Ottimizzazione della gestione delle attività: elimina o aggiungi categorie a Elimina attività duplicate

Con l’utilità Kutools per Outlook, la funzione Elimina attività duplicate ti permette di rimuovere facilmente e rapidamente tutte le attività duplicate da una singola cartella o da più cartelle in Outlook, mantenendone solo una. Procedi come segue.

1. Applica questa funzionalità facendo clic su KUTOOLS PLUS > Elimina attività duplicate. Guarda lo screenshot:

2. Nella procedura guidata Elimina attività duplicate - Passaggio 1 (di 5), seleziona gli account email da cui desideri eliminare le attività duplicate e fai clic sul pulsante Avanti: Seleziona cartella attività.

Suggerimenti: se il caricamento dell’account email risulta lento, puoi fare clic sul pulsante Salta la casella di posta attualmente in caricamento per ignorare le attività relative a quell’account.

3. Nella finestra Elimina attività duplicate - Passaggio 2 (di 5), seleziona le cartelle attività da cui desideri rimuovere i duplicati, quindi fai clic sul pulsante Avanti: Seleziona campi attività duplicati.

Nota:

1). In questo passaggio, puoi fare clic con il tasto destro sul nome della cartella per visualizzare il menu contestuale e selezionare o deselezionare rapidamente tutte le cartelle.

2). Le cartelle selezionate sono elencate in questo riquadro, e le attività contenute nella cartella posizionata più in alto avranno la precedenza per essere conservate. Puoi modificare l’ordine delle cartelle o rimuoverle dall’elenco selezionandole e utilizzando i pulsanti sulla destra.

3). Se hai già utilizzato questa funzionalità e hai precedentemente impostato le condizioni di filtro, puoi semplicemente fare clic sul pulsante Avvia filtraggio per eliminare le attività duplicate in base ai criteri già definiti.

4. Ora si passa alla procedura guidata Elimina attività duplicate - Passaggio 3 (di 5): seleziona i criteri in base ai quali filtrare le attività duplicate e fai clic sul pulsante Avanti: Seleziona i campi da visualizzare nei risultati.

Suggerimento: per confrontare le attività duplicate tra le cartelle selezionate, seleziona la casella Cerca attività duplicate tra le cartelle; in caso contrario, le attività duplicate verranno confrontate separatamente all’interno delle rispettive cartelle.

5. Nella procedura guidata Elimina attività duplicate - Passaggio 4 (di 5), seleziona i campi da visualizzare nei risultati, quindi fai clic sul pulsante Avvia filtraggio per avviare il filtraggio e l’eliminazione delle attività duplicate.

Note：

1). Per visualizzare i campi personalizzati, seleziona l’opzione Personalizzati, quindi fai clic sul pulsante Definiti dall’utente per scegliere i campi nella finestra di dialogo Attività duplicate - Visualizzazione risultati personalizzata.

2). Seleziona l’opzione Condizioni di giudizio selezionate per visualizzare nei risultati i criteri di giudizio specificati nel passaggio precedente.

6. Nella procedura guidata Elimina attività duplicate - Passaggio 5 (di 5), compare una finestra di avviso; fare clic sul pulsante OK.

7. Ora tutte le attività duplicate sono visualizzate nella procedura guidata Elimina attività duplicate - Passaggio 5 (di 5); puoi selezionarne una per visualizzarne i dettagli nella sezione Anteprima informazioni attività nel riquadro a destra.

8. Per eseguire l’eliminazione delle attività duplicate, procedi nel seguente modo:

1) Gestisci separatamente un gruppo di duplicati. Per gestire un gruppo di duplicati, fai clic con il tasto destro sul nome del gruppo e seleziona l’opzione più adatta alle tue esigenze dal menu contestuale.

2) Gestire un’attività in modo indipendente. Per gestirla, fare clic con il tasto destro sull’attività e selezionare l’opzione più adatta alle proprie esigenze dal menu contestuale.

3) Eseguire in blocco tutte le attività «Elimina duplicati». Per eseguire tutte le attività «Elimina duplicati» filtrate, aprire l’elenco a discesa del metodo di elaborazione attività duplicate, selezionare un’opzione in base alle proprie esigenze e fare clic con il tasto destro per avviare l’operazione.

Al termine dell’operazione, compare una finestra di dialogo che ne conferma il completamento; fare clic su OK o su Chiudi per uscire dalle finestre.

Nota: se si desidera semplicemente categorizzare le attività duplicate invece di eliminarle, è possibile scegliere l’opzione Aggiungi Categoria nel menu contestuale o dall’elenco a discesa di Metodo di elaborazione attività duplicate. Nella finestra di dialogo Categoria colore che compare, selezionare la categoria da utilizzare o crearne una nuova in base alle proprie esigenze, quindi fare clic su OK. Le attività duplicate verranno così categorizzate di conseguenza. Si noti che la funzione Aggiungi Categoria applicherà il colore della categoria a tutti gli elementi selezionati (tutti gli elementi duplicati, incluso il primo duplicato, sono selezionati).

Demo: eliminare Elimina attività duplicate in Outlook