Sfrutta Super Destinatari per migliorare la gestione dei contatti in Outlook

Gestire i destinatari delle email può essere un compito gravoso, soprattutto quando si lavora con più account o si gestiscono lunghe liste di contatti. Kutools per Outlook introduce la funzione Super Destinatari per rivoluzionare il modo in cui gestisci i destinatari delle tue email, offrendo funzionalità avanzate che vanno oltre quelle native di Outlook. Con l'accesso ai contatti multiplo-account, ricerca avanzata, ordinamento e filtraggio semplici, opzioni di visualizzazione personalizzabili e indicatori visivi intuitivi, Super Destinatari garantisce che la tua comunicazione via email sia fluida ed efficiente. Questa guida esplorerà perché Super Destinatari è uno strumento indispensabile, come attivarlo e come sfruttare al meglio le sue robuste funzionalità.

Perché scegliere Super Destinatari

Gestire i destinatari in modo efficiente è fondamentale per la produttività, specialmente quando si lavora con più account o lunghe liste di contatti. Gli strumenti integrati di Outlook possono rivelarsi insufficienti in queste situazioni, ma Super Destinatari migliora la gestione dei destinatari con maggiore controllo e facilità. Di seguito sono riportati i principali vantaggi di questa funzione:

📂 Gestione multi-account senza soluzione di continuità
Super Destinatari consente un accesso senza interruzioni ai contatti di tutti gli account email in Outlook, permettendoti di visualizzare contemporaneamente i contatti di tutti gli account o concentrarti su un account specifico. Questa flessibilità elimina la necessità di passare da un account all'altro e assicura di avere sempre a portata di mano i contatti giusti.

🔍 Funzionalità avanzate di ricerca rapida e filtro
Con Super Destinatari, puoi cercare facilmente tra lunghe liste di contatti utilizzando più campi, inclusi nome, email, azienda o numero di telefono. La funzione di ricerca avanzata e filtro ti permette di individuare rapidamente i contatti esatti di cui hai bisogno, anche quando gestisci database di contatti ampi e complessi. Affinando i risultati, questa funzione aiuta a risparmiare tempo prezioso quando si compongono email per individui o gruppi specifici.

↕️ Opzioni di ordinamento versatili e flessibili
Super Destinatari offre una gamma di opzioni di ordinamento per aiutarti a organizzare i tuoi contatti in modo più efficace. Puoi ordinare per vari campi, come nome, dominio email, azienda o criteri personalizzati, in ordine ascendente, discendente o anche casuale. Questa flessibilità nell'ordinamento assicura di poter sfogliare rapidamente i contatti nel modo che meglio si adatta al tuo flusso di lavoro, rendendo più facile gestire lunghe liste di contatti senza sentirsi sopraffatti.

⚙️ Visualizzazione personalizzabile dei contatti per massima efficienza
Super Destinatari ti offre il pieno controllo su come vengono visualizzate le informazioni dei contatti. Nel riquadro sinistro della finestra Super Destinatari, puoi personalizzare quali campi — come nome, titolo, azienda o email — sono visibili, aiutandoti a concentrarti sui dettagli più rilevanti per il tuo compito attuale. Questa vista personalizzata riduce il disordine e aumenta la produttività mostrando solo i dati di cui hai bisogno. Nel riquadro destro, tutti i campi non vuoti per i contatti selezionati, inclusi nome, titolo, azienda, numero di telefono e email, vengono visualizzati.

✅ Gestione dei destinatari priva di errori con marcatori visivi
Una delle caratteristiche distintive di Super Destinatari è l'uso di marcatori visivi codificati a colori, che vengono applicati automaticamente quando aggiungi contatti ai campi "A", "Cc" o "Ccn". Questi marcatori ti permettono di vedere immediatamente quali destinatari sono già stati aggiunti, prevenendo inserimenti duplicati e assicurando che le tue liste di destinatari siano accurate e ben organizzate.

⏱️ Interfaccia semplificata per un'efficienza che fa risparmiare tempo
L'interfaccia intuitiva e facile da navigare di Super Destinatari riduce il tempo speso nella gestione dei destinatari, consentendoti di concentrarti maggiormente sulla composizione delle tue email piuttosto che sulle operazioni logistiche di aggiunta dei contatti. Con il suo design semplificato, questa funzione migliora la produttività e semplifica la gestione dei destinatari delle email.

Come attivare Super Destinatari in Kutools per Outlook

Per utilizzare Super Destinatari ogni volta che invii un'email:

Passo 1. Clicca sulla scheda "Kutools". Clicca la freccia accanto a "Super Destinatari".

Passo 2. Seleziona "Super Destinatari".

Quando utilizzi Super Destinatari per la prima volta, apparirà una finestra di benvenuto.

• Clicca "Sì" per abilitare (questo sostituisce la finestra dei destinatari predefinita di Outlook).
• Clicca "No" per continuare a utilizzare la finestra predefinita di Outlook.
• Seleziona "Non mostrare questa finestra la prossima volta" per saltare i messaggi di benvenuto futuri.

Per utilizzare Super Destinatari solo per l'email corrente:

Passo 1. Clicca sulla scheda "Kutools". Clicca la freccia accanto a "Super Destinatari".

Passo 2. Scegli "Invia un'email immediatamente utilizzando Destinatari Intelligenti".

Come utilizzare la funzione Super Destinatari

Passo 1: Seleziona "Kutools" > "Super Destinatari" per attivare questa funzione.

Passo 2: Clicca "Nuova Email" sotto la scheda "Home" per iniziare a comporre un nuovo messaggio.

Passo 3: Nella finestra di composizione dell'email, clicca il pulsante "A", "Cc" o "Ccn" per aprire la finestra Super Destinatari.

Passo 4: Aggiungi destinatari nella finestra Super Destinatari.

1. Seleziona una cartella di contatti da cui desideri aggiungere destinatari dall'elenco a discesa "Rubrica".
2. Fai doppio clic su un contatto e il contatto verrà aggiunto al campo del pulsante A, Cc o Ccn. Se desideri aggiungere contatti a un altro campo, ad esempio il campo CC, posiziona il cursore sul campo CC e poi fai doppio clic su un contatto nella finestra Super Destinatari. Il contatto verrà automaticamente aggiunto al campo CC. Un marcator visivo prominente (indicatore di colore) apparirà accanto ai contatti aggiunti, aiutandoti a evitare selezioni accidentali o duplicate.
3. Seleziona un contatto, quindi clicca il pulsante "A", "Cc" o "Ccn" per aggiungere il destinatario al campo corrispondente. Un marcator visivo prominente (indicatore di colore) apparirà accanto ai contatti aggiunti, aiutandoti a evitare selezioni accidentali o duplicate.
4. Clicca "OK".

Utilizzo avanzato

• Per individuare rapidamente i contatti desiderati, inserisci una parola chiave nella casella di testo "Ricerca". Supporta la ricerca attraverso tutti i campi dei contatti e i contatti corrispondenti saranno evidenziati in giallo.

  

• Per ordinare o filtrare i contatti, clicca il pulsante filtro in cima alla colonna che desideri ordinare o filtrare. Puoi ordinare per nome, email, dominio email, azienda e altri campi in ordine ascendente, discendente o casuale.

  Puoi anche filtrare le colonne visualizzate. Se desideri filtrare i contatti in base a un criterio specifico, ad esempio filtrare i contatti il cui nome contiene "m", clicca sul pulsante filtro per visualizzare il menu filtro, quindi digita "m" nella casella "Ricerca". Il risultato del filtro sarà visualizzato nel menu filtro, clicca "Ok". Solo i contatti i cui nomi contengono "m" verranno visualizzati.

  

  Oppure puoi filtrare direttamente i contatti in un campo selezionando gli elementi desiderati nel menu filtro e cliccando Ok.

  

• Se desideri aggiungere contatti specifici da un gruppo di contatti,

  1. Clicca sul gruppo di contatti
  2. Vai all'elenco delle informazioni dettagliate nella sezione destra e fai doppio clic per aggiungere l'email del membro specifico al campo desiderato.

  

Disattivare la funzione Super Destinatari

Passo 1. Clicca sulla scheda "Kutools". Clicca la freccia accanto a "Super Destinatari".

Passo 2. Seleziona "Super Destinatari".

Passo 3. Quando appare la finestra di conferma, clicca "OK" per disattivare la funzione.

Questo ripristinerà la finestra di selezione dei destinatari predefinita di Outlook.

Demo: Comprehensive Guide to Smart Recipients Feature