a regole personalizzabili. Esempi di regole includono:
- Inoltra email da un determinato account.
- Inoltra email che contengono determinate parole chiave nell'oggetto.
- Inoltra email con nomi di allegato specifici.
- Inoltra email quando il corpo contiene frasi specifiche.
CC / BCC Automatico: Aggiungi automaticamente destinatari CC o BCC quando invii email in base a regole specifiche. Esempi di utilizzo:
- CC/BCC automatico quando si utilizza un determinato account di invio.
- CC/BCC automatico quando l’oggetto contiene determinate parole chiave.
- CC/BCC automatico quando il nome dell’allegato contiene certe parole chiave.
- CC/BCC automatico quando si scrive a destinatari specifici.
Gruppo Contatti:
Dividi in un nuovo gruppo di contatti: Suddividi rapidamente un gruppo di contatti (lista di distribuzione) in due o più gruppi più piccoli per una gestione migliore.
Separare: Trasforma tutti i membri di un gruppo di contatti in singole voci nella cartella Contatti.
Gruppo cartelle:
Cartella:
Gruppo Ricerca:
Ricerca Avanzata: Esplora Email, Contatti, Attività, Appuntamenti e Riunioni utilizzando una o più condizioni contemporaneamente. Puoi salvare le impostazioni come scenari riutilizzabili—così risparmi tempo e migliori la produttività.
- Ricerca avanzata email: Usa uno o più filtri (ad esempio mittente, oggetto, data) per localizzare precisamente le email. Salva i criteri come scenari da riutilizzare in futuro.
- Ricerca avanzata attività: Trova rapidamente attività combinando più condizioni e riutilizza la stessa configurazione salvando lo scenario.
- Ricerca avanzata contatti: Filtra la rubrica usando più criteri come nome, azienda o categoria—e salva la configurazione per utilizzi futuri.
- Ricerca avanzata appuntamenti e riunioni: Trova facilmente voci di calendario secondo orario, luogo, partecipanti o parole chiave—e salva la ricerca per un uso successivo.
Ricerca email per mittente
Ricerca email per destinatario:
Ricerca email per Reply-To corrente:
(Ricerca) Filtra per indirizzo email del contatto: Trova rapidamente tutte le email che includono un determinato contatto della rubrica.
Cancella cronologia di ricerca: Cancella istantaneamente tutta la cronologia delle ricerche recenti di Outlook con un clic.
Gruppo Stampa:
Stampa avanzata: Uno strumento potente che consente opzioni di stampa flessibili per vari elementi di Outlook.
- Stampa contatti/gruppo di contatti: Stampa i contatti insieme alle note oppure stampa tutti i membri di un gruppo su una sola pagina.
- Stampa riunioni: Stampa l’elenco dei partecipanti e le loro risposte per la riunione selezionata.
- Stampa email: Stampa le email con o senza intestazioni, includendo opzionalmente il campo Bcc quando si stampano i messaggi inviati.
Stampa selezione: Stampa solo il contenuto selezionato da una email—senza dover stampare l’intero messaggio.
Gruppo Calendario:
Rimuovi promemoria compleanno: Disattiva con un clic tutti i promemoria di compleanno dal calendario di Outlook.
Ripristina promemoria compleanno: Riattiva rapidamente tutti i promemoria di compleanno precedentemente disattivati nel calendario.
Durante la composizione o risposta a un messaggio
Rimuovi Nomi Duplicati: Rimuovi tutti gli indirizzi email duplicati da A, Cc e Ccn con un solo clic.
Rimuovi il mio nome: Rimuove automaticamente i tuoi indirizzi email da A, Cc e Ccn quando componi un messaggio.
Inserisci la cronologia dei messaggi: Se hai utilizzato Rispondi senza cronologia o Rispondi a tutti senza cronologia, clicca su questo pulsante per reinserire il contenuto originale del messaggio nella risposta corrente.
Invia separatamente: Invia lo stesso messaggio a più destinatari con saluti personalizzati—senza rivelare gli indirizzi degli altri.
Rispondi a: Dopo aver impostato un indirizzo Reply-To predefinito, puoi disattivare il Reply-To per singole email tramite questa opzione mentre componi.
Salta CC / BB automatico: Ignora temporaneamente le regole CC/Bcc automatiche per l’email attuale, anche se sono soddisfatte le condizioni esistenti.
Durante la lettura di un messaggio
Rispondi con selezione: Rispondi a una email utilizzando solo la porzione di testo selezionata—perfetto per citare o fare riferimento a un contenuto specifico.
Converti firma in contatto: Con un clic, trasforma la firma del mittente in una voce del tuo elenco contatti.
Nella finestra gruppo di contatti
Dettagli: Conta velocemente il numero di membri in un gruppo contatti con un solo clic.
