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Ottimizzazione della gestione delle attività: Elimina, aggiungi categorie alle attività duplicate

Duplicate tasks in Outlook can arise from various sources — syncing errors, import mishaps, or simply human error. These duplicates not only clutter your task list but can also lead to confusion over which task is the most current or relevant. While Outlook is a powerful tool for managing tasks, its native capabilities for handling duplicates are limited. Users typically have to manually search for and delete duplicate tasks, a process that is both richiede tempo ed prone to error. Kutools for Outlook presents a more efficient solution with its Elimina attività duplicate feature. This feature automates the process of identifying ed removing duplicate tasks, moreover,supports permanent deleting ed add categories to duplicate tasks.


🔵 Advantages and Highlights of the Delete Duplicate Task


  • Rilevamento automatizzato

    Leveraging advanced algorithms, Kutools automatically identifies duplicate tasks based on customizable criteria such as subject, due date, and more.

  • Eliminazione in blocco

    With just a few clicks, you can delete all identified duplicates, saving precious time and effort.

  • Customizable Criteria

    Users have the flexibility to define what constitutes a duplicate, ensuring that the feature aligns with their specific needs.

  • Work Across Folders and Accounts

    You can delete duplicate tasks within folders of an account, as well as across all accounts simultaneously.

  • Three Options on Dealing Duplicates

    After filtering duplicate tasks, Kutools for Outlook allows you to delete, permanently delete, or add categories to the duplicate tasks according to your preferences.

  • Risparmio di tempo ed efficienza

    By automating the process, Kutools saves users significant time and effort, allowing them to focus on more productive tasks.

  • Precisione e affidabilità

    The automated process reduces the risk of human error, ensuring that only true duplicates are removed and important tasks are preserved.

  • Gestione delle attività migliorata

    By eliminating duplicates, users can better prioritize tasks and manage their workload more effectively.

  • Produttività migliorata

    By eliminating unnecessary duplicates, users can focus on the tasks that truly require their attention, thus enhancing overall productivity.

  • Interfaccia user-friendly

    Kutools for Outlook is designed with user experience in mind, making it accessible for users of all proficiency levels.

  • Sicurezza

    Features built-in safeguards to prevent accidental deletion of important tasks, offering peace of mind to users.

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🔵 Steps on how to apply the Delete Duplicate Task


Con Kutools for Outlook's Elimina attività duplicate utility, puoi rimuovere facilmente e rapidamente tutte le attività duplicate in una o più cartelle in Outlook e conservarne una. Si prega di fare quanto segue.

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1. Applicare questa utilità facendo clic su KutoolsAttività duplicate. Vedi screenshot:

2. Nel Attività duplicate - Passaggio 1 (di 5) , selezionare gli account di posta elettronica da cui rimuovere le attività duplicate e fare clic su Passaggio successivo: specificare la cartella delle attività pulsante.

Suggerimenti:: Se il caricamento dell'account di posta elettronica è lento, è possibile fare clic su Salta l'attuale account di posta elettronica di caricamento pulsante per ignorare le attività nell'account di posta elettronica.

3. Nel Attività duplicate - Passaggio 2 (di 5) finestra, controlla le cartelle delle attività da cui rimuovere i duplicati, quindi fai clic su Avanti: Seleziona i campi Attività per il confronto duplicato pulsante.

Nota: 

1). In questo passaggio, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della cartella per visualizzare il menu di scelta rapida per selezionare o deselezionare rapidamente tutte le cartelle.

2). The selected folders are listed in this pane and the tasks within the upper folder will be prioritized to be retained. You can adjust the folder order or delete the folders from the list by selecting it and click the buttons in the right side.

3). Se hai utilizzato questa utilità e hai impostato i criteri di filtro in precedenza, puoi fare direttamente clic su Inizia a filtrare pulsante per filtrare le attività duplicate utilizzando i criteri stabiliti.

4. Ora passa al file Attività duplicate - Passaggio 3 (di 5) procedura guidata, selezionare i criteri su cui si desidera filtrare le attività duplicate e fare clic su Avanti: seleziona i campi da elencare nei risultati pulsante.

Suggerimenti:: se desideri confrontare le attività duplicate nelle cartelle selezionate, seleziona il file Trova attività duplicate nelle cartelle selezionate casella di controllo, altrimenti confronta separatamente le attività duplicate nelle proprie cartelle delle attività.

5. Nel Attività duplicate - Passaggio 4 (di 5) procedura guidata, seleziona i campi che desideri visualizzare per i risultati, quindi fai clic su Inizia a filtrare pulsante per avviare il filtraggio delle attività duplicate.

Note:

1). Se desideri visualizzare i campi personalizzati, seleziona Custom opzione, quindi fare clic Definito dall'utente per selezionare i campi nel file Attività duplicate - Impostazioni dialogo.

2). Dai un'occhiata Seleziona criteri duplicati opzione per visualizzare i criteri duplicati specificati nell'ultimo passaggio per il risultato. 

6. Nel Attività duplicate - Passaggio 5 (di 5) procedura guidata, viene visualizzata una finestra di messaggio, fare clic su OK pulsante.

7. Ora tutte le attività duplicate sono state visualizzate nel file Attività duplicate - Passaggio 5 (di 5) procedura guidata, è possibile selezionare un'attività per visualizzare le informazioni nel file Anteprima delle informazioni sull'attività sezione nel riquadro di destra.

8. Per eseguire le attività duplicate, puoi fare come di seguito:

1) Gestisci separatamente un gruppo di duplicati. Se desideri gestire un gruppo duplicato, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo, quindi nel menu di scelta rapida, scegli un'opzione di cui hai bisogno.

2) Affronta un'attività separatamente. Se desideri gestire un'attività, fai clic con il pulsante destro del mouse su un'attività, quindi nel menu di scelta rapida, scegli un'opzione di cui hai bisogno.

3) Batch esegue tutte le attività duplicate. Se desideri eseguire tutti i filtri delle attività duplicate, vai all'elenco a discesa dei file Duplica la modalità di gestione delle attività, quindi scegli un'opzione di cui hai bisogno, quindi fai clic sul pulsante destro per eseguire l'operazione.

Dopo aver eseguito l'operazione, viene visualizzata una finestra di dialogo per ricordare che l'operazione è stata completata con successo, fare clic su OK > Chiudi per uscire dalle finestre.

Note:: Se desideri solo classificare le attività duplicate invece della rimozione, puoi scegliere Aggiungere Categoria opzione nel menu di scelta rapida o dall'elenco a discesa di Duplica la modalità di gestione delle attività, poi nel popping Categorie di colore finestra di dialogo, scegli la categoria che desideri utilizzare o crea una nuova categoria di cui hai bisogno, quindi fai clic su OK. Ora le attività duplicate verranno classificate di conseguenza. Fai attenzione, il Aggiungere Categoria la funzione aggiungerà il colore della categoria a tutti gli elementi selezionati (vengono selezionati tutti gli elementi duplicati, incluso il primo duplicato).


Demo: elimina le attività duplicate in Outlook

Consiglio: In questo video, Kutools la scheda viene aggiunta da Kutools for Outlook. Se ne hai bisogno, fai clic su qui per avere una prova gratuita di 60 giorni senza limitazioni!


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