Se il tuo lavoro quotidiano prevede spesso lo scambio di email che documentano le attività svolte, riepilogare tali messaggi in un determinato periodo può rivelarsi essenziale. Aprire manualmente ogni email e combinare le informazioni per creare un rapporto richiede molto tempo ed è soggetto a errori. Per soddisfare questa esigenza, Kutools per Outlook introduce la funzione Riepilogo AI. Questo strumento semplifica il flusso di lavoro sfruttando l’AI per riepilogare rapidamente più email e generare un rapporto dettagliato direttamente in Outlook, rendendo l’operazione più efficiente e precisa.
Punti salienti della funzione Riepilogo AI:
Usa la tecnologia AI avanzata per riepilogare rapidamente il contenuto di più email.
Seleziona periodi diversi per i riepiloghi email in base alle tue esigenze, ad esempio oggi, ieri, questa settimana, questo mese oppure personalizza l’intervallo di tempo.
Offre tre stili di riepilogo: preciso, semplice e focalizzato sui punti salienti, e ti permette anche di personalizzare i requisiti.
I rapporti di riepilogo possono essere tradotti in 40 lingue.
Supporta la generazione simultanea di più riepiloghi ed è possibile modificare il riepilogo corrente per crearne uno nuovo, perfettamente adatto alle proprie esigenze.
I riepiloghi generati possono essere copiati, esportati come testo o file PDF oppure utilizzati direttamente come corpo di una nuova email.
Queste funzionalità rendono il riepilogo delle email più efficiente e flessibile.
Utilizzo della funzione Riepilogo AI
Vediamo più nel dettaglio come sfruttare al meglio la funzione Riepilogo AI.
Passo 1. Avvia Outlook.
Passo 2. Fai clic sulla scheda KUTOOLS AI e seleziona la funzione Riepilogo AI.
Passo 3. Nella finestra Riassunto del lavoro, al Passo 1:
Innanzitutto, seleziona il periodo desiderato per il riepilogo delle email. Sono disponibili due modalità per specificare l’intervallo:Seleziona in un attimo il periodo desiderato dal menu a discesa.Personalizza il periodo in base alle tue esigenze.
Nota: devi prima selezionare "Personalizzato" dal menu a discesa per attivare l’opzione di data personalizzata.
Successivamente, seleziona le cartelle da cui desideri generare i riepiloghi.
Fare clic su Avanti per passare al Passo 2 della finestra Riassunto del lavoro.
Passo 4. Nella finestra Riassunto del lavoro, al Passo 2:
Innanzitutto, scegli le email da riepilogare.
Quindi, scegli lo stile e la lingua del riepilogo.
Passo 5. Avvia il riepilogo
Fai clic sul pulsante Avvia riepilogo e l’AI riepilogherà le email elencate.
Se non sei soddisfatto del riepilogo attuale, clicca sul pulsante Riepiloga ancora per ottenere una versione aggiornata.
In alternativa, puoi modificare il primo riepilogo aggiungendo o rimuovendo contenuti, quindi fare clic su Riepiloga ancora per generare una versione migliorata basata sulle tue modifiche. Puoi continuare ad apportare aggiustamenti finché non ottieni il riepilogo desiderato.
Passo 6. Utilizza il riepilogo
Fai clic sul pulsante Copia per copiare il riepilogo negli appunti e incollarlo ovunque desideri.
Fai clic su Esporta e specifica la cartella in cui esportare il riepilogo corrente come file di testo o PDF.
Fai clic sul pulsante Nuova Email: si aprirà una nuova finestra di messaggio con il riepilogo già inserito nel corpo. Ti basterà modificare mittente, destinatari e oggetto, quindi fare clic su Invia per inviare l'email riepilogata.
Note
Fai clic sul pulsante Indietro per ripristinare le opzioni dell'ultimo passaggio.
Se è la prima volta che utilizzi le funzionalità AI, dovrai configurare Impostazioni AI prima di poter usare la funzione Riepilogo.
Se la scheda KUTOOLS AI si chiude, puoi trovare la funzione Riepilogo AI in Kutools > Utilità AI.
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Nota: devi prima selezionare "Personalizzato" dal menu a discesa per attivare l’opzione di data personalizzata.
e l’AI riepilogherà le email elencate.
per copiare il riepilogo negli appunti e incollarlo ovunque desideri.
: si aprirà una nuova finestra di messaggio con il riepilogo già inserito nel corpo. Ti basterà modificare mittente, destinatari e oggetto, quindi fare clic su Invia per inviare l'email riepilogata.
per copiare il riepilogo negli appunti e incollarlo ovunque desideri.
: si aprirà una nuova finestra di messaggio con il riepilogo già inserito nel corpo. Ti basterà modificare mittente, destinatari e oggetto, quindi fare clic su Invia per inviare l'email riepilogata.
