Modelli Kutools – crea e gestisci modelli in Outlook senza sforzo

Interfaccia utente intuitiva ✨

Kutools offre un’interfaccia pulita e intuitiva, che permette di trovare e utilizzare facilmente i modelli necessari. Il layout user-friendly rende l’intera esperienza di scrittura delle email più semplice e fluida.

Strumenti avanzati di gestione ⚙️

Kutools offre opzioni avanzate di gestione, che ti permettono di eliminare, rinominare e organizzare rapidamente i modelli in categorie. È inoltre supportata la gestione in blocco, per un’efficienza e una comodità decisamente superiori.

Opzioni diversificate per l’inserimento dei contenuti 🖼️

Oltre al testo normale, Kutools supporta l’inserimento di immagini, tabelle e grafica, permettendoti di creare email più ricche, dall’aspetto professionale e con un impatto visivo superiore.

Modifica e manutenzione senza sforzo ✏️

Puoi aggiornare in qualsiasi momento il contenuto dei tuoi modelli: modifica il testo, sostituisci le immagini o regola la formattazione, senza alcun impatto sulle categorie esistenti o sugli altri modelli. Tutte le modifiche vengono applicate all’istante, garantendo una libreria di modelli sempre organizzata e perfettamente aggiornata.

Importa e Esporta modello 🔄

Kutools ti permette di importare ed esportare modelli, semplificando il backup o la migrazione tra dispositivi e versioni di Outlook e offrendoti maggiore flessibilità e sicurezza dei dati.

Il riquadro Modelli è suddiviso in due sezioni principali, pensate per aiutarti a organizzare e accedere in modo rapido ed efficiente ai contenuti che utilizzi più spesso.

1. Sezione Categorie (area superiore)

Questa sezione mostra e gestisce tutte le categorie di modelli integrati—come Casella di controllo, Generale e Firma—oltre a eventuali categorie personalizzate create dall’utente.

In quest’area puoi:

• Aggiungi nuove categorie o rinomina quelle esistenti
• Sposta le categorie in alto o in basso per regolarne l’ordine di visualizzazione, tenendo sempre a portata di mano quelle usate più frequentemente
• Elimina le categorie che non ti servono più
• Supporta l’importazione e l’esportazione in blocco dei modelli, semplificando backup, migrazione e condivisione tra dispositivi diversi.
• Aggiorna l’elenco dei modelli per visualizzare subito gli ultimi aggiornamenti.
• Utilizza la casella di ricerca per individuare rapidamente modelli specifici

2. Sezione Contenuto modelli (area inferiore)

Questa area presenta tutti i modelli della categoria attualmente selezionata in un layout chiaro e intuitivo, permettendoti di identificare rapidamente il contenuto di ciascun modello e di scegliere e inserire quello desiderato in modo rapido ed efficiente.

In quest’area puoi:

• Aggiungi nuovi modelli
• Modifica i modelli esistenti aggiornando testo, immagini o formattazione
• Elimina i modelli che non utilizzi più
• Ordina i modelli nell’elenco in ordine crescente o decrescente per trovare ancora più facilmente il contenuto che cerchi.
• Regola la dimensione delle anteprime per una visualizzazione più chiara
• Entra nella modalità modifica per gestire i modelli in blocco

Insieme, queste due sezioni offrono un ambiente di gestione dei modelli ben strutturato e altamente efficiente, che ti permette di creare, organizzare e riutilizzare contenuti in modo semplice, ottimizzando notevolmente il tuo flusso di lavoro nella stesura delle email.

Suggerimento:

Il riquadro Modelli in Outlook è compatibile sia con il riquadro di lettura che con le finestre popup per nuovi messaggi, risposte e inoltri. Al clic sul pulsante Modello, tutti e quattro i tipi sono abilitati per impostazione predefinita. Inoltre, puoi scegliere automaticamente dove visualizzare il riquadro Risorse: fai clic su Kutools > Modello, apri il menu a discesa e seleziona il riquadro o la finestra in cui desideri che compaia il riquadro Modelli.

Creazione di un nuovo modello

1. Seleziona il contenuto che desideri salvare come modello, quindi fai clic sul pulsante . Vedi screenshot:
   
2. Nella finestra di dialogo Nuovo modello:
   (1) Inserisci un nome per il nuovo modello nella casella Nome;
   (2) Specifica quindi una categoria per il nuovo modello dal menu a discesa. Puoi creare direttamente una nuova categoria facendo clic sul pulsante Nuova Categoria e inserendo il nome desiderato.
   (3) Fai clic sul pulsante Aggiungi.
   
3. Il modello è stato creato all’istante! Puoi visualizzarlo in anteprima nel riquadro Biblioteca di risorse. Guarda lo screenshot:
   

Utilizzo di un modello nella tua email

Una volta creato, il modello è sempre disponibile in qualsiasi finestra di composizione email. Che tu stia scrivendo un nuovo messaggio, rispondendo o inoltrando un'email, ti basta un clic sul modello per inserirne immediatamente il contenuto.

1. Fai clic nel punto del corpo del messaggio in cui vuoi inserire il contenuto del modello.
2. Nel riquadro Biblioteca di risorse, seleziona la categoria che contiene il modello desiderato, quindi fai clic su di esso per inserirlo direttamente nella tua email.
   

Suggerimento:

Puoi inserire la voce del modello come «Testo RTF», «Testo normale» o «Immagine» selezionando l’opzione desiderata dal menu a discesa della voce del modello.

Elimina o rinomina una categoria

Seleziona la categoria che desideri eliminare o rinominare, fai clic sulla freccia a discesa nell’elenco delle categorie e scegli Elimina categoria oppure Rinomina categoria in base alle tue esigenze.

Nota: eliminare una categoria comporterà l’eliminazione definitiva di tutti i modelli in essa contenuti. Assicurati di non averne più bisogno prima di procedere.

Elimina o rinomina un modello

Nella sezione Contenuto modelli, puoi rinominare o eliminare singoli modelli. Seleziona semplicemente il modello, fai clic sul pulsante a discesa accanto ad esso e scegli Rinomina per assegnargli un nuovo nome oppure Elimina per rimuovere il modello selezionato.

Suggerimento:

Per eliminare tutte le voci del modello presenti in una categoria, fai clic sulla freccia a discesa nell’elenco della Barra multifunzione e seleziona Cancella tutto.

Esporta modello

Se desideri eseguire il backup dei tuoi modelli o condividerli con altri, puoi esportare i modelli selezionati o un'intera categoria come file pacchetto modello.

Fare clic sulla freccia a discesa nell'elenco delle categorie e scegliere Esporta modello. Nella finestra di dialogo Esporta modello, fare clic sul pulsante per selezionare una cartella di destinazione in cui salvare il file esportato, quindi su OK.

Il pacchetto esportato può essere importato su qualsiasi altro dispositivo o condiviso con il proprio team.

Importa modello

Quando si dispone di un file pacchetto modello, è possibile importarlo direttamente nella propria libreria di modelli.

Fare clic sulla freccia a discesa nell'elenco delle categorie e selezionare Importa modello. Nella finestra di dialogo Importa modello, fare clic sul pulsante per scegliere il file da importare, quindi confermare con OK. I modelli verranno caricati automaticamente nella categoria corretta e saranno subito disponibili.

Modifica ordine delle categorie

Seleziona la categoria che desideri spostare nella sezione Categorie. Clicca sulle icone Sposta su o Sposta giù per riposizionarla. L’ordine viene aggiornato all’istante, senza bisogno di ulteriore conferma.

Modifica ordine dei modelli

È anche possibile riordinare i modelli all’interno di ciascuna categoria:

▶️ Ordina i modelli in ordine crescente o decrescente

Nell’elenco Modelli, fai clic sul pulsante o per ordinare i modelli. L’elenco verrà immediatamente riorganizzato in ordine crescente o decrescente in base ai nomi dei modelli.

Nota: una volta ordinati i modelli in ordine crescente o decrescente, non potrai più riposizionarli manualmente tramite trascinamento.

▶️ Modifica l’ordine dei modelli spostandoli verso l’alto o il basso

1. Nell’elenco Modelli, fai clic sul pulsante Modifica e seleziona il modello che desideri spostare.
2. Fai clic sulle icone Sposta su/Sposta giù oppure Pagina su/Pagina giù per riposizionarlo. L’ordine viene aggiornato immediatamente, senza necessità di ulteriore conferma.
   
3. Dopo aver spostato la posizione del modello, fai clic su Esci per uscire dalla modalità modifica.

Nell’elenco Categorie

Cerca modelli:

Consente di individuare rapidamente un modello digitando parole chiave. Durante la digitazione, l’elenco viene filtrato automaticamente mostrando solo i modelli corrispondenti ai criteri di ricerca, facilitando così il reperimento dell’elemento desiderato.

Aggiorna :

Ricarica l’elenco delle categorie e dei modelli per visualizzare immediatamente tutti gli aggiornamenti, ad esempio nuovi modelli, elementi rinominati o modifiche effettuate su altri dispositivi. In questo modo la libreria dei modelli rimane sincronizzata e aggiornata.

Nell’elenco Modelli

Abilita Anteprima Fluttuante :

Visualizza una finestra di anteprima fluttuante quando si passa il mouse sopra un modello. Ciò consente di visualizzarne il contenuto completo senza inserirlo, facilitando l’identificazione del modello da utilizzare.

Attiva la nuova modalità anteprima :

Quando questa funzione è attivata, facendo clic su un modello si apre una finestra di anteprima e modifica, consentendo di visualizzarlo, modificarlo o inserirlo. Quando la funzione è disattivata, facendo clic su un modello il contenuto viene inserito direttamente nell’e-mail, saltando la finestra di anteprima.

Abilita Anteprima nella Riquadro Elenco :

Visualizza un’anteprima del modello selezionato direttamente nel riquadro, permettendoti di sfogliare i modelli in modo più comodo senza dover aprire finestre aggiuntive.

Aumenta Dimensione Carattere / Riduci Dimensione Carattere:

Queste due opzioni consentono di aumentare o ridurre il carattere dei nomi dei modelli secondo le proprie esigenze.